文秘专业是现在很热门和流行的专业，而且该专业是女生居多，所以这个专业的特点是细致、条理和具有极强的工作方法。作为一个优秀的文秘，自身的职业素质是必不可少的，同时，自己的修养和文化底蕴，也能给一个单位或者企业以很强的影响。今天我就给大家带来一篇文秘专业论文，希望能够让大家在此门专业的学习和论文的撰写上提供帮助。
文秘专业论文范文：
如何加强秘书人员的职业素质
【关键词】 道德素质 业务素质 心理素质 秘书
秘书作为当代领导者身边综合办理日常事务的人员，即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办任务、进行跟踪服务的参谋助手。负有参政设谋，协调综合，督促检查，拾遗补缺等极其重要的责任。秘书人员的较高的职业素质，能决定工作质量与效率的高低，以及国家各项政策的实施。如何提高秘书人员的素质，在加强对秘书人员的道德素质和心理素质的培养上是十分重要的。因此，秘书人员必须加强锻炼其职业素质，以便更好的胜任本职工作。下面就如何加强秘书人员的职业素质谈一下自己的看法。
一、 加强秘书人员的职业道德素质
作为一名秘书人员，要搞好本职工作，必须具有高尚的职业道德。所谓职业道德，是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度。一个秘书人员，如果不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”、“张良之才”，也不能算是一个合格的秘书。提高秘书人员自身的职业道德素质，应该注意以下几点：
1、踏踏实实，做好本职工作。做秘书，最根本的一条就是实事求是、尽心尽责的工作。邓颖超同志曾为《秘书工作》杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费;经常组织会议，但自己从不上主席台;经常熬夜，但白天还得正常工作;节假日他人可以逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息;其他人员受了委屈还可以说几句，而秘书必须以绝对服从为天职，等等。秘书人员责任重大，要求秘书人员在工作中要诚实，不能弄虚作假，不能越权或滥用职权。
2、辅助领导，当好参谋。有人提过这样的问题：当秘书，按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾，若是领导人的意见是错的，他又不采纳我的意见，怎么办?这里要注意以下三点：首先不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议;其次不要以为自己的意见就是对的;最后要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导者采纳自己的意见。邓小平同志说过：“我们的组织原则中有一条，就是下级服从上级，”“对于上级的决定、指示，下级必须执行”。不自以为是是秘书人员职业品德的一个重要因素。
3、为人正直，人格高尚。秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书必须公正、客观、超脱。涉及人事，决不可借工作之便假公济私说别人的坏话，这是一条美德，也是一条纪律。
4、谦虚谨慎，平易近人。秘书的工作性质决定秘书人员应服从领导和上司，关心体贴下属。如果秘书人员自恃有才干而不服从领导或因为自己有地位而不尊重下属，那他就缺乏了最起码的职业品德修养。最终将是三国时祢衡的例子。此人很有才能，很会写文章，但是性格怪异。在曹操那嫌礼遇不厚而大骂曹操;转到刘表那里，又多次冒犯刘表;再到江夏太守黄祖处当秘书，黄重用他，很佩服他的文采，但终究在下棋时又把黄祖骂了，导致不可收拾的后果。
5、实事求是，恪尽职守。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。如果秘书人员在工作中不负责任，办事拖拉，得过且过，势必会给工作带来损失，给单位带来影响，同时也是缺乏道德素养的具体体现。
二、 加强秘书人员的业务素质
秘书人员的业务素养集中体现在工作能力和工作方法上，一个秘书人员只有在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤于调查、善于总结，才能不断提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思、列宁主义理论修养，认识问题的能力，对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这是秘书业务素养的土壤和肥料，也是业务素养的构成部分。那么，秘书人员的业务素养在工作中是如何加强的呢?下面就6点加以探讨：
1、终生学习---厚功底
在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面;同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿充实生动;向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐;向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的合格秘书。
2、不断锻炼---强能力
尽可能地安排秘书人员深入调查研究，吃透“下情”，广泛获取第一手资料，这样，既能填充他们的“资料库”，增强写作能力;又能为领导的科学决策提供准确、可靠的依据。现今的时代，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性，另一方面又多半受过较高层次的教育，更加应有思考的独立性。如果没有自我意识，又怎么能够“参与政务”、“管理事物”?因此作为一名秘书人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会其意图。当然，秘书人员在强化自我意识的同时，还要注意自我意识和角色意识的对立统一。
3、加强规范---遵法纪
严格遵循政策法规和公文规范;以实事求是的精神，忠实地体现组织意志;准确把握客观规律、政策法规、组织意志和领导意图，是秘书撰拟公文最基本的要求，是公文有效发挥管理工具作用的基础。严格按党和国家的公文条例规范拟文，则是撰拟公文时必须遵循的准绳。
4、加强管理---促效率
这方面，主要建立健全各项规章制度，实现管理的规范化、制度化和科学化，尤其要突出抓好目标管理，对秘书人员每次承担的文稿，都要按照难易程度、完成时限进行量化，半年小结，年终考核，按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务。分多、质量高多安排，分少、质量劣少安排或另改其他工作，并根据总积分评定秘书工作的优劣，实施奖罚。
5、钻研业务---灵头脑
作为一名成功的文秘人员，我自认为能让领导满意放心是天职，要想做到这些，必须得具备过硬的业务技能，必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。如：对问题的理解，分析和处理能力，应变能力，社交能力，在实际生活中表现为替领导出谋划策，排忧解难。在顺境中，能让领导更借东风，在逆境中能帮领导力挽狂澜。
