知识经济背景下的秘书从业人员能力素质结构探析摘要：从“秘书素质的系统性”角度出发，探讨秘书能力素质新结构应该具备的四个意识：应变意识、创新意识、独立意识和现代意识。
关键词：秘书从业人员；素质；新结构
“秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨，但是大多强调“专业技巧，即如何应对某一件具体事件”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企事业单位对秘书从业人员提出了更高的能力素质要求。
一、社会对秘书从业人员的需求状况分析
根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析，社会对文秘人才的需求大致可分为四类：一类为服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等；三类为文字型秘书，如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。基层行政事业单位办公室主任等。
依据职责的大小，秘书又可以分为以下三种：一是初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。二是中级秘书——能够写一般信函。起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。比如，企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高。三是高级秘书——能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如，企事业单位中的高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。
二、秘书从业人员能力素质现状分析
高科技日新月异的发展，新技术的运用不仅改变了人们的工作条件，还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替，通信技术、网络技术，改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用。不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质，而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力，具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识体系日趋复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展，秘书工作被划分到行政管理范畴，主要是帮助行政领导或经理分担日常事务，职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面，已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。目前。我国秘书从业人员约2300万人。秘书逐渐成为一种职业，其地位日益提高。以往只负责抄抄写写的秘书已经不能适应党政机关、企事业单位对人才渴望的需求，这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。
当前的主要问题：一是素质单一化，过多地强调技巧训练。某些民营培训学校或者某些高职院校为了缩短培养周期，追求短期的经济效益，以速成班培养速成型秘书，他们用短至一年甚至不到一年的时间，学习办公自动化、速记、应用写作等几门课程。学成经考试合格后颁发国家承认的结业证书。单纯地教与他们处理日常事务的技巧，如何应对领导需求，处于被动式的应付事务。其次。中文专业毕业生“万金油”型秘书，这一类秘书从业人员大多被看重的是文字功底好，“能说会道”。而随着行业的分化，社会分工的细化，各行各业对秘书从业人员的要求也越来越专业化。因此，这类秘书从业人员到了具体的岗位上仍然从头做起，需要在实际工作中跨学科、跨专业、跨领域地加强自己的综合素质适应新的岗位。二是素质模式化。秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位，领导说什么就是什么，领导让干什么就干什么，做事盲目服从，缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”，在实际工作中缺乏主动性，缺乏创新意识，秘书“独立自主”角色意识淡化。
三、秘书从业人员能力素质的新要求
(一)应变意识——秘书专业自身生存的特点
秘书工作的具体内容也完成了四个转变：由原来简单的办文办事，发展为既办文办事又出谋划策：由原来的收发信息转向综合处理信息：由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理：由被动服务转向主动服务。政策的转变必然要求秘书解放思想、打破思维定势，用变化发展的眼光看问题。
哲学一直被看作智慧的象征，而哲学从根本上讲就是“变”的科学。发展的科学。秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点，坚持客观性，按客观规律办事，以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实，以客观实际作为出发点，不是把原则作为出发点。同时，在综合处理信息、科学化管理方面，秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新，不能墨守陈规，以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为新世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”，只有思想放开了，才有可能打破僵化。
(二)创新意识——秘书从业人员参谋决策性体现
秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见，秘书在日常工作中，不仅应该正确领会领导意图，更应该及时补充领导思想盲区，帮助领导打开思路，激活思想。因此。秘书从业人员必需增强创新意识，学会独立思考，打破常规，张扬个性。而回到现实中来，“秘书工作被动论”的论调占据主导地位，不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺，不敢越雷池半步，就是溜须拍马，俯首贴耳。从根本上毫无主见，创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求，要实现自我价值，必须当好领导的助手，就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣，区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的，科学知识与人文知识具有不同的历史和特征，但两者之间有不可分割的联系，共同构成完整的社会文化。可是长期以来，两者之间存在着互不理解的鸿沟，人文学者往往认为科技学者抱有一种浅薄的乐观主义，不注重人的处境；而科技学者则认为人文学者缺乏远见。只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间，他们对待问题的态度明显不同，甚至在情感方面也难以找到共同的基础，这种文化分裂现象直接导致了我们人才素质培养方面的单一和偏失。秘书教育的主体衍生于文学教育，受其母体中国语言文学的遗传，它先天就带有十分浓重的人文色彩。秘书学基础课大部分内容就是语言、文学。甚至。受社会浮躁心态和功利主义的影响，只注重人际“技巧”和变通艺术，所学课程，几乎与科学无关。中国人受汉字的影响，在强化具体思维的同时，却忽略了抽象思维能力的培养。而抽象思维则是培养创新性意识的关键。立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力；普通逻辑学的学习，锻炼丰富了我们的想象空间，使大脑思维得以延伸；数学、算学的学习又激活了大脑思考的缜密性，使我们的思考更加精细、严密。人文与科学的力量相借重，艺术与逻辑的力量相补充，数理科学不仅赋予发散思维的秘书专业以必要的收敛思维能力，而且会使人们在秘书工作中更善于理性思考，善于发现。展示自我，变被动服务为主动服务。相信我们的创造力会使我们在工作领域更加游刃有余。 (三)独立意识——秘书的独立人格的体现
在秘书行业，有不少这样的定位：秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是无名英雄等。而涉及到秘书人格，却有不少人持这样的观点：领导两袖清风，秘书也清正廉洁；领导人腐败犯罪，秘书也必然品行不端。这就完全抹煞了秘书人格的独立性。秘书。夹杂在上级与下级中间，对上级来说，是“跑腿的”、“打杂的”；对下级来说，又是领导的“跟班”。其实多年之后，不少秘书对于自己的身份。常常感叹“什么也不是”。那么，秘书的人格到底在哪里?
