论当代秘书的口语交际素养
摘要：秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一，其口语表达直接影响着秘书工作的顺利开展和企事业单位的发展和生存，具有十分重要的意义。因此，秘书人员必须加强自身的语言修养，使口语表达有效地发挥作用。具体应使自己的语言表达呈现出准确、得体、艺术、合理有效的语言特点。
关键词：秘书 口语 交际 语言素养
秘书的工作岗位决定着他工作范围和人际接触面的开阔和各种交际活动的频繁，秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一，现代秘书既要在撰写文件材料及领导讲话时善于“舞文弄墨”，又要在接打电话、接待来访、汇报工作、参谋辅政时“巧舌如簧”。有的秘书善于言谈交流，工作颇有成效，深受领导、同事和群众的称赞;有的秘书则常常为自己的人际关系困惑，处处感到不如意，因为该说的话不敢说或不会说，汇报情况表述不清，阐述关键要点不得要领……虽有工作热情，但交际交往的局面总是打不开，对工作造成一些甚至严重的影响。
的确，古往今来，由于所在工作位置的特殊性，从使用秘书的领导到秘书本人，受“君子欲讷于言敏于行”、“病从口入，祸从口出”等训诫的影响，不少秘书把“少说多做”作为自己的行为准则，过多强调并信奉“沉默是金”，惟恐“言多必失”， 处处“谨言慎行”，很多秘书成了寡言少语的“内秀”。这种现象在很大程度上抑制了秘书人员的个性发挥和自身能力的全面提高。
日本的板川山辉夫说，“说话既能创设更好的人与人之间的关系，也可以破坏人与人之间的关系，它是双刃剑。”我国亦有“好话一句三冬暖，恶语伤人六月寒”的说法。有些秘书不了解语言的双刃剑作用，因说话不动脑而得罪人的情况并不少见，或信口开河，不负责任;或模棱两可，含混其词;或居高临下，盛气凌人;或花言巧语，装腔作势;或粗俗俚语，出言不逊;或人云亦云，报喜不报忧……
随着社会信息化程度的加深，秘书将面临越来越高的口语表达的语言素养要求，过去那种单纯“文牍型”的秘书已不再适应形势发展的需要，社会需要的是既会想、也会写、又会说的新型秘书。新形势下秘书的口语交际素养很重要，秘书要善于了解、掌握和提供情况，与领导接触、与群众联系以及与同事交流都要有良好的口语表达，能说会道，否则，秘书是难以圆满完成所承担的任务的。
有位港商与某省属公司商议合资办厂事宜。当他来到公司门口时，迎候他的该公司秘书对他说：“我们经理在楼上，他叫你去。”港商一听，心想，他凭什么叫我去?便马上回转身，说：“贵公司如有诚意合作，叫你们经理到我住的宾馆来洽谈。”正是因为这位秘书表达不妥损害了公司形象，从而造成不良后果。所以，在日本的一些大企业，招聘员工时非常重视应聘者的说话水平，为此还罗列出一些有关口语表达的要求作为招聘的门槛。他们认为，企业是现代社会中的一架高速运转的机器，每个员工都是大机器上的一个个零件，一个企业的员工是否会说话，直接关系到企业的生存发展，有口才，又能干，才能履行好职责。
作为窗口部门重要岗位的秘书人员确应加强语言修养，提高口语表达水平。秘书语言交际的目的，就在于使对方理解和接受。秘书能否准确清晰的表达，尤其是艺术技巧地表述，则更能促使对方的理解和接受及对你工作的配合。口语活动中，因人而异，话循境发，当说的说，不当说的不说，有分寸，讲艺术，能说、会说，把话说得好、说得巧、说得得体、说得服人，言出事成。所谓秘书的“能说会道”，也就是指秘书应当具有较高的口语表达能力，能清晰、有条理地把繁杂的事理口述出来，既不罗嗦，又有道理，深入浅出，把话说得明白、说得巧妙、得体、合适、艺术，以取得交流交际的最佳效果。
如某服装公司经理因经济纠纷怒气冲冲地找与其公司有业务往来的某纺织集团董事长，该集团董事长因尚未考虑好对策，便派秘书接待。秘书耐心、仔细地听取了经理陈述的意见后说：“我们十分尊重您和贵公司，您所说的意见我将原原本本地向董事长报告。”正是因为该秘书运用了委婉和缓的语言，进行缓和挡驾，为董事长考虑对策赢得了时间，也为日后较好地处理纠纷创造了良好的条件。
一、秘书口语交际的一般素质
秘书言语表达的诚恳、认真，准确、清晰，得体、恰当，是秘书创设良好交流环境、传递信息，使人际关系融洽的重要保证。
1.真诚沟通，以善为本，善解人意
真诚是跨时代、跨国度的一条永恒交往原则，也是每个人期待的交往方式。因为人都有安全的需要，出于这种需要，人们都希望自己可以把握周围环境，把握自己的交往对象。言谈中给予对方真实真诚，是取得信任的重要因素。真诚相待，表达的内容真挚朴实，感情的表现自然生动，交谈具有感染力。
言谈中，秘书应注意避免粗暴简单地说话，不讲假话、大话、空话;不讲不该讲的内容，更不误传信息;也不做不礼貌地随意打断他人说话的事;也不为了取悦人而阿谀奉承或只报喜不报忧;不随意承诺。
除此之外，与人沟通还应事先做些准备，譬如沟通对象是谁，沟通的内容有哪些，沟通的目的是什么，你希望达到怎样理想的结果，对方可能希望达到的结果，沟通的时间和地点，沟通时可能讨论的话题，沟通时如何表达和倾听，沟通时要注意哪些问题等等都须事先了解及计划。正所谓“知己知彼，百战不殆”。当然，还须协助上级处理好与客人沟通时的关系，细致入微、善解人意、有理有节;当上级对问题处理不当或有疏忽时，秘书应迅速给予适当的弥补，始终保持单位与客人间的和谐有效的沟通氛围。
2.态度庄重，用语礼貌，有涵养
态度庄重有礼，尊重他人，这在人际交往中可以确保交际交流畅通，并可自保自我人格的不受侮辱。
学会礼貌、得体地说好各类话。在客人面前不该说的话别说，在同事面前不该乱传达的话别乱传达，在领导面前不该多话的时候就别乱多话。且不搬弄是非，不讲同行同事坏话，更不要毁谤他人。也千万不能把自己以往的习惯性动作带到职场沟通中，尤其是在对外沟通时，不做无关紧要的小动作，如收看手机短讯、修指甲、打哈欠等。 3.言简意赅，准确得体，思路清晰
任何言语的交流，都要做到意思准确完整，讲述清楚明白。英国哲学家培根曾说：“交谈时的含蓄和得体，比口若悬河更可贵。”因此，秘书在交流中，要提前做好相应的准备，说话时在言语上有所区别，注意分寸。最好能以简洁明了的话语表达其意，让聆听者容易理解。深入浅出，通俗易懂，口语化，使用平易自然的基本词和常用词，语音准确，吐字清晰，语调自然流畅，有助于沟通感情，传递信息。