由此可见，秘书人员应该具备一定的“谋略”，应是足智多谋，善于谋划，是文秘者必备的素质，倘能谋划得当，受到领导的嘉奖，定能在文秘路上绽放异彩。
6、积累经验---活办事
秘书的办事才干有许多方面，如领会能力、语言表达能力、组织协调能力等。秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自有不同的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总有一定差距。这就全靠秘书领会了。只有把意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用。在日常工作中，对上对下，都不能说话过快 过慢、罗索、冗长，词不达意。而应简练明白，富于感染力，忠于事实。只有这样，在上传下达过程中才能协调好、组织好。而协调、组织的能力要在平时的工作中不断的学习、积累和总结。
三 、加强秘书人员的心理素质
心理素质是秘书人员基本素质的基础。面对纷繁复杂的日常工作和社会上一些人士的世俗偏见及一些心术不正的秘书利用职务之便进行一些不法行为，不道德交易以获得自身利益。给社会，人们造成了极坏的影响，带给人们对这一职业的偏见，给秘书带来极大的心理压力。一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。
1、 平衡心--稳心态
情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。
2、 坚定信心--强意志
超强的自信，坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心，是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。一般情况下，许多人都能随众而向前，顺利时也肯努力奋斗。可是，在别人都已退出，或者都已向后转的情况下，对于一个既要参与政务，又要管理事务的秘书，如果不具有这种始终如一的信心和意志，他的工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以令人满意。有了这种贯穿始终的信心和意志，他就能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。
3、 完善性格--心地宽
性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。不同性格的上级，待人处世的方式往往不一样;有些人眼中的可爱，会成为另外一些人心中的忌讳，性格的差异造成了不同的相处状态。有些领导眼中的可爱，会成为另外一些领导心中的忌讳，性格的差异也同样造成了不同的相处状态。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣和友爱合作。
所以说秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书心理素质不能不增强，不能不控制。有良好的心理素质，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书的心理素质。
总之，职业素质的三个方面之间是相辅相成，缺一不可的。时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业从事秘书工作的人员只有不断的加强自身的职业道德素质、业务素质和心理素质，才能克服思想及行为上的偏差，才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。
20世纪80年代后期,我国文秘专业教育迅猛发展。但随着社会的进步和改革的深入,文秘专业在课程培养目标、课程内容、教学方法、课程评价等诸多方面都暴露出不少问题。下面是我为大家整理的文秘专业毕业论文，供大家参考。
[摘要]虽然高职院校已经意识到了提高文秘大学生人文素养的重要性，但是受专业教学理念、教学机制、课时分配等诸多因素局限往往难以有举措来应对。网络文化无疑是一个很好的载体，通过网络文化这一途径可以提高高职文秘大学生的人文素养。
[关键词]网络文化;高职文秘专业;人文素养
1前言
高职教育经过多年的办学实践，已经在社会上取得了较高的影响和地位，其培养的学生因其具有丰富的专业知识和过硬的实践技能得到了行业的好评。受学制设定、课程安排、办学理念、教学师资等多种因素的影响，高职学生虽然在就业方面并不输于本科生，但是毕业后在职业生涯中却容易受到综合素质不足的瓶颈制约，大大抑制了其发展空间。在这些综合素质中，人文素养无疑是至关重要的一项。众多调查显示，人文素质较高的人，工作期间胜任度和创造性方面都占有优势。[1]“大致来讲，人文素质涉及的是人自身如何处理与自然、社会、他人的关系以及人自身的理性、情感、意志等社会属性方面的问题，它通过观念意识、品德情操、心理性格、价值取向和文化修养的外现而展示自我，它涉及人文知识和人文精神两个层面。”[2]高职文秘专业大学生的培养尤其应该注重人文素养的提高。这来源于秘书职业的特殊性。首先，秘书岗位的重要性决定着秘书必须具有较高的人文素养。秘书因为经常与外界联系，可以说是一个企业的门面，代表着企业的形象。秘书的谈吐、礼仪和能力往往被认为是其他单位了解企业的重要指征。而交际公关、礼仪规范等能力虽然可以通过一定的实训课程有所提高，然而要从根本上改善秘书的该项能力，还需要在本质上有所提升，那就是丰富的人文涵养。如果没有相应的人文素养作为基底，只能是徒有虚表。其次，秘书岗位应有的写作功底决定着秘书必须具有较高的人文素养。秘书曾经被戏称是“秘密的抄书”。可见秘书不仅要会“写”而且还要能“读”，只有“读书破万卷”，才能“下笔如有神”。明清时期的“秘书”———绍兴师爷曾经提倡多读经史可以代替读律法。在写作中，如果没有深厚的文学底蕴，就不能在写作中用笔自如，因此很多资深秘书除了公文以外，往往能写得一手好文章。最后，秘书岗位要求具备良好的沟通协调能力决定着秘书必须具有较高的人文素养。秘书在企业中起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书不仅要能够正确理解上司的意图，与上司进行沟通，而且还要注意和其他员工搞好关系，以便使领导指示的工作能够更加顺利更加通畅地下达到各个部门。这就需要秘书具有良好的沟通协调能力。而该能力的培养并非通过某一门课程的设置或进行几次实践活动就能提高的，它需要人文素养的积累和沉淀，因为只有通达人情世故才能从本质上提高自己的沟通协调能力。然而，高职文秘大学生因为年轻，涉世不深，往往很难做到人情练达，这就需要从文艺作品中去提炼，从人际交往中去体会。尽管在高职院校增设人文素质课程、拓宽人文选修课等诸多建议曾被众多研究者反复提及，但是，受专业教学理念、教学机制、课时分配、部门利益等诸多因素局限，这些措施往往在落实上存在着不小的难度。[3]由于秘书经常要处理的是人与人的关系，而不是像理工科专业的大学毕业生那样主要的工作对象是机器和器械，所以对于人文素养的要求更高。虽然高职院校已经意识到了提高文秘大学生人文素养的重要性，然而却鲜有实际的举措来应对，当然，客观条件的制约是一个重要的因素。高职教育由于学制短，在人文素养的提高上确实受到了一定的制约，但是也并非无路可通。网络文化无疑是一个很好的载体。