在现代企业发展中,文秘岗位得到了越来越多企业的重视,这是由于文秘岗位不仅关系到企业的日常办公效率,而且还起到了很好的推动部门之间衔接与联系的作用。下面是我为大家整理的文秘专业论文，供大家参考。
摘要： 对于文秘行政管理能力的培养是非常重要的，不仅对于企业目前的生产经营有所影响，对于企业未来的发展也有着一定的影响，企业必须要对文秘行政管理能力的培养给予高度的重视。
关键词：文秘;行政管理
文秘是企业众多岗位中的一种，文秘岗位对于企业的发展和企业的正常运转有着不可忽视的影响，能够将上级领导的决策有效的传达，同时也是领导与企业员工之间的重要纽带。文秘能够加快企业的制度建设和完善，能够促进 企业管理 水平的提升。如何使得文秘行政管理能力得到有效的提升，已经渐渐成为众多企业都非常关注的重点内容，要科学的、合理的、规划的对文秘的行政管理能力进行培养，将其具有的最终最大限度的发挥出来。
一、文秘的定义和特点
文秘在新时期有着多种定义，站在职业的角度，文秘就是从事文书以及秘书事物的岗位。在工作人员的角度对文秘的定义进行解析，文秘就是从事文字书写，并且承担着日常接待工作的人员。根据不同的情况，文秘指代的定义也有所不同，可以说是文秘岗位，也可以说是文秘工作人员。本文研究的是文秘工作人员，也就是承担着文字书写和接待任务的工作人员。文秘展现的特点有真多，可以概括性的分为以下内容，首先就是职业性，职业性是文秘最为鲜明的特点。其次就是对于其工作人员的能力有着多样化的需求，对于文秘人员来说不仅仅需要具有良好的文字表达能力，同时还要具备一定的口语交际能力，这样才能够将文秘工作的特性展现。还有公共性，文秘工作的开展需要从企业的全局考虑，其中包括对于企业各个部门之间的协调工作，企业对外事务处理等等，这些工作都是具有强烈的公共性的，同时也将文秘工作需要具备的公共性展现的淋漓尽致。
二、文秘行政管理能力培养的作用
1.有利于增强文秘人员的工作效率。
文秘行政管理能力的培养，能够帮助文秘人员学习相应的行政管理技巧，并且将学习到的行政管理技巧应用到实际工作中去，对于提升行政管理工作效率有着十分积极的影响力。文秘经常是被看成文职工作人员，所以对其行政能力的培养在企业中常常被忽视，同时也是的文秘工作人员承担的实际工作都是较为基础的，对于文秘人员行政能力的培养有着十分不利的影响。通过对企业文秘人员落实行政管理培养，能够使得文秘人员的综合素质可以得到提升，并且达到提升文秘工作质量和工作效率和促进企业发展的最终目的。
2.有助于增强文秘的书写能力。
对于文秘的日常工作来说，很多工作都是与书写有关的，但是以往企业对于文秘书写能力的培养并没有给予太多的重视，这样导致文秘人员本身具有的书写能力没有得到实际的提升，文秘书写工作存在的较多的缺陷。对文秘人员进行行政管理能力培养，使得理论知识与实践活动进行有效的融合，同时也会促进文秘人员书写能力的提高。文秘精元经过培训后，能够将所学习到的理论知识和各项技能应用到自己的实际工作中去，对于提升书写工作质量有些积极的影响作用，同时还能够将文秘书写工作具有的价值良好的呈现。
三、文秘行政管理能力培养策略
1.开展行政 管理知识 培训。
对于文秘行政管理能力培养工作的落实，需要依据文秘工作的实际情况，对文秘人员进行相应理论知识的 教育 和引导，以培训为基础点对文秘的行政管理能力进行培养，最终使得文秘的行政管理能力得到切实的提升，采用课堂讲述的形式对文秘行政管理能力进行培养。文秘归属的企业或者单位需要科学的、全面的、合理的制定文秘培训课件，并且派遣专门的人员对培训工作进行负责，在培训课堂开展过程中将大量的理论知识传授给文秘，使得文秘人员的理论知识基础越来越为扎实，这样其具有的行政管理能力才能够得到提升。当然不能仅仅是注重培训，对于考核也需要给予相应的重视程度。当培训工作完成后，需要对文秘人员的学习情况进行综合性的考核，明确文秘对于培训知识的学习以及掌握程度，对于考核没有达到相应标准的文秘人员，需要该人员继续参与文秘理论知识培训，直到对于知识的掌握程度达到相应的标准。
2.建立行政管理技能实践平台。
除了应用培训的方式对于文秘文员的行政管理能力进行提升，同时还可以通过工作实践的方式提升文秘的行政管理能力。企业可以建立和完善行政管理技能实践平台，为文秘人员提升实践操作的空间，在实践中积累 经验 ，在实践过程中使得自身的能力得到提升。企业为文秘人员提供相应的实践岗位，通过大量实践工作操作使得文秘人员的行政管理能力得到提升。企业或者是各个单位需要结合内部机构的实际情况，为文秘人员提供相应的行政管理岗位。文秘人员在岗位工作实践过程中，运用自己的专业知识和掌握的专业技能进行各项工作的开展，使得个人可以充分的融入到企业或者单位组织中去。同时企业行政管理能力较为优异的工作人员需要创建一个评定小组，对于处于文秘实践岗位上工作人员的表现进行客观性的评价，指出该人员在工作中存在的严重问题，并且提出相应的合理化的意见和建议。文秘人员虚心的接受指导性的意见和建议，并且对自身的岗位行为进行深入的 反思 ，明确自身的不足，并且根据学习到的改善 措施 对自身的岗位行为进行调整，使得自身的岗位行为可以不断的进行优化和改良，最终达到提升行政管理能力的最终目的。
四、结语
对于文秘行政管理能力的培养是非常重要的，不仅对于企业目前的生产经营有所影响，对于企业未来的发展也有着一定的影响，企业必须要对文秘行政管理能力的培养给予高度的重视。培养工作的开展不能太过于盲目，要根据市局情况，使得文秘行政管理能力的培养具有针对性，理论知识与岗位实训进行有效的融合，使得文秘的行政管理能力得到切实的提升，保证企业的正常运转，促进企业的高速发展。
参考文献
1、基于规范化的文秘与档案管理的衔接问题研究孙大松;品牌2015-03-24 14:411
2、关于做好文秘和档案工作的几点思考肖健;企业改革与管理2015-02-251
摘要：中职文秘专业实践教学模式的建构要在校内构建课堂实训、实训室实训、校内见习三位一体的模式;在校外体系之中建立校外见习、竞赛活动、 毕业 实习的模式，全面提升实践教学效果，实训实践教学的改革与体系构建。
关键词：文秘;实践教学
一、中职文秘专业实践教学困境改革方向
梁启超曰:穷则变，变则通。要想让秘书行业教学适应市场发展，文秘就必须结合实际深化改革。为了解决当前中职文秘专业实践教学的困境必须尽快明确文秘专业实践教学的改革方向，通过教学改革解除当前困境。
(一)任务驱动
