秘书就是领导的助理，是沟通领导和群众的纽带，是一种介于上下级之间的特定社会角色。秘书主要从事文档管理、会务安排并协助组织和领导处理日常事物等工作。秘书工作不仅要求秘书要有一定的文字表达能力，而且要有较强的沟通协调和处理问题的能力，只有这样才能成为领导工作和生活上的好助理。以下是笔者根据理论研究和学习实践，总结出关于怎样做好秘书工作的几点建议：
一、信念坚定，思想忠诚
（一）在党政机关方面，思想和信念是选择秘书的重中之重，一个优秀的秘书不仅要忠诚与自己的领导，而且要对组织有坚定信念。因此，秘书的信念和思想就表现的尤为重要，在任何情况下都不能在信念和思想上出现问题，不能损害组织和领导形象，给组织带来损失。秘书在信念和思想方面要经过严格的审查，正如“党不能培养叛徒”这句话所说，组织和领导更不能培养出背叛者，所以，坚定和忠诚才是做好一个合格秘书的第一步。这是秘书人才选拔的前提条件，秘书人员必须始终要保持政治上的成熟，特别是在保守党的秘密、重大问题决策等问题上。
（二）在企业方面，虽然企业是以赢利为目的社会组织，但是企业秘书的一言一行，都直接或者间接的影响着企业和领导的形象，近而，影响企业的经济效益和社会效益。同时，像董事会秘书、董事长秘、总经理助理等秘书岗位都掌握着企业的重要商业机密，如企业的重大战略部署、竞争者应对策略、财务状况等信息，关键时刻甚至能左右大局，所以，这就要求企业秘书也必须忠诚于自己的企业和领导，讲求职业道德，这样才会使企业更健康、更顺利的发展，领导也会认可你的工作，而相反，即使你特别有能力，但你信念不坚定，思想不忠诚，那么不仅会被面临解雇，甚至会遭到法律制裁。
二、小心谨慎，戒骄戒躁
（一）秘书工作情况复杂，不能有丝毫的草率和疏忽。当秘书为领导提供参谋辅助的时候，工作责任重大，要做到小心谨慎，戒骄戒躁，不能粗枝大叶。否则，就有可能给组织造成严重的危害和难以估量的损失。
（二）领导交代的事情，要认真思考，周密部署。只要是领导安排的事情，不管大事小事，都要尽力把每一件事情做到精益求精，不能敷衍领导，正所谓“领导无小事”。否则，领导就有可能感到自己的浮躁，甚至是不尊重领导，不把领导的事情放心上，久而久之，秘书的工作也就会越来越失败。
（三）谨慎细致，不骄不躁的工作作风需要培养。秘书人员只有脚踏实地地做好每个细节，才能避免出现纰漏，而严格细致的工作作风，贯穿秘书工作的始终。养成一种良好的习惯，对任何事情都要多留心，多想几个为什么，为领导决策提供有价值的参考意见，分忧解难。
三、积极进取，永不懈怠
（一）始终保持危机感，养成积极进取的工作作风。随着秘书对工作和环境的熟悉，特别是与领导关系的融洽，此时，很多秘书都放松了对自己工作的要求，感到领导欣赏，工作顺利从而产生了懈怠，开始消极地工作。但是也正是这种工作态度，为以后的工作埋下隐患。也正是这个时候自己的工作也会时不时的出现些纰漏和失误，不利于领导和组织工作的开展，领导也开始质疑自己的工作能力，但是更多的工作的态度问题，所以秘书，一定要摆正自己的位置，积极进取，始终保持危机。
（二）只有坚持不懈，才能顺利地完成秘书工作。秘书工作繁琐，困难的事情时常发生，想要顺利地完成工作，就必须坚持不懈，不达目的不罢休。当工作遇到困难的时候，一定要相信坚持是最好的解决办法，成功就在前方不远处召唤自己，而停下来则会让自己的工作半途而废，更让领导和组织失望。
四、宠辱不惊，镇定自若