网络文化是在传统文化的基础上借助网络技术而产生的物质文化、精神文化、制度文化、行为文化的总和。[4]21世纪，网络文化已经变成当代文化的一种重要存在方式，它深深地影响着人们的思维方式、生活态度和价值取向。《第34次中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2014年6月底，我国网民达6.32亿，较2013年年底增加了1442万人。其中，手机网民规模5.27亿，较2013年年底增加了2699万人。互联网普及率为46.9%，较2013年年底提升了1.1个百分点。网民使用手机上网率达83.4%，较2013年年底提升了2.4个百分点，并且首次超越了传统PC整体80.9%的使用率，手机作为第一大上网终端的地位更加巩固。[5]作为朝气蓬勃的大学生，当然接受了这一新兴事物。可以说，大学生是全国网民的重要组成部分。网络对于大学生的影响也是日渐深远。网络是一把“双刃剑”，既有正面影响又有负面影响。无论是大学的德育工作还是其他学科的教育工作，研究者都持有一致的观点，那就是充分利用网络带给教育的便利，摒弃网络阴暗面带来的不利影响。关于网络的正负面影响，因为研究者众多而且不少研究已经相对成熟，在这里就不赘述了。
2利用网络文化提高高职文秘大学生的人文素养
第一，网络文学作为网络文化的重要组成部分可以提高高职文秘大学生的人文素养。
在过去几年，网络文学往往被认为是精英文学以外的补充，但是随着文艺大众化，后现代化语境下的文学作品已经不是传统媒体上的纸质作品了，越来越多的网络文学作品为人们所接受和赞同。这几年以来，网络小说中的优秀作品被不断地改编成电影和电视剧，如《步步惊心》《倾世皇妃》《甄嬛传》《盗墓笔记》《何以笙箫默》《花千骨》等均来自网络小说，这些作品在市场上受欢迎的程度可以证明其存在的价值。网络小说已经成了影视作品改编的重要后备军。虽然网络小说由于数量众多，良莠不齐，有不少作品粗制滥造、情节单一、错字频现、语病百出。甚至一些小说中有大量不健康的描写，宣扬迷信、歌颂暴力、传播色情，成为危害社会的“毒草”。然而，也有一些网络小说是精心制作的，一些网络小说还有意模仿了名著的写法，如穿越小说《木槿花西月锦绣》的开头几章基本上模仿了《红楼梦》的写法。如果这时经过老师的引导，完全可以激发大学生读《红楼梦》的兴趣，从而完成经典的阅读。当然，网络文学的遴选和解读的指导变得非常重要，这不仅需要人文课程教师具有良好文学鉴赏能力，而且还需要人文课程教师自身不断适应网络文化的发展。通过优秀网络文学的阅读，不仅能够大大提高文秘大学生的文学素养，而且还能够使得学生从中得到一些社会常识和地方民俗风貌，以便毕业后能更快地融入社会中。并且，文学作品反映的是人性，而人情世故的了解恰恰是年轻的大学生所缺乏的。网络文学的特征之一就是门槛低，网络小说的作者大多并非专职的作家或研究者，而是来自各行各业，有白领、学生、工人、农民等。其中大学生是其重要组成部分，网络文学中的不少作品完成于大学读书期间，如《甄嬛传》等。虽然秘书写的是公文，然而良好的文字功底能够促进应用文的写作水平。秘书在写好公文的基础上能够写一些散文、小说等，不仅能陶冶情操，而且能够提高公文写作水平。高职文秘专业的大学生不妨尝试写一些文艺作品，在网络上发表。因为网络具有开放性，作品一经发表就能得到网友的建议和意见，这样能迅速提高自己的写作水平。而且从笔者多年的写作课程教学中，发现大多数学生在写作课程的学习上过于偏重理论知识的学习，对于实践能力的培养即写文章的环节往往不能很好的保证质量，写作中马虎、不用心的现象较多。而写作恰恰要靠很多的练习才能有所提高。究其原因，是因为公文写作课程布置的往往是一些应用文写作题目，较为死板枯燥，不能有效激发高职文秘大学生的兴趣。如果能写自己喜欢的文章，则可能起到事半功倍的效果。创作一些自己喜欢的小说、散文、诗歌无疑能提高自己对于文学的兴趣。并且，为了使得自己的文艺作品更加吸引人，笔者往往会借鉴一些名著或优秀的作品，这样，就起到了很好的良性循环作用，其实也完成了写作实践的任务。网络是平民化的，不用于纸质媒体由编辑等少数人控制着话语权，在网络中，人人都是自媒体，都有发言的权利，大学生能够在发言的同时听到不同的声音，可以更好地促进自己的写作水平。
第二，网络文化的开放性可以提高高职文秘大学生的人文素养。
美国社会学家曼纽尔•卡斯特说过:“网络是一组互相联结的节点，是一个开放的、能无限扩展的结构，所有的节点，只要他们共享信息就能联系。”[6]网络上的海量信息使得网民可以不再仅仅依赖纸质媒介，鼠标轻轻一点就能获取很多知识和信息。我们不出家门就可以从网易公开课等网站上享受著名专家和学者的讲课和演讲，从一定程度上说，可以补充高职文秘大学生学制短的弊病。高职文秘大学生完全可以根据自己的兴趣和需求选择诸如文学、美学等课程来提高自己的人文素养。当然由于网络信息往往泥沙俱下，需要自己练就火眼金睛去过滤和鉴别。笔者认为，懂得过滤与鉴别也是大学生要学习的一项本领，既要能快捷的从网络中获得自己想要的信息，又要不沉溺、不过于依赖网络，这对于以后的职业生涯有很大的帮助。“信息素养”是人们在全球信息化的过程中需要具备的一种基本能力，是新世纪对大学生的基本要求和客观需要。[7]网络文化具有共享性，在这种情况下，学习知识变得更方便更快捷。例如中国期刊网、万方数据库甚至国外的一些文献在网络里均能查询。高职文秘大学生如果能够很好地利用这些资源，对于提高自己的人文素养有较好的效果。当然，在使用网络的过程中最好能得到老师的指导或建议，例如选择哪些课程、选择哪些优秀的网站等。同时，教师在授课过程中，最好能穿插一些互动性较强的学习实践活动。目前，一些高职院校已经意识到了地方文化对于高职教育的重要性，因为大多数高职院校的毕业生将留在省内工作，所以了解地方文化对于将来的可持续发展有较大的推动作用。鉴于此，一些高职院校开设了地方文化课程，如湖州职业技术学院人文学院从学生和社会发展的需要出发，围绕湖州人文特色资源，结合学校人文素质教育实际，编写人文素质教程，建立湖州文化网，极大丰富了人文素质课程资源。[8]将中国传统文化和地方文化放到网络背景下进行宣传和学习，无疑能更加调动学生的学习积极性和激发学习兴趣。
第三，网络文化的交互性可以提高高职文秘大学生的人文素养。
互联网和传统媒介最大的不同就是其互动的频繁和便利。无论在任何互联网的空间或网站，都可以看到有别于传统的、全新的社交模式。在网络文化的影响下，老人和小孩、男人和女人、教师和学生、富人和穷人、精英和草根，在互联网的牵引下，都可以平等的进行交流和沟通。在这种情况下，如果高职文秘大学生还仅仅从传统的社交模式中学习礼仪规范和人情世故，无疑是极大的资源浪费。高职文秘大学生因为年轻往往在人情世故上略逊一筹，这在秘书接待及上下沟通中会受其牵绊。高职文秘大学生因为接触面狭窄导致交往的朋友以和自己年龄相仿的年轻人居多，互联网恰好能够补充其不足。通过网络的社交平台，高职文秘大学生能结识更多不同年龄、不同层次的朋友，以便将来能更好地融入社会大环境。当然不少专家和学者担心网络社交平台因为过于虚拟容易使得大学生耽于幻想脱离现实，然而通过互联网结交朋友了解社会实际上已经成为当下年轻人的一种生活方式，与其粗暴禁止不如积极疏导。通过人生观、世界观和价值观的指导和社会对于网络不良现象的遏制从而使得大学生能够通过互联网进行健康的社交。
3结论