二、秘书口语交际的实践素养
由于秘书工作的承上启下的枢纽位置，以及其从属性、政策性、事务性的职业特征，因此伴随而生的是其职业口才特征：思想性强、实践性强、时间性强、涉及的知识面广。秘书要成为一名优秀的沟通人员，不仅仅是掌握一些沟通的方法和技巧，更重要的是要具有较高的职业素养、文化素养和内在素质。作为秘书应使自己的言谈体现如下的特征。
1.思想性强
秘书工作历来就是从属于某个企事业单位，其工作都是围绕一定的组织而展开，都是为了保证领导者的工作顺利和企事业单位工作的顺利进行。尤其是我国的秘书工作，都是为党和国家各级机关及企事业单位服务，为建设具有中国特色的社会主义服务，这就使得我国秘书工作具有很强的政策性和思想性特征，在其语言表达上体现出较高的思想政策水平。
2.实践性强
(1)针对专门业务实际。秘书在党政机关和企事业单位的承上启下、联系内外的枢纽作用，在决策中的参谋作用，在上级处理日常工作以及其他事务工作中辅助管理的助手作用，决定了秘书工作的绝大多数内容都是与本单位集体或职工个人的实际问题密切联系，这就使得秘书的口语表达内容必须直接针对本单位的实际和专门的业务。
(2)涉及社会实际问题。秘书的口语表达内容或直接或间接地涉及社会实际问题。社会经济的变革和发展，一些具体问题一定会在某些行业或基层企事业单位出现，秘书在向上级反映、向群众解释时必然触及社会存在的实际问题。所以，要对情况进行认真调查，积极面对，并进行慎重、积极有效的说明和解释。
(3)紧密联系本单位的业务。秘书工作的口语表达与本单位的业务活动联系紧密，这是秘书工作的从属性质、辅助功能所决定的。所以，其言谈交流的内容要围绕本单位的业务实际，贴切、实在。
(4)触及职工群众的具体问题。秘书口语交流的很多内容会触及到职工群众的思想及利益实际。秘书的日常工作会经常面对职工群众非常关心的福利待遇和技术岗位的安排等具体实际的问题，以及职工群众在思想上出现的各种各样实际问题，这也促使秘书必须围绕这些问题作有效的解释和说明。
3.时间性强
秘书工作的枢纽地位决定秘书口头语言表达的时间性强这一特征。一个单位的日常管理工作很多时候会由秘书来监督执行。所以，秘书在贯彻党和国家的方针政策和企事业单位的规章制度时要及时，在处理管理问题和专业技术问题时要有紧迫感，答复客户和内部职工群众反映的问题要迅速及时，在谈判等交际活动中更要快速有效地进行对话。
4.涉及知识面广
秘书是一种特殊的社会角色，他要像心理学家一样善于洞察别人，要像外交官一样善于处理各种交际关系。秘书工作的对内对外联系职能，决定了秘书在工作中要面对各种各样的人员，回答各种各样的问题，如涉及方针政策的，按章办事;涉及专业知识的，须熟练地运用专业知识宣传解释，以解决生产经营中出现的实际问题;涉及文化知识的，积淀丰厚，了然于胸，厚积薄发;涉及心理学知识的，摸准心理需求，了解和学会剖析他人性格心理，以丰富的心理学知识进行沟通协调，准确领会他人的意图，理解他人的立场，和谐融洽人际关系，掌握主动，知人善言，使谈话“正中下怀”。秘书的知识丰富，善于把握和展开话题，敏锐敏感，巧妙运用交谈的方法和技巧，在自然和谐的交谈中快速了解对方个性和性格，把握对方的心理及需求，使沟通交际和谐有效进行。
三、秘书口语交际的艺术
作为领导和各单位、各部门沟通的重要桥梁，秘书的能言、善言是不可忽视的技能。荀子说：“口能言之，身能行之，国宝也。”一个称职的秘书，不一定是一个演说家，但一定要能言、善言。说话是一门艺术，秘书口语表达更需要高度和境界。秘书只有具有良好的素质和素养，以其出色的口才进行交际和沟通，才能协调好关系，辅政参政，为工作的顺利进行打下坚实的基础，从而积极有效地推进工作。
1.善于倾听显诚意
倾听，是对他人的尊重，是建立良好关系的前提。认真倾听对方的述说，你会更深入地了解他人，了解和客观、辨证地看待自己。聆听越多，掌握的信息就越全面，就越容易与对方成为良好的谈话伙伴。善听是走向善说的捷径。在交际场中，能说会道的人不一定是善于交际的人，善于倾听的人才是真正会交际的人。会说的，有锋芒毕露的时候，也会有言过其实之失。静心倾听不仅没有这些弊病，而且还有兼听则明的好处。认真倾听、细心观察，有助于少作不成熟的评论，避免不必要的误解。美国杰出的女企业家玛丽·凯曾风趣地说：“一位优秀的管理人员应该多听少讲，也许这就是上天为何赐予我们两只耳朵、一张嘴巴的缘故!” 因此，要提高口语表达能力，良好的倾听习惯是前提。
(1)尽量不打断说话者的话题。在倾听的过程中，无论你有多么渴望一个新的话题，多么想发表自己的见解，都不要去打断说话者的话题，而是默默地先将自己想说的话记在心中，直到对方自己结束了说话，再接下去发表自己的见解。讲话者最讨厌的就是别人打断他的讲话，因为这很容易让说话者误解为你打断他思路是你对他的不尊重。
(2)巧妙表达自己的意见。面对面交流时，要认真倾听，不要表示出或坚持明显与对方不合的意见，不要表露出自己的不良情绪，哪怕有委屈也不要怨气冲天，耐心、同情的倾听会化解怨气而使人变得通情达理，因为对方希望的是听的人认真倾听自己的倾诉，或希望听的人能设身处地的为他着想，而不是给他意见。但可配合对方的证据，婉转提出你自己的意见，比如当对方说完话时，你可以重复他说话的某个部分、或某个观点如以“正如你指出的意见一样，我认为”、“我完全赞成你的看法”的答话回应，证明你是在注意倾听他所讲的话并有所赞成，使对方把你引为知音知交，之后可以婉转地提出“关于这个我还认为可以……”使对方容易接受你的建议。 (3)善于体察言外之意。一个聪明的倾听者，不能只是仅仅满足表层的听和理解，要用心，善于营造谈话时的轻松自然的氛围，促使对方积极交谈。善于从说话者的言语中听出话中之话、话外之音，从其语情、语势、微妙的肢体动作中发现隐含的信息，把握说话者的真实意图。只有这样，才能做到真正的交流和沟通。
