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董事会秘书论文篇2
浅议董事会秘书在上市公司与非上市公司的职业定位
摘要：随着社会经济的发展，我国的公司法律制度不断完善，并逐渐与国际接轨。国际通行的公司组织结构制度如“董事会秘书”等的引入，是这一进步的标志之一。在实践过程中，人们不仅对于董事会秘书的“秘书”一词的涵义存在着误解，而且对其职业定位也存在着认识和操作的误区。尤其是在上市公司与非上市公司之间，董事会秘书可以说存在着如双重身份般的职业定位。笔者担任一家股份公司董事会秘书职务近10年，经历了从非上市公司到准上市公司的艰难曲折，深切感受到对董事会秘书职业定位认识的复杂性和实际操作中的不确定性。
关键词：上市公司 法律 国际接轨
一、上市公司对我国现代经济发展的重要性
众所周知，上市公司对于我国的证券市场局势具有十分重大的影响，因为上市公司治理的优劣是决定证劵市场能否健康发展的重要因素;且上市公司对于我国现代经济发展也具有十分重要的影响，它是我国现代经济增长的主要经济来源，其主要是通过资本市场彰显对我国经济的影响力;我国如果想要对现代经济制度进行改革，必须要上市公司的大力支持才能够进行，因为想要在经济发展中实现与政府、公众和企业实体之间相互联系需要依靠上市公司的支持;由上我们可以了解到上市公司对我国现代经济发展的重要性，所以加强对上市公司的治理工作的重视程度，董事会秘书在这个工作过程中是不可或缺的重要环节。下面介绍董事会秘书在上司公司的职责及其对上市公司发展的重要性。
二、上市公司中董事会秘书的职责及董事会秘书对上市公司的重要性
(一)董事会秘书的职责
董事会秘书的职责分为两个方面：对外。即是对公司员工以外人员是披露公司的相关信息;对内。主要就是参与公司相关制度的制定，负责对公司重大会议进行记录、保存，并且在会议过程中需要用到的文件进行后期的保存，对公司相关股东的资料进行保存，且只对董事会负责;从上面介绍的董事会秘书的职责我们看出，董事会秘书在公司内部运作过程和企业发展中充当着重要的角色，董事会秘书个人工作是否规范能在一定程度上影响到企业能否规范运作和健康发展。
(二)董事会秘书的权利
董事会秘书具有对公司内部的任何事物的处理过程都具有知情权;董事会秘书在企业制定任何的制度时都具有发言权和提议权利，更有甚者，公司管理者在做任何决策之前都必须要先询问董事会秘书的意见和建议才能下达具体的命令;在公司运作过程中存在不合乎法律、法规的合法范围内时，有权如实向中国证监会及其他监管机构反映情况。
(三)董事会秘书的义务
从我国国务院证劵委及其相关政府机构颁布《上市公司章程指》中规定的条例中，我们可以了解到董事会秘书只是对董事会负责，公司的其他部门不能够对董事会秘书进行管理，也不能影响到董事会秘书执行其权利，且从上面介绍的董事会秘书的职责和权利也可以看出董事会秘书在公司内掌握着影响公司运作的重大权利，有辩证统一理论，我们可以知道有权利就会有必须履行的义务，下面笔者按自己多年的经验和相关法律法规的规定例举出董事会秘书的主要义务：董事会秘书必须具备专业的知识。专业知识不仅仅是对相关的国家法律条例的掌握，而且还要熟悉悉公司章程、信息披露规则，掌握财务及行政管理方面的有关知识。因为董事会秘书参与公司的大小会议，参与公司制度的制定，参与董事会的相关决策的提议;对公司的发展要发表自己专业、有效的意见和建议;是公司与外界公司、媒体进行交流的代表;且能够影响到公司的规范运作和发展。董事会秘书要具有职业操守。每个公司都会有经营的特色和投资的方向，这是各个上市公司竞争的资本。董事会秘书参与公司内部的所有事物的处理，了解整个公司运营的具体情况，掌握董事会印章，保存着股东及相关董事的资料，可以说就是公司“秘密”的载体，这个秘密关系着公司是否能够继续经营，且在相关法律条例中，如《股票上市规则》第五章中也明确指出，“董事会秘书应当遵守公司章程，承担高级管理人员的有关法律责任……”，由上《股票上市规则》我们也可以看出，董事会秘书如果泄露公司相关机密，检举被证实后需要担相关法律责任，且相关法律还规定，对于有泄露企业机密记录在案董事会秘书，三年内不能从事相关方面的工作，对于从事董事会秘书来说，犯一次错误可能就是毁了自己一生的职业生涯，所以笔者建议从事董事会秘书的工作人员，谨记要遵守职业操守，不要因为个人利益而丢失个人的品格，造成不能挽回的后果;监督公司大小事务的处理过程是否规范、合法。首先董事会秘书要严格把关公司会议的相关提议是否合法，在第一时间要否定非法提议，并且明确指出该提议违反了某条法律，对公司发展会带来哪些负面影响;其次董事会秘书有义务向董事会及股东传达违法行为带来的后果;保障披露信息的及时性、合法性、真实性和完整性。
由上面对董事会秘书职责、权利、义务的介绍知道在上市公司的规范运作过程中，是不可替代的特定职业， 不仅是公司形象的代表，且还肩负着沟通上市公司与监管部门，上市公司与投资者的职能，是证券市场中证券监管与服务的连接点，理论与实践的结合点，资本经营与企业生产经营的耦和点。成功的董事会秘书能配合公司决策、经营层运用资产运作和资本经营的手段壮大公司的实力，董事会秘书在公司资本和实物两种产品的经营及结合中，在公司法人治理结构中发挥着重要作用。
三、非上市公司中的董事会秘书职业状况