任务驱动的“教与学”的方式，能为学生提供体验实践的情境和感悟问题的情境，围绕任务展开学习，以任务的完成结果检验和 总结 学习过程等，改变学生的学习状态。任务驱动教学模式有助于培养学生的创新精神和实践能力，利用任务驱动教学模式的过程中，学生完成一件件任务，利用学习过的知识的同时还需要开动脑筋，大胆想象，自己动手实践，自己探索。在开展任务驱动教学的过程中，教师要秉承“活动主导、任务驱动”的课堂实践教学法。参考现代教学理论，结合课程教学实践，探索出符合应终身学习思想和学生实际的即以项目任务为驱动，整个教学围绕任务的解决展开。总之，任务驱动的教学方式能够激发学生学习新技能的积极性，由教师指导或者组织进行的任务分析是重要的环节，有助于学生解决实际的文秘工作问题。
(二)工学结合
我国高职教育就是秉承以服务为宗旨，以就业为导向，以培养生产、建设、管理、服务第一线需要的高技能人才为目标，走产学结合的发展道路的办学方针和理念。工学结合是一种育人模式，它是学习者的劳动和学习两种行为之间的合作，强调学校和企业的“零距离”，在学校和企业、学生和个人签订合作协议的基础上，职业院校和实习企业就共同担当起“顶岗实践”中的内容、形式、纪律、考核、评价等管理职能。工学结合的模式下，中职学校能够吸引行业、企业有丰富经验员工担任兼职教师，制定职业岗位标准、开发实训课程、参与校内外实训基地建设及指导学生实习实训，提供人才需求信息等。这种利用无形资源培养人才的模式，既为学校节约了大量财力和人力，也为学生今后的就业开辟了道路。
二、中职文秘专业实践教学模式的建构措施
(一)校内实践教学模式的构建
1.课堂实训。课堂实训的模式就是在课堂教学过程中全面推广模拟案例教学的方式，以这种方式来让学生运用实际的文秘知识，让学生尽快熟悉职业环境，把所学专业知识转化为实际运用，养成一定的职业技能技巧。例如:开展课堂实训的案例教学方式，请同学们解决“客人说着就要往里走。遇到这种情况秘书应该怎么做?”的情境问题，让学生进行讨论，然后找出和平探讨，和平沟通的方式 方法 。课堂实训的内容还包括许多技能的训练方式。例如:计算机速记实训活动的开展，让学生进行课堂竞赛，掌握基本技能的同时就是为了更好地完成以后的学习活动，让学生能够全面掌握技能的同时，最终形成专业能力。
2.实训室实训。为了更好地开展任务驱动的教学模式，中职文秘专业实践教学的开展必须要利用实训室。实训室就是指专门开展实践活动的教室，这里面主要是要进行秘书工作项目的单项训练与综合项目的训练。例如:在实训室内进行接待来访者的礼仪、接听拨打电话等情境的模拟，然后利用实训室中的数码摄像机录制下学生练习的过程，让学生能够看到自己的表现，作出相应的改变。其实实训室内的训练就是仿真的模拟训练，让学生能够在校内就能充分了解企业等各种机构的运作，运用学过的理论知识进行现实操作，起到理论与实践相结合的目的。
3.校内见习。校内见习活动是校内实践教学活动的重点，在具体的开展过程中，教师可以让文秘专业的学生到科研处、人事处、宣传处、各系部办公室等部门进行训练，让学生熟悉文秘工作环境与具体的工作内容，进一步强化秘书工作技能。但是在开展见习的过程中，需要注意:一是明确派遣的见习任务，让学生明确自己的工作内容与见习目的。二是要让学生独立完成文秘见习工作，这样学生就能够运用所学到的文秘知识，协助老师处理文档和教研室工作。同时，鼓励办公室的同事对学生的表现进行直接的指引，这样学生就能够很快地找出自己工作过程中存在的问题，从小事中锻练自己，争取提高自己。另外，学校的指导教师也要定期到学校各部门了解学生实习情况，解决实习中的问题，指导学生完成实习记录、撰写 实习 报告 。
(二)校外实践教学模式的构建
1.校外见习。校外见习活动要进行真实的企业内文秘工作。教师可以在每个学期都安排一定的校外见习活动，可以选择的岗位包括:办公室文员、计划部、采购部、业务部的工作人员等。在见习的过程中，教师要派校内指导教师进行全程跟踪指导和评价。同时，要联合企业设计相关的企业内部指导教师作出见习指导和见习评价。主要的评价内容就是根据学生的专业技能、合作工作能力、接待技巧等。例如:协助经理处理日常工作，包括客户来访的预约、 拜访 其他客户的预约工作;代经理起草一些简单的公文文书;将职员及客户反映的情况及时反馈给经理，让经理了解目前公司员工的精神面貌及所遇到的问题、困难，做好上下级之间的沟通等工作。总之，整体的训练过程中要重视工作任务的布置，请同学们进行整体见习，然后进行整体工作评价，最后再回到学校后进行经验推广报告。
2.竞赛活动。校外时间活动可以让学生参与相关的竞赛活动。例如:在校外场地组织开展“我爱文秘专业”的主题演讲竞赛，然后聘请企业内的管理人员辅助参与竞赛评委。让学生在竞赛的过程中能够提升自己的语言表达和沟通能力。又如:组织“秘书 面试 模拟大赛”活动。具体的组织过程中包括:第一，制作基本要求和面试技巧等书面材料，请同学们精心准备。第二，请专业人士讲解在面试时的基本要求及细节技巧。第三，参与面试表演，学生积极展现自己的文书写作能力、会务管理能力、组织协调能力、沟通能力、应变能力等。竞赛的活动场地、活动模式要越多样化越好。
3.毕业实习。毕业实习是毕业前对学生运用基础理论、专业知识、基本技能来解决实际问题和从事科学研究工作的基本能力的培养、综合训练的检验，是实现教与学、理论联系实践的重要途径。因此毕业实习活动的组织要特别受到中职学校的重视。一是要让毕业生能够充分认识岗位特征，由专业教师带队，结合理论教学，分若干个模块进行专项技能训练。二是通过各实践环节，让学生掌握文秘专业技能。在工作人员的具体指导下，在各个单位做文秘工作，要求能解决文秘工作遇到的问题。实习期间应抓紧时间完善毕业论文，与指导老师通过电话、手机、e-mail等方式保持联系，接受指导老师的指导与监控，为毕业论文收集资料。
三、结语
综上所述，中职文秘专业教学的优化必须要考虑到实践教学的重要作用，通过教学模式的改革，实践体系的构建实现教学转变。中职文秘专业实践教学模式的建构要在校内构建课堂实训、实训室实训、校内见习三位一体的模式;在校外体系之中建立校外见习、竞赛活动、毕业实习的模式，全面提升实践教学效果，实训实践教学的改革与体系构建。
参考文献
1、浅谈企业文秘工作王庆杰;天津经济2014-10-201
2、基于项目型教学法的 商务英语 教学模式探索——以文秘英语为例高琳;铜陵学院学报2014-08-151
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秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。下文是我为大家整理的关于文秘专业的毕业论文范文的内容，欢迎大家阅读参考!