网络课程的开放、人文网站的设立都为高职文秘大学生提供了很好的学习的平台。网络对于教育最大的贡献不仅仅在于提供了海量的信息，还在于挑战了传统的教育模式。在互联网时代，教师的教学内容和教学方法不再是静止不变的，而是时刻充满了全新的挑战。近年流行的翻转课堂教学、慕课、微课教学等均是对于传统教学模式的颠覆和创新。在互联网时代，老师和学生已经不同于传统的师生关系，更多的是朋友模式。在教学网站上，学生可以任意的提问甚至质疑课程的内容。尤其随着大数据时代的来临，许多学科和知识将重组和变革，这就要求大学生能够改变自己的学习理念和调整自己的学习方式。高职文秘大学生不同于理工科的学生，文秘工作面对的是不断变化的社会环境下的人和事，高职文秘大学生通过网络文化的交互性来提高自己的人文素养无疑是很好的途径选择。
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摘要：良好的开端是成功的一半，入学教育能否为文秘专业学生日后的中职学习打下良好基础，直接影响学生未来3年的专业学习与成长，直接影响班主任日后的教学与日常管理工作。所以，新生入学教育需要不断研究探讨，使其真正发挥作用。
关键词：文秘专业;入学教育
一、中职文秘专业学生的特点
1.对专业认识不足，学习积极性不强
文秘专业的学生之所以选择文秘专业的原因可以归纳为几类：没有别的喜欢的专业可以选择;父母的意愿;初中的同班同学读文秘专业。大多数学生不了解文秘专业，对文秘专业认识不足，加上初中时的学习基础较差，对学习有畏惧心理，学习目的不明确，容易感到前途渺茫，学习动力不足，学习积极性不强。
2.自卑心理严重
中职学校学生普遍存在自卑心理，文秘专业的学生也不例外，其原因主要有两个方面：一是学校属于中专科层次，进来读书基本不看分数，与高中生相比有自卑心理;二是社会上对中职学生有认知偏见。
3.人际关系是新生难以解决的问题
“95后”的中职学校学生多成长在独生子女家庭，来到陌生的学校环境，面对来自不同地区的同学，同一个教室下有着不同的成长背景、生活习惯、人情风俗，他们渴望结交新朋友，却因为“自我为中心”的习性不懂得如何处理好同学之间的关系。班集体的凝聚力不够，班集体活动无法开展，同学之间相对冷漠，课堂教学活动也受到影响。
二、中职学校文秘专业新生入学的教育意义
1.入学教育是中职学校一项重要的教育活动内容，是新生进入中职学校教育活动的起点，内容包括：中职学生职业生涯规划指导、安全教育、适应性教育、对文秘专业的认识。
2.根据“首因效应”可知，个体在社会认知过程中第一印象作用最强，持续的时间也长，比以后得到的信息对于事物整个印象产生的作用更强。所以，作为新生入学后的第一节课，入学教育有着举足轻重的作用。
3.入学教育有利于文秘专业班集体的建设，班主任可以充分利用军训、入学第一堂课等内容选拔合适的班干部人选，通过活动增强班集体的凝聚力。
三、中职文秘专业入学教育方式探索
1.加强专业教育，引导学生热爱文秘专业
班主任应该向新生详细介绍学校的情况，以及文秘专业的专业介绍、课程设置、培养目标、就业方向及岗位等，组织新生参观图书馆、文秘专业实训室等学校设施，使新生尽快熟悉学习和生活的环境，了解学校、了解自己的专业，充分利用学校的教育氛围和校园文化，使新生入学后就能了解文秘专业是培养从事秘书、文书、档案管理、公关礼仪及计算机文字处理等办公室程序性的人员。教育学生既来之，则安之;既安之，则学之。
2.注重专业兴趣培养
中职学校文秘专业的很多学生对所学专业并不了解，有的甚至根本不感兴趣，这势必影响学生以后的学习积极性。每年9月开学一个月内，会有少部分学生要求调换专业，甚至退学。针对这种情况，学校要对中职文秘学生进行职业及职业道德的培养，向新生介绍文秘专业的发展前景和掌握专业技能的重要性，介绍秘书岗位在政府机关、事业单位、企业中的地位、作用，组织学生有计划、有目的地参观企业和机关单位。学生看到文秘专业将来就业的工作环境，增加从事文秘专业的责任心、使命感和自豪感，使新生逐渐树立干一行、爱一行、专一行的思想，提高学生学习文秘专业的兴趣，调动学习专业的积极性，脚踏实地地把学习搞上去。
3.加强文秘专业职业生涯规划教育
中等职业学校是以适应社会需要为目标，以培养技术应用能力为主线的职业教育。中职学校学生一是为将来走上工作岗位，适应社会需要而学习;二是通过3年的中职学校的学习可以有机会进入到高等职业院校继续深造。中职文秘专业的学生文化基础相对较好，对高等职业院校继续深造更为渴望。所以，入学教育应该帮助学生认识到用人单位对秘书人员的要求有两个方面：一是注重综合素质，即要求秘书人员德才兼备;二是文化素质和心理素质。入学教育应帮助学生正确认识自己，重新评估自己，审视自己未来的人生之路，制定科学合理的学习目标，引导学生进行“职业生涯规划”，确定最佳的职业奋斗目标，从而把专业学习与将来的就业目标有机结合起来，使学生具有努力的方向和潜心学习的动力。
4.加强人际交往教育
俗话说：“会做事，更要会做人。”这句话很好地说明了在中文文秘专业的入学教育中加强人际交往教育的重要性。由于个性差异、生活习惯差异，很多学生却不太会处理人际关系，他们不懂得如何与室友友好相处，甚至有部分学生不愿意与班上其他同学交往，课余时间基本用来上网、玩手机。糟糕的人际关系影响了文秘班集体的凝聚力，班级活动难以开展，学生难以得到更好的锻炼和成长。因此，中职学校应帮助学生尽早地正确认识和处理个人与集体的关系，逐步培养自信、自强、诚信、友爱等诸多方面的健全人格。通过建立班级QQ群、微信，满足学生对网络的依赖，丰富入学教育形式，增加学生之间的联络，深入学生的内心世界。
5.加强生活常识和心理的教育
大部分中职学校学生第一次离家生活、学习，缺乏社会阅历和独立生活的能力。文秘专业班主任应在入学教育时对学生加强生活常识教育。例如，向学生介绍在宿舍使用大功率电器的危害，提醒学生注意财产安全问题。班主任还应该对学生进行摸底，重点关注心理有障碍、贫困生、孤残及单亲家庭的学生，及时了解他们的动向，给予关心和爱护，进行心理健康知识的普及和咨询，促进学生主动学习，实现自我身心的健康发展。
四、结束语
良好的开端是成功的一半，入学教育能否为文秘专业学生日后的中职学习打下良好基础，直接影响学生未来3年的专业学习与成长，直接影响班主任日后的教学与日常管理工作。所以，新生入学教育需要不断研究探讨，使其真正发挥作用。
参考文献
1、提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析陈斓;办公室业务2014-04-052
2、高职文秘礼仪课程教学法研究黄建聪;办公室业务2014-11-052
在现代企业发展中,文秘岗位得到了越来越多企业的重视,这是由于文秘岗位不仅关系到企业的日常办公效率,而且还起到了很好的推动部门之间衔接与联系的作用。下面是我为大家整理的文秘专业论文，供大家参考。
摘要： 对于文秘行政管理能力的培养是非常重要的，不仅对于企业目前的生产经营有所影响，对于企业未来的发展也有着一定的影响，企业必须要对文秘行政管理能力的培养给予高度的重视。
关键词：文秘;行政管理
文秘是企业众多岗位中的一种，文秘岗位对于企业的发展和企业的正常运转有着不可忽视的影响，能够将上级领导的决策有效的传达，同时也是领导与企业员工之间的重要纽带。文秘能够加快企业的制度建设和完善，能够促进 企业管理 水平的提升。如何使得文秘行政管理能力得到有效的提升，已经渐渐成为众多企业都非常关注的重点内容，要科学的、合理的、规划的对文秘的行政管理能力进行培养，将其具有的最终最大限度的发挥出来。