秘书人格的确立，必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等，是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后，又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。
(四)现代意识——秘书与时俱进能力的体现
二十一世纪，是个崭新的世纪，是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用，物理上的时空距离进一步缩小。办公室的许多工作，如各部门文件的传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等，都可以通过电子邮件在瞬间完成。计算机中文语音输入系统的实现，使秘书动口不动手也能写出生花文章。办公室工作高度智能，将使“文山会海”彻底成为历史，也把秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来，提高了工作效率，减轻了工作强度。随着电脑的普及，固定的上下班时间将会被打破，秘书可以在家里完成领导交给的大部分任务，传统的聚集在一个拥挤办公室的景观将成为人们的记忆。随着“政府上网”工程的启动，网上共享信息成为信息社会的必然选择。这使代表着时代价值观念的口号“时间就是金钱，效率就是生命”逐步向“信息就是金钱，决策就是生命”转变。然而受长期以来文化积习的影响，我们秘书的日常工作仍然生活在封闭、墨守陈规、满足现状的传统套子中。时代在变化、生活在变化，我们的传统意识也要随着变化：变封闭为开放；变守旧为创新；变保守为宽容；变被动为主动；变传统为现代。增强秘书从业人员的现代意识，应该做到以下几点：一是公关意识。在现代社会，秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的。一个单位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。群众是事业发展的基石，如何有效地实现与公众的沟通，是秘书从业人员的一项重要职能。秘书从业人员要开展好工作，还必须协调好与单位内部各部门的关系。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识，就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。二是竞争意识。当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书从业人员必须强化竞争意识。随着领导水平的不断提高，作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我，才能更好地胜任工作。三是法律意识。随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识，树立较强的法律意识，否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此，秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率。
秘书核心价值观，是秘书人员关于自身及秘书这一特殊社会职业和特殊社会阶层社会价值的认识、理解、感知，是秘书人员对秘书这一社会角色的整体把握，是秘书人员赖以承担秘书角色、从事秘书工作、进行秘书实践活动的思想基础、道德基础和精神动力。秘书价值观的构成，包含着两个因素：一是秘书人员对秘书职业特殊社会分工（秘书实践对象）这一客体的全面的整体的认识和把握，这是秘书价值观的认识基础，决定着秘书价值观的正确与否；二是秘书人员对自身（主体）角色的全面的整体的认识和把握，这是秘书价值观的物质实体和真实构成，是秘书人员的人生观、道德观对秘书职业认识和感知的产物，它决定、规范着秘书人员的秘书实践和社会行为的正确与否。
论当代秘书的口语交际素养
摘要：秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一，其口语表达直接影响着秘书工作的顺利开展和企事业单位的发展和生存，具有十分重要的意义。因此，秘书人员必须加强自身的语言修养，使口语表达有效地发挥作用。具体应使自己的语言表达呈现出准确、得体、艺术、合理有效的语言特点。
关键词：秘书 口语 交际 语言素养
秘书的工作岗位决定着他工作范围和人际接触面的开阔和各种交际活动的频繁，秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一，现代秘书既要在撰写文件材料及领导讲话时善于“舞文弄墨”，又要在接打电话、接待来访、汇报工作、参谋辅政时“巧舌如簧”。有的秘书善于言谈交流，工作颇有成效，深受领导、同事和群众的称赞;有的秘书则常常为自己的人际关系困惑，处处感到不如意，因为该说的话不敢说或不会说，汇报情况表述不清，阐述关键要点不得要领……虽有工作热情，但交际交往的局面总是打不开，对工作造成一些甚至严重的影响。
的确，古往今来，由于所在工作位置的特殊性，从使用秘书的领导到秘书本人，受“君子欲讷于言敏于行”、“病从口入，祸从口出”等训诫的影响，不少秘书把“少说多做”作为自己的行为准则，过多强调并信奉“沉默是金”，惟恐“言多必失”， 处处“谨言慎行”，很多秘书成了寡言少语的“内秀”。这种现象在很大程度上抑制了秘书人员的个性发挥和自身能力的全面提高。