浅谈高职院校教学秘书的工作方法
高职院校教学秘书工作的内容范围广、任务重、责任大、难度高，掌握科学的工作方法和技巧是提高教学秘书工作质量和效率的关键。高职院校教学秘书的主要工作方法和技巧有多样，笔者根据自己实际工作状况，总结出了以下三个方法，可以概括为三“巧借”。
一、巧借系部领导之力
教学秘书是系部领导的“口舌”，协助系领导进行“上传下达”，完成系领导交办的教学和行政管理工作。但是因为教学秘书在教学管理过程中面对的群体学历和职称层次普遍较高，相比之下，教学秘书群体则往往学历层次普遍较低，多为本科毕业生。于是会有部分人对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价。在工作传达和执行的过程中，可能会受到部分人的忽略和推搪，工作进度一再受阻。这种情况下，巧借领导之力，才是顺利完成工作的良策。
要想巧借，必须平时从点滴做起，在认真工作的同时，多与系领导沟通，积极主动协助系领导解决新问题,研究新方案，为系领导提供可靠的第一手资料,慢慢建立起领导对你的充分信任和大力支持，争取在年终考评或其他各项评比中获得一定的殊荣。看到系领导对你工作的高度重视及充分肯定，老师们也会慢慢受到感染，不敢再忽视作为教学秘书的你，自然慢慢会在老师当中形成对教学秘书下达的工作持着重视理解和配合的态度，工作的效率自然也能得到提升。
二、巧借辅导员之力
教学秘书工作的其中一个重要环节是学生方面的教学管理工作，跟辅导员负责的学生工作有着相似的部分。例如负责组织和安排学生进行期中和期末考试;负责对学生的成绩进行汇总、录入和提交;负责学生补考、重修的组织、安排和通知工作;负责学生英语计算机报级的组织安排、数据汇总及通知落实工作、负责调代课的学生通知工作;协助系领导召开学生座谈会，收集教学反馈意见等等。这些工作跟辅导员负责的学生工作经常存在着职能上的交叉，难以完全区分清楚。如果硬要划清界限，工作全部归属到任何一方，既伤害了相互之间的感情，也势必影响到工作效率。加强跟辅导员的沟通，彼此之间形成融洽的相互协助关系，巧借辅导员之力来共同完成一项工作，才是有效有质做好教学管理学生工作的关键。比如，要组织和安排一次英语和计算机等级报名和考试，在以下具体的组织程序中，教学秘书可以如此跟辅导员协助：
程序1通知学生在教学系统上录入报名，让辅导员负责;
程序2 报名截止后，从教务系统中导出报名数据，以及进行报名数据的初步整理，教学秘书负责;
程序3 收集已确认报名的同学们的电子照片以及收集学生报级费用，让辅导员负责;
程序4 上报考生数据到教务处，并到财务处上交考试费用，教学秘书负责。这样一来，教学秘书在报级这项工作中，加入了辅导员之力，比起独自一人完成，势必在效率质量都能得到很大的提高。
三、巧借“专业秘书”之力
“专业秘书”并不是高职院校的系部官方定下的职位，它只是率先在个别高职院校二级分配政策下，由系部根据教学管理工作的细化要求而自行安排的一个职位，它不作为一个独立的职位，一般由专业任课老师兼任，对其工作的报酬，由系部和专业适当给与补贴。目前“专业秘书”还没在高职院校的系部内广泛地存在，但我认为“专业秘书”的概念却是十分有必要推广，因为它在协助教学秘书完成各专业各项教学管理工作中起着不可忽视的作用。比如我所在的中山职业技术学院机械工程系，便是一个专业安排一名任课老师兼职担任“专业秘书”，她的主要任务是面向自己专业，对教学秘书下达的各项通知落实传达到本专业每一个老师，以及完成教学秘书要求的对本专业各项资料的收集和上交。因为“专业秘书”是该专业的任课老师，她对该专业的教学各方面工作比教学秘书了解得更多，做起事来自然事半功倍。随着系部的壮大，人员的增多，教学秘书工作量势必大量增加，如果拆分到各专业，原来由一个人做，现在变成5个人，6个人帮忙做(专业秘书数量视专业多少而定)，工作效率和质量的大幅度提高可见一斑。指定“专业秘书”，巧借“专业秘书”之力，无疑是提高教学秘书工作效率和质量的一个创新性办法
总之，教学秘书工作看似繁冗复杂，但是只要掌握了一定的方法和技巧，借助群体的力量，定能出色地完成本职工作，成为一名优秀的教学管理人员指日可待。
参考文献：
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试论企业秘书工作
摘 要：随着经济的迅速发展，企业的不断发展壮大，企业对秘书的要求越来越高，本文主要对新时期如何开展秘书工作进行论述.希望能为企业秘书更好的开展工作提供一些帮助，
关键词：企业;秘书;工作;素质
一、秘书工作的定义
何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作，各自为各自的领导服务，固守成规，局限性比较大。进入80年代就大变了样，党的十一届三中全会后的十多年，中国秘书工作有了飞跃性的发展。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。
二、企业秘书必须具备的素质能力
1.过硬的政治素质
秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具备有较高的政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法处理日常事务，不在工作中犯原则性、政策性错误。因此秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，特别要学好江泽民同志关于”三个代表”的重要思想，学习党和国家的路线、方针和政策，多了解国际风云，不断接受新信息，更新观念，用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去观察和分析问题，透过现象看本质，发挥好参谋和助手作用。
2.扎实的文字功底
有一定的文字功底是对秘书人员的最基本要求，撰写材料是秘书的基本职责。写作本不是一件易事，写好就更不易。一篇脉络清晰、用语简洁的作品，使人看后一目了然，但没有一定的功底不可能一蹴而就。公文写作作为一种特殊文体，无论从格式还是遣词用语，都有一定的规定，不像诗歌、小说、散文那样可随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的生活实践，深厚的文化积累，系统的写作技能，关键是要做到”三心”：一是留心写作。要务一行勤一行，注意各种结构和格式的作品，要细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用。二是潜心写作。秘书人员要有长期写材料的准备和习惯，自加写作压力，随时做好接受任务、写作材料的准备和习惯。三是用心写作。写作材料要专心专意，一丝不苟，精心写作，清楚自己写作时所代表的身份后，那种在思想高度集中下对事务方方面面的深思熟虑，具体到某个环节时所进发的独到见解，及对某些事务防患于未然的预见性想象，就如一位运筹于帷幄之中而决胜于千里之外的指挥官。切忌敷衍塞责、应付差事。
3.过硬的技术素质
随着现代化办公机具的普及，企业秘书肯定不能再满足于传统的工作方式和素质，试想一个现代企业秘书如果不会电脑、操作、不会复印、传真、不会接发电子邮件、不会查阅网上信息，如何能干好本职工作。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时代企业秘书工。
三、秘书人员工作意识的培养