(4)善于互动回应。当对方讲话时，要注意倾听，随时用语言或其他方式积极回应，给予必要的反馈。首先，要有诚心。要抱着谦虚的态度听。与对方交流时，略微靠近说话者，看着对方眼睛及鼻子的三角区域，维持五至十五秒的目光接触，用你关注的目光让他感受到你的尊重和虔诚，赢得他的赞许，获得他的信任，使其畅所欲言。其次，要有专心。要仔细地听而不要三心二意。如时不时地给对方一个微笑;赞成对方说话时，可以轻轻地点一下你的头;对他所说的话感兴趣时，展露一下你的笑容，用“嗯”、“噢”、“后来怎么样了呢?”等让对方感觉到你不愿漏掉任何一个字，确实在听和鼓励、对他所说内容的渴望;在对方话还没有说完之前，不要打断对方的话语。有了这样专注的态度，对方才愿吐露心扉。
2.恰当重复凸信息
无论是在接受上级批评，还是在听取客户介绍情况，当对方说完之后，都必须对双方所谈内容的要点加以提炼并重复一遍。特别是对重要工作、会议及商务约谈的时间、地点、金额等重要信息要进行再次核对，有效地避免差错，保证工作的顺利开展。
3.阳光微笑传温情
微笑是人与人之间最直接的表达，是传达感情的最直接的方式。西方有一句谚语：“只有用微笑说话的人，才能担当重任。”人际交往是一个互动的过程，当你面带微笑，对方也会不自觉地被你感染，不由自主地喜欢上你，开始也对你微笑，心情愉悦，交谈的氛围融洽和谐。微笑可以拉近人与人之间的距离。工作生活中遇到困难，用微笑去处事应变往往就能解决许多难以解决的问题，带来成功。
4.真诚赞美融真情
莎士比亚曾说：“赞美是照在人心灵上的阳光。”心理学家威廉·杰尔士也说：“人性最深切的需求就是渴望其他人的欣赏。”赞美就像协奏曲，那和谐悦耳的声音让人如痴如醉;赞美就像润滑剂，可以调节相互间的关系;赞美如同和煦阳光，让人们感受人间温情。每个人都希望获得别人的肯定，并据以确认自己的重要性，因此，内心都非常渴望他人的赞赏。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。邱吉尔说：“你想要其他人具有怎样的优点，你就要如何地去赞美他。”所以秘书在交际交流时，不要吝啬赞美。
人人都喜欢被赞美，但赞美要恰到好处。由衷的赞美给对方带来愉快以及被肯定的满足的时候，你也享受到了一份喜悦和生活的乐趣，这是非常难得的感觉。真诚地赞美来自内心深处，是心灵的感应，是对被赞美者的羡慕和钦佩，能使对方受到感染、产生共鸣。真诚、发自内心、友善、无私的、适当的赞美，既给对方带去快乐，赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持，帮助我们做好工作，愉快生活。
5.幽默谈吐促沟通
幽默是社交的润滑剂，有时一句幽默的话就会使尴尬沉闷的场面得到解脱。人际交往中双方为了某一个问题争执不清而影响了正常的工作进程时，秘书打圆场的说辞“我们大家是为了共同的利益的，那么就让我们先谈谈共同点吧”，往往就会使谈判进展很顺利，彼此的见解也便会磨合。
但工作中，秘书要恰当地使用幽默，因为秘书这一特别的职位决定了秘书的特殊身份。秘书是单位的“窗户”，接触的人多，为人要稳重，思维要敏捷，处世要干练。有业务员谈生意就是要见老板，而推销业务其他主管也有权拍板决定。秘书这样说：“对不起!我们老板很忙的，日理万机，现在没时间接待你。你这事找我们专属的主管就可以了。”业务员还是不依不饶，说：“你们老板一天做一万件事，我想那么他也不会多我这件事的啊!”秘书微笑说：“很抱歉，在你还没到来前，我们老板已经做完一万件事了。”业务员听后笑着知趣地就去找主管了。在这里秘书用了一个小小的幽默就为老板挡了不必要的麻烦，同时又没让外人有这个企业服务态度差的印象。
沟通就是维护对方面子的艺术，从心理上说，谁都不愿意自己的行为受到他人的强制或干预，过于直接的或赤裸裸的威胁，那样只会导致对方产生逆反心理。幽默的沟通语不仅能体现秘书的文雅、和蔼，也能给他人带去尊敬和心理的舒适，博得他人的好感和谅解。
6.委婉拒绝好形象
秘书工作并不是领导说什么就要全部听话或答应去做。同样的，当客人或同事提出不合理的要求，单位或秘书个人不能去做或并不能完全做到的时候，也要学会委婉礼貌地拒绝，并说出不合理之处。在拒绝的时候态度要明确，不含糊，有的事情必须要有原则。但讲述的过程中要尽可能地讲明原因，并真诚地表示歉意，而不可出口伤人。这种婉转拒绝的艺术，在保护他人面子的同时，也保护了自己的形象。
7.快慢适宜好节奏
说话时掌握合适的节奏，是实现有效沟通不可缺少的。优秀的秘书通常会通过停顿来调整说话的节奏，正常语速的讲话过程中的适当停顿能引起听话者的注意，有意的重音强调也能使听话者及时把握内容的重点。不管是秘书还是上级，每天都非常忙碌，为了节省时间，秘书在向上级反映情况或汇报工作时，总是希望快点把话说完，而忽视了上级是否在听，由此使得工作的开展遇到阻碍。所以，说话速度的快慢节奏，需要合理地把握。
总而言之，说话是一种技能，也是一种艺术。当今社会是一个讲究人际沟通的时代，这是一个以口才赢天下的时代。俗话说，语表人意，言为心声。语言是人类有效的沟通工具，尤其是秘书开展工作的有效工具。语言是人类表达思想的载体，是人类繁衍至今凝炼积淀、不可或缺的成功智慧。秘书的人生在社交中度过，话语交流伴随着每一刻，好的话语是生活的调味剂，是事业的推进器，是家庭的和谐曲，也是实现自我的凯旋曲。因此，秘书必须掌握好说话的艺术，让成功的交流推动事业和自己成功的步伐。
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秘书礼仪作为礼仪的一个分支，更加具体化，是秘书日常交往过程中必须要遵守的行为准则。下面是我为大家整理几篇秘书接待礼仪论文，希望对你有帮助。
摘要：语言谈吐礼仪既是秘书人员必备的修养，也是一项重要的专业技能。秘书要遵循语言谈吐礼仪的基本要求，语言要文明礼貌、准确简明、真诚自然;要掌握言谈吐的具体规则，语速、音量适中，语气谦和，配合表情、手势与身体姿态，交谈中要礼让对方;交谈中要善于聆听、有所忌讳，注意交谈的环境。
关键词：秘书;语言谈吐;礼仪
语言是人类思维和交际的工具，是人们沟通信息、交流思想、联络感情的纽带和桥梁。秘书岗位的特殊性决定了其要经常使用语言与领导、同事、客户等进行交流和沟通。无论是面对面的交谈，还是使用通讯工具进行沟通，都必须掌握语言谈吐礼仪。语言谈吐礼仪既是秘书人员必备的修养，也是一项重要的专业技能。