（一）看淡荣辱，学会宠辱不惊。因为秘书一直在领导身边工作，这就更容易赢得组织和领导的赏识和称赞。当面对鲜花和掌声时，秘书要保持平和的心态，不要得意而忘形，骄傲使人落后。相反，当秘书的工作不能得到组织和领导认可时，要知道承担责任，领导的批评才能让自己进步的更快，不能因为领导的职责而闹气，必须忍受住领导的怒气和怨言，保持虚心接受的心态。
（二）遇事要泰然处之，保持头脑冷静，学会淡定。淡定不是不思进取，也不是看破世事，而是经历过世事磨练后的沉稳老练，看淡世事变化的风云，只有更加冷静，更加淡定，才能给人一种强大的气场，让人产生信任感。相反，遇事慌乱无章和心烦意燥都无意于问题的解决，只会让问题变得更加扑朔迷离。
五、学会揣摩领导意图
（一）揣摩领导意图是秘书工作的重要部分，是秘书工作的主线。秘书工作的认可与否很大程度上是按照领导的意图开展工作。而不同领导人解决问题的方式又不尽相同，所以，秘书要适应领导的思维方式和工作作风，然而，秘书工作的好坏很大情况取决是你对领导的意图的领悟，所以在职场上，秘书要留心领导平时工作和生活中细节，对一些具体问题的看法，善于揣摩领导的意图，如果自己不能把握领导的意图，应该适时地请示，求得领导指点和理解。
（二）揣摩领导意图是职场上长盛不衰的法则，对职业生涯至关重要。“揣摩学”是古代封建专制的产物，在“伴君如伴虎”的时代，作为臣子，倘若不善于揣摩皇上的心思，则会诚惶诚恐，如坐针毡，因为自己随时可能因为那句话、哪件事就惹怒龙颜，轻则乌纱不保，重则性命攸关，甚至有可能会被株连九族。而现代社会中，秘书只有具备善于揣摩领导意图的本领，才能做好秘书工作，更好的辅助领导，同时，自己的前程才会更加光明，更有希望。
一）平等关系
何青教授关于秘书学的著作《秘书学：理论实践与方法》，主要是从政治学上对两者关系进行阐述，很多领导与秘书都是国家的公民，都享有宪法规定的平等权利和承担同等的义务。秘书与领导的关系，应当建立在公民的人格平等的基础之上。秘书与领导的关系，无论是领导使用秘书，还是秘书服务于领导，都不能违背公民的基本权利和义务；秘书与领导的关系，也必须建立在遵循宪法原则、符合公民权利和义务的基础上。否则，秘书和领导就会出现不正常的关系。
我认为秘书与领导两者他们真正意义上的平等除了在法律上的平等和人格上的平等是前提外，我认为他们二者的平等是工作上的平等，何为工作上的平等呢？既是二者做好自己的工作，在工作中体现自身的职业水平和职业道德，双方努力开展好工作。秘书在工作中业务水平合格，遵守工作纪律，体现自己的职业道德，势必赢得领导对自己的尊重和认可。领导在工作中,正确领导秘书工作，关心秘书，以德服人，就会得的秘书对领导的尊重。双方和谐的合作，相互尊重，达到真正意义上的平等。如果要做到真正意义上平等的话，那么两者应该注意：
秘书方面：首先，秘书人员才干,业务水平是重要因素。才干是做秘书的基本功，若是你不能胜任秘书职务，不能完成任务，比如说：办事，丢三拉四、拖拖拉拉；传话，天南海北、走弦跑调；写材料，词不达意、不知所云；出主意，云里雾里，不得要领，等等。这样的人、这样的事，一次两次也许没多大关系，三次、四次还是这样，总会导致领导人的不满意，对你不认可，更谈不上尊重了，那里还会处好关系，做到平等呢！
秘书的才干，大体上分为三种类型：一是办事型，要求精明强干、思路敏捷，办事利落。大部分秘书人员应是这种类型。二是秀才型，是主事写文章的，他的办事能力不一定很强，但写文章很擅长同样要求思路清楚，头脑灵活，有学有识。有的秘书，兼有办事、写作两种才能，那更受欢迎。三是技术型，比如打字、印刷，办公设备（传真机、计算机、电话机）使用和维修、机要和翻译电文等。三种类型的人员，都要把自己的本事掌握好，达到熟练程度，才能胜任愉快，才能与领导的需要相适应，也才能把关系搞好。现在，研究、讨论秘书工作的各种文章、讲义、讲话，反反复复讲得最多的是秘书的参谋职能。这虽然没有什么不可。但是，秘书的基础职能是办事，参谋多半也是在办事中体现的。因此，决
