记住老板说的每句话 秘书不再是“花瓶” 角色转向执行人 作为一个现代企业的秘书人才，不仅要具备基本的职业道德、社交礼仪、办公室日常事务处理技能、掌握一门外语、各类公文写作以及档案管理等技能，还要了解有关公司法、合同法的法律法规，熟悉经济管理、理解企业文化，有的甚至要具备驾车、跳舞、精通各种体育项目等各种特有素质。可见，一个合格的秘书人才对企业来说是很重要的角色。 与过去相比，秘书人才不再是人们想象中只会陪老板开会、吃饭、花瓶似的人物了，而可以说是公司中立汗马功劳的人。在公司中，秘书起着承上启下的作用，既能够正确理解老板的意图，处理老板交给的琐碎工作，又能够为员工服务，及时向老板反映员工的需求。在老板与员工间做好纽带工作，处理双方之间的问题时要非常灵活，替老板过滤最重要的事务。但是秘书不是决策型角色，而是辅助型角色，所以要适当把握好这个度，这样才是一个合格的秘书人才。 原先，秘书完全是作为一种协助型工作，现在其素质要求的变化就是：要有职业操守和职业人格，能够急他人所急，能够克己为“公”，为经理着想，为他人着想。而目前，秘书的职责变化已经由协助型的角色，转为执行人的角色。同时，秘书的功能也发生了变化：已经从原先的执行岗位，向现在的执行的功能型转变，而现在秘书的能力可能是一个职能、一个部门，甚至是一个团队；从能力上来说，原先秘书就是秘书，现在变成了各种层级的秘书，比如说最高层级的有董事会秘书，相当于高级经理人的职位。 做一个优秀秘书 应具备两项基本素质 做一个优秀秘书，首先要看他在哪个行业、为什么样的企业服务，不管做什么，最基本的素质有这么几个：一是执行力，一是判断力。因为，秘书是离公司管理层最近的人，但不等于管理者，他们怎样执行管理中一些具体的环节和步骤，要帮助管理者协助管理者做决策。在协助决策的过程当中，秘书个人主观的判断和决策是没有的，必须要不折不扣地支持管理者来做出决策，所以执行力是一个优秀秘书必备的一个基本素质。 举个例子来讲，比如工作当中有一个管理沟通会议，这个沟通会议并没有确认这个信息可以向外发布，秘书听到了，这时他需要进行判断，对于那些不能向外公布的信息，这些信息对他来说，也只能当做完全不知道的信息。 另外，做一个优秀秘书要有好的判断力。有些事情可能由于秘书的介入更好地支持了决策。譬如说，秘书最了解自己主管的个性了，如果主管带了情绪做了某些判断，和其平时的判断风格不符合，就需要秘书做出提醒。如果一个判断力强的秘书，就可能在这个过程中延缓某个文件的发送。也许就是这个故意延缓了信息发送的举措，使上司规避了可能发生的错误。 另外，既符合自己职业操守，又能很好地协调与决策人之间的微妙关系，这样的秘书是受管理者青睐的秘书，这点来讲，秘书的素质是来自两个方面积累的，一个是自身人格素质不断修炼的过程，第二个是来自个人职业操守素质的不断完善，这个完全依赖于秘书个人的诚信。而这都是秘书培养自己素质的核心动力源。不要与老板争论 不要讲你的看法 做大公司的高级秘书，首先是外语能力，同时还要有会议管理能力、时间管理能力、心理承压能力、沟通能力、协调能力、组织策划能力、谈判能力、演讲能力。 很多人认为，跨国企业的秘书、助理的职位太容易做了，只要会说几句英语，会打打字就完全可以胜任。其实不然，现代社会生活、工作的节奏都非常快，公司对职员的要求相应也都非常高。他们把每个职位的工作描述、个人发展计划和目标设定三个系统用能力给串到了一起，变成了一个系统进行了整合。 英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇说，她一直在做涉外秘书，她的感受是做高级秘书英文要很好，包括所有的听、说、读、写。曹薇说：“有的时候，我需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的判断力了。” 还有，她需要有能力知道、领会老板的意思，要有应变能力，有时可能老板自己都不知道他真的想做什么，需要秘书提醒该做什么。曹薇认为，再高级的秘书也应该很人性化。她刚做秘书时曾经认识了一个很资深的秘书，他告诉自己：“要记住你老板说的每一句话，不要与他争论，或者告诉他你的看法，你要做的是记住他的每一句话。你要能够让他省下很多精力，放在主要的工作上面。” 做老板助手 不当长舌妇 和高高在上的老板相比，秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工，了解来自第一线的信息反馈。和一般的部门主管比较，和管理层天时地利的接近优势，使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会，从这点上看，老板在决策过程中，多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。