改革开放的不断深入和发展，人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段，在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用，要加强秘书人员的职业素养建设，不仅要强化传统的服务意识、调研意识等，而且还要具有并增强自我意识、责任意识等，以适应市场经济和国内外形势发展的需要。
1.自我意识
秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受，它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点，但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体，特别是在改革开放的今天，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性;另一方面，今天的秘书人员多半受过较高层次的教育，他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识，何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此，作为一个秘书人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。
2.责任意识
秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。
在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异， “闻道有先后，术业有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会
高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识与气质的修养。
我国加入wTO之后，给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务给新时代的企业秘书工作者提出了更高的要求，秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神，从我做起，从现在做起，从小事做起，在工作中不断提高自身素质，完善自我，做一名合格的企业秘书。
现代秘书人员的综合素质要求越来越高，那么关于秘书素养的论文应该怎么写?下面我给大家介绍关于现代秘书素养论文的相关资料，希望对您有所帮助。
现代秘书素养论文
一、完备的知识结构
随着社会主义市场经济的逐步完善，对秘书人员的要求越来越高，这就要求现代秘书人员应该向复合型人才方面发展，所具备的知识结构应该系统化、全面化。
1、具备扎实的基础知识和理论知识
认真学习实践科学发展观，注重理论联系实际，在实践中不断进步。同时具备过硬的基础知识，掌握听、说、读、写能力，有扎实的文字功底，能够熟练地制作各种公文，掌握一门或数门外语。
2、熟练地掌握专业知识和专业技能
现代秘书必须通晓本组织的业务，熟练地掌握本组织的经营活动和发展战略，及时收集和处理与本单位相关的信息，同时应该熟悉各种法律法规，不越权、不失职。
3、广博的知识结构
现代秘书工作性质决定其涉及面广、接触的层面大，这就要求秘书人员要广涉各方面知识，包括社会科学、自然科学各个领域的知识。要尽可能掌握国际政治、金融、军事、公共关系、文学艺术等知识。
二、新型的工作技能
1、具备较强的调查研究能力和创新能力
在市场经济条件下秘书人员应该围绕组织的中心工作广泛地开展工作。调查研究是一项政治性、政策性、技术性都很强的工作，秘书人员要以认真负责的态度，勤奋踏实，耐心细致的工作作风，采取正确的方式、 方法 才能更好地完成任务。在调研工作中首先要围绕本组织工作的重点、难点，深人开展调查工作，写出书面的 调研 报告 ，作为领导机关科学决策的参考。
2、具备较强的综合分析协调能力
要提高对客观事物的观察能力和对具体问题的分析能力，就要求秘书人员无论是观察问题还是分析问题都必须以系统的观点作指导，从整体性原则出发，将诸多具有内在联系的能够反映整体的各种因素串联起来，从中提炼出可以体现整体精神的精要论点。综合协调是现代秘书的基本职能，较强的协调能力是对秘书人员高效地完成工作任务的现实要求。这种协调能力表现在:要讲究协调的方式、艺术、效果、效率。无论是对外关系的协调、对上下级工作的协调、对部门之间的协调，都应建立在平等的基础之上，善于运用简捷的方法，力争短时间内处理好各种矛盾，以达到事半功倍的效果。
3、具备现代信息的收集与应用能力
秘书人员收集信息要围绕本单位、本部门的管理、生产、经营和服务活动展开，要根据本单
位的实际情况从多个 渠道 ，采用不用的方法全面收集多方面的信息。秘书人员收集信息的范围很广，不同的单位，不同的部门，信息收集的内容也不一样，一般包括:_七级信息、平级信息、内部信息、社会信息和国际信息等。秘书人员可以通过观察法、问卷法、询问法、网络法、交换法等方式进行信息的收集。随着现代办公自动化的发展，以计算机管理信息系统为基础建立起来的决策支持系统，有效地提高了领导的决策能力。这些现代办公设备的使用，有效地改变了秘书手抄手写的手工劳动方式，极大地提高了办公效率和管理水平。
三、具备善于与领导沟通的技能
秘书是在领导者身边辅助领导决策，帮助领导处理日常事务的工作人员，具备善于与领导沟通的技能尤为重要那么，他们应该具备哪些技能呢?
1、不找借口，多方沟通
作为秘书人员，对于领导交办的任务，应按时完成，不找任何借口推托无论做什么事情，秘书都要记住自己的工作职责，对于领导交办的工作，不能用:做不到、不可能、我不干等词语，要用让我来、我负责、没问题等词语并且力图把交办的事情办好这样才能体现秘书的工作能力，由此，领导也乐于把重担交给秘书来挑，秘书就会在锻炼中不断提高工作能力
秘书与领导沟通的方式多种多样，可以是书面的，可以是口头的，也可以是电子形式的所有的沟通方式，都要措辞准确、谦虚、礼貌。尤其是语气要平和、声音适度。
2、抓住重点，及时反馈
秘书人员每天都要处理大量的信函、接听许多电话，由此便储存了大量的信息，这就要求秘书人员要将重要的信息及时反馈给领导。作为秘书，在向领导汇报工作或反馈信息时要分清主次，抓
住重点，扼要切题，切忌对着一大撑材料照念不误
3、建言献策，适当赞美
秘书人员是领导的助手、参谋。对于工作f二如有改进的地方，应多向领导建言献策，在提出合理建议的时候态度要诚恳，尽量用征询与探讨的口吻。对领导提出的各种问题，要认真回答，不可吞吞吐吐，敷衍了事。对领导做得不对的地方也要委婉地指出来。作为一名秘书，在辅助领导决策时，应多提供资料，提出好的建议当发现领导决策或意见有误时，要从维护整体利益出发，及时提出忠告和建议，要使忠告和建议能为领导采纳，一方面建议的内容必须是出于公心、是正确的;另一方面秘书要特别注意使用恰当的“进谏”方式方法。
建言献策时应不忘适当的赞美，恰到好处的赞美也是秘书与领导很好沟通的方式、方法之一。赞美领导时千万别言过其实，赞美过头，这样领导就会认为你在拍马屁，效果就会适得其反。秘书
在赞美领导时要及时、诚恳、具体。
总之，作为秘书工作者，其工作性质决定了在组织中的重要地位，为了推动木单位乃至整个社会工作的向前发展，这就要求秘书人员要与时俱进努力提高自身的素养。
参考文献:
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[21霍兵.与时俱进当有新作为[M].2008