一、文秘的定义和特点
文秘在新时期有着多种定义，站在职业的角度，文秘就是从事文书以及秘书事物的岗位。在工作人员的角度对文秘的定义进行解析，文秘就是从事文字书写，并且承担着日常接待工作的人员。根据不同的情况，文秘指代的定义也有所不同，可以说是文秘岗位，也可以说是文秘工作人员。本文研究的是文秘工作人员，也就是承担着文字书写和接待任务的工作人员。文秘展现的特点有真多，可以概括性的分为以下内容，首先就是职业性，职业性是文秘最为鲜明的特点。其次就是对于其工作人员的能力有着多样化的需求，对于文秘人员来说不仅仅需要具有良好的文字表达能力，同时还要具备一定的口语交际能力，这样才能够将文秘工作的特性展现。还有公共性，文秘工作的开展需要从企业的全局考虑，其中包括对于企业各个部门之间的协调工作，企业对外事务处理等等，这些工作都是具有强烈的公共性的，同时也将文秘工作需要具备的公共性展现的淋漓尽致。
二、文秘行政管理能力培养的作用
1.有利于增强文秘人员的工作效率。
文秘行政管理能力的培养，能够帮助文秘人员学习相应的行政管理技巧，并且将学习到的行政管理技巧应用到实际工作中去，对于提升行政管理工作效率有着十分积极的影响力。文秘经常是被看成文职工作人员，所以对其行政能力的培养在企业中常常被忽视，同时也是的文秘工作人员承担的实际工作都是较为基础的，对于文秘人员行政能力的培养有着十分不利的影响。通过对企业文秘人员落实行政管理培养，能够使得文秘人员的综合素质可以得到提升，并且达到提升文秘工作质量和工作效率和促进企业发展的最终目的。
2.有助于增强文秘的书写能力。
对于文秘的日常工作来说，很多工作都是与书写有关的，但是以往企业对于文秘书写能力的培养并没有给予太多的重视，这样导致文秘人员本身具有的书写能力没有得到实际的提升，文秘书写工作存在的较多的缺陷。对文秘人员进行行政管理能力培养，使得理论知识与实践活动进行有效的融合，同时也会促进文秘人员书写能力的提高。文秘精元经过培训后，能够将所学习到的理论知识和各项技能应用到自己的实际工作中去，对于提升书写工作质量有些积极的影响作用，同时还能够将文秘书写工作具有的价值良好的呈现。
三、文秘行政管理能力培养策略
1.开展行政 管理知识 培训。
对于文秘行政管理能力培养工作的落实，需要依据文秘工作的实际情况，对文秘人员进行相应理论知识的 教育 和引导，以培训为基础点对文秘的行政管理能力进行培养，最终使得文秘的行政管理能力得到切实的提升，采用课堂讲述的形式对文秘行政管理能力进行培养。文秘归属的企业或者单位需要科学的、全面的、合理的制定文秘培训课件，并且派遣专门的人员对培训工作进行负责，在培训课堂开展过程中将大量的理论知识传授给文秘，使得文秘人员的理论知识基础越来越为扎实，这样其具有的行政管理能力才能够得到提升。当然不能仅仅是注重培训，对于考核也需要给予相应的重视程度。当培训工作完成后，需要对文秘人员的学习情况进行综合性的考核，明确文秘对于培训知识的学习以及掌握程度，对于考核没有达到相应标准的文秘人员，需要该人员继续参与文秘理论知识培训，直到对于知识的掌握程度达到相应的标准。
2.建立行政管理技能实践平台。
除了应用培训的方式对于文秘文员的行政管理能力进行提升，同时还可以通过工作实践的方式提升文秘的行政管理能力。企业可以建立和完善行政管理技能实践平台，为文秘人员提升实践操作的空间，在实践中积累 经验 ，在实践过程中使得自身的能力得到提升。企业为文秘人员提供相应的实践岗位，通过大量实践工作操作使得文秘人员的行政管理能力得到提升。企业或者是各个单位需要结合内部机构的实际情况，为文秘人员提供相应的行政管理岗位。文秘人员在岗位工作实践过程中，运用自己的专业知识和掌握的专业技能进行各项工作的开展，使得个人可以充分的融入到企业或者单位组织中去。同时企业行政管理能力较为优异的工作人员需要创建一个评定小组，对于处于文秘实践岗位上工作人员的表现进行客观性的评价，指出该人员在工作中存在的严重问题，并且提出相应的合理化的意见和建议。文秘人员虚心的接受指导性的意见和建议，并且对自身的岗位行为进行深入的 反思 ，明确自身的不足，并且根据学习到的改善 措施 对自身的岗位行为进行调整，使得自身的岗位行为可以不断的进行优化和改良，最终达到提升行政管理能力的最终目的。
四、结语
对于文秘行政管理能力的培养是非常重要的，不仅对于企业目前的生产经营有所影响，对于企业未来的发展也有着一定的影响，企业必须要对文秘行政管理能力的培养给予高度的重视。培养工作的开展不能太过于盲目，要根据市局情况，使得文秘行政管理能力的培养具有针对性，理论知识与岗位实训进行有效的融合，使得文秘的行政管理能力得到切实的提升，保证企业的正常运转，促进企业的高速发展。
参考文献
1、基于规范化的文秘与档案管理的衔接问题研究孙大松;品牌2015-03-24 14:411
2、关于做好文秘和档案工作的几点思考肖健;企业改革与管理2015-02-251
摘要：中职文秘专业实践教学模式的建构要在校内构建课堂实训、实训室实训、校内见习三位一体的模式;在校外体系之中建立校外见习、竞赛活动、 毕业 实习的模式，全面提升实践教学效果，实训实践教学的改革与体系构建。
关键词：文秘;实践教学
一、中职文秘专业实践教学困境改革方向
梁启超曰:穷则变，变则通。要想让秘书行业教学适应市场发展，文秘就必须结合实际深化改革。为了解决当前中职文秘专业实践教学的困境必须尽快明确文秘专业实践教学的改革方向，通过教学改革解除当前困境。
(一)任务驱动
任务驱动的“教与学”的方式，能为学生提供体验实践的情境和感悟问题的情境，围绕任务展开学习，以任务的完成结果检验和 总结 学习过程等，改变学生的学习状态。任务驱动教学模式有助于培养学生的创新精神和实践能力，利用任务驱动教学模式的过程中，学生完成一件件任务，利用学习过的知识的同时还需要开动脑筋，大胆想象，自己动手实践，自己探索。在开展任务驱动教学的过程中，教师要秉承“活动主导、任务驱动”的课堂实践教学法。参考现代教学理论，结合课程教学实践，探索出符合应终身学习思想和学生实际的即以项目任务为驱动，整个教学围绕任务的解决展开。总之，任务驱动的教学方式能够激发学生学习新技能的积极性，由教师指导或者组织进行的任务分析是重要的环节，有助于学生解决实际的文秘工作问题。
(二)工学结合
我国高职教育就是秉承以服务为宗旨，以就业为导向，以培养生产、建设、管理、服务第一线需要的高技能人才为目标，走产学结合的发展道路的办学方针和理念。工学结合是一种育人模式，它是学习者的劳动和学习两种行为之间的合作，强调学校和企业的“零距离”，在学校和企业、学生和个人签订合作协议的基础上，职业院校和实习企业就共同担当起“顶岗实践”中的内容、形式、纪律、考核、评价等管理职能。工学结合的模式下，中职学校能够吸引行业、企业有丰富经验员工担任兼职教师，制定职业岗位标准、开发实训课程、参与校内外实训基地建设及指导学生实习实训，提供人才需求信息等。这种利用无形资源培养人才的模式，既为学校节约了大量财力和人力，也为学生今后的就业开辟了道路。
二、中职文秘专业实践教学模式的建构措施
(一)校内实践教学模式的构建