一、秘书语言谈吐礼仪的基本要求
(一)语言要文明礼貌
作为训练有素的现代秘书，与人交谈要使用文明优雅的语言。注重修养，不说脏话粗话;控制情绪，不说气话牢骚话;坦诚相见，不说空话假话;顾及对方的感受，注意用委婉的词句来表达不便明言的事情。交谈中多使用礼貌用语，您好、请、谢谢、对不起、再见等礼貌用语应随时挂在嘴边。除此之外，秘书还要学会使用中国传统的谦辞敬语来表达对他人的尊重，如等候客人用恭候，中途先走说失陪，请人指点说赐教等。文明礼貌的语言为交谈创造一个和谐、愉快的环境，形成信任、亲切、友善的交谈气氛，帮助秘书塑造良好的社交形象，为交谈成功奠定基础。
(二)语言要准确简明
交谈中语言运用是否准确恰当，直接影响到交谈的效果。首先内容要准确。内容组织要层次清晰、逻辑性强，重点突出，不丢不落，准确传达意图。其次，用语要准确。遣词造句力求准确，合乎语法规范，切忌使用模糊、易产生歧义的词语。第三，表达要准确。发音正确，避免念错字、读错音;发音清晰，不能口齿不清，含含糊糊，不夹杂地方乡土口音。
“言不在多，达意则灵”，交谈时，应力求言简意赅，简单明白，不要罗里罗嗦，拖沓繁琐。避免重复已经说过的事情(除非客人要求)，避免含糊不清的谈话方式，例如：“好像是这样吧”，“这个应该是这样吧”。避免重复用语，例如：“这个这个这个”，“也就是说，就是说”。
(三)语言要真诚自然
交谈取得成功的前提是双方态度要诚恳，只有真诚相待，坦诚相见，才能有融洽的交谈环境。真心实意的交流是信任对方的表现，真诚的语言能够激起对方感情的共鸣，给对方留下良好的印象。对上级要表现出应有的尊重，谦虚谨慎，但也不能一味迎合讨好，唯唯诺诺;对同事和下级要谦逊友善，平等相待，切忌高高在上，自以为是，盛气凌人。秘书在工作中真诚的态度、亲切自然的语言表达是有效沟通的基础。
二、秘书语言谈吐的具体规则
(一)语速、音量适中，语气谦和
秘书在交谈中音量要适中，声音过大，制造噪音，不柔美;声音过小，听起来费劲，也显得不大方自信，影响表达效果。适中、委婉、柔和的声音悦耳动听。交谈中，语速过快、过慢、忽快忽慢，都会影响效果。一般发音稍缓比连珠炮式易于使人接受，但也不能过慢，使语义不连贯。讲话的语气语调平和，不用太多的语气词;要尊重他人，平等待人，亲切谦和，不能盛气凌人，随便教训指责别人。
(二)配合表情、手势与身体姿态
善于交谈的人，总是懂得利用表情、手势和身体姿态来配合、强调自己的语言，吸引听众，使讲话更生动。表情与手势要与谈话内容协调配合，适当的恰到好处的表情与手势可以使谈话更有表现力，如笑一笑、摆摆手等，但太夸张的表情或过于频繁的手势反而可能破坏谈话应用的效果，如有人讲话眉飞色舞、手舞足蹈，给人留下不稳重的印象。只有恰当的表情和手势才能使谈话增色。
秘书要站有站相，坐有坐相。站立与客人交谈时，要保持身体直立，避免在说话的时候身体晃来晃去，一般与客人相距于60到100厘米之间。跟客人距离太近，一则侵犯客人的隐私权，二则使客人产生压力感;跟客人距离太远，一则需大声说话，二则显得疏远。“交谈中正确的坐姿除能给人以端庄大方之感外，不同的坐姿还可以反映出人的不同心理状态和待人的态度。”如深坐(坐的靠后)表现出一定的心理优势和充满自信;浅坐(坐的靠前)表现出尊重和谦虚，但过分的浅坐则有自卑和献媚之嫌。
(三)交谈中礼让对方
交谈是一种合作，是两个或两个以上的人互相交流思想、意见。秘书在交谈中要注意礼让他人，尊重他人。不能滔滔不绝独自高谈阔论，也不能从头到尾保持沉默，使交谈冷场，交谈中要热情投入，积极合作。不要随意插嘴，打断别人的谈话，这样不仅干扰了对方的思路，破坏了交谈效果，而且给人自以为是，喧宾夺主之感。不要固执己见，强词夺理，应让在场的人充分发言，各抒己见，集思广益，取长补短。对方所谈的意见，一般不要当面直接否定，必要时用语要委婉。
三、秘书语言谈吐注意事项
(一)善于聆听
我们总是认为，一个善于交谈的人首先必须能讲，事实上，善于聆听在交谈中更重要。因为“如果你能全神贯注、认真耐心地聆听对方讲话，表示你诚心诚意与对方交往，非常尊重对方，对方会因此而乐意与你交往”。好的听者是交谈顺利进行的前提和保障。首先，注意力要集中。眼睛要有礼貌地注视客人，目光停留在客人鼻眼三角区，目光要平视，注视的时间大约占到谈话总时间的三分之一到三分之二左右。谈话中东张西望、做小动作都是注意力不集中、心不在焉的表现，而打哈欠、伸懒腰、看手表则是不耐烦和厌倦的表示。其次，要有所反应。会意的微笑、赞许的点头、偶尔的提问、适当重复对方的讲话等等，意味着对方的谈话引起了共鸣，会使谈话更投机、更融洽。第三，要有所收获。倾听是捕捉信息、处理信息、反馈信息的过程，一个好的听者应当在聆听过程中思索回味、分析概括对方的谈话，从中得到有效的信息。
(二)有所忌讳
秘书工作中的交谈除了约定好的既定话题，还有一些场合需要临时选择交谈的话题。交谈内容往往被视为个人品位、志趣、教养和阅历的集中体现，好的话题能使谈话顺利展开，愉快进行。如果选择了对方不熟悉或不感兴趣的话题，谈话很容易陷入僵局;如果选择了对方忌讳的话题，还可能使谈话不欢而散。因此，秘书人员要懂得交谈时有所忌讳。不谈论非议党和政府以及单位的话题;不涉及国家、行业、组织的秘密;不背后议论领导、同行和同事;不捉弄取笑别人，伤人自尊;不谈论违背社会伦理道德或格调低下的内容;不谈论疾病、死亡、凶杀、灾祸等令人不愉快的话题;不谈论年龄、收入、婚姻等个人隐私的话题等等。
(三)注意环境
任何语言交际都是在一定环境、场合下，面对特定的交际对象进行的。交谈环境对语言既有便利作用，又有制约作用。秘书要分析和把握具体交谈场合的政治环境、自然环境以及交往对象的心理特征等，在交谈时，既要努力适应环境，根据场合的不同调整语言表达形式，更好地实现交谈目的;又要积极地、能动地借助环境，利用环境，更好地表达思想感情。如在公务往来、谈判等场合中，秘书应该注意语言谈吐的科学性、条理性，用语要典雅、准确、规范;而在出席某个社交场合时，语言谈吐可根据谈话对象幽默风趣、欢快跳跃或礼貌优雅、委婉含蓄。
参考文献：