日本的板川山辉夫说，“说话既能创设更好的人与人之间的关系，也可以破坏人与人之间的关系，它是双刃剑。”我国亦有“好话一句三冬暖，恶语伤人六月寒”的说法。有些秘书不了解语言的双刃剑作用，因说话不动脑而得罪人的情况并不少见，或信口开河，不负责任;或模棱两可，含混其词;或居高临下，盛气凌人;或花言巧语，装腔作势;或粗俗俚语，出言不逊;或人云亦云，报喜不报忧……
随着社会信息化程度的加深，秘书将面临越来越高的口语表达的语言素养要求，过去那种单纯“文牍型”的秘书已不再适应形势发展的需要，社会需要的是既会想、也会写、又会说的新型秘书。新形势下秘书的口语交际素养很重要，秘书要善于了解、掌握和提供情况，与领导接触、与群众联系以及与同事交流都要有良好的口语表达，能说会道，否则，秘书是难以圆满完成所承担的任务的。
有位港商与某省属公司商议合资办厂事宜。当他来到公司门口时，迎候他的该公司秘书对他说：“我们经理在楼上，他叫你去。”港商一听，心想，他凭什么叫我去?便马上回转身，说：“贵公司如有诚意合作，叫你们经理到我住的宾馆来洽谈。”正是因为这位秘书表达不妥损害了公司形象，从而造成不良后果。所以，在日本的一些大企业，招聘员工时非常重视应聘者的说话水平，为此还罗列出一些有关口语表达的要求作为招聘的门槛。他们认为，企业是现代社会中的一架高速运转的机器，每个员工都是大机器上的一个个零件，一个企业的员工是否会说话，直接关系到企业的生存发展，有口才，又能干，才能履行好职责。
作为窗口部门重要岗位的秘书人员确应加强语言修养，提高口语表达水平。秘书语言交际的目的，就在于使对方理解和接受。秘书能否准确清晰的表达，尤其是艺术技巧地表述，则更能促使对方的理解和接受及对你工作的配合。口语活动中，因人而异，话循境发，当说的说，不当说的不说，有分寸，讲艺术，能说、会说，把话说得好、说得巧、说得得体、说得服人，言出事成。所谓秘书的“能说会道”，也就是指秘书应当具有较高的口语表达能力，能清晰、有条理地把繁杂的事理口述出来，既不罗嗦，又有道理，深入浅出，把话说得明白、说得巧妙、得体、合适、艺术，以取得交流交际的最佳效果。
如某服装公司经理因经济纠纷怒气冲冲地找与其公司有业务往来的某纺织集团董事长，该集团董事长因尚未考虑好对策，便派秘书接待。秘书耐心、仔细地听取了经理陈述的意见后说：“我们十分尊重您和贵公司，您所说的意见我将原原本本地向董事长报告。”正是因为该秘书运用了委婉和缓的语言，进行缓和挡驾，为董事长考虑对策赢得了时间，也为日后较好地处理纠纷创造了良好的条件。
一、秘书口语交际的一般素质
秘书言语表达的诚恳、认真，准确、清晰，得体、恰当，是秘书创设良好交流环境、传递信息，使人际关系融洽的重要保证。
1.真诚沟通，以善为本，善解人意
真诚是跨时代、跨国度的一条永恒交往原则，也是每个人期待的交往方式。因为人都有安全的需要，出于这种需要，人们都希望自己可以把握周围环境，把握自己的交往对象。言谈中给予对方真实真诚，是取得信任的重要因素。真诚相待，表达的内容真挚朴实，感情的表现自然生动，交谈具有感染力。
言谈中，秘书应注意避免粗暴简单地说话，不讲假话、大话、空话;不讲不该讲的内容，更不误传信息;也不做不礼貌地随意打断他人说话的事;也不为了取悦人而阿谀奉承或只报喜不报忧;不随意承诺。
除此之外，与人沟通还应事先做些准备，譬如沟通对象是谁，沟通的内容有哪些，沟通的目的是什么，你希望达到怎样理想的结果，对方可能希望达到的结果，沟通的时间和地点，沟通时可能讨论的话题，沟通时如何表达和倾听，沟通时要注意哪些问题等等都须事先了解及计划。正所谓“知己知彼，百战不殆”。当然，还须协助上级处理好与客人沟通时的关系，细致入微、善解人意、有理有节;当上级对问题处理不当或有疏忽时，秘书应迅速给予适当的弥补，始终保持单位与客人间的和谐有效的沟通氛围。
2.态度庄重，用语礼貌，有涵养
态度庄重有礼，尊重他人，这在人际交往中可以确保交际交流畅通，并可自保自我人格的不受侮辱。
学会礼貌、得体地说好各类话。在客人面前不该说的话别说，在同事面前不该乱传达的话别乱传达，在领导面前不该多话的时候就别乱多话。且不搬弄是非，不讲同行同事坏话，更不要毁谤他人。也千万不能把自己以往的习惯性动作带到职场沟通中，尤其是在对外沟通时，不做无关紧要的小动作，如收看手机短讯、修指甲、打哈欠等。 3.言简意赅，准确得体，思路清晰
任何言语的交流，都要做到意思准确完整，讲述清楚明白。英国哲学家培根曾说：“交谈时的含蓄和得体，比口若悬河更可贵。”因此，秘书在交流中，要提前做好相应的准备，说话时在言语上有所区别，注意分寸。最好能以简洁明了的话语表达其意，让聆听者容易理解。深入浅出，通俗易懂，口语化，使用平易自然的基本词和常用词，语音准确，吐字清晰，语调自然流畅，有助于沟通感情，传递信息。
二、秘书口语交际的实践素养
由于秘书工作的承上启下的枢纽位置，以及其从属性、政策性、事务性的职业特征，因此伴随而生的是其职业口才特征：思想性强、实践性强、时间性强、涉及的知识面广。秘书要成为一名优秀的沟通人员，不仅仅是掌握一些沟通的方法和技巧，更重要的是要具有较高的职业素养、文化素养和内在素质。作为秘书应使自己的言谈体现如下的特征。
1.思想性强
秘书工作历来就是从属于某个企事业单位，其工作都是围绕一定的组织而展开，都是为了保证领导者的工作顺利和企事业单位工作的顺利进行。尤其是我国的秘书工作，都是为党和国家各级机关及企事业单位服务，为建设具有中国特色的社会主义服务，这就使得我国秘书工作具有很强的政策性和思想性特征，在其语言表达上体现出较高的思想政策水平。
2.实践性强
(1)针对专门业务实际。秘书在党政机关和企事业单位的承上启下、联系内外的枢纽作用，在决策中的参谋作用，在上级处理日常工作以及其他事务工作中辅助管理的助手作用，决定了秘书工作的绝大多数内容都是与本单位集体或职工个人的实际问题密切联系，这就使得秘书的口语表达内容必须直接针对本单位的实际和专门的业务。