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高校本科 毕业 论文总体质量不高，秘书专业本科论文因为自身学科分类等问题更加如此，下面我给大家介绍关于秘书学毕业论文的相关资料，希望对您有所帮助。
浅谈秘书学毕业论文
秘书学专业的升本既是三代研究者们共同努力的里程碑，更是社会经济发展的需要，也将为我国的秘书职业化发展贡献力量。同时这个年轻的本科专业百样待兴。近年来，本科毕业论文的质量等问题引起了许多研究者的关注。从现有的研究论文来看这一问题普遍存在于各类型的高校中，无论是研究型专业或应用型专业都有研究者涉足，分析了本科毕业论文的现状和原因，提出了一些建议和创新，甚至还有提到了本科毕业论文的存废问题。笔者所在的人文社科学院本科文秘专业建立已有八年时间，又一届毕业生答辩结束离开，然而毕业论文存在的问题的确令人担忧。
毕业论文的作用不仅仅在于考察学生四年的学习能否运用专业知识研究、解决问题的能力，更是本科培养目标的重要组成部分。它可以直观地体现出达到既定的培养目标的程度，也可以检查既定培养目标定位是否准确，同时可以反映出专业人才培养模式、专业课程体系等一系列问题。本文结合笔者所在学院秘书专业本科毕业论文的一些问题，探讨如何提高秘书学专业本科毕业论文质量等问题。
一.秘书专业本科毕业论文现状及成因
目前很多高校秘书专业仍作为方向挂靠在汉语言文学之下，笔者学院也是如此，所以并没有强制性规定秘书专业学生一定要写秘书专业类 文章 ，不少学生把文学类或语言类作为论文选题方向，这无疑是虎头蛇尾，既没有体现出毕业论文最后环节的作用，更让人不得不怀疑所设秘书专业的专业性何在。这种情况其他高校也存在。而所写秘书专业类论文质量令人担忧，笔者所在学院一般都是组织部分高级职称的老师共商后拟定一批题目供学生选择，学生也可以自行命题，所选命题再由指导老师进行审核。以下是部分论文题目：
“通才型”商务秘书是现代企业的需要
现代企业秘书的素养
论秘书工作的变通性
论秘书处理投诉电话的技巧
浅谈微笑在秘书接待工作中的魅力
论秘书工作的主动性
秘书辅助领导的策略研究
论秘书协调工作中的思维变通性
论秘书如何与领导进行有效的沟通
论现代秘书的角色定位
论办公自动化对秘书工作的影响
论秘书的幽默语言
本科文秘专业学生职业能力培养研究
论秘书实践课程的改革
从这些命题以及完成后的情况来看主要存在以下几点问题：
1.命题过大类型单一
命题是论文写作环节中最重要的一个步骤，作为应用型本科专业要提出一个既适合本科毕业生又能解决实际问题的命题并不是一件易事。从以上部分命题来看，命题过大，很多并不适合本科毕业生。命题大写作时只能泛泛而谈，难以联系实际。造成这种现象的原因在于拟定命题的教师和指导教师大部分专长于文学类、语言类，对于秘书专业知之不多，几乎没有有办公室工作 经验 的教师，基于此所定命题倾向于文科化、理论化，表面上看似具有一定的实用性，实则稍加分析很难把握，比如“论秘书如何与领导进行有效的沟通”，细想不难发现，首先“沟通”的方式有很多种：书面沟通、口头沟通、非语言沟通、电子沟通等等。其次领导也有大小正副之分，更何况领导的性格、工作方式、风格都因人而异，最后秘书分类也很多，党政机关秘书与企业秘书显然不同，企业秘书的行业特点也不能不考虑在内。所以很显然这个命题过大，要想论述全面一篇本科毕业论文是远远不够的，学生也很难把握。
命题单一体现在都是属于解决实际问题的命题。比如从来没有学生想到过从秘书学理论或中国秘书史入手进行研究或梳理。分析造成这种状况的原因在于理论教学薄弱。这里的理论指的是对秘书学科基本理论构架的掌握和运用以及对中国秘书史的了解。一直以来都认为秘书专业的教学重理论，轻实践，导致与社会严重脱节。近年来一直在强调要注重实践教学。许多教师尝试着运用了多种教学模式和实践模式，也发表了不少此类文章。注重实践教学的重要性不言而喻，但作为本科专业，如何与高职高专区别开来，学生的理论层次以及科研能力是不可或缺的。从秘书层次来讲，作为本科专业应该以培养高级秘书为导向，也应该具有一定的理论研究素养。从另一方面考虑目前我们大部分的教师都出身于汉语言文学专业而被迫转行，师资力量薄弱。本科秘书学专业除了培养出合格的秘书人才外，还应承担着培养知识传承人、研究型人才的责任，这对于秘书学专业的发展起着重要作用。
2.闭门造车论文空
几乎所有学生在写论文时都抱怨论文太难写。难写的原因一除了在于学生对于秘书学相关理论掌握程度差且不能灵活运用，导致理论分析能力较差，几乎没有任何自己的想法和分析，抄袭现象很普遍。原因二在于学生对于实际秘书工作状况，企事业单位情况一无所知。秘书这个职业是一个很特别的服务性职业，所需要掌握的知识类别很广，技能颇多，再加上行业性质特点的不同等因素，不在岗位上好好呆上一段时间是无法摸清其中的门道的。而且秘书学还不同于经济管理、会计等学科，它没有那么强的实证性和可分析性，比如经济管理学即使学生没有工作经验，但仍可以对一些社会 热点 问题运用所学专业知识进行分析，会计学也可以对计算公式和结论进行推导。而作为应用型的秘书学专业要写出实用性较强的论文是比较不容易的(从上面所列命题来看都为实际应用类命题)。学生在实际写作过程中便只能空谈，用一段段空洞的理论来充字数。
成因有：一指导老师很少有秘书方面的工作经验，最多只能在理论上给予一些指导，无法进入实质去解决一些实际问题。二实践环节效率低，学生觉得无法从中学到东西，对论文的写作没有帮助。究其原因在于一个实践时间安排分散，有学生曾在论文中提到觉得实践环节时间少，从笔者所在秘书专业来看实践环节总共有180学时，看似不少，但其中包括课堂实践环节加上见习时间(两周，不是实习)，非常分散，要在这么短的时间内看出一些秘书工作的门道来确实不够。另外每年暑假两个月时间也应该被利用起来，让学生做一些秘书专业方面的研究或社会调查，可以为毕业论文打下基础。二见习实习的指导不够。经常有学生反映去见习就是去给人家打打杂工的。作为新人打杂工是很正常的。很多单位出于某些原因也不会让学生接触到一些工作内容。在学生见习或实习前应该对学生进行指导，如何主动去学、学什么。即使时间不长，也能学到日常办公的方式、程序，感受秘书待人接物的不同等。那么对于学生写毕业论文就能有一定帮助。成因三培养方向模糊。各高校秘书专业培养目标模糊，教学计划、课程设置等基本相同，是一种“通才式 教育 ”，不能符合地方产业越来越多的专才需要。这导致学生在写论文时也只是泛泛而谈，没有任何针对性。 3.草草完成，不重视
毕业论文一般在大四第一学期中期提上日程，在此之前，毕业论文在学生看来是遥远的事，是毕业之前最后一道麻烦的坎。麻烦在于其一学生认为重来没有写过这么多字的文章，重来没有也不懂如何去查找整合资料，不知该如何入手，从而产生惧怕心理。其二整个毕业论文完成时间中还包括实习阶段，很多学生更着重于就业问题。所以用来好好写论文的时间并不多，再加上学校要求毕业率，几乎没有学生会因为毕业论文而毕不了业。这些因素导致学生不重视在所难免。
究其成因在于学校都把毕业论文独立于教学课程、实习之外。大学四年里，秘书专业的学生理应进行一定量的社会调查，完成调查 报告 ，写作一定量的论文，并且应该带有目的性地进行实践实习环节。因此，毕业论文应该是学生四年里以此为基础的一个延续或 总结 。这样学生即能写也易写，更能体会到毕业论文的价值，把它作为学习阶段和就业之间的连接点，不会把它当成一块鸡肋。