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【摘要】随着我国改革开放进程的推进和企业对外交流工作的发展，秘书礼仪工作扮演着越来越重要的角色。良好的礼仪能够塑造良好的企业形象，是企业的无形资产，也是秘书人员不可忽视的修养和技能。礼仪工作具有特殊的意义，是秘书工作不容忽视的重要组成方面。本文即重在阐述书礼仪工作的特点及其在秘书工作中的重要作用。
【关键词】秘书礼仪 秘书工作 特点
我国是一个具有五千年灿烂文化的文明古国，具有悠久历史和文明传统，一向以“礼仪之邦”而闻名于世。讲究礼仪规范一直是中华民族的优良传统，在很多时候，甚至成为了衡量教化程度高低的重要依据。随着经济社会的发展、改革开放的逐渐深入和对外交往的增多，各种各样的社会交往日益频繁，礼仪变得越来越重要，越来越受到党政机关、企事业单位等各类社会组织的重视。对于担负联系内外、沟通左右职责的秘书人员来说，除了掌握基本秘书专业知识、拥有一定的工作能力之外，更应具备适当得体的秘书礼仪，能够在各种不同的场合下按照礼仪规范行事。遵守秘书礼仪规范，有利于塑造秘书人员良好的个人形象，更有利于凸显独特的企业氛围和企业文化，从而使企业组织和自己在交往中各受欢迎，占据有利的社会竞争位置。因此，秘书人员有必要熟练的掌握礼仪知识，并自觉地把它运用到工作之中。
一、秘书礼仪的含义
礼仪是指人们在社会、道德、习俗、宗教等方面所认同和遵守的行为规范或准则。礼仪的形成受到历史传统、风俗习惯、宗教信仰、时代潮流等因素的影响，以建立和协调人际关系为目的，是文明程度和道德修养的一种外在表现形式。
具体到秘书礼仪，是指秘书在工作和社会活动中，为了塑造个人和组织的良好形象而应当遵循的对交往对象表示的尊敬与友好的规范或程序，是秘书人员在秘书工作中需要遵守的礼仪规范，它体现了秘书人员自身的文化素养、精神风貌和工作态度。秘书礼仪是秘书日常工作的重要组成部分。
秘书礼仪所涉及的范围较广，办公礼仪规范、接待礼仪规范、外事礼仪规范、社交礼仪规范、形象礼仪规范等等。这些礼仪工作在秘书的实际工作中发挥着各自不同的重要作用，哪个方面都不可偏废。
二、秘书礼仪的特点
(一)等级性
秘书礼仪的等级性表现在对不同身份、地位的人士礼宾待遇的不同。在官方交往中，要确定官方礼宾次序，而确定官方礼宾次序的主要依据是担任公职或社会地位的高低。这种礼宾次序是现代社会正常交往秩序的表现，反映了各种人员的社会身份和角色规范。
除此之外，等级性在社会交往中还表现为双向对等性，即在不同地区、不同组织的交往中，双方人员在身份和社会地位上要相近，业务性质要相似，以此来表示对对方的尊重。双方的交往还应当是一种尊重互换、情感互动的过程，在礼节上要有来有往、相互对等。
(二)差异性
秘书礼仪作为一种约定俗成的行为规范，受到时间、地点和环境的约束，同一礼仪会因时间、地点或对象的变化而有所不同。
这种差异性首先表现为民族差异性。不同民族由于形成条件、历史因素、民族性格、风俗习惯、地域差异、宗教信仰等多方面的影响，各自具有不同的礼仪道德风范。秘书人员在从事秘书礼仪工作的时候，一定要关注民族差异性的存在，甚至需要了解不同民族在礼仪方面的要求和禁忌，这样在能够避免在工作中出现不礼貌的行为，从而为组织工作带来不必要的影响。其次表现为个性差异。每个人因其地位、性格、资质、受教育程度等因素的不同，在使用同样的礼仪时会表现出不同的形式和特点。这就要求秘书人员在进行礼仪工作的时候，具体问题具体分析，针对具体情况展开工作。
(三)时代性
秘书礼仪的时代性表现在其时代变异性。它会随着社会的进步而不断发展、丰富和完善。不同时期的秘书礼仪具有不同的时代特点，总是体现着时代要求和时代精神，因而会随着时代发展而产生差异。
秘书人员一直处于对外交流工作的最前沿，因而一直被称为“企业的形象”。从某种程度上来讲，秘书的礼仪是否规范反映着企业水平的高低。所以，秘书应该关注秘书礼仪的变化，不要以为礼仪是一成不变的，可以完全照搬以往的经验与做法，要做到与时俱进，适应时代需要，反映时代精神，具备时代特征。
(四)传承性
秘书礼仪具有历史传承的特点，它伴随着秘书工作的产生而存在，随着秘书工作的演变而变化。
随着社会历史的发展，秘书礼仪的内容和形式都发生了巨大的变化，同时，对秘书人员的礼仪素质和礼仪能力的要求也相应的发生了变化。但是，无论这种变化多么广泛，多么深刻，礼仪工作始终是秘书工作的主要内容之一。
(五)规范性
礼仪是人们在长期交往的过程中逐渐演变、约定俗成、自觉遵守的规范。同样，秘书礼仪也具有这样的特点。
这种规范性虽然并不具备强制性的标准，但是却是收到人们广泛认可的，需要秘书人员自觉遵守的，如果不遵守秘书礼仪规范，就有可能造成工作上的被动，甚至影响到组织机构的形象。
三、秘书礼仪的作用
(一)有助于提高个人职业素养
秘书人员的素质就是秘书人员个人的修养和个人的表现。教养体现于细节，细节展示素质。通过学礼仪、讲礼仪，会使人树立起正确的价值观，自觉调整站位，跳出自我的小圈子;以他人为先，以社会为上，从国家和社会的大局考虑问题;以“先天下之忧而忧、后天下之乐而乐”的高尚情怀净化灵魂;以“己所不欲、勿施于人”的恭敬谦让精神规范自己的言行举止，从而使自己的思想素质提升到一个新的层次。
(二)有助于塑造良好的公众形象
公众形象是十分重要的，它的形成大多数是通过礼仪来传递的，并且直接影响着交往双方能否融洽相处以及交际的成败。不仅如此，一个个体或一个单位，想要扩大知名度、提升美誉度就要在社会公众面前树立最佳形象，而与社会公众交往的秘书礼仪形象是获得成功的有效途径。所以，秘书人员时刻注重礼仪，既是个人和组织良好素质的体现，也是树立和巩固良好形象的需要。
(三)有利于传递信息，展示个人价值
良好的秘书礼仪可以更好地向对方展示自己和组织的长处和优势。所以在商务活动中，恰当的礼仪可以获得对方的好感、信任，进而推动事业的发展。只有组织不断发展进步，不断取得工作突破，作为组织一员的秘书人员，才能在工作中获得认可，提升个人水平，展示个人价值。