(2)涉及社会实际问题。秘书的口语表达内容或直接或间接地涉及社会实际问题。社会经济的变革和发展，一些具体问题一定会在某些行业或基层企事业单位出现，秘书在向上级反映、向群众解释时必然触及社会存在的实际问题。所以，要对情况进行认真调查，积极面对，并进行慎重、积极有效的说明和解释。
(3)紧密联系本单位的业务。秘书工作的口语表达与本单位的业务活动联系紧密，这是秘书工作的从属性质、辅助功能所决定的。所以，其言谈交流的内容要围绕本单位的业务实际，贴切、实在。
(4)触及职工群众的具体问题。秘书口语交流的很多内容会触及到职工群众的思想及利益实际。秘书的日常工作会经常面对职工群众非常关心的福利待遇和技术岗位的安排等具体实际的问题，以及职工群众在思想上出现的各种各样实际问题，这也促使秘书必须围绕这些问题作有效的解释和说明。
3.时间性强
秘书工作的枢纽地位决定秘书口头语言表达的时间性强这一特征。一个单位的日常管理工作很多时候会由秘书来监督执行。所以，秘书在贯彻党和国家的方针政策和企事业单位的规章制度时要及时，在处理管理问题和专业技术问题时要有紧迫感，答复客户和内部职工群众反映的问题要迅速及时，在谈判等交际活动中更要快速有效地进行对话。
4.涉及知识面广
秘书是一种特殊的社会角色，他要像心理学家一样善于洞察别人，要像外交官一样善于处理各种交际关系。秘书工作的对内对外联系职能，决定了秘书在工作中要面对各种各样的人员，回答各种各样的问题，如涉及方针政策的，按章办事;涉及专业知识的，须熟练地运用专业知识宣传解释，以解决生产经营中出现的实际问题;涉及文化知识的，积淀丰厚，了然于胸，厚积薄发;涉及心理学知识的，摸准心理需求，了解和学会剖析他人性格心理，以丰富的心理学知识进行沟通协调，准确领会他人的意图，理解他人的立场，和谐融洽人际关系，掌握主动，知人善言，使谈话“正中下怀”。秘书的知识丰富，善于把握和展开话题，敏锐敏感，巧妙运用交谈的方法和技巧，在自然和谐的交谈中快速了解对方个性和性格，把握对方的心理及需求，使沟通交际和谐有效进行。
三、秘书口语交际的艺术
作为领导和各单位、各部门沟通的重要桥梁，秘书的能言、善言是不可忽视的技能。荀子说：“口能言之，身能行之，国宝也。”一个称职的秘书，不一定是一个演说家，但一定要能言、善言。说话是一门艺术，秘书口语表达更需要高度和境界。秘书只有具有良好的素质和素养，以其出色的口才进行交际和沟通，才能协调好关系，辅政参政，为工作的顺利进行打下坚实的基础，从而积极有效地推进工作。
1.善于倾听显诚意
倾听，是对他人的尊重，是建立良好关系的前提。认真倾听对方的述说，你会更深入地了解他人，了解和客观、辨证地看待自己。聆听越多，掌握的信息就越全面，就越容易与对方成为良好的谈话伙伴。善听是走向善说的捷径。在交际场中，能说会道的人不一定是善于交际的人，善于倾听的人才是真正会交际的人。会说的，有锋芒毕露的时候，也会有言过其实之失。静心倾听不仅没有这些弊病，而且还有兼听则明的好处。认真倾听、细心观察，有助于少作不成熟的评论，避免不必要的误解。美国杰出的女企业家玛丽·凯曾风趣地说：“一位优秀的管理人员应该多听少讲，也许这就是上天为何赐予我们两只耳朵、一张嘴巴的缘故!” 因此，要提高口语表达能力，良好的倾听习惯是前提。
(1)尽量不打断说话者的话题。在倾听的过程中，无论你有多么渴望一个新的话题，多么想发表自己的见解，都不要去打断说话者的话题，而是默默地先将自己想说的话记在心中，直到对方自己结束了说话，再接下去发表自己的见解。讲话者最讨厌的就是别人打断他的讲话，因为这很容易让说话者误解为你打断他思路是你对他的不尊重。
(2)巧妙表达自己的意见。面对面交流时，要认真倾听，不要表示出或坚持明显与对方不合的意见，不要表露出自己的不良情绪，哪怕有委屈也不要怨气冲天，耐心、同情的倾听会化解怨气而使人变得通情达理，因为对方希望的是听的人认真倾听自己的倾诉，或希望听的人能设身处地的为他着想，而不是给他意见。但可配合对方的证据，婉转提出你自己的意见，比如当对方说完话时，你可以重复他说话的某个部分、或某个观点如以“正如你指出的意见一样，我认为”、“我完全赞成你的看法”的答话回应，证明你是在注意倾听他所讲的话并有所赞成，使对方把你引为知音知交，之后可以婉转地提出“关于这个我还认为可以……”使对方容易接受你的建议。 (3)善于体察言外之意。一个聪明的倾听者，不能只是仅仅满足表层的听和理解，要用心，善于营造谈话时的轻松自然的氛围，促使对方积极交谈。善于从说话者的言语中听出话中之话、话外之音，从其语情、语势、微妙的肢体动作中发现隐含的信息，把握说话者的真实意图。只有这样，才能做到真正的交流和沟通。
(4)善于互动回应。当对方讲话时，要注意倾听，随时用语言或其他方式积极回应，给予必要的反馈。首先，要有诚心。要抱着谦虚的态度听。与对方交流时，略微靠近说话者，看着对方眼睛及鼻子的三角区域，维持五至十五秒的目光接触，用你关注的目光让他感受到你的尊重和虔诚，赢得他的赞许，获得他的信任，使其畅所欲言。其次，要有专心。要仔细地听而不要三心二意。如时不时地给对方一个微笑;赞成对方说话时，可以轻轻地点一下你的头;对他所说的话感兴趣时，展露一下你的笑容，用“嗯”、“噢”、“后来怎么样了呢?”等让对方感觉到你不愿漏掉任何一个字，确实在听和鼓励、对他所说内容的渴望;在对方话还没有说完之前，不要打断对方的话语。有了这样专注的态度，对方才愿吐露心扉。
2.恰当重复凸信息
无论是在接受上级批评，还是在听取客户介绍情况，当对方说完之后，都必须对双方所谈内容的要点加以提炼并重复一遍。特别是对重要工作、会议及商务约谈的时间、地点、金额等重要信息要进行再次核对，有效地避免差错，保证工作的顺利开展。