值得注意的是，秘书在做好管理左右手的助理工作中，更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用。 另外，经理主管们性格各异，有的喜欢独自思考问题，有的喜欢同别人一起商量，秘书在参与老板管理决策的过程中，一定要注意适可而止，因人而异，不可越位。 求老板信任 别做马屁精 作为老板身边的人，他们有更多的沟通和展示自我的机会，也和老板有更多的非工作性质的社交活动机会，因此他们比普通职员和老板的关系更融洽。但是，凡事说两边，秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并没有时间顺序，而秘书要分清轻重缓急，庆典安排、展览会、记者见面会、座谈会、客户会见等，哪个在先哪个在后，如何为上司安排，全看秘书的眼力见儿了。一个成功的秘书必须与老板形成默契，学会有效的沟通，赢得老板的信任并与之愉快相处，这是秘书必须具备的基本职业素养。智联招聘的职业专家分析，不同上司的气质、性格、习惯、要求、喜好和能力等千差万别，秘书要搞定和上司的关系，是做出来的而不是拍出来的。如果你打文件拖拖拉拉，办事情丢三落四，留信息走弦跑调，写文章词不达意，出建议云里雾里，恐怕做秘书的日子就不多了。 怎样成为一名高级文秘人员随着经济的发展和企业观念的提升，一个特殊的白领群体出现：她们外表靓丽，谈吐不俗，气质高雅，甚至能讲一口流利的英语，对外善沟通，处理事情游刃有余，对内则巧处理，复杂琐事安排妥帖。她们不一定都很年轻，但却都拿着令人羡慕的高薪，她们就是日渐吸引人们眼球的高级秘书；她们正以其出色的能力一扫过去的花瓶形象，成为上司的好助手，公司的好管家。 年轻漂亮不再是首选 在过去很长一段时间内，企业在招秘书时往往为了满足老总的虚荣心，不看重文化程度和能力，只要年轻漂亮能带得出去即可，秘书扮演的不过是花瓶角色，其工作无非是端茶倒水，做一些迎来送往的接待工作。 近几年，随着社会经济的迅速发展和商业结构的改变，老板文化层次也有了较大提升，对秘书的要求也不再满足于年轻漂亮和做杂事这种低层次的需要。越来越多的企业认识到找一个徒有外表而没能力的秘书已经不能满足企业发展的需求。他们在选择秘书时，更看重能力，如会英语、会写作、具有较高的沟通和社交能力等，对形象的要求反而退居其次。 在国外，秘书年龄大于老总的屡见不鲜，甚至一些企业还认为50岁的秘书更精明，丰富的阅历让她们有很好的应变能力，处理事务更加得体。在我国一些发达地区，高级秘书大都介于30~40岁中间，年轻漂亮已经不再是企业挑选秘书的首选。 分清轻重，把握尺度 作为秘书，替老总安排一天的工作非常重要，有的还要提前安排一个星期甚至一个月的工作，包括文件起草、来访接待、电话记录、会议安排等，工作杂而具体，繁琐细微，而且不能出丝毫差错。如果处理不好，轻则造成不必要的误会，得罪客人，重则影响到生意的流失。这就要求秘书懂得科学合理安排，分清孰重孰轻，帮助领导梳理好架构，安排好日常工作细节。 一般来说，秘书的性格要内敛，处事冷静，如果大事出现遗漏，工作就会很被动，每件事的处理先后要勤动脑，做到既能替领导分忧，也要利于老总做出判断，另外也要学会处理人际关系，把握一定的分寸，并处理好与领导的私人关系。 合理进行角色转换 通常来说，秘书的职业生涯并不长，一般就三五年，但并不是说这三五年之后秘书就没了饭碗，对那些只凭美色获得这个位置的女孩可能会是这样，但是凭能力取胜的秘书往往还会抓住机会，合理进行角色转换。
知识经济背景下的秘书从业人员能力素质结构探析摘要：从“秘书素质的系统性”角度出发，探讨秘书能力素质新结构应该具备的四个意识：应变意识、创新意识、独立意识和现代意识。
关键词：秘书从业人员；素质；新结构
“秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨，但是大多强调“专业技巧，即如何应对某一件具体事件”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企事业单位对秘书从业人员提出了更高的能力素质要求。
一、社会对秘书从业人员的需求状况分析
根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析，社会对文秘人才的需求大致可分为四类：一类为服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等；三类为文字型秘书，如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。基层行政事业单位办公室主任等。