1.课堂实训。课堂实训的模式就是在课堂教学过程中全面推广模拟案例教学的方式，以这种方式来让学生运用实际的文秘知识，让学生尽快熟悉职业环境，把所学专业知识转化为实际运用，养成一定的职业技能技巧。例如:开展课堂实训的案例教学方式，请同学们解决“客人说着就要往里走。遇到这种情况秘书应该怎么做?”的情境问题，让学生进行讨论，然后找出和平探讨，和平沟通的方式 方法 。课堂实训的内容还包括许多技能的训练方式。例如:计算机速记实训活动的开展，让学生进行课堂竞赛，掌握基本技能的同时就是为了更好地完成以后的学习活动，让学生能够全面掌握技能的同时，最终形成专业能力。
2.实训室实训。为了更好地开展任务驱动的教学模式，中职文秘专业实践教学的开展必须要利用实训室。实训室就是指专门开展实践活动的教室，这里面主要是要进行秘书工作项目的单项训练与综合项目的训练。例如:在实训室内进行接待来访者的礼仪、接听拨打电话等情境的模拟，然后利用实训室中的数码摄像机录制下学生练习的过程，让学生能够看到自己的表现，作出相应的改变。其实实训室内的训练就是仿真的模拟训练，让学生能够在校内就能充分了解企业等各种机构的运作，运用学过的理论知识进行现实操作，起到理论与实践相结合的目的。
3.校内见习。校内见习活动是校内实践教学活动的重点，在具体的开展过程中，教师可以让文秘专业的学生到科研处、人事处、宣传处、各系部办公室等部门进行训练，让学生熟悉文秘工作环境与具体的工作内容，进一步强化秘书工作技能。但是在开展见习的过程中，需要注意:一是明确派遣的见习任务，让学生明确自己的工作内容与见习目的。二是要让学生独立完成文秘见习工作，这样学生就能够运用所学到的文秘知识，协助老师处理文档和教研室工作。同时，鼓励办公室的同事对学生的表现进行直接的指引，这样学生就能够很快地找出自己工作过程中存在的问题，从小事中锻练自己，争取提高自己。另外，学校的指导教师也要定期到学校各部门了解学生实习情况，解决实习中的问题，指导学生完成实习记录、撰写 实习 报告 。
(二)校外实践教学模式的构建
1.校外见习。校外见习活动要进行真实的企业内文秘工作。教师可以在每个学期都安排一定的校外见习活动，可以选择的岗位包括:办公室文员、计划部、采购部、业务部的工作人员等。在见习的过程中，教师要派校内指导教师进行全程跟踪指导和评价。同时，要联合企业设计相关的企业内部指导教师作出见习指导和见习评价。主要的评价内容就是根据学生的专业技能、合作工作能力、接待技巧等。例如:协助经理处理日常工作，包括客户来访的预约、 拜访 其他客户的预约工作;代经理起草一些简单的公文文书;将职员及客户反映的情况及时反馈给经理，让经理了解目前公司员工的精神面貌及所遇到的问题、困难，做好上下级之间的沟通等工作。总之，整体的训练过程中要重视工作任务的布置，请同学们进行整体见习，然后进行整体工作评价，最后再回到学校后进行经验推广报告。
2.竞赛活动。校外时间活动可以让学生参与相关的竞赛活动。例如:在校外场地组织开展“我爱文秘专业”的主题演讲竞赛，然后聘请企业内的管理人员辅助参与竞赛评委。让学生在竞赛的过程中能够提升自己的语言表达和沟通能力。又如:组织“秘书 面试 模拟大赛”活动。具体的组织过程中包括:第一，制作基本要求和面试技巧等书面材料，请同学们精心准备。第二，请专业人士讲解在面试时的基本要求及细节技巧。第三，参与面试表演，学生积极展现自己的文书写作能力、会务管理能力、组织协调能力、沟通能力、应变能力等。竞赛的活动场地、活动模式要越多样化越好。
3.毕业实习。毕业实习是毕业前对学生运用基础理论、专业知识、基本技能来解决实际问题和从事科学研究工作的基本能力的培养、综合训练的检验，是实现教与学、理论联系实践的重要途径。因此毕业实习活动的组织要特别受到中职学校的重视。一是要让毕业生能够充分认识岗位特征，由专业教师带队，结合理论教学，分若干个模块进行专项技能训练。二是通过各实践环节，让学生掌握文秘专业技能。在工作人员的具体指导下，在各个单位做文秘工作，要求能解决文秘工作遇到的问题。实习期间应抓紧时间完善毕业论文，与指导老师通过电话、手机、e-mail等方式保持联系，接受指导老师的指导与监控，为毕业论文收集资料。
三、结语
综上所述，中职文秘专业教学的优化必须要考虑到实践教学的重要作用，通过教学模式的改革，实践体系的构建实现教学转变。中职文秘专业实践教学模式的建构要在校内构建课堂实训、实训室实训、校内见习三位一体的模式;在校外体系之中建立校外见习、竞赛活动、毕业实习的模式，全面提升实践教学效果，实训实践教学的改革与体系构建。
参考文献
1、浅谈企业文秘工作王庆杰;天津经济2014-10-201
2、基于项目型教学法的 商务英语 教学模式探索——以文秘英语为例高琳;铜陵学院学报2014-08-151
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论当代秘书的口语交际素养
摘要：秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一，其口语表达直接影响着秘书工作的顺利开展和企事业单位的发展和生存，具有十分重要的意义。因此，秘书人员必须加强自身的语言修养，使口语表达有效地发挥作用。具体应使自己的语言表达呈现出准确、得体、艺术、合理有效的语言特点。
关键词：秘书 口语 交际 语言素养
秘书的工作岗位决定着他工作范围和人际接触面的开阔和各种交际活动的频繁，秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一，现代秘书既要在撰写文件材料及领导讲话时善于“舞文弄墨”，又要在接打电话、接待来访、汇报工作、参谋辅政时“巧舌如簧”。有的秘书善于言谈交流，工作颇有成效，深受领导、同事和群众的称赞;有的秘书则常常为自己的人际关系困惑，处处感到不如意，因为该说的话不敢说或不会说，汇报情况表述不清，阐述关键要点不得要领……虽有工作热情，但交际交往的局面总是打不开，对工作造成一些甚至严重的影响。
的确，古往今来，由于所在工作位置的特殊性，从使用秘书的领导到秘书本人，受“君子欲讷于言敏于行”、“病从口入，祸从口出”等训诫的影响，不少秘书把“少说多做”作为自己的行为准则，过多强调并信奉“沉默是金”，惟恐“言多必失”， 处处“谨言慎行”，很多秘书成了寡言少语的“内秀”。这种现象在很大程度上抑制了秘书人员的个性发挥和自身能力的全面提高。
日本的板川山辉夫说，“说话既能创设更好的人与人之间的关系，也可以破坏人与人之间的关系，它是双刃剑。”我国亦有“好话一句三冬暖，恶语伤人六月寒”的说法。有些秘书不了解语言的双刃剑作用，因说话不动脑而得罪人的情况并不少见，或信口开河，不负责任;或模棱两可，含混其词;或居高临下，盛气凌人;或花言巧语，装腔作势;或粗俗俚语，出言不逊;或人云亦云，报喜不报忧……
随着社会信息化程度的加深，秘书将面临越来越高的口语表达的语言素养要求，过去那种单纯“文牍型”的秘书已不再适应形势发展的需要，社会需要的是既会想、也会写、又会说的新型秘书。新形势下秘书的口语交际素养很重要，秘书要善于了解、掌握和提供情况，与领导接触、与群众联系以及与同事交流都要有良好的口语表达，能说会道，否则，秘书是难以圆满完成所承担的任务的。
有位港商与某省属公司商议合资办厂事宜。当他来到公司门口时，迎候他的该公司秘书对他说：“我们经理在楼上，他叫你去。”港商一听，心想，他凭什么叫我去?便马上回转身，说：“贵公司如有诚意合作，叫你们经理到我住的宾馆来洽谈。”正是因为这位秘书表达不妥损害了公司形象，从而造成不良后果。所以，在日本的一些大企业，招聘员工时非常重视应聘者的说话水平，为此还罗列出一些有关口语表达的要求作为招聘的门槛。他们认为，企业是现代社会中的一架高速运转的机器，每个员工都是大机器上的一个个零件，一个企业的员工是否会说话，直接关系到企业的生存发展，有口才，又能干，才能履行好职责。