由于秘书的工作性质所致，秘书人员在组织机构中的地位比较特殊，一方面在组织机构内部起到练习和沟通的作用，另一方面又起着对外宣传组织机构文化和展示组织机构形象的窗口作用。而这些功能都需要经过秘书人员的具体行动、言谈举止体现出来，在举手投足之间会作为一种潜在的信息传递给对方，影响其他人对秘书人员所在的组织机构的评价，而在这些评判之间，能否遵守礼仪，能否按照礼仪规范行事无疑是重要的评判标准。因此，对于秘书人员来说，遵守礼仪规范有着特别的意义。
参考文献
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青年干部如何做好文秘工作
文秘工作是各级领导机关及各类企业日常工作的重要组成部分，是办公室工作承上启下、联系内外、沟通左右的纽带，为领导工作起着参谋和助手工作。青年干部在从事文秘工作时，能否成功的塑造自己的文秘角色，需要关注以下几点：
一、日常工作岗位流程及主要职责
文字秘书在单位里除了要发挥领导的参谋助手作用外，还要承担文稿撰写、公文处理、信息收集、综合协调、企业宣传等方面的任务。起草、整理公司年度工作要点、工作总结、公司领导年度工作报告等文件材料，协助起草公司领导讲话稿、发言稿等各式材料，列席总经理办公会议、总经理专题会议做好会议记录、讲话录音等会务工作，并根据需要负责整理会议纪要、会议决议等有关材料，协助起草或审校公司对内、对外印发和报送的文件，协助起草办公室工作总结、等各式材料，参与公司网站建设、党务整理工作、通讯报道以，参与公司内部各类活动，做好日常事务性工作和完成领导交办的临时性事务，都是文字秘书所要掌握及做好的工作。
二、文秘工作重点及能力要求
1.办公室工作对于文字秘书的基本要求就是文字功力的考察和运用。这一方面要求自身要有足够的理论水平，熟悉公文写作的原则与特点，另一方面还要经常研究领导的讲话稿与各类公文，从对比中不断总结、摸索出公文写作的技巧、规律、套路，从中找出差距，要学会更深一步的站在全局的高度去观察、分析问题，既要善于观察分析宏观形势，从中把握大的发展走向，又要善于观察分析微观现象，尽可能掌握多方面的情况;还要善于在“结合”上做好文章，使自己所写的材料有高度和深度。在工作过程中，要主动查阅有关文秘工作规范性文件及规定，调查研究、了解、收集国家、行业、公司发展方面的信息资料， 进一步熟悉语言文字知识、文秘专业知识及综合专业知识，提高自己的文字水平。
2.办公室工作的另一个重点就是对公文的处理。公文处理要求坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。对于领导交待的材料或原稿，仔细阅读。在弄清发文的目的、对象、内容、要求、时间等要素的基础上，依据领导的意图适当补充细节，完善结构，规范语言。同时必须要严格遵守机关公文处理有关条例和办法，严格按照法定的格式撰写和审核公文，不能随心所欲。在文件的套打、修改、附件扫描，红头文件的分发、寄送，电子邮件的发送各个环节上，都要仔细去逐一核对，规范每一处用语与格式，以确保发文质量。
3.办公室是公司运转的一个重要枢纽部门，对公司内外的许多工作进行协调、沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特点。文字秘书每天除了本职工作外，还经常有领导交办的计划之外的事情需要临时处理，而且通常都比较紧急，这就要求锻炼自己的快速反应能力，能够做到利索、条理的处理好领导交办事务。对领导交派的每一项任务均不放松，做到认真对待、妥善完成。树立“没有任何借口”的工作习惯，只为成功想办法，不为失败找借口;培养“办公室工作无小事”的思想意识，从小事抓起，从基础做起，努力学习，查找不足，改进自己的工作方法，提高工作效率，做好服务工作。
4.多下基层，善于创新。一份高质量、有分量的材料，关键是提升材料的高度、力度、深度和广度。文秘工作者要多到基层去，到一线去，全面、具体、深刻地掌握第一手资料，了解具体工作的操作和难题的破解，加强工作实践经验的积累，而不是闭门造车。在材料中，把握好创新型、经验性、思路性、指导性的工作，对亮点工作和典型事例适当发掘，对做得好的单位和下属起到肯定和鼓舞作用，对做得好的单位是一种鞭策和促进。
三、文秘自我提升要点
文字秘书作为领导的参谋助手有它自身重要的职能。青年干部首先要严于律己，积极的向领导、向老员工学习，不断完善自身综合素质。可以自己定下四点基本要求，即：“脑勤”，多学习，多思考;“嘴勤”，向领导多请示，多汇报;“手勤”，就是自己多练习，多总结;“腿勤”，及时完成领导交代的事项。在工作中要从以下三个方面加强，努力成为一名优秀的文字秘书。
1.作为办公室文秘，学习好基本理论知识是写作的根基，没有对文字的敏感性与熟练应用，就不容易做好基础文秘写作工作。因此，在日常工作中，要努力养成自觉学习、敏锐捕捉、善于思考借鉴、勇于创新的良好习惯，把提高自己的写作水平作为增强能力的重点。同时利用每次下基层的机会，多看多学，增强文字材料的实践性和实用性。
2.善于转换角色。要写出高质量的讲话材料，最关键的是要转换角色，大胆进行角色模拟，完全把自己摆到领导的位置上去思考、去谋划。角色模拟，不是行拟，而是神似，要进入到领导的思想、内涵、风格和境界里面去。角色模拟越到位，材料精准度就越到位。
3.加强专业性课题的研究，对所在行业及单位所面临的一些重要问题和重要决策，做一些专业信息的搜集、整理和总结，尽管可能是粗浅的、不成熟的，但能增加自己对整个行业、市场、政府相关政策等专题知识的深入，为今后大材料累积所需知识，增加认识问题的深度和广度。
4.培养自己的个性。俗话说，兵无常式，水无常形。材料最忌讳的就是雷同，不能千篇一律。要因时、因事、因地、因人有所变化，或独树一帜，或别具一格。要形成独特的角度，独特的思想，独特的风格和文采。
5.培养自己谦虚谨慎、认真好学的工作态度，善于总结工作中的得失，避免出现不必要的错误。办公室工作看似无大事，实则千头万绪、细致繁琐，要求时效性、细致度比较高。这就要求必须树立效率意识，提高快速反应能力，对领导交办的事项要第一时间即交即办，认真对待，注重细节，达到积极主动、又好又快的做好本职工作。
文秘工作有它的特殊性，要有甘于奉献、吃苦耐劳的品质。作为一名青年干部，增强学习意识，提高工作效率，耐得住寂寞，守得住本职，脚踏实地，保质保量的完成领导交办的各项事务和办公室各项工作，成为一名优秀的文字秘书!