3.阳光微笑传温情
微笑是人与人之间最直接的表达，是传达感情的最直接的方式。西方有一句谚语：“只有用微笑说话的人，才能担当重任。”人际交往是一个互动的过程，当你面带微笑，对方也会不自觉地被你感染，不由自主地喜欢上你，开始也对你微笑，心情愉悦，交谈的氛围融洽和谐。微笑可以拉近人与人之间的距离。工作生活中遇到困难，用微笑去处事应变往往就能解决许多难以解决的问题，带来成功。
4.真诚赞美融真情
莎士比亚曾说：“赞美是照在人心灵上的阳光。”心理学家威廉·杰尔士也说：“人性最深切的需求就是渴望其他人的欣赏。”赞美就像协奏曲，那和谐悦耳的声音让人如痴如醉;赞美就像润滑剂，可以调节相互间的关系;赞美如同和煦阳光，让人们感受人间温情。每个人都希望获得别人的肯定，并据以确认自己的重要性，因此，内心都非常渴望他人的赞赏。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。邱吉尔说：“你想要其他人具有怎样的优点，你就要如何地去赞美他。”所以秘书在交际交流时，不要吝啬赞美。
人人都喜欢被赞美，但赞美要恰到好处。由衷的赞美给对方带来愉快以及被肯定的满足的时候，你也享受到了一份喜悦和生活的乐趣，这是非常难得的感觉。真诚地赞美来自内心深处，是心灵的感应，是对被赞美者的羡慕和钦佩，能使对方受到感染、产生共鸣。真诚、发自内心、友善、无私的、适当的赞美，既给对方带去快乐，赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持，帮助我们做好工作，愉快生活。
5.幽默谈吐促沟通
幽默是社交的润滑剂，有时一句幽默的话就会使尴尬沉闷的场面得到解脱。人际交往中双方为了某一个问题争执不清而影响了正常的工作进程时，秘书打圆场的说辞“我们大家是为了共同的利益的，那么就让我们先谈谈共同点吧”，往往就会使谈判进展很顺利，彼此的见解也便会磨合。
但工作中，秘书要恰当地使用幽默，因为秘书这一特别的职位决定了秘书的特殊身份。秘书是单位的“窗户”，接触的人多，为人要稳重，思维要敏捷，处世要干练。有业务员谈生意就是要见老板，而推销业务其他主管也有权拍板决定。秘书这样说：“对不起!我们老板很忙的，日理万机，现在没时间接待你。你这事找我们专属的主管就可以了。”业务员还是不依不饶，说：“你们老板一天做一万件事，我想那么他也不会多我这件事的啊!”秘书微笑说：“很抱歉，在你还没到来前，我们老板已经做完一万件事了。”业务员听后笑着知趣地就去找主管了。在这里秘书用了一个小小的幽默就为老板挡了不必要的麻烦，同时又没让外人有这个企业服务态度差的印象。
沟通就是维护对方面子的艺术，从心理上说，谁都不愿意自己的行为受到他人的强制或干预，过于直接的或赤裸裸的威胁，那样只会导致对方产生逆反心理。幽默的沟通语不仅能体现秘书的文雅、和蔼，也能给他人带去尊敬和心理的舒适，博得他人的好感和谅解。
6.委婉拒绝好形象
秘书工作并不是领导说什么就要全部听话或答应去做。同样的，当客人或同事提出不合理的要求，单位或秘书个人不能去做或并不能完全做到的时候，也要学会委婉礼貌地拒绝，并说出不合理之处。在拒绝的时候态度要明确，不含糊，有的事情必须要有原则。但讲述的过程中要尽可能地讲明原因，并真诚地表示歉意，而不可出口伤人。这种婉转拒绝的艺术，在保护他人面子的同时，也保护了自己的形象。
7.快慢适宜好节奏
说话时掌握合适的节奏，是实现有效沟通不可缺少的。优秀的秘书通常会通过停顿来调整说话的节奏，正常语速的讲话过程中的适当停顿能引起听话者的注意，有意的重音强调也能使听话者及时把握内容的重点。不管是秘书还是上级，每天都非常忙碌，为了节省时间，秘书在向上级反映情况或汇报工作时，总是希望快点把话说完，而忽视了上级是否在听，由此使得工作的开展遇到阻碍。所以，说话速度的快慢节奏，需要合理地把握。
总而言之，说话是一种技能，也是一种艺术。当今社会是一个讲究人际沟通的时代，这是一个以口才赢天下的时代。俗话说，语表人意，言为心声。语言是人类有效的沟通工具，尤其是秘书开展工作的有效工具。语言是人类表达思想的载体，是人类繁衍至今凝炼积淀、不可或缺的成功智慧。秘书的人生在社交中度过，话语交流伴随着每一刻，好的话语是生活的调味剂，是事业的推进器，是家庭的和谐曲，也是实现自我的凯旋曲。因此，秘书必须掌握好说话的艺术，让成功的交流推动事业和自己成功的步伐。
参考文献
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《浅谈行政秘书的职业道德》
【摘要】：行政秘书道德状况的好与坏，将直接影响行政机关的行政效率。因此从我国目前行政秘书的职业道德现状出发，通过分析其存在问题的原因，从主观和客观两方面提高行政秘书的职业道德，对于我国行政机关提高行政秘书的工作效率具有重要的理论意义和现实意义。
【关键词】：行政秘书; 职业道德
一、我国目前行政秘书的分类及其职业道德现状
职业道德是行政秘书从事日常工作、行使公共权力等管理活动过程中必须遵循的道德行为规范。据北京《中华秘书网》抽样调查统计，我国秘书队伍有1000万人。其中：行政秘书占百分之三十左右。[1]行政秘书，主要指在各级行政机关、国有企事业单位中，从事办公室事务管理，为领导机关提供智力服务的人员。[2]从专业分工看，有文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外事秘书、生活秘书等。从管理能力角度看，可分为高级秘书、中级秘书和初级秘书。高级秘书，属于管理层人员，可以参与政务，深入决策过程，是领导的参谋和助手;中级秘书，一般指文字秘书，负责起草文件、办理公文、整理信息等工作;初级秘书，指从事办公室日常工作事务的秘书。