作为窗口部门重要岗位的秘书人员确应加强语言修养，提高口语表达水平。秘书语言交际的目的，就在于使对方理解和接受。秘书能否准确清晰的表达，尤其是艺术技巧地表述，则更能促使对方的理解和接受及对你工作的配合。口语活动中，因人而异，话循境发，当说的说，不当说的不说，有分寸，讲艺术，能说、会说，把话说得好、说得巧、说得得体、说得服人，言出事成。所谓秘书的“能说会道”，也就是指秘书应当具有较高的口语表达能力，能清晰、有条理地把繁杂的事理口述出来，既不罗嗦，又有道理，深入浅出，把话说得明白、说得巧妙、得体、合适、艺术，以取得交流交际的最佳效果。
如某服装公司经理因经济纠纷怒气冲冲地找与其公司有业务往来的某纺织集团董事长，该集团董事长因尚未考虑好对策，便派秘书接待。秘书耐心、仔细地听取了经理陈述的意见后说：“我们十分尊重您和贵公司，您所说的意见我将原原本本地向董事长报告。”正是因为该秘书运用了委婉和缓的语言，进行缓和挡驾，为董事长考虑对策赢得了时间，也为日后较好地处理纠纷创造了良好的条件。
一、秘书口语交际的一般素质
秘书言语表达的诚恳、认真，准确、清晰，得体、恰当，是秘书创设良好交流环境、传递信息，使人际关系融洽的重要保证。
1.真诚沟通，以善为本，善解人意
真诚是跨时代、跨国度的一条永恒交往原则，也是每个人期待的交往方式。因为人都有安全的需要，出于这种需要，人们都希望自己可以把握周围环境，把握自己的交往对象。言谈中给予对方真实真诚，是取得信任的重要因素。真诚相待，表达的内容真挚朴实，感情的表现自然生动，交谈具有感染力。
言谈中，秘书应注意避免粗暴简单地说话，不讲假话、大话、空话;不讲不该讲的内容，更不误传信息;也不做不礼貌地随意打断他人说话的事;也不为了取悦人而阿谀奉承或只报喜不报忧;不随意承诺。
除此之外，与人沟通还应事先做些准备，譬如沟通对象是谁，沟通的内容有哪些，沟通的目的是什么，你希望达到怎样理想的结果，对方可能希望达到的结果，沟通的时间和地点，沟通时可能讨论的话题，沟通时如何表达和倾听，沟通时要注意哪些问题等等都须事先了解及计划。正所谓“知己知彼，百战不殆”。当然，还须协助上级处理好与客人沟通时的关系，细致入微、善解人意、有理有节;当上级对问题处理不当或有疏忽时，秘书应迅速给予适当的弥补，始终保持单位与客人间的和谐有效的沟通氛围。
2.态度庄重，用语礼貌，有涵养
态度庄重有礼，尊重他人，这在人际交往中可以确保交际交流畅通，并可自保自我人格的不受侮辱。
学会礼貌、得体地说好各类话。在客人面前不该说的话别说，在同事面前不该乱传达的话别乱传达，在领导面前不该多话的时候就别乱多话。且不搬弄是非，不讲同行同事坏话，更不要毁谤他人。也千万不能把自己以往的习惯性动作带到职场沟通中，尤其是在对外沟通时，不做无关紧要的小动作，如收看手机短讯、修指甲、打哈欠等。 3.言简意赅，准确得体，思路清晰
任何言语的交流，都要做到意思准确完整，讲述清楚明白。英国哲学家培根曾说：“交谈时的含蓄和得体，比口若悬河更可贵。”因此，秘书在交流中，要提前做好相应的准备，说话时在言语上有所区别，注意分寸。最好能以简洁明了的话语表达其意，让聆听者容易理解。深入浅出，通俗易懂，口语化，使用平易自然的基本词和常用词，语音准确，吐字清晰，语调自然流畅，有助于沟通感情，传递信息。
二、秘书口语交际的实践素养
由于秘书工作的承上启下的枢纽位置，以及其从属性、政策性、事务性的职业特征，因此伴随而生的是其职业口才特征：思想性强、实践性强、时间性强、涉及的知识面广。秘书要成为一名优秀的沟通人员，不仅仅是掌握一些沟通的方法和技巧，更重要的是要具有较高的职业素养、文化素养和内在素质。作为秘书应使自己的言谈体现如下的特征。
1.思想性强
秘书工作历来就是从属于某个企事业单位，其工作都是围绕一定的组织而展开，都是为了保证领导者的工作顺利和企事业单位工作的顺利进行。尤其是我国的秘书工作，都是为党和国家各级机关及企事业单位服务，为建设具有中国特色的社会主义服务，这就使得我国秘书工作具有很强的政策性和思想性特征，在其语言表达上体现出较高的思想政策水平。
2.实践性强
(1)针对专门业务实际。秘书在党政机关和企事业单位的承上启下、联系内外的枢纽作用，在决策中的参谋作用，在上级处理日常工作以及其他事务工作中辅助管理的助手作用，决定了秘书工作的绝大多数内容都是与本单位集体或职工个人的实际问题密切联系，这就使得秘书的口语表达内容必须直接针对本单位的实际和专门的业务。
(2)涉及社会实际问题。秘书的口语表达内容或直接或间接地涉及社会实际问题。社会经济的变革和发展，一些具体问题一定会在某些行业或基层企事业单位出现，秘书在向上级反映、向群众解释时必然触及社会存在的实际问题。所以，要对情况进行认真调查，积极面对，并进行慎重、积极有效的说明和解释。
(3)紧密联系本单位的业务。秘书工作的口语表达与本单位的业务活动联系紧密，这是秘书工作的从属性质、辅助功能所决定的。所以，其言谈交流的内容要围绕本单位的业务实际，贴切、实在。
(4)触及职工群众的具体问题。秘书口语交流的很多内容会触及到职工群众的思想及利益实际。秘书的日常工作会经常面对职工群众非常关心的福利待遇和技术岗位的安排等具体实际的问题，以及职工群众在思想上出现的各种各样实际问题，这也促使秘书必须围绕这些问题作有效的解释和说明。
3.时间性强
秘书工作的枢纽地位决定秘书口头语言表达的时间性强这一特征。一个单位的日常管理工作很多时候会由秘书来监督执行。所以，秘书在贯彻党和国家的方针政策和企事业单位的规章制度时要及时，在处理管理问题和专业技术问题时要有紧迫感，答复客户和内部职工群众反映的问题要迅速及时，在谈判等交际活动中更要快速有效地进行对话。
4.涉及知识面广
秘书是一种特殊的社会角色，他要像心理学家一样善于洞察别人，要像外交官一样善于处理各种交际关系。秘书工作的对内对外联系职能，决定了秘书在工作中要面对各种各样的人员，回答各种各样的问题，如涉及方针政策的，按章办事;涉及专业知识的，须熟练地运用专业知识宣传解释，以解决生产经营中出现的实际问题;涉及文化知识的，积淀丰厚，了然于胸，厚积薄发;涉及心理学知识的，摸准心理需求，了解和学会剖析他人性格心理，以丰富的心理学知识进行沟通协调，准确领会他人的意图，理解他人的立场，和谐融洽人际关系，掌握主动，知人善言，使谈话“正中下怀”。秘书的知识丰富，善于把握和展开话题，敏锐敏感，巧妙运用交谈的方法和技巧，在自然和谐的交谈中快速了解对方个性和性格，把握对方的心理及需求，使沟通交际和谐有效进行。
三、秘书口语交际的艺术
作为领导和各单位、各部门沟通的重要桥梁，秘书的能言、善言是不可忽视的技能。荀子说：“口能言之，身能行之，国宝也。”一个称职的秘书，不一定是一个演说家，但一定要能言、善言。说话是一门艺术，秘书口语表达更需要高度和境界。秘书只有具有良好的素质和素养，以其出色的口才进行交际和沟通，才能协调好关系，辅政参政，为工作的顺利进行打下坚实的基础，从而积极有效地推进工作。
1.善于倾听显诚意