非上市公司，即使是有相当规模的股份制企业，董事会秘书的职业定位就变得模糊不清，其作为公司高级管理人员的地位与作用就完全因人而已，因公司而异。
董事会秘书在公司里的应有职业定位，上市公司是对外有所侧重，非上市公司则更注重内部的管理。针对现今非上市公司中的董事会秘书职业状况进行分析，其表现主要有以下三个方面：
首先是规范运作作用。董事会秘书也是公司法人的代表之一，公司没有规范运作，董事会秘书需要承担相关法律责任。公司内部的各项运作管理过程都有相关的法律规定，董事会秘书的职责就是保证公司的运作形式和内容上都能在合法范围内，所以董事会秘书本身必须要十分了解相关法律法规的具体内容，才能保证公司的规范运作。 其次是提示、警示作用。因董事会秘书其中一项职责就是对董事会负责，所以在董事会商议事情的过程前，董事会秘书要提醒董事依法办事，在议事期间存在不合法的提议或者是决策时，董事会秘书必须在第一时间提出警示性意见，必要时，有职责向中国证监会及证券交易所报告等。
第三是监管、沟通作用。首先要想董事会及股东介绍法律是如何规定规范经营的界限，且讲解依法行事的重要性及违法带来的后果;并且协作董事会按照法律规定严格规范在公司运作中的个人行为、决策执行行为，并且监督整个公司运作过程中是否存在违法行为。
尽管由上我们可以看出，董事会秘书在非上市公司的管理和发展都具有积极的影响，但是，我们必须清醒的认识到，由于公司制正处于运作初期，由于体制、观念相对滞后，在非上市公司的运行过程中，董事会秘书的职业定位仍存在不少问题。
首先是职权不明。存在一些公司，虽然设置了董事会秘书职位，却对其职级、薪资、权利等诸方面不落实，导致董事会秘书不能有效的执行其法律规定的职责。董事会秘书不能对企业各个层面事物处理过程进行充分的了解和掌握，就不能对公司各个阶层进行依法规劝，职位不够也导致不能在第一时间提示董事会及股东存在违法行为，在董事会方面存在的权责不相称的现象，不利于企业的规范运作工作的进行。
其次是职责降位。董事会秘书没有被作公司高管层面管理人士聘任，而是将董事会秘书设置在受经理层领导的公司执行职能部门内，在这个职位层面不能同董事会及股东进行监督和提示，不仅不符合法律规定董事会秘书对董事会负责的规定，而且导致董事会秘书很难切实履行职责。
第三是错位替代。由于对董事会秘书职业定位的认识不足，造成上述两类问题。为了弥补，很多公司采用董事会秘书由经理层人员兼任。采取这种方式设置董事会秘书的职位，会带来下面的影响：凡由公司经理层人员兼任董事会秘书工作的，董事会秘书的监管作用将可能丧失，董事会秘书能否公正、完整、真实、客观地披露信息，就是个疑问。要从法律和机构设置上来保证这项工作的真实和合法，就必须使董事会秘书的设置和责权不被替代，否则就可能形同虚设。
四、总结
董事会秘书的职业定位存在的误区，是完善公司法人治理结构中的障碍，必须随着完善法人治理结构的深入得到切实解决。上市公司的法人治理结构相对比较完善，所以其董事会秘书的职业定位也就比较清晰准确，董事会秘书的地位作用和责权利都有了相应充分的体现和保障，也吸引了更高素质的人才加入其中。而在非上市公司，董事会秘书的职业定位从认识到实践都还不尽人意，还有许多工作要做。总之，无论是否公司上市，都希望各方创造条件，为公司董事会秘书能够担任起法律所赋予的职责，为构建一个科学规范的公司治理结构发挥重要作用。
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知识经济背景下的秘书从业人员能力素质结构探析摘要：从“秘书素质的系统性”角度出发，探讨秘书能力素质新结构应该具备的四个意识：应变意识、创新意识、独立意识和现代意识。
关键词：秘书从业人员；素质；新结构
“秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨，但是大多强调“专业技巧，即如何应对某一件具体事件”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企事业单位对秘书从业人员提出了更高的能力素质要求。
一、社会对秘书从业人员的需求状况分析
根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析，社会对文秘人才的需求大致可分为四类：一类为服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等；三类为文字型秘书，如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。基层行政事业单位办公室主任等。
依据职责的大小，秘书又可以分为以下三种：一是初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。二是中级秘书——能够写一般信函。起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。比如，企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高。三是高级秘书——能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如，企事业单位中的高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。
二、秘书从业人员能力素质现状分析