除以上几点问题外，生多师少指导难、第一手资料少，参考价值不高等也是导致毕业论文质量的原因。
二.提高秘书学专业本科论文质量的相关对策
1.明确本科秘书学专业的培养目标
本科秘书学专业应该属于应用型专业，其教育则应侧重培养学生利用专业理论和 方法 解决实际问题的能力。但现代大学应该以知识传承、知识创新和服务社会为核心职能。因此即使是应用型专业也必须重视本科生科学精神和科研能力的培养，对少数有研究兴趣的学生，仍应给予其继续深造的能力和机会。否则，应用型大学就有滑落到高职高专类院校行列的可能。所以秘书学本科专业的培养目标既要重点培养高级应用型秘书人才，同时也应该对培养研究型人才加以重视。只有这样才更有助于秘书职业化进程和秘书学专业的发展。
2.加强秘书专业的理论教学
要加强理论教学可以从三个方面入手，第一理论课程安排。从笔者所在秘书专业现在课程安排来看开了一门秘书学的课程48课时，主要以实务为主，虽然笔者很想多讲一些秘书理论方面的东西，但因为课时不够，很多本科生应该掌握的理论知识都涉及不到，直接导致学生眼界认识窄，理论分析研究水平低。另一门中国秘书史32课时，下学期将被删，理由是繁琐学生不爱听。做为高级秘书人才学习古代秘书的发展，以史为鉴是必要的，同时也可以与高职高专有所区别，同时我国秘书史目前很多都是空白，作为本科生也可以以此为研究对象。所以笔者认为应该开设秘书学概论和中国秘书史课程，分别设置在第一学期下半学期、第二学期上半学期。
3.改革课堂教学模式
现在实践教学、案例教学都被秘书学专业老师重视并运用到秘书实务的教学过程中。而理论教学也不能采用满堂灌的方式，一来枯燥，效果不理想，二来无法激发学生思考。应以案例为导向让学生自己来挖掘出理论。比如在讲到秘书素养时，笔者曾把一篇《一个女秘书的一天》作为案例提前发给学生，上课时就围绕此案例让学生思考发现一个合格的秘书在处事中应该具备的综合素养。又例如在讲到团队问题时，可以利用唐僧四师徒的例子来阐发异质结合的道理。每堂课应该有三分之一的时间用于师生交流。多种教学模式的运用可以提高学生运用专业知识发现问题分析问题解决问题的能力。
4.完善秘书专业教师职称评审，加强教师自身科研水平
因为涉及到评职称问题，很多秘书专业教师只是“兼职”教秘书，科研仍旧以本身专业为主，这既不利于学科的发展，也不利于毕业论文指导。解决了秘书学专业教师评职称的问题，可以鼓励广大教师多做研究，学生可以以教师的研究课题为依托，将学生引入到教师的科研活动中，通过参与教师的课题研究，使学生在团队精神培养、独立思考能力、主动学习精神等方面都有很好的锻炼。也为自己的毕业论文打下了良好的基础，培养自己的创新精神，提高自己的学术水平。
5.把毕业论文与教学、实践、实习相结合，做好前期准备
目前，本科生在做毕业论文时普遍存在没有做好前期准备的情况。许多学生在大四写毕业论文时才绞尽脑汁确定论文题目，即使查阅相关文献，对研究背景了解甚少，文献综述普遍过于笼统和宽泛，论文也只是简单地罗列堆砌，分析问题的能力和创新能力明显不足。针对这一情况应该早早给学生灌输毕业论文写作的意识，教学过程中每年可以给学生布置一篇三千字左右的论文，鼓励学生做连续性的研究，熟悉论文的规范写作，养成严谨的写作习惯。指导学生在暑期、实践、实习期间多做社会调查，发现问题、提出问题、研究自己感兴趣、有启发的问题，定期在课堂上进行交流。这样慢慢积累下来，毕业论文对于学生来说就应该是熟悉，水到渠成的工作。
6.加强校企的联合，把毕业论文融入求职
可以定期邀请企业秘书工作者或管理者来校授课，向学生介绍目前秘书工作的现状，工作的中心，企事业单位对于秘书的要求，谈谈秘书工作的经验与不足。这要比论文指导课或教师指导更具有启发性和针对性。同时毕业论文的研究及前期的成果从另外一个角度来说也是学生真正工作前的工作经验积累和总结。可以作为求职的资本向招聘单位展示。让招聘单位了解自己的学习成果，研究精神，工作的能力，创新的能力。
三.本科秘书学专业论文模式
秘书学专业本科毕业论文的应该起到以下作用：1.培养学生运用专业知识分析问题、解决问题的能力;2.培养学生的创新意识;3.培养学生的科学精神、科研能力;4.培养学生收集处理信息的能力;5.培养学生严谨的作风;6.培养学生 人际交往 的能力;7.培养学生口头表达的能力。结合培养目标，可以有两种毕业论文模式：一种“应用型”论文，一种“研究型”论文。“应用型”论文是指学生可以针对当代秘书工作的实际问题运用秘书学专业知识解决问题的方法的论文。要求学生理论联系实际，实地考察，调研、访谈后撰写论文，也可以以调查报告的形式呈现。“理论研究型”论文针对秘书学或秘书工作中某一个(些)问题、现象进行深入分析、讨论并得到有意义结论的论文，主要是释理，可以对秘书学专业中已有的理论进行阐释，也可以提出新的秘书学理论，还可以对中国秘书发展过程中各种现象进行梳理研究。学生可以根据自己的特点选择其中任何一种模式。
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论当代秘书的口语交际素养
摘要：秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一，其口语表达直接影响着秘书工作的顺利开展和企事业单位的发展和生存，具有十分重要的意义。因此，秘书人员必须加强自身的语言修养，使口语表达有效地发挥作用。具体应使自己的语言表达呈现出准确、得体、艺术、合理有效的语言特点。
关键词：秘书 口语 交际 语言素养
秘书的工作岗位决定着他工作范围和人际接触面的开阔和各种交际活动的频繁，秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一，现代秘书既要在撰写文件材料及领导讲话时善于“舞文弄墨”，又要在接打电话、接待来访、汇报工作、参谋辅政时“巧舌如簧”。有的秘书善于言谈交流，工作颇有成效，深受领导、同事和群众的称赞;有的秘书则常常为自己的人际关系困惑，处处感到不如意，因为该说的话不敢说或不会说，汇报情况表述不清，阐述关键要点不得要领……虽有工作热情，但交际交往的局面总是打不开，对工作造成一些甚至严重的影响。
的确，古往今来，由于所在工作位置的特殊性，从使用秘书的领导到秘书本人，受“君子欲讷于言敏于行”、“病从口入，祸从口出”等训诫的影响，不少秘书把“少说多做”作为自己的行为准则，过多强调并信奉“沉默是金”，惟恐“言多必失”， 处处“谨言慎行”，很多秘书成了寡言少语的“内秀”。这种现象在很大程度上抑制了秘书人员的个性发挥和自身能力的全面提高。
日本的板川山辉夫说，“说话既能创设更好的人与人之间的关系，也可以破坏人与人之间的关系，它是双刃剑。”我国亦有“好话一句三冬暖，恶语伤人六月寒”的说法。有些秘书不了解语言的双刃剑作用，因说话不动脑而得罪人的情况并不少见，或信口开河，不负责任;或模棱两可，含混其词;或居高临下，盛气凌人;或花言巧语，装腔作势;或粗俗俚语，出言不逊;或人云亦云，报喜不报忧……
随着社会信息化程度的加深，秘书将面临越来越高的口语表达的语言素养要求，过去那种单纯“文牍型”的秘书已不再适应形势发展的需要，社会需要的是既会想、也会写、又会说的新型秘书。新形势下秘书的口语交际素养很重要，秘书要善于了解、掌握和提供情况，与领导接触、与群众联系以及与同事交流都要有良好的口语表达，能说会道，否则，秘书是难以圆满完成所承担的任务的。