倾听，是对他人的尊重，是建立良好关系的前提。认真倾听对方的述说，你会更深入地了解他人，了解和客观、辨证地看待自己。聆听越多，掌握的信息就越全面，就越容易与对方成为良好的谈话伙伴。善听是走向善说的捷径。在交际场中，能说会道的人不一定是善于交际的人，善于倾听的人才是真正会交际的人。会说的，有锋芒毕露的时候，也会有言过其实之失。静心倾听不仅没有这些弊病，而且还有兼听则明的好处。认真倾听、细心观察，有助于少作不成熟的评论，避免不必要的误解。美国杰出的女企业家玛丽·凯曾风趣地说：“一位优秀的管理人员应该多听少讲，也许这就是上天为何赐予我们两只耳朵、一张嘴巴的缘故!” 因此，要提高口语表达能力，良好的倾听习惯是前提。
(1)尽量不打断说话者的话题。在倾听的过程中，无论你有多么渴望一个新的话题，多么想发表自己的见解，都不要去打断说话者的话题，而是默默地先将自己想说的话记在心中，直到对方自己结束了说话，再接下去发表自己的见解。讲话者最讨厌的就是别人打断他的讲话，因为这很容易让说话者误解为你打断他思路是你对他的不尊重。
(2)巧妙表达自己的意见。面对面交流时，要认真倾听，不要表示出或坚持明显与对方不合的意见，不要表露出自己的不良情绪，哪怕有委屈也不要怨气冲天，耐心、同情的倾听会化解怨气而使人变得通情达理，因为对方希望的是听的人认真倾听自己的倾诉，或希望听的人能设身处地的为他着想，而不是给他意见。但可配合对方的证据，婉转提出你自己的意见，比如当对方说完话时，你可以重复他说话的某个部分、或某个观点如以“正如你指出的意见一样，我认为”、“我完全赞成你的看法”的答话回应，证明你是在注意倾听他所讲的话并有所赞成，使对方把你引为知音知交，之后可以婉转地提出“关于这个我还认为可以……”使对方容易接受你的建议。 (3)善于体察言外之意。一个聪明的倾听者，不能只是仅仅满足表层的听和理解，要用心，善于营造谈话时的轻松自然的氛围，促使对方积极交谈。善于从说话者的言语中听出话中之话、话外之音，从其语情、语势、微妙的肢体动作中发现隐含的信息，把握说话者的真实意图。只有这样，才能做到真正的交流和沟通。
(4)善于互动回应。当对方讲话时，要注意倾听，随时用语言或其他方式积极回应，给予必要的反馈。首先，要有诚心。要抱着谦虚的态度听。与对方交流时，略微靠近说话者，看着对方眼睛及鼻子的三角区域，维持五至十五秒的目光接触，用你关注的目光让他感受到你的尊重和虔诚，赢得他的赞许，获得他的信任，使其畅所欲言。其次，要有专心。要仔细地听而不要三心二意。如时不时地给对方一个微笑;赞成对方说话时，可以轻轻地点一下你的头;对他所说的话感兴趣时，展露一下你的笑容，用“嗯”、“噢”、“后来怎么样了呢?”等让对方感觉到你不愿漏掉任何一个字，确实在听和鼓励、对他所说内容的渴望;在对方话还没有说完之前，不要打断对方的话语。有了这样专注的态度，对方才愿吐露心扉。
2.恰当重复凸信息
无论是在接受上级批评，还是在听取客户介绍情况，当对方说完之后，都必须对双方所谈内容的要点加以提炼并重复一遍。特别是对重要工作、会议及商务约谈的时间、地点、金额等重要信息要进行再次核对，有效地避免差错，保证工作的顺利开展。
3.阳光微笑传温情
微笑是人与人之间最直接的表达，是传达感情的最直接的方式。西方有一句谚语：“只有用微笑说话的人，才能担当重任。”人际交往是一个互动的过程，当你面带微笑，对方也会不自觉地被你感染，不由自主地喜欢上你，开始也对你微笑，心情愉悦，交谈的氛围融洽和谐。微笑可以拉近人与人之间的距离。工作生活中遇到困难，用微笑去处事应变往往就能解决许多难以解决的问题，带来成功。
4.真诚赞美融真情
莎士比亚曾说：“赞美是照在人心灵上的阳光。”心理学家威廉·杰尔士也说：“人性最深切的需求就是渴望其他人的欣赏。”赞美就像协奏曲，那和谐悦耳的声音让人如痴如醉;赞美就像润滑剂，可以调节相互间的关系;赞美如同和煦阳光，让人们感受人间温情。每个人都希望获得别人的肯定，并据以确认自己的重要性，因此，内心都非常渴望他人的赞赏。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。邱吉尔说：“你想要其他人具有怎样的优点，你就要如何地去赞美他。”所以秘书在交际交流时，不要吝啬赞美。
人人都喜欢被赞美，但赞美要恰到好处。由衷的赞美给对方带来愉快以及被肯定的满足的时候，你也享受到了一份喜悦和生活的乐趣，这是非常难得的感觉。真诚地赞美来自内心深处，是心灵的感应，是对被赞美者的羡慕和钦佩，能使对方受到感染、产生共鸣。真诚、发自内心、友善、无私的、适当的赞美，既给对方带去快乐，赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持，帮助我们做好工作，愉快生活。
5.幽默谈吐促沟通
幽默是社交的润滑剂，有时一句幽默的话就会使尴尬沉闷的场面得到解脱。人际交往中双方为了某一个问题争执不清而影响了正常的工作进程时，秘书打圆场的说辞“我们大家是为了共同的利益的，那么就让我们先谈谈共同点吧”，往往就会使谈判进展很顺利，彼此的见解也便会磨合。
但工作中，秘书要恰当地使用幽默，因为秘书这一特别的职位决定了秘书的特殊身份。秘书是单位的“窗户”，接触的人多，为人要稳重，思维要敏捷，处世要干练。有业务员谈生意就是要见老板，而推销业务其他主管也有权拍板决定。秘书这样说：“对不起!我们老板很忙的，日理万机，现在没时间接待你。你这事找我们专属的主管就可以了。”业务员还是不依不饶，说：“你们老板一天做一万件事，我想那么他也不会多我这件事的啊!”秘书微笑说：“很抱歉，在你还没到来前，我们老板已经做完一万件事了。”业务员听后笑着知趣地就去找主管了。在这里秘书用了一个小小的幽默就为老板挡了不必要的麻烦，同时又没让外人有这个企业服务态度差的印象。
沟通就是维护对方面子的艺术，从心理上说，谁都不愿意自己的行为受到他人的强制或干预，过于直接的或赤裸裸的威胁，那样只会导致对方产生逆反心理。幽默的沟通语不仅能体现秘书的文雅、和蔼，也能给他人带去尊敬和心理的舒适，博得他人的好感和谅解。
6.委婉拒绝好形象
秘书工作并不是领导说什么就要全部听话或答应去做。同样的，当客人或同事提出不合理的要求，单位或秘书个人不能去做或并不能完全做到的时候，也要学会委婉礼貌地拒绝，并说出不合理之处。在拒绝的时候态度要明确，不含糊，有的事情必须要有原则。但讲述的过程中要尽可能地讲明原因，并真诚地表示歉意，而不可出口伤人。这种婉转拒绝的艺术，在保护他人面子的同时，也保护了自己的形象。
7.快慢适宜好节奏
说话时掌握合适的节奏，是实现有效沟通不可缺少的。优秀的秘书通常会通过停顿来调整说话的节奏，正常语速的讲话过程中的适当停顿能引起听话者的注意，有意的重音强调也能使听话者及时把握内容的重点。不管是秘书还是上级，每天都非常忙碌，为了节省时间，秘书在向上级反映情况或汇报工作时，总是希望快点把话说完，而忽视了上级是否在听，由此使得工作的开展遇到阻碍。所以，说话速度的快慢节奏，需要合理地把握。
总而言之，说话是一种技能，也是一种艺术。当今社会是一个讲究人际沟通的时代，这是一个以口才赢天下的时代。俗话说，语表人意，言为心声。语言是人类有效的沟通工具，尤其是秘书开展工作的有效工具。语言是人类表达思想的载体，是人类繁衍至今凝炼积淀、不可或缺的成功智慧。秘书的人生在社交中度过，话语交流伴随着每一刻，好的话语是生活的调味剂，是事业的推进器，是家庭的和谐曲，也是实现自我的凯旋曲。因此，秘书必须掌握好说话的艺术，让成功的交流推动事业和自己成功的步伐。
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