文秘专业本科生如何提高公文写作能力
文秘专业本科生的公文写作能力，不仅是其写作水平的体现，而且是为了适应社会需求所必备的一项技能，公文写作能力可能直接影响他们进入社会时的工作质量。虽然文秘专业学生在校开设过公文写作相关课程，但其整体公文写作能力仍旧令人担忧。因此，本文将通过调查问卷、访谈等形式了解常熟理工学院文秘专业本科生公文写作能力的现状，通过分析、研究现状，探究其能力欠缺的根源，最终从学校、教师、学生及企业四个方面找出提高其公文写作能力的对策或建议。
一、大学生公文写作能力现状分析
应用文写作课程是文秘专业学生一门重要的必修课程，该课程旨在培养并提高学生的应用文写作能力，尤其是公文写作能力。笔者将从文秘专业毕业生、在校生及相关企业的角度采用调查问卷、采访等方式了解该专业大学生公文写作能力现状。
(一)毕业生关于公文写作能力的反馈意见
笔者所在的高校每两年都会对毕业生进行跟踪调查，了解他们在社会上工作、生活的情况，并就其反馈的一些问题调整、完善教学工作。据相关负责的老师反映，文秘专业毕业生的总体就业质量不及师范生，就业岗位多而杂，但无论是政府机关、企事业单位或中小型私人企业，对于文秘专业毕业生的要求不仅要有较强的口头表达能力，较高的公文写作能力也不可缺失。就整体毕业生而言，其公文写作能力的薄弱是其工作能力得不到提高的主要因素之一。
为此，笔者做了一次调查问卷，共发放100份，有效问卷85份。调查对象主要是常熟理工学院2012届、2011届和2010届的文秘专业毕业生，且他们都有在办公室工作的相关经验。经数据统计、分析，笔者所在高校文秘专业毕业生就业的一些情况如下：毕业生大多从事过不止一份工作，且工作单位一般都是中小型企业;大多数人表示在工作中不能做到游刃有余，能力仍有待提高;在公文写作方面，所在单位对新版公文条例都予以一定的实施，且文种如公告、通知、报告、会议纪要等几种公文使用频率较高，但因他们刚进入企业，一般都不能直接接触到办文，一是领导不放心，二是毕业生的写作能力确实捉襟见肘，只有在熟悉了相关业务和得到领导的信赖后，才有可能授权其去写公文。据此，笔者分析得出两点：一是文秘专业毕业生在校时期没有高度重视公文写作能力的培养，以致到社会上工作时，提笔忘字，离题千里。二是社会对文秘专业学生公文写作能力有较高的要求，而毕业生却无法达到。
(二)在校生关于应用文学习的采访记录
对于文秘专业在校学生，笔者主要是采访已经开展过或正在开展这门课程的学生，了解其对新版公文条例的熟悉度、对该课程的重视度及对课程教学的一些建议等。其大多表示这门课程枯燥、无聊，有时跟不上老师的进度，对于文种的练习和公文的模拟撰写，只是流于形式，并没有达到实际的效果。
采访中，学生提到公文写作的几大难点：一是在公文改错中，对于文种的判断易混淆，如公告与通告，二者都是公开发布的公文，但在发布事项的重大性、发文机关及收文对象上有区别，但对于只学习过一篇该文种公文的学生而言是很难辨认出来的;还有报告与请示，都是上行文，有诸多相似之处，而主要的不同是报告上级不一定要回复，但请示则必须回复，而且报告可一文多事，请示则不然。二是公文格式的要求严格，常见错误有称谓语未顶格、标题中滥用书名号、附件格式错误，以及四、六角括号混用及抄送单位错误等。三是在公文写作中词语表达严谨，公文中的每一句话，每一个字都有实际意义，因此对语言要求较高，在拟写公文中，学生语言易口语化，不够严谨。四是公文与事务性文书的区别不太明朗，因事务性文书种类繁多且与公文有交叉之处，在公文写作中二者也易混淆。
据此，笔者总结得知：在高校公文写作课程教学中，有些偏理论、轻实践的不良倾向，这会在公文撰写中产生很多问题。
(三)相关企业对文秘专业学生满意度的调查
对于相关企业方面，我们主要是调查常熟的一些地方企业，笔者发了30份调查问卷，有效问卷为27份。经过数据统计和分析得知，大多数企业对于笔者所在高校的文秘专业毕业生还是基本满意的，认为其基础知识扎实，在岗认真负责，但某些企业表示其在有些方面的能力有待进一步提高，如沟通能力、公文写作能力及英语水平等。通过与相关企业办公室人员的交流得知，文秘专业学生在公文写作方面，不能满足他们的要求，常常会犯一些低级错误，如文种选择混淆、公文格式乱用或是语言表达口语化等，在新员工前期的培训中该专业学生没有表现出对公文写作应有的兴趣或重视程度。
通过这三个不同的视角，笔者对于文秘专业本科生的公文写作能力的现状及社会对其的实际要求有基本的了解，至少可以得知，文秘专业毕业生的公文写作能力并不能满足企事业单位的要求。在企业竞争日趋激烈、信息时代高速发展的今天，公文写作在政府机关、企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，因此，培养文秘专业本科生提高各类文书写作能力，对于其进入社会工作具有重要意义。
二、大学生公文写作能力薄弱的根源
根据上述文秘专业本科生公文写作能力现状的调查，我们可以发现其公文写作能力与社会的要求存在一定的落差，造成这种落差的原因是多方面的，笔者认为可从以下三个方面剖析。
(一)学校课程建设与课堂教学
为了适应社会的需求，各大高校在七八十年代纷纷开设文秘相关专业，经过三十几年发展，各大高校形成了各自的办学规模和特色，但公文写作课程整体上还没有形成系统的理论指导教学。高校在制订培养方案时没有给予公文写作足够的重视，因文秘专业划分在中文系，高校在课程设置中多为文学、语言类课程，而秘书相关的课程如公文写作、秘书实务等，则设置相对偏少。在课程教学中，相关老师仍沿袭传统课程的教学方法，重理论而轻实践。但公文写作不仅是一门学问，更是一种技能，尤其在新版公文条例颁布后，更体现出该技能的实用性和时代性。教师在教学中，如果没有大量的实例操练，就很难提高学生的公文写作能力。学校方面未加大该专业学生见习实习的力度，未能在学生课余时间积极引导其关注和提高对公文写作的兴趣等，导致该专业学生公文写作能力较薄弱。 (二)学生学习状况与自身惰性
每一位大学生都是经历了十年的寒窗苦读，终于来到所描绘的“象牙塔”般的大学，身边没有了老师的督促、家长的唠叨，加之大学学习任务没有初高中繁重，这样他们很容易自我放松，不思进取，在学习公文中也懒得动手。少部分自制力不强的学生对学业不够重视，未能达到学校的要求，有种“混文凭”的思想，导致其学习成绩不够理想。公文写作是一门操作性很强的课程，需要学生在了解、熟悉各类文种及使用要求的基础上，不断地提笔拟写公文，在一次次练习中，掌握规则，熟练应用，锤炼语言，形成风格。学生的学习积极性明显不足，也是其公文写作能力薄弱的原因之一。
(三)与公文复杂而严格的文体有关
按照2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第二条规定表示，行政公文是“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。2012年7月1日国务院发布党政公文条例，表明党政公文条例一致，其中文书文种也有所变化，现共有十五种：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，每一种文种都有适合其使用的情况、固定的格式、特定的收文对象及产生、运行等严格的法定程序，这些都加大了文秘专业学生学习公文写作的难度。此外，不同的单位或企业会有一套在遵照国家公文规定的基础上，制定出的适合本机构使用的文书使用规范等，这些无疑又一次增加了公文写作的复杂度，使学生在学习公文方面提高缓慢。