依据职责的大小，秘书又可以分为以下三种：一是初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。二是中级秘书——能够写一般信函。起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。比如，企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高。三是高级秘书——能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如，企事业单位中的高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。
二、秘书从业人员能力素质现状分析
高科技日新月异的发展，新技术的运用不仅改变了人们的工作条件，还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替，通信技术、网络技术，改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用。不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质，而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力，具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识体系日趋复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展，秘书工作被划分到行政管理范畴，主要是帮助行政领导或经理分担日常事务，职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面，已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。目前。我国秘书从业人员约2300万人。秘书逐渐成为一种职业，其地位日益提高。以往只负责抄抄写写的秘书已经不能适应党政机关、企事业单位对人才渴望的需求，这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。
当前的主要问题：一是素质单一化，过多地强调技巧训练。某些民营培训学校或者某些高职院校为了缩短培养周期，追求短期的经济效益，以速成班培养速成型秘书，他们用短至一年甚至不到一年的时间，学习办公自动化、速记、应用写作等几门课程。学成经考试合格后颁发国家承认的结业证书。单纯地教与他们处理日常事务的技巧，如何应对领导需求，处于被动式的应付事务。其次。中文专业毕业生“万金油”型秘书，这一类秘书从业人员大多被看重的是文字功底好，“能说会道”。而随着行业的分化，社会分工的细化，各行各业对秘书从业人员的要求也越来越专业化。因此，这类秘书从业人员到了具体的岗位上仍然从头做起，需要在实际工作中跨学科、跨专业、跨领域地加强自己的综合素质适应新的岗位。二是素质模式化。秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位，领导说什么就是什么，领导让干什么就干什么，做事盲目服从，缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”，在实际工作中缺乏主动性，缺乏创新意识，秘书“独立自主”角色意识淡化。
三、秘书从业人员能力素质的新要求
(一)应变意识——秘书专业自身生存的特点
秘书工作的具体内容也完成了四个转变：由原来简单的办文办事，发展为既办文办事又出谋划策：由原来的收发信息转向综合处理信息：由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理：由被动服务转向主动服务。政策的转变必然要求秘书解放思想、打破思维定势，用变化发展的眼光看问题。
哲学一直被看作智慧的象征，而哲学从根本上讲就是“变”的科学。发展的科学。秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点，坚持客观性，按客观规律办事，以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实，以客观实际作为出发点，不是把原则作为出发点。同时，在综合处理信息、科学化管理方面，秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新，不能墨守陈规，以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为新世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”，只有思想放开了，才有可能打破僵化。
(二)创新意识——秘书从业人员参谋决策性体现
秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见，秘书在日常工作中，不仅应该正确领会领导意图，更应该及时补充领导思想盲区，帮助领导打开思路，激活思想。因此。秘书从业人员必需增强创新意识，学会独立思考，打破常规，张扬个性。而回到现实中来，“秘书工作被动论”的论调占据主导地位，不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺，不敢越雷池半步，就是溜须拍马，俯首贴耳。从根本上毫无主见，创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求，要实现自我价值，必须当好领导的助手，就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣，区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的，科学知识与人文知识具有不同的历史和特征，但两者之间有不可分割的联系，共同构成完整的社会文化。可是长期以来，两者之间存在着互不理解的鸿沟，人文学者往往认为科技学者抱有一种浅薄的乐观主义，不注重人的处境；而科技学者则认为人文学者缺乏远见。只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间，他们对待问题的态度明显不同，甚至在情感方面也难以找到共同的基础，这种文化分裂现象直接导致了我们人才素质培养方面的单一和偏失。秘书教育的主体衍生于文学教育，受其母体中国语言文学的遗传，它先天就带有十分浓重的人文色彩。秘书学基础课大部分内容就是语言、文学。甚至。受社会浮躁心态和功利主义的影响，只注重人际“技巧”和变通艺术，所学课程，几乎与科学无关。中国人受汉字的影响，在强化具体思维的同时，却忽略了抽象思维能力的培养。而抽象思维则是培养创新性意识的关键。立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力；普通逻辑学的学习，锻炼丰富了我们的想象空间，使大脑思维得以延伸；数学、算学的学习又激活了大脑思考的缜密性，使我们的思考更加精细、严密。人文与科学的力量相借重，艺术与逻辑的力量相补充，数理科学不仅赋予发散思维的秘书专业以必要的收敛思维能力，而且会使人们在秘书工作中更善于理性思考，善于发现。展示自我，变被动服务为主动服务。相信我们的创造力会使我们在工作领域更加游刃有余。 (三)独立意识——秘书的独立人格的体现
在秘书行业，有不少这样的定位：秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是无名英雄等。而涉及到秘书人格，却有不少人持这样的观点：领导两袖清风，秘书也清正廉洁；领导人腐败犯罪，秘书也必然品行不端。这就完全抹煞了秘书人格的独立性。秘书。夹杂在上级与下级中间，对上级来说，是“跑腿的”、“打杂的”；对下级来说，又是领导的“跟班”。其实多年之后，不少秘书对于自己的身份。常常感叹“什么也不是”。那么，秘书的人格到底在哪里?
秘书人格的确立，必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等，是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后，又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。
(四)现代意识——秘书与时俱进能力的体现
二十一世纪，是个崭新的世纪，是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用，物理上的时空距离进一步缩小。办公室的许多工作，如各部门文件的传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等，都可以通过电子邮件在瞬间完成。计算机中文语音输入系统的实现，使秘书动口不动手也能写出生花文章。办公室工作高度智能，将使“文山会海”彻底成为历史，也把秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来，提高了工作效率，减轻了工作强度。随着电脑的普及，固定的上下班时间将会被打破，秘书可以在家里完成领导交给的大部分任务，传统的聚集在一个拥挤办公室的景观将成为人们的记忆。随着“政府上网”工程的启动，网上共享信息成为信息社会的必然选择。这使代表着时代价值观念的口号“时间就是金钱，效率就是生命”逐步向“信息就是金钱，决策就是生命”转变。然而受长期以来文化积习的影响，我们秘书的日常工作仍然生活在封闭、墨守陈规、满足现状的传统套子中。时代在变化、生活在变化，我们的传统意识也要随着变化：变封闭为开放；变守旧为创新；变保守为宽容；变被动为主动；变传统为现代。增强秘书从业人员的现代意识，应该做到以下几点：一是公关意识。