高科技日新月异的发展，新技术的运用不仅改变了人们的工作条件，还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替，通信技术、网络技术，改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用。不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质，而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力，具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识体系日趋复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展，秘书工作被划分到行政管理范畴，主要是帮助行政领导或经理分担日常事务，职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面，已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。目前。我国秘书从业人员约2300万人。秘书逐渐成为一种职业，其地位日益提高。以往只负责抄抄写写的秘书已经不能适应党政机关、企事业单位对人才渴望的需求，这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。
当前的主要问题：一是素质单一化，过多地强调技巧训练。某些民营培训学校或者某些高职院校为了缩短培养周期，追求短期的经济效益，以速成班培养速成型秘书，他们用短至一年甚至不到一年的时间，学习办公自动化、速记、应用写作等几门课程。学成经考试合格后颁发国家承认的结业证书。单纯地教与他们处理日常事务的技巧，如何应对领导需求，处于被动式的应付事务。其次。中文专业毕业生“万金油”型秘书，这一类秘书从业人员大多被看重的是文字功底好，“能说会道”。而随着行业的分化，社会分工的细化，各行各业对秘书从业人员的要求也越来越专业化。因此，这类秘书从业人员到了具体的岗位上仍然从头做起，需要在实际工作中跨学科、跨专业、跨领域地加强自己的综合素质适应新的岗位。二是素质模式化。秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位，领导说什么就是什么，领导让干什么就干什么，做事盲目服从，缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”，在实际工作中缺乏主动性，缺乏创新意识，秘书“独立自主”角色意识淡化。
三、秘书从业人员能力素质的新要求
(一)应变意识——秘书专业自身生存的特点
秘书工作的具体内容也完成了四个转变：由原来简单的办文办事，发展为既办文办事又出谋划策：由原来的收发信息转向综合处理信息：由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理：由被动服务转向主动服务。政策的转变必然要求秘书解放思想、打破思维定势，用变化发展的眼光看问题。
哲学一直被看作智慧的象征，而哲学从根本上讲就是“变”的科学。发展的科学。秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点，坚持客观性，按客观规律办事，以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实，以客观实际作为出发点，不是把原则作为出发点。同时，在综合处理信息、科学化管理方面，秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新，不能墨守陈规，以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为新世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”，只有思想放开了，才有可能打破僵化。
(二)创新意识——秘书从业人员参谋决策性体现
秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见，秘书在日常工作中，不仅应该正确领会领导意图，更应该及时补充领导思想盲区，帮助领导打开思路，激活思想。因此。秘书从业人员必需增强创新意识，学会独立思考，打破常规，张扬个性。而回到现实中来，“秘书工作被动论”的论调占据主导地位，不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺，不敢越雷池半步，就是溜须拍马，俯首贴耳。从根本上毫无主见，创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求，要实现自我价值，必须当好领导的助手，就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣，区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的，科学知识与人文知识具有不同的历史和特征，但两者之间有不可分割的联系，共同构成完整的社会文化。