我国目前行政秘书的职业道德现状主流是积极的、进步的。这表现在：
1. 法制观念增强。中国历史上几千年的封建统治，导致了中国人民对于民主与法制的缺失。中国共产党从成立的那天起就强调民主与法制的重要性。特别是十一届三中全会以来，我国实行改革开放、建立和发展社会主义市场经济，崇尚法制，依法行政观念得到强化。社会主义市场经济本身就是法制经济，建立健全社会主义法制，是社会主义市场经济有序进行和健康发展的必要前提。社会主义法制的逐渐完善，使得法制精神逐渐渗透到社会活动的各个方面。国家的各级政府机关、企事业单位及各级高校的行政秘书人员普遍意识到：遵纪守法、依法管理，是从事秘书日常工作和行政管理的重要道德标准。
2. 道德观念更新。改革开放的深入和市场经济的发展，使得一些旧的道德观念受到了很大的冲击。与此同时，又形成了一些与市场经济相适应的新的道德观念。行政秘书的道德风貌也随之发生了新的转变。表现在：竞争意识增强、效率观念强化。竞争是市场经济必然存在的特征。社会竞争是人们在市场经济社会中生存的基本方式。竞争产生了压力，焕发拼搏、开拓、进取精神。在公平竞争的基础上，有能力者脱颕而出，受到重用;没能力者无所作为，被社会淘汰。在优胜劣汰环境中，人们的信誉观念、效率观念得到加强，拓展了思想境界，道德观念得到更新。
3. 道德价值感强化。正确的价值导向，讲公德的道德环境，与社会主义市场经济相适应的道德观念，使得社会主义市场经济能够健康发展。新形势下的行政秘书人员，大多数具有较高的道德价值观念。普遍认为发展社会主义市场经济，不许与道德伦理上有所背离。大多数行政秘书能够立足本职工作，以高度的责任感，勤勤恳恳地为社会主义现代化事业作贡献，为祖国增光添彩，为人民建功立业。这反映了广大行政秘书的职业道德和对人生价值的追求。
但在看到我国行政秘书职业道德积极一面的同时，也要看到市场经济给我们带来的消极的一面。市场经济对利益最大化的追求，客观上也存在着非道德和不道德的可能性。这就使得行政秘书的道德建设出现了某些误区。主要表现在：
1. 责任意识淡薄。由于行政秘书本身工作的特殊性，党政机关、企事业单位及高校的行政秘书不仅要处理办公室业务，还有会务安排、调查研究、协调、监督、信访等工作，这就要求行政秘书要具有较高的工作责任意识。但有些秘书对行政道德缺乏深刻认识，在行使各种责任时，掉以轻心，缺乏"以人为本"和为人民服务的思想，高高在上，傲视群众，"门难进、脸难看、事难办"，对工作不能全身心投入。
2. 腐败现象滋生。在市场经济大潮中，贪污腐败现象也如影随形地在少数行政人员中出现。有的人禁不住金钱的诱惑，权欲、物欲恶性膨胀，走上了贪污腐败的不归路。如原河北省委书记程维高的秘书李真、原上海市委书记陈良宇的秘书秦裕、原安徽省池州市政府原副秘书长孙靖、原广西壮族自治区贵港市委秘书长高二刚等一些人，为了满足一己私欲、利用手中握有的权力收受巨额贿赂，最后身败名裂。
这些问题虽属"支流"，但极大地影响了党政机关的形象，导致了机关权威的流失，在人民群众中造成的负面影响不可低估。
二、行政秘书职业道德存在问题的原因
行政秘书职业道德缺失的产生，有主观、客观等方面的复杂原因。
1. 市场经济的负面冲击和影响。发展社会主义市场经济是我国经济体制改革的根本目标，市场经济为我国的经济发展和现代化建设注入了强大动力。但市场经济本身是一把"双刃剑"，它既有积极的一面，又有消极的一面。它崇尚公平竞争，又崇尚重利性，容易导致人们陷入拜金主义的误区，对行政秘书人员的心理产生冲击和影响。
2. 职业道德建设滞后。目前，我国行政秘书还没有一个完善的道德标准，职业道德建设的体系还不规范，道德建设的体制还不健全，缺乏道德评估和道德监督部门。一些行政单位的道德约束力还不够，对秘书人员的道德约束往往停留在口头上、纸面上。职业道德建设的滞后，直接影响着行政秘书人员道德素质和道德水平的整体提高。
3. 监督机制不健全。防止权力恶性膨胀的主要手段，是拥有严格的监督和约束机制。一味的进行思想政治教育，希望行政秘书主观上对自己的行为有所约束，而不进行合理的监督，这在一定时间内可能有效，但从长远看，效果不佳。而且，目前的监督工作还有许多不足，事后监督多，事前监督少，缺乏"主动主击"。建立、健全监督机制，是当前加强秘书职业道德建设的当务之急。
4. 缺乏对贪污腐败现象的正确认识。为什么贪污腐败现象屡禁不止，为什么已有前车之鉴而有的人还要以身试法?这除了各级行政机关缺少对贪污腐败警示教育的客观因素外，从贪污腐败者主观上讲，由于利欲澎涨，思想脱离正轨，政治上阳奉阴违，当面一套，背后一套，弄虚作假，欺骗领导，欺骗群众，导致思想道德滑坡，陷入贪污腐败泥坑而不能自拔。
三、提高行政秘书职业道德素养
(一) 从行政秘书主观上讲，应有高尚的政治品德，具备以下一些职业道德素养：
1. 默默无闻、无私奉献。行政秘书，一般处于领导的身边，办理上级机关下达的文件，向有关部门或下级机关传达相关文件精神，为领导撰写、整理各种书面材料，为领导外出行程做具体安排等一些日常工作。行政秘书的工作成果，往往以领导人或机关的名义出现，自己很少有署名和抛投露面的机会。作为一名优秀的行政秘书，要具有博大的胸怀，不把名利看得过重;要甘当无名英雄，默默无闻，无私奉献地做好本职工作。
2. 廉洁自律、克己奉公。行政秘书处于各级党政机关、企事业单位的枢纽地位和要害部门，廉洁自律至关重要。中、初级行政秘书虽然权力较小，但其接触权力的机会很多。如果不能控制自身的权力欲望，很容易导致行政腐败。因此，作为行政秘书要廉洁自律，不能擅用领导名义耍特权、办私事，搞不正之风，牟取私利。