在现代社会，秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的。一个单位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。群众是事业发展的基石，如何有效地实现与公众的沟通，是秘书从业人员的一项重要职能。秘书从业人员要开展好工作，还必须协调好与单位内部各部门的关系。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识，就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。二是竞争意识。当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书从业人员必须强化竞争意识。随着领导水平的不断提高，作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我，才能更好地胜任工作。三是法律意识。随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识，树立较强的法律意识，否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此，秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率。
论秘书个性与秘书工作
摘要: 当今社会, 对于秘书工作的重要性的认识是一致的。与些同时, 关于如何做好秘书及秘书工作进行了大量的研究, 大多的研究主要关注知识、能力及职业道德等智力因素素养对于做好秘书工作的重要性, 而很少考虑像个性这类非智力因素对于秘书工作成败的重要影响。本文将着重探讨秘书个性对于做好秘书工作影响, 并在于表明个性特征是决定秘书工作好坏及成败的重要因素, 秘书人员应培养自己良好、积极的个性, 以促进职业的成功和推动组织的发展。
关键词: 秘书; 秘书个性; 秘书工作
在当今社会, 人们对于秘书素养的考察, 往往更多地是着眼于政治思想素质和各项工作能力, 而忽视个性特点对于秘书工作的的影响和重要意义。殊不知, 一个具有良好政治思想素质和业务能力的秘书,如果没有良好的个性特点, 同样是无法做好秘书工作, 当然也就不会成为领导满意的秘书的。因此, 作为一个秘书应该完善自己的个性, 做到扬长避短, 优势互补, 从而使自己的性格有明确的针对性, 确保在工作时拥有一个更为广泛的选择余地。
从心理学角度讲, 个性是个体带有倾向性的、本质的、比较稳定的心理特征的总和, 其中包括气质、性格、能力等。它是在人体生理素质的基础上, 在一定的历史条件下, 通过结合实践活动形成和发展起来的。一个人的个性受其所处的环境的影响和制约, 不同的人有不同的个性。一个人的个性决定着他的志趣、爱好和气质。好的个性, 有利于个人的成长进步和事业的成功; 反之, 则不利于一个人的发展和人生价值的实现充分。正是因为如此, 秘书人员的个性对秘书工作的成效具有重要的意义。而且秘书作为辅助领导层或个人实施管理和处理日常事务的人员, 有他的重要任务: 为领导服务; 起参谋助手作用; 辅助领导决策; 处理日常事务; 协调人际关系等。这些任务本身就制约着秘书的个性特点, 也就是说秘书工作在很大程度上对秘书人员的个性有着特殊的要求。因此, 一方面我们要正确认识到秘书个性对于秘书工作的重要影响, 另外一方面从做好秘书工作, 提高秘书工作效率出发,我们要重视培养和发展自己良好的个性。
下面我们先从一则具体案例开始, 探讨秘书个性对于秘书工作的重要作用。案例的大体内容是这样的: 有一天, 所里的汤普森先生碰上了一件十分难办的案子, 他非常恼火。他的属下都知道, 凡是碰到这种情况, 他总爱拿下级出气。果然, 他责怪秘书把一份重要的文件弄丢了。面对同样这件事, 我们来看看三个秘书不同的处理方式。第一位秘书王小姐是一个很细心的人, 她知道这份文件夹不在她的抽屉里, 她查找了一下文件登记簿, 查找这份文件三周前已送到汤普森先生的办公室。但她一直不敢提及此事。任由汤普森先生指责她是所有雇员中最没有能力的秘书, 并且为自己心中的怨气感到内疚, 非常担心会因这件事情丢了工作。当然最后汤普森先生在他的文件里找到了那份文件, 并且发现自己错怪了王小姐。只是以后王小姐还是要时常忍受汤普森先生的指责。第二个秘书李小姐很自傲, 自信自己万事不求人, 因此当汤普森先生指责自己把文件弄丢了时, 她立刻为自己大声辩解,并开始顶撞汤普森先生。她告诉他, 从来没有见过像他这样缺乏组织能力的老板, 并且指出文件早已签发给他了。最重要的是她对他表示,她将不会代他受过, 也绝不会替他受过, 更不会受他的这份窝囊气。不用说, 汤普森一怒之下解雇了李小姐。