有位港商与某省属公司商议合资办厂事宜。当他来到公司门口时，迎候他的该公司秘书对他说：“我们经理在楼上，他叫你去。”港商一听，心想，他凭什么叫我去?便马上回转身，说：“贵公司如有诚意合作，叫你们经理到我住的宾馆来洽谈。”正是因为这位秘书表达不妥损害了公司形象，从而造成不良后果。所以，在日本的一些大企业，招聘员工时非常重视应聘者的说话水平，为此还罗列出一些有关口语表达的要求作为招聘的门槛。他们认为，企业是现代社会中的一架高速运转的机器，每个员工都是大机器上的一个个零件，一个企业的员工是否会说话，直接关系到企业的生存发展，有口才，又能干，才能履行好职责。
作为窗口部门重要岗位的秘书人员确应加强语言修养，提高口语表达水平。秘书语言交际的目的，就在于使对方理解和接受。秘书能否准确清晰的表达，尤其是艺术技巧地表述，则更能促使对方的理解和接受及对你工作的配合。口语活动中，因人而异，话循境发，当说的说，不当说的不说，有分寸，讲艺术，能说、会说，把话说得好、说得巧、说得得体、说得服人，言出事成。所谓秘书的“能说会道”，也就是指秘书应当具有较高的口语表达能力，能清晰、有条理地把繁杂的事理口述出来，既不罗嗦，又有道理，深入浅出，把话说得明白、说得巧妙、得体、合适、艺术，以取得交流交际的最佳效果。
如某服装公司经理因经济纠纷怒气冲冲地找与其公司有业务往来的某纺织集团董事长，该集团董事长因尚未考虑好对策，便派秘书接待。秘书耐心、仔细地听取了经理陈述的意见后说：“我们十分尊重您和贵公司，您所说的意见我将原原本本地向董事长报告。”正是因为该秘书运用了委婉和缓的语言，进行缓和挡驾，为董事长考虑对策赢得了时间，也为日后较好地处理纠纷创造了良好的条件。
一、秘书口语交际的一般素质
秘书言语表达的诚恳、认真，准确、清晰，得体、恰当，是秘书创设良好交流环境、传递信息，使人际关系融洽的重要保证。
1.真诚沟通，以善为本，善解人意
真诚是跨时代、跨国度的一条永恒交往原则，也是每个人期待的交往方式。因为人都有安全的需要，出于这种需要，人们都希望自己可以把握周围环境，把握自己的交往对象。言谈中给予对方真实真诚，是取得信任的重要因素。真诚相待，表达的内容真挚朴实，感情的表现自然生动，交谈具有感染力。
言谈中，秘书应注意避免粗暴简单地说话，不讲假话、大话、空话;不讲不该讲的内容，更不误传信息;也不做不礼貌地随意打断他人说话的事;也不为了取悦人而阿谀奉承或只报喜不报忧;不随意承诺。
除此之外，与人沟通还应事先做些准备，譬如沟通对象是谁，沟通的内容有哪些，沟通的目的是什么，你希望达到怎样理想的结果，对方可能希望达到的结果，沟通的时间和地点，沟通时可能讨论的话题，沟通时如何表达和倾听，沟通时要注意哪些问题等等都须事先了解及计划。正所谓“知己知彼，百战不殆”。当然，还须协助上级处理好与客人沟通时的关系，细致入微、善解人意、有理有节;当上级对问题处理不当或有疏忽时，秘书应迅速给予适当的弥补，始终保持单位与客人间的和谐有效的沟通氛围。
2.态度庄重，用语礼貌，有涵养
态度庄重有礼，尊重他人，这在人际交往中可以确保交际交流畅通，并可自保自我人格的不受侮辱。
学会礼貌、得体地说好各类话。在客人面前不该说的话别说，在同事面前不该乱传达的话别乱传达，在领导面前不该多话的时候就别乱多话。且不搬弄是非，不讲同行同事坏话，更不要毁谤他人。也千万不能把自己以往的习惯性动作带到职场沟通中，尤其是在对外沟通时，不做无关紧要的小动作，如收看手机短讯、修指甲、打哈欠等。 3.言简意赅，准确得体，思路清晰
任何言语的交流，都要做到意思准确完整，讲述清楚明白。英国哲学家培根曾说：“交谈时的含蓄和得体，比口若悬河更可贵。”因此，秘书在交流中，要提前做好相应的准备，说话时在言语上有所区别，注意分寸。最好能以简洁明了的话语表达其意，让聆听者容易理解。深入浅出，通俗易懂，口语化，使用平易自然的基本词和常用词，语音准确，吐字清晰，语调自然流畅，有助于沟通感情，传递信息。
二、秘书口语交际的实践素养
由于秘书工作的承上启下的枢纽位置，以及其从属性、政策性、事务性的职业特征，因此伴随而生的是其职业口才特征：思想性强、实践性强、时间性强、涉及的知识面广。秘书要成为一名优秀的沟通人员，不仅仅是掌握一些沟通的方法和技巧，更重要的是要具有较高的职业素养、文化素养和内在素质。作为秘书应使自己的言谈体现如下的特征。
1.思想性强
秘书工作历来就是从属于某个企事业单位，其工作都是围绕一定的组织而展开，都是为了保证领导者的工作顺利和企事业单位工作的顺利进行。尤其是我国的秘书工作，都是为党和国家各级机关及企事业单位服务，为建设具有中国特色的社会主义服务，这就使得我国秘书工作具有很强的政策性和思想性特征，在其语言表达上体现出较高的思想政策水平。
2.实践性强
(1)针对专门业务实际。秘书在党政机关和企事业单位的承上启下、联系内外的枢纽作用，在决策中的参谋作用，在上级处理日常工作以及其他事务工作中辅助管理的助手作用，决定了秘书工作的绝大多数内容都是与本单位集体或职工个人的实际问题密切联系，这就使得秘书的口语表达内容必须直接针对本单位的实际和专门的业务。
(2)涉及社会实际问题。秘书的口语表达内容或直接或间接地涉及社会实际问题。社会经济的变革和发展，一些具体问题一定会在某些行业或基层企事业单位出现，秘书在向上级反映、向群众解释时必然触及社会存在的实际问题。所以，要对情况进行认真调查，积极面对，并进行慎重、积极有效的说明和解释。
(3)紧密联系本单位的业务。秘书工作的口语表达与本单位的业务活动联系紧密，这是秘书工作的从属性质、辅助功能所决定的。所以，其言谈交流的内容要围绕本单位的业务实际，贴切、实在。
(4)触及职工群众的具体问题。秘书口语交流的很多内容会触及到职工群众的思想及利益实际。秘书的日常工作会经常面对职工群众非常关心的福利待遇和技术岗位的安排等具体实际的问题，以及职工群众在思想上出现的各种各样实际问题，这也促使秘书必须围绕这些问题作有效的解释和说明。
3.时间性强
秘书工作的枢纽地位决定秘书口头语言表达的时间性强这一特征。一个单位的日常管理工作很多时候会由秘书来监督执行。所以，秘书在贯彻党和国家的方针政策和企事业单位的规章制度时要及时，在处理管理问题和专业技术问题时要有紧迫感，答复客户和内部职工群众反映的问题要迅速及时，在谈判等交际活动中更要快速有效地进行对话。
4.涉及知识面广
秘书是一种特殊的社会角色，他要像心理学家一样善于洞察别人，要像外交官一样善于处理各种交际关系。秘书工作的对内对外联系职能，决定了秘书在工作中要面对各种各样的人员，回答各种各样的问题，如涉及方针政策的，按章办事;涉及专业知识的，须熟练地运用专业知识宣传解释，以解决生产经营中出现的实际问题;涉及文化知识的，积淀丰厚，了然于胸，厚积薄发;涉及心理学知识的，摸准心理需求，了解和学会剖析他人性格心理，以丰富的心理学知识进行沟通协调，准确领会他人的意图，理解他人的立场，和谐融洽人际关系，掌握主动，知人善言，使谈话“正中下怀”。秘书的知识丰富，善于把握和展开话题，敏锐敏感，巧妙运用交谈的方法和技巧，在自然和谐的交谈中快速了解对方个性和性格，把握对方的心理及需求，使沟通交际和谐有效进行。
三、秘书口语交际的艺术
作为领导和各单位、各部门沟通的重要桥梁，秘书的能言、善言是不可忽视的技能。荀子说：“口能言之，身能行之，国宝也。”一个称职的秘书，不一定是一个演说家，但一定要能言、善言。说话是一门艺术，秘书口语表达更需要高度和境界。秘书只有具有良好的素质和素养，以其出色的口才进行交际和沟通，才能协调好关系，辅政参政，为工作的顺利进行打下坚实的基础，从而积极有效地推进工作。
1.善于倾听显诚意