3. 戒骄戒躁、平易近人。行政秘书根据领导授权，经常代表机关、单位出面协调工作，办理各种事务，人们常把他们视为机关、单位的代言人。行政秘书待人处事的态度，往往关乎单位的声誉。因此，作为行政秘书，做事要戒骄戒躁，把自身放在恰当的位置。出面协调办事，要把握领导授权的"度"，不在授权之外自作主张，越权办事;不以"二首长"自居，以势压人;处理矛盾要说服、疏导，不指手划脚;要平易近人与群众相处，增加群众的亲近感。
4. 恪守秘密、提高警惕。行政秘书保管着机关、单位的重要文件，经常参加机关、单位会议，涉及重要工作秘密。一定要做到恪守机密。这要求行政秘书人员具有较高保密观念，提高保密工作的自觉性和自律性，随时提高警惕，维护机关、单位的利益。
(二) 从行政秘书客观上讲，相关行政部门应加强对他们的思想道德建设，做好以下一些基础性工作：
首先，加强行政秘书人员的思想道德教育。思想道德同法律、制度约束来比，本身强调的是一种发自内心的自律行为，它是行政秘书遵纪守法的基础和保障。只有经过良好的思想熏陶，才能摆脱对物欲的诱惑，才能在现有不健全的法律和监督机制下，约束好自己的行为，不用手中的权力谋取私利。
行政秘书良好的职业道德最终依赖于科学的人生观、世界观、价值观的确定。加强思想道德建设应从两方面入手：第一，加强理想信念教育。经过20多年的改革开放，我国的经济建设已在世界和平崛起，但不能因为综合国力的增强，而放弃对共产主义远大理想的教育，反而应该加强这方面教育。[3]共产主义信念教育不仅能加强行政秘书的自身素质，还能帮助他们看到社会主义初级阶段的优越性所在，自觉地维护社会主义事业的发展。第二，加强为人民服务、责任观念教育。应让广大行政秘书清楚看到，是谁给了他们的权力?他们应该为谁负责?只有正确地认识权利，才能正确地使用权力，从而树立全心全意为人民服务的观念，，增强行政秘书的政治责任感和道德责任感。
其次，加强法律制度和监督机制的建设。行政秘书的职业道德建设，只依靠秘书自身的道德约束、自律是不够的，还应出台相关的强制性法律措施。我国目前还没有这方面的法律文件，但这不意味着没有存在的必要。将行政秘书的职业道德法律化、制度化，对于提高行政秘书的职业道德，保持其清正廉洁、克己不公、依法行政、恪守机密等具有重要的约束作用，可以有效防止不道德行为的滋生和蔓延。
第三，借鉴国外行政秘书职业道德建设的经验。中国行政秘书的职业道德建设，是与中国特色的社会主义政治制度结合一致的。但并不意味着可以闭关自守，闭门造车。国外成功的职业道德建设经验，也可拿来为我所用。完善的职业道德监督和惩处机制，是一个国家职业道德建设成熟的标志。它一般具有以下几个特点：
(1) 有严格的惩处机制。对违反职业道德的行政人员应当承担的责任明确、具体;(2) 有独立的道德监督机关。如职业道德委员会之类;(3) 有严密的惩罚程序。监督机关如发现有违反职业道德的行为，会对其进行调查，经确认后，提交给上级机关或司法机关处理。
当然，借鉴国外经验，并不是拿来照搬。应该结合我国的实际情况，在实践中不断摸索和完善。
参考文献
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[2] 夏书章主编. 《行政管理学》(第三版)[M]. 高等教育出版社, 2006.
记住老板说的每句话 秘书不再是“花瓶” 角色转向执行人 作为一个现代企业的秘书人才，不仅要具备基本的职业道德、社交礼仪、办公室日常事务处理技能、掌握一门外语、各类公文写作以及档案管理等技能，还要了解有关公司法、合同法的法律法规，熟悉经济管理、理解企业文化，有的甚至要具备驾车、跳舞、精通各种体育项目等各种特有素质。可见，一个合格的秘书人才对企业来说是很重要的角色。 与过去相比，秘书人才不再是人们想象中只会陪老板开会、吃饭、花瓶似的人物了，而可以说是公司中立汗马功劳的人。在公司中，秘书起着承上启下的作用，既能够正确理解老板的意图，处理老板交给的琐碎工作，又能够为员工服务，及时向老板反映员工的需求。在老板与员工间做好纽带工作，处理双方之间的问题时要非常灵活，替老板过滤最重要的事务。但是秘书不是决策型角色，而是辅助型角色，所以要适当把握好这个度，这样才是一个合格的秘书人才。 原先，秘书完全是作为一种协助型工作，现在其素质要求的变化就是：要有职业操守和职业人格，能够急他人所急，能够克己为“公”，为经理着想，为他人着想。而目前，秘书的职责变化已经由协助型的角色，转为执行人的角色。同时，秘书的功能也发生了变化：已经从原先的执行岗位，向现在的执行的功能型转变，而现在秘书的能力可能是一个职能、一个部门，甚至是一个团队；从能力上来说，原先秘书就是秘书，现在变成了各种层级的秘书，比如说最高层级的有董事会秘书，相当于高级经理人的职位。 做一个优秀秘书 应具备两项基本素质 做一个优秀秘书，首先要看他在哪个行业、为什么样的企业服务，不管做什么，最基本的素质有这么几个：一是执行力，一是判断力。因为，秘书是离公司管理层最近的人，但不等于管理者，他们怎样执行管理中一些具体的环节和步骤，要帮助管理者协助管理者做决策。在协助决策的过程当中，秘书个人主观的判断和决策是没有的，必须要不折不扣地支持管理者来做出决策，所以执行力是一个优秀秘书必备的一个基本素质。 举个例子来讲，比如工作当中有一个管理沟通会议，这个沟通会议并没有确认这个信息可以向外发布，秘书听到了，这时他需要进行判断，对于那些不能向外公布的信息，这些信息对他来说，也只能当做完全不知道的信息。 另外，做一个优秀秘书要有好的判断力。有些事情可能由于秘书的介入更好地支持了决策。譬如说，秘书最了解自己主管的个性了，如果主管带了情绪做了某些判断，和其平时的判断风格不符合，就需要秘书做出提醒。如果一个判断力强的秘书，就可能在这个过程中延缓某个文件的发送。也许就是这个故意延缓了信息发送的举措，使上司规避了可能发生的错误。 