第三个秘书刘小姐, 首先最重要的是在汤普森先生怒气冲冲地走进她的办公室时, 她表现得很冷静,接着对文件的丢失而感到着急。在彻底是查清了自己的文件后, 她十分肯定地告诉汤普森先生, 他早已取走了这份文件, 因此文件应该在他那里。当汤普森先生余怒未消时, 她以友善但坚决的口气告诉他, 她感到对她的指责是不公平的, 并建议如果停止双方这种毫无结果的谈话, 共同去汤普森那里找文件, 又方都会好过一些的, 并且双方都会感到满意的。通过对上面这个案例的简单分析我们可以看出, 面对同样一件事, 三个不同个性的秘书人员采取了三种不同的处事方式, 产生了三种截然不同的结果, 这充分表明了秘书个性对于秘书工作的重要影响。换句话说也就是秘书工作对于秘书个性具有特殊的要求, 不具备或者不重视个性培养的秘书是无法适应秘书工作的要求, 当然也就谈不上成为一名优秀的成功的秘书了。案例中不管是个性孤独、内向、无主见的王小姐还是过于自傲, 自信自己万事不求人的李小姐他们的例子和教训充分的表明了这一点。
通常而言, 人的个性分为二种: 内向型和外向型。内向个性的人往往比较沉默寡言, 不太愿意主动与人交流, 往往给人木讷、孤傲、难以接近的感觉, 但是这种人往往是内秀的( 现在许多IT 行业的技术高手就是这样的人) , 并且具有坚强的耐力, 不怕困难。性格外向的人一般主动热情, 性情随和, 左右逢源, 八面玲珑, 有很好的沟通能力, 很会做事情, 善于和各种人打交道。
秘书工作涉及面广, 工作繁杂, 不同的工作性质对于秘书人员的个性具有不同的要求。简而言之, 秘书人员要能够正确认识秘书的个性, 把握自己的个性, 并且根据自身工作的特殊要求, 将两种性格有效地结合起来, 并不断克服和改造自己个性中的不利影响, 这样工作起来才能更加游刃有余, 不断提高工作效率和服务质量。
具体说, 秘书人员要培养自己具备以下的积极个性: 其一, 开朗。开朗具体表现为具有乐观情绪饱满的情绪, 善于复杂接受复杂而艰巨的工作任务而无抱怨之心和牢骚之言; 对同志的热情、关心和乐于助人; 遇到困难不垂头丧气, 而是有勇气战胜它。开朗能够给人以乐观,给人以勇气, 能团结大家共同奋斗。其二, 敏捷。思想敏捷, 对事物敏感, 易于接受, 善于分析。动作敏捷, 做事干净利落, 不拖泥带水, 不拖拉, 不推诿。笔头敏捷, 深思熟虑之后, 就下笔千言。其三, 稳健。遇事细心, 观察细致, 考虑周祥; 办事稳当, 不冒失从事, 也不敷衍了事; 待人稳重, 温和文雅, 既然不轻浮, 也不冷漠矜持; 遇到急事不慌张, 不会手足无措, 遇到危险临危不惧, 泰然自若, 从容处之, 给人一种可信任感。其四, 坚毅。做事要有百折不回和坚持到底的勇气和毅力。工作中遇到阻力、刁难时, 要敢于坚持自己正确的作法, 在遇到困难、挫折要勇于面对和克服困难, 推动工作向前发展。。其五, 幽默。既要有幽默感, 但不是开低俗的玩笑, 也不是对别人的冷嘲热讽。幽默既可以使自己开心、轻松, 也可以让别人愉快; 幽默可以使紧张的气氛变得轻松,也可以帮助人们走出尴尬的境地。其六, 自制。在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式。特别是在某些特殊情况下, 比如与别人发生争论、受到他人挖苦讽刺、或者被他人冤枉受到委屈的情况下, 更要学会控制自己的情绪, 防止做出不理智的行为, 产生不良的后果。
以上分析所得出的结论是秘书人员应该培养和发展自身良好和成功的个性。鉴于秘书工作的性质和特点, 秘书人员在培养和发展自身良好个性的同时, 首先要注意处理好两个方面的关系: 一是个性与角色的关系。也就是说, 要明确秘书个性发展与秘书角色需要之间的配合问题。秘书作为领导的助手, 决定了工作具有从属性、参谋性、服务性的本质属性。这些特点决定了秘书的全部工作要服务于领导工作的需要, 围绕领导工作而展开。这就要求秘书人员在追求个性发展和完善的过程中, 切不可过分表现自我, 要时时处处尊重领导和维护领导的威信。二是个性发展与集体利益之间的关系。换句话说, 就是秘书要处理好个人利益与集体利益的问题。作为个体, 每个人都有维护和发展自己利益的需要; 作为社会成员, 每个人又都有维护共同利益的需要。前者即是个人利益, 后者即是集体利益。但是个人利益只有在实现集体利益基础上才能真正实现。为此, 秘书人员在发展自己个性时,必须考虑社会的需要, 必须考虑集体的利益, 必须考虑社会成员的接受程度。如果只凭个人情绪行事, 只顾及自身利益, 就会导致个人的挫折甚至失败。
其次, 秘书人员要在工作当中, 通过不断地学习和实践锻炼有意识地去培养自己积极的个性特征, 使自己接受各个方面的考验和训练, 具备良好的个性, 以适应秘书工作的需要, 更好地为领导服务, 为组织发展服务。
参考文献
[ 1] 《秘书学》, 陈合宜, 暨南大学出版社.
[ 2] 《秘书学》, 袁维国等, 高等教育出版社.