倾听，是对他人的尊重，是建立良好关系的前提。认真倾听对方的述说，你会更深入地了解他人，了解和客观、辨证地看待自己。聆听越多，掌握的信息就越全面，就越容易与对方成为良好的谈话伙伴。善听是走向善说的捷径。在交际场中，能说会道的人不一定是善于交际的人，善于倾听的人才是真正会交际的人。会说的，有锋芒毕露的时候，也会有言过其实之失。静心倾听不仅没有这些弊病，而且还有兼听则明的好处。认真倾听、细心观察，有助于少作不成熟的评论，避免不必要的误解。美国杰出的女企业家玛丽·凯曾风趣地说：“一位优秀的管理人员应该多听少讲，也许这就是上天为何赐予我们两只耳朵、一张嘴巴的缘故!” 因此，要提高口语表达能力，良好的倾听习惯是前提。
(1)尽量不打断说话者的话题。在倾听的过程中，无论你有多么渴望一个新的话题，多么想发表自己的见解，都不要去打断说话者的话题，而是默默地先将自己想说的话记在心中，直到对方自己结束了说话，再接下去发表自己的见解。讲话者最讨厌的就是别人打断他的讲话，因为这很容易让说话者误解为你打断他思路是你对他的不尊重。
(2)巧妙表达自己的意见。面对面交流时，要认真倾听，不要表示出或坚持明显与对方不合的意见，不要表露出自己的不良情绪，哪怕有委屈也不要怨气冲天，耐心、同情的倾听会化解怨气而使人变得通情达理，因为对方希望的是听的人认真倾听自己的倾诉，或希望听的人能设身处地的为他着想，而不是给他意见。但可配合对方的证据，婉转提出你自己的意见，比如当对方说完话时，你可以重复他说话的某个部分、或某个观点如以“正如你指出的意见一样，我认为”、“我完全赞成你的看法”的答话回应，证明你是在注意倾听他所讲的话并有所赞成，使对方把你引为知音知交，之后可以婉转地提出“关于这个我还认为可以……”使对方容易接受你的建议。 (3)善于体察言外之意。一个聪明的倾听者，不能只是仅仅满足表层的听和理解，要用心，善于营造谈话时的轻松自然的氛围，促使对方积极交谈。善于从说话者的言语中听出话中之话、话外之音，从其语情、语势、微妙的肢体动作中发现隐含的信息，把握说话者的真实意图。只有这样，才能做到真正的交流和沟通。
(4)善于互动回应。当对方讲话时，要注意倾听，随时用语言或其他方式积极回应，给予必要的反馈。首先，要有诚心。要抱着谦虚的态度听。与对方交流时，略微靠近说话者，看着对方眼睛及鼻子的三角区域，维持五至十五秒的目光接触，用你关注的目光让他感受到你的尊重和虔诚，赢得他的赞许，获得他的信任，使其畅所欲言。其次，要有专心。要仔细地听而不要三心二意。如时不时地给对方一个微笑;赞成对方说话时，可以轻轻地点一下你的头;对他所说的话感兴趣时，展露一下你的笑容，用“嗯”、“噢”、“后来怎么样了呢?”等让对方感觉到你不愿漏掉任何一个字，确实在听和鼓励、对他所说内容的渴望;在对方话还没有说完之前，不要打断对方的话语。有了这样专注的态度，对方才愿吐露心扉。
2.恰当重复凸信息
无论是在接受上级批评，还是在听取客户介绍情况，当对方说完之后，都必须对双方所谈内容的要点加以提炼并重复一遍。特别是对重要工作、会议及商务约谈的时间、地点、金额等重要信息要进行再次核对，有效地避免差错，保证工作的顺利开展。
3.阳光微笑传温情
微笑是人与人之间最直接的表达，是传达感情的最直接的方式。西方有一句谚语：“只有用微笑说话的人，才能担当重任。”人际交往是一个互动的过程，当你面带微笑，对方也会不自觉地被你感染，不由自主地喜欢上你，开始也对你微笑，心情愉悦，交谈的氛围融洽和谐。微笑可以拉近人与人之间的距离。工作生活中遇到困难，用微笑去处事应变往往就能解决许多难以解决的问题，带来成功。
4.真诚赞美融真情
莎士比亚曾说：“赞美是照在人心灵上的阳光。”心理学家威廉·杰尔士也说：“人性最深切的需求就是渴望其他人的欣赏。”赞美就像协奏曲，那和谐悦耳的声音让人如痴如醉;赞美就像润滑剂，可以调节相互间的关系;赞美如同和煦阳光，让人们感受人间温情。每个人都希望获得别人的肯定，并据以确认自己的重要性，因此，内心都非常渴望他人的赞赏。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。邱吉尔说：“你想要其他人具有怎样的优点，你就要如何地去赞美他。”所以秘书在交际交流时，不要吝啬赞美。
人人都喜欢被赞美，但赞美要恰到好处。由衷的赞美给对方带来愉快以及被肯定的满足的时候，你也享受到了一份喜悦和生活的乐趣，这是非常难得的感觉。真诚地赞美来自内心深处，是心灵的感应，是对被赞美者的羡慕和钦佩，能使对方受到感染、产生共鸣。真诚、发自内心、友善、无私的、适当的赞美，既给对方带去快乐，赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持，帮助我们做好工作，愉快生活。
5.幽默谈吐促沟通
幽默是社交的润滑剂，有时一句幽默的话就会使尴尬沉闷的场面得到解脱。人际交往中双方为了某一个问题争执不清而影响了正常的工作进程时，秘书打圆场的说辞“我们大家是为了共同的利益的，那么就让我们先谈谈共同点吧”，往往就会使谈判进展很顺利，彼此的见解也便会磨合。
但工作中，秘书要恰当地使用幽默，因为秘书这一特别的职位决定了秘书的特殊身份。秘书是单位的“窗户”，接触的人多，为人要稳重，思维要敏捷，处世要干练。有业务员谈生意就是要见老板，而推销业务其他主管也有权拍板决定。秘书这样说：“对不起!我们老板很忙的，日理万机，现在没时间接待你。你这事找我们专属的主管就可以了。”业务员还是不依不饶，说：“你们老板一天做一万件事，我想那么他也不会多我这件事的啊!”秘书微笑说：“很抱歉，在你还没到来前，我们老板已经做完一万件事了。”业务员听后笑着知趣地就去找主管了。在这里秘书用了一个小小的幽默就为老板挡了不必要的麻烦，同时又没让外人有这个企业服务态度差的印象。
沟通就是维护对方面子的艺术，从心理上说，谁都不愿意自己的行为受到他人的强制或干预，过于直接的或赤裸裸的威胁，那样只会导致对方产生逆反心理。幽默的沟通语不仅能体现秘书的文雅、和蔼，也能给他人带去尊敬和心理的舒适，博得他人的好感和谅解。
6.委婉拒绝好形象
秘书工作并不是领导说什么就要全部听话或答应去做。同样的，当客人或同事提出不合理的要求，单位或秘书个人不能去做或并不能完全做到的时候，也要学会委婉礼貌地拒绝，并说出不合理之处。在拒绝的时候态度要明确，不含糊，有的事情必须要有原则。但讲述的过程中要尽可能地讲明原因，并真诚地表示歉意，而不可出口伤人。这种婉转拒绝的艺术，在保护他人面子的同时，也保护了自己的形象。
7.快慢适宜好节奏
说话时掌握合适的节奏，是实现有效沟通不可缺少的。优秀的秘书通常会通过停顿来调整说话的节奏，正常语速的讲话过程中的适当停顿能引起听话者的注意，有意的重音强调也能使听话者及时把握内容的重点。不管是秘书还是上级，每天都非常忙碌，为了节省时间，秘书在向上级反映情况或汇报工作时，总是希望快点把话说完，而忽视了上级是否在听，由此使得工作的开展遇到阻碍。所以，说话速度的快慢节奏，需要合理地把握。
总而言之，说话是一种技能，也是一种艺术。当今社会是一个讲究人际沟通的时代，这是一个以口才赢天下的时代。俗话说，语表人意，言为心声。语言是人类有效的沟通工具，尤其是秘书开展工作的有效工具。语言是人类表达思想的载体，是人类繁衍至今凝炼积淀、不可或缺的成功智慧。秘书的人生在社交中度过，话语交流伴随着每一刻，好的话语是生活的调味剂，是事业的推进器，是家庭的和谐曲，也是实现自我的凯旋曲。因此，秘书必须掌握好说话的艺术，让成功的交流推动事业和自己成功的步伐。
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