另外，既符合自己职业操守，又能很好地协调与决策人之间的微妙关系，这样的秘书是受管理者青睐的秘书，这点来讲，秘书的素质是来自两个方面积累的，一个是自身人格素质不断修炼的过程，第二个是来自个人职业操守素质的不断完善，这个完全依赖于秘书个人的诚信。而这都是秘书培养自己素质的核心动力源。不要与老板争论 不要讲你的看法 做大公司的高级秘书，首先是外语能力，同时还要有会议管理能力、时间管理能力、心理承压能力、沟通能力、协调能力、组织策划能力、谈判能力、演讲能力。 很多人认为，跨国企业的秘书、助理的职位太容易做了，只要会说几句英语，会打打字就完全可以胜任。其实不然，现代社会生活、工作的节奏都非常快，公司对职员的要求相应也都非常高。他们把每个职位的工作描述、个人发展计划和目标设定三个系统用能力给串到了一起，变成了一个系统进行了整合。 英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇说，她一直在做涉外秘书，她的感受是做高级秘书英文要很好，包括所有的听、说、读、写。曹薇说：“有的时候，我需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的判断力了。” 还有，她需要有能力知道、领会老板的意思，要有应变能力，有时可能老板自己都不知道他真的想做什么，需要秘书提醒该做什么。曹薇认为，再高级的秘书也应该很人性化。她刚做秘书时曾经认识了一个很资深的秘书，他告诉自己：“要记住你老板说的每一句话，不要与他争论，或者告诉他你的看法，你要做的是记住他的每一句话。你要能够让他省下很多精力，放在主要的工作上面。” 做老板助手 不当长舌妇 和高高在上的老板相比，秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工，了解来自第一线的信息反馈。和一般的部门主管比较，和管理层天时地利的接近优势，使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会，从这点上看，老板在决策过程中，多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。值得注意的是，秘书在做好管理左右手的助理工作中，更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用。 另外，经理主管们性格各异，有的喜欢独自思考问题，有的喜欢同别人一起商量，秘书在参与老板管理决策的过程中，一定要注意适可而止，因人而异，不可越位。 求老板信任 别做马屁精 作为老板身边的人，他们有更多的沟通和展示自我的机会，也和老板有更多的非工作性质的社交活动机会，因此他们比普通职员和老板的关系更融洽。但是，凡事说两边，秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并没有时间顺序，而秘书要分清轻重缓急，庆典安排、展览会、记者见面会、座谈会、客户会见等，哪个在先哪个在后，如何为上司安排，全看秘书的眼力见儿了。一个成功的秘书必须与老板形成默契，学会有效的沟通，赢得老板的信任并与之愉快相处，这是秘书必须具备的基本职业素养。智联招聘的职业专家分析，不同上司的气质、性格、习惯、要求、喜好和能力等千差万别，秘书要搞定和上司的关系，是做出来的而不是拍出来的。如果你打文件拖拖拉拉，办事情丢三落四，留信息走弦跑调，写文章词不达意，出建议云里雾里，恐怕做秘书的日子就不多了。 怎样成为一名高级文秘人员随着经济的发展和企业观念的提升，一个特殊的白领群体出现：她们外表靓丽，谈吐不俗，气质高雅，甚至能讲一口流利的英语，对外善沟通，处理事情游刃有余，对内则巧处理，复杂琐事安排妥帖。她们不一定都很年轻，但却都拿着令人羡慕的高薪，她们就是日渐吸引人们眼球的高级秘书；她们正以其出色的能力一扫过去的花瓶形象，成为上司的好助手，公司的好管家。 年轻漂亮不再是首选 在过去很长一段时间内，企业在招秘书时往往为了满足老总的虚荣心，不看重文化程度和能力，只要年轻漂亮能带得出去即可，秘书扮演的不过是花瓶角色，其工作无非是端茶倒水，做一些迎来送往的接待工作。 近几年，随着社会经济的迅速发展和商业结构的改变，老板文化层次也有了较大提升，对秘书的要求也不再满足于年轻漂亮和做杂事这种低层次的需要。越来越多的企业认识到找一个徒有外表而没能力的秘书已经不能满足企业发展的需求。他们在选择秘书时，更看重能力，如会英语、会写作、具有较高的沟通和社交能力等，对形象的要求反而退居其次。 在国外，秘书年龄大于老总的屡见不鲜，甚至一些企业还认为50岁的秘书更精明，丰富的阅历让她们有很好的应变能力，处理事务更加得体。在我国一些发达地区，高级秘书大都介于30~40岁中间，年轻漂亮已经不再是企业挑选秘书的首选。 分清轻重，把握尺度 作为秘书，替老总安排一天的工作非常重要，有的还要提前安排一个星期甚至一个月的工作，包括文件起草、来访接待、电话记录、会议安排等，工作杂而具体，繁琐细微，而且不能出丝毫差错。如果处理不好，轻则造成不必要的误会，得罪客人，重则影响到生意的流失。这就要求秘书懂得科学合理安排，分清孰重孰轻，帮助领导梳理好架构，安排好日常工作细节。 一般来说，秘书的性格要内敛，处事冷静，如果大事出现遗漏，工作就会很被动，每件事的处理先后要勤动脑，做到既能替领导分忧，也要利于老总做出判断，另外也要学会处理人际关系，把握一定的分寸，并处理好与领导的私人关系。 合理进行角色转换 通常来说，秘书的职业生涯并不长，一般就三五年，但并不是说这三五年之后秘书就没了饭碗，对那些只凭美色获得这个位置的女孩可能会是这样，但是凭能力取胜的秘书往往还会抓住机会，合理进行角色转换。