三、大学生公文写作能力提高的对策
针对上面三个原因，笔者将从学校、教师、学生和企业四个角度寻找提高文秘专业本科生公文写作能力的途径。
(一)学校学院工作方面
高校是学生学习和能力提高的一个重要平台，学校学院的相关工作安排会直接影响学生能力的培养，在提高文秘专业学生的公文写作能力方面，学校学院可以从以下四个方面改善其公文写作能力薄弱的现状：
1.合理设置课程，修改培养计划。常熟理工学院文秘专业因隶属人文学院，所以学校在课程设置上多为文学、语言类课程，如现当代文学、古代文学、古代汉语、现代汉语等，相对忽略文秘专业类的课程，如公文写作、秘书实务、办公自动化等，因此学校应合理设置课程，根据目前社会对该专业学生的要求修改、优化培养方案，提高对公文写作课程的重视度，尤其注重实践环节，反复训练学生，提高其对新版公文条例的熟悉度，切实提高该专业学生的公文写作能力。
2.重视师资建设，优化考核环节。据笔者了解，目前高校从事公文写作课程教学的教师大多是中文专业，虽然这些教师的基础写作理论和基本功比较扎实，但他们往往缺乏公文写作所需要的实践经验，不能在教学中做到与实际情况相结合。因此，学校应提高教师公文写作的专业化水平，加强公文写作课教师队伍建设，丰富该教师队伍的人员结构，安排具有实践经验的教师担任此课程。在课程考核方面，要改革考试方式，不应该再是单一的笔试考核，可以以成果为导向，积极鼓励学生根据新版公文条例要求模拟撰写公文，最终提高公文写作能力。
3.加大见习实习力度，拓展写作实践平台。校方应积极争取与政府机关、企事业单位合作，形成学校与社会、校内与校外相结合的教学模式，可以安排学生以秘书、职员的身份到党政机关、企事业单位参与文秘工作，也可以安排他们到校内党政机关、二级学院办公室等进行观摩见习，积累一些社会经验。其次，通过各种组织如学生会、学生社团等学生机构开展根据新版公文条例要求的公文写作比赛等活动，激发学生对公文写作的兴趣，在学生组织的各类校园文化活动中，有意识地培养其公文写作能力，要求学生多看多写多练，促使学生公文写作水平的提高。
4.积极听取学生心声，突出其主体地位。学校应随时关注学生的学习动态及其提出的相关建议，并尽可能满足其需求，从而突出其主人翁意识。如在日常学习中，学校可以定期开展学生座谈会，深入地了解他们的需求与不满，并及时做出反馈，提高其学习效率和积极性。校方可以邀请业界名人或公文写作方面的专家到校开展相关的演讲或座谈，让学生真正了解到当下公文写作的重要性，通过这些新鲜血液的注入吸引其对公文写作的关注和学习。
(二)专业教师的教学方面
专业教师的教学水平与方法是提高学生公文写作能力的关键，因次要提高文秘专业学生的公文写作能力，教师的教学同样值得关注。
1.提高授课效率，增加知识含量。公文写作是一门与现实生活息息相关的课程，教师在授课时，应关注并结合时下热点时政信息，激发学生对课堂的兴趣，从而提高授课效率。教师在教学时不应照本宣科，视野仅仅局限在课本上，而应该把课本单调的理论知识结合生动的案例，使之鲜活化，易被学生吸收、接受，从而增加课堂的含金量。
2.改革教学方法，增加实践环节。在公文写作理论教学中，可采用“案例分析、病文改错、集体讨论”的教学模式，通过错误的纠正使其对理论的知识加深印象。在文种写作练习教学中，以实训为主，但为了防止其理论知识的遗忘，则要以理论知识为辅，采用案例研究、模拟写作等教学方法，选择优秀范文，供学生学习、模仿，直至其能够独立撰写公文。其次，以职业需求为导向，最大限度地激发学生对公文写作的兴趣，使其明白公文写作能力在职场上的分量。
(三)文秘专业学生学习方面
公文写作能力与学生的写作能力是密不可分的，在学习公文写作过程中，学生学习有关写作的相关要素如语言能力、文章布局等也是很重要的。
1.重视文章写作，提高语言能力。公文写作是一种特殊的写作，要写好公文，首先要重视文章的写作，学生在校期间，应多读书，多动笔，养成爱写作、勤写作的好习惯。好文章都是在一次次的修改中产生的，对于公文也是。初稿写出后，应该反复修改、搓摩及推敲，关注文章的每一个细节，一句话、一个词、一个标点都不要放过，这样多次反复锤炼修改，不仅使公文的材料精细，结构缜密，语言精要，而且对提高其写作能力具有显著功效，同时也提高其语言表达水平，久而久之形成具有个人特色的语言风格。由此作为基础，提高公文写作能力将比较容易。 2.学习公文条例，模拟撰写公文。公文写作能力是文秘专业本科生重点培养和提高的能力之一，具有较强的公文写作能力对于今后的工作、生活具有重要的意义，学生不仅要在课堂上学习公文写作的理论知识，如新版公文条例中的15种公文文种、文种的使用范围、发文收文的流程及严格的文种格式等，而且要在课后主动研读经典范文，模拟公文写作，此外，还应积极参加校内各种与本专业相关的活动或组织，多多接触公文写作及秘书相关事宜，不断锻炼，提高综合能力。
3.关注写作流程，全面掌握公文。写作虽然是一项抽象化思维的活动，但它有一些基本的流程。要想写出好文章，首先应积累资料并整理归纳，学生在生活中应多留意身边的事，关注社会新闻，不断地积累有用素材，对之进行合理的整理和归纳，以供未来的写作。其次要乐于思考，巧于借鉴，公文写作是针对某一问题的解决方法，体现的是学生分析、研究和解决问题的过程，因此学生要乐于思考，巧妙借鉴素材，不可生搬硬套。再者重视提纲的撰写，在公文创作阶段，提纲是写作综合能力的体现，它是搭建公文结构的框架，是作者思路的体现，好的提纲有利于公文的成功撰写。关注写作的基本流程后，还应注意每种公文的特定格式与要求，了解公文的独特性，这样才可能写出优秀的公文。
(四)社会企业方面
企业对于高校人才的培养具有重要作用，其不仅是高校培养人才的标准，而且为毕业生提供发挥和提高其才能的场所。
1.加强与高校的联系，为本科生提供实习机会。企业要获得优秀的专业秘书人才，必须参与培养人才的队伍中。企业可与本地高校合作，为高校文秘专业的学生提供实习的机会和场所，使其较早接触到秘书岗位的相关工作，如公文写作拟写、发文、办理等，从而提高在秘书方面的综合能力。据笔者了解，常熟理工学院文秘专业的毕业生都曾到过如常熟档案局、常熟市政府等单位见习，其中有些也去常熟有名的地方民营企业，如波司登、隆力奇及南极人等实习。
2.重视本单位公文质量，合理保存公文相关材料。据笔者观察，许多机构或企事业单位，在其对外发布的公文中，都会犯一些低级问题如格式错误、文种错用、抄送单位写错等，这就要求相关单位严格把关公文的质量，要做到严于律己，为社会，为学生树立好的榜样。同时，企事业单位应该注意文档的管理和保存，有利于为学生实习提供材料。
3.关注高校的教学改革，注重学生技能培养。大学生是推动未来发展的主要人才，企业有责任关注高校的相关教学改革，提出相关有建设性的意见，从而使高校培养出德才兼备的优秀人才。在与高校的合作中，企业应提高培养文秘专业学生技能的意识，为其未来的发展奠定良好的基础。
四、结语