可是长期以来，两者之间存在着互不理解的鸿沟，人文学者往往认为科技学者抱有一种浅薄的乐观主义，不注重人的处境；而科技学者则认为人文学者缺乏远见。只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间，他们对待问题的态度明显不同，甚至在情感方面也难以找到共同的基础，这种文化分裂现象直接导致了我们人才素质培养方面的单一和偏失。秘书教育的主体衍生于文学教育，受其母体中国语言文学的遗传，它先天就带有十分浓重的人文色彩。秘书学基础课大部分内容就是语言、文学。甚至。受社会浮躁心态和功利主义的影响，只注重人际“技巧”和变通艺术，所学课程，几乎与科学无关。中国人受汉字的影响，在强化具体思维的同时，却忽略了抽象思维能力的培养。而抽象思维则是培养创新性意识的关键。立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力；普通逻辑学的学习，锻炼丰富了我们的想象空间，使大脑思维得以延伸；数学、算学的学习又激活了大脑思考的缜密性，使我们的思考更加精细、严密。人文与科学的力量相借重，艺术与逻辑的力量相补充，数理科学不仅赋予发散思维的秘书专业以必要的收敛思维能力，而且会使人们在秘书工作中更善于理性思考，善于发现。展示自我，变被动服务为主动服务。相信我们的创造力会使我们在工作领域更加游刃有余。 (三)独立意识——秘书的独立人格的体现
在秘书行业，有不少这样的定位：秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是无名英雄等。而涉及到秘书人格，却有不少人持这样的观点：领导两袖清风，秘书也清正廉洁；领导人腐败犯罪，秘书也必然品行不端。这就完全抹煞了秘书人格的独立性。秘书。夹杂在上级与下级中间，对上级来说，是“跑腿的”、“打杂的”；对下级来说，又是领导的“跟班”。其实多年之后，不少秘书对于自己的身份。常常感叹“什么也不是”。那么，秘书的人格到底在哪里?
秘书人格的确立，必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等，是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后，又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。
(四)现代意识——秘书与时俱进能力的体现
二十一世纪，是个崭新的世纪，是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用，物理上的时空距离进一步缩小。办公室的许多工作，如各部门文件的传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等，都可以通过电子邮件在瞬间完成。计算机中文语音输入系统的实现，使秘书动口不动手也能写出生花文章。办公室工作高度智能，将使“文山会海”彻底成为历史，也把秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来，提高了工作效率，减轻了工作强度。随着电脑的普及，固定的上下班时间将会被打破，秘书可以在家里完成领导交给的大部分任务，传统的聚集在一个拥挤办公室的景观将成为人们的记忆。随着“政府上网”工程的启动，网上共享信息成为信息社会的必然选择。这使代表着时代价值观念的口号“时间就是金钱，效率就是生命”逐步向“信息就是金钱，决策就是生命”转变。然而受长期以来文化积习的影响，我们秘书的日常工作仍然生活在封闭、墨守陈规、满足现状的传统套子中。时代在变化、生活在变化，我们的传统意识也要随着变化：变封闭为开放；变守旧为创新；变保守为宽容；变被动为主动；变传统为现代。增强秘书从业人员的现代意识，应该做到以下几点：一是公关意识。在现代社会，秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的。一个单位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。群众是事业发展的基石，如何有效地实现与公众的沟通，是秘书从业人员的一项重要职能。秘书从业人员要开展好工作，还必须协调好与单位内部各部门的关系。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识，就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。二是竞争意识。当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书从业人员必须强化竞争意识。随着领导水平的不断提高，作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我，才能更好地胜任工作。三是法律意识。随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识，树立较强的法律意识，否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此，秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率。
