秘书是领导的 参谋助手。秘书工 作是服务于领导的 辅助性工作。如何 为领导提供高质t 的服务,始终是秘 书工作者孜孜追求 的主要目标。结合 本人五年的秘书工 作实践,谈一点不 成熟的看法。 一、服务要超 前。秘书工作要想 为领导提供及时有 效的服务,就必须 树立超前意识,把大t的服务性工作 做在领导需要之 前。而且尽可能“用 一备十”,做到“宁 可备而不用,不可 用而不备”,在被动 中求主动,在服务 中求创新。比如,把 订阅的各种报纸按 照中央最新精神、 上级重要部署、工 作重要信‘息等分门 别类剪贴归类整 理,当领导查找时, 就可以做到顺手拈来;把下发的各种文件按照序号、题目、内容要点登记造册.长期保存,当领导参阅时,就能够做到周目清楚;把报送的各种工作材料,编写目录,按照急级程度依次放好,当领导翻阅时,便觉得井井有条。再比如,在领导下乡调研之前,秘书就应该针对领导调研的主题,准备好有关的文件、资料,了解清楚调研点上的墓本情况、墓本数据,使领导出发之前心中有数,调查研究切中要害,指导工作符合实际。这样才能使领导不在小事上操心,集中精力抓大奉。
一、 办公室
内 务
1、办公环境
明亮整洁
一尘不染
家具摆放整齐
办公桌无文件累积
文件整齐规范
图书排放整齐
1、 每天准时上班。
2、 开窗通风。
3、 清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、 清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。
5、 为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。
6、 每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。
7、 及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。
8、 每两周吸尘一次。
2、文件管理
流程齐全
分类合理
处理及时
管理规范
1、 对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。
2、 外来红头文件:填写收文处理单,向周浦秘书办索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录。
3、 内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。
4、 外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
5、 内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
6、 公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、 重要的和紧急的文件,须提醒董事长。
8、 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
9、 根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
二、来宾接待
彬彬有礼
热情接待
1、 笑脸相迎,茶水相待。
2、 询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。
3、 索要名片。
4、 及时向董事长请示。
5、 按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。
6、 根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
1、 董事会
准备充分
安排周全
接待周到
组织完善
1、 会议议程的拟定。
2、 确定与会人员。
3、 会议通知起草和发送。
4、 会议文件的准备。
5、 会议场所的确认及会场布置。
6、 会议签到及记录。
7、 与会人员的接待工作。
2、 工作会
1、 检查会场环境是否干净整洁。
2、 检查会议通知是否到位。
3、 检查会议文件准备是否齐备。
4、 会议人员的接待。
5、 会议期间的服务。
秘书工作要做好的“三个服务”,一是为领导服务。善于从领导的言谈或工作中把握意图,主动站在领导的角度思考问题,超前谋划,制定出详细方案和举措供领导参考。及时向领导报送重要信息,及时提醒领导批阅紧急文件、办理重要事情,当领导的“好秘书”。二是为机关服务。主动与各县、市加强联系、互通情况、密切关系。不断完善机关管理制度,认真做好日常管理工作,为机关正常运作提供可靠的保障。三是为基层服务。紧跟基层动态、倾听基层声音,耐心记录基层反映的问题,对能够解决的问题马上办理,对一时无法解决的问题做好解释并承诺限时解决,及时将落实情况反馈给群众,提升群众对办公室服务工作的满意度。秘书工作首要的就是为领导服务。
首先,参与政务,做好领导决策的参谋。其次,管理事务,做好领导工作的助手。另外,做好服务,做好领导身边的帮手。最后,切记三个方面注意事项。
第一:参与政务,做好领导决策的参谋。好秘书是领导决策的好顾问,秘书的职责是参与政务,可细分为参与调查研究、监督和监督领导交办的事项以及处理各种信息。秘书要十分熟悉领导工作,深入调查研究,认真筛选重要信息,严格按照领导标准监督任务的执行,发现规律,总结问题,具体处理办法,为领导决策提供依据。
第二:管理事务,做好领导工作的助手。秘书也是领导日常工作的助手,负责管理和领导日常工作事务。秘书需要做好办公室管理、沟通管理、值班事务、日程管理、印章管理等工作。同时,他还应负责文件和档案事务,即文件的编写、处理和档案管理。它还包括撰写领导讲话、研究报告、总结计划和其他问题,与其他领导和主管部门协调工作。
第三:做好服务,做好领导身边的帮手。秘书的另一职责是为领导工作提供全方位服务,并在领导工作中担任“服务员”,包括接待客人和领导来访,以及出席会议、活动和其他重要事项的服务。在细节上,要做好领导接待和出行安排。会议和活动中的场馆布局、会议服务、会议文件等应详细安排,以赢得领导的青睐和赞赏。
第四:切记三个方面注意事项。由于秘书的身份与领导关系密切,容易受到一些外部因素的干扰,成为人们关注的对象。作为一名秘书,我们必须注意:端正心态,保持形象,不自恃不自卑。