不可忽视秘书的办事职能。而秘书的办事才干有许多方面，如:领会能力、语言能力和了解领导在日常生活习惯的本事，也同搞好与领导的关系有直接影响。处好同领导的关系有特殊意义的一条，是秘书要了解领导、熟悉领导。不管你是在事业单位还是在企业；不管你是为一位领导人当秘书，还是同时为几位领导人服务，你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维、语言特点和生活爱好，甚至他的工作经历，都应当了解得清清楚楚。这样，就可以把服务工作做到恰到好处，就容易配合协调，节拍一致。与这一点有连带意义的一个问题，是秘书人员不但应有自己的特长，更重要的是要有适应能力，尽可能与领导人的特长、爱好相接近。国外的秘书工作研究者也是这样主张的。领导人都有个人的爱好和专长，或喜欢听音乐，或喜欢看戏，或喜欢下棋，或喜欢绘画书法，或喜欢体育；或擅长研究理论、总结经验，或擅长写文章，或擅长讲话，或擅长到基层调查，找人谈话，等等。秘书不妨设法同领导人的这样那样的兴趣一致起来，不会也可以培养，以便有共同语言，从生活上能打成一片，工作上便于服务,当成朋友来看待,作到心理的平等。假如秘书对领导人的专长和爱好，既不了解又不感兴趣，而且处处躲闪回避、不闻不问，至少会导致相互淡漠如水，除了“公事公办”之外，就互无往来了.这样也会影响双方在工作中的情绪，做到心理上的平等。
其次，品德素养是更重要的因素。秘书人员的职业品德，最主要的是同组织的方针保持高度一致，即坚持原则，遵守组织的规章制度。秘书人员是绝对不能偏离组织的正确轨道。秘书人员还要有职业性的高尚品德：一热爱工作，甘于平凡；二不辞劳苦，不计报酬；三自尊自重，克己奉公；四谦虚谨慎，平等待人；五严守机密，提高警觉。
为处理好同领导人的关系，以下各点是应当经常注意的：诚实而不做假弄权，做秘书，根本的一条就是踏踏实实、尽心尽责地工作；当参谋而不是自以为是；补正而不以正确者自居；顾全大局而不介入矛盾；公正而不搬弄是非；谦虚而不能傲上凌下；受批评而不急不怨；其他，如办事要忠于领导意图不要按个人喜好随意增减，画蛇添足，把事情办的走了样；也不要在执行一位领导人的指令时而去问另一领导人的意见，节外生枝把事情搞复杂。这些都是特别忌讳的。做好以上几点，可以使领导在道德的层面上来认可秘书，达到共识，在道德上做到平等。
再次，秘书与其领导关系的处理技巧。秘书如何处理好与领导的关系，如何适应领导工作的需求呢？概括起来，应做到以下五点：尊重、理解、关心、提醒、补充。领导秘书在处理事务的时候要做到：“十要”与“十不要”。 一要内敛，不要张扬；二要谦虚，不要骄傲；三要踏实，不要浮躁；四要清廉，不要贪婪；五要朴素，不要铺张；六要善良，不要凶狠；七要平和，不要狂妄；八要明理，
不要蛮横；九要厚道，不要霸道；十要守法，不要违法。做到上述几点，相信对秘书与领导关系的处理和拉近二者关系是有帮助的。
领导方面:领导是一个组织的领头人，他在组织中的作用是很巨大的。一个好的秘书人员需要一个好的领导才能将自己的才干体现出来！所以一个好的领导在同自己的秘书人员工作中应该注意以下几点：
首先，要了解自己的秘书。他们的成长背景和工作学习习性都不同，我们可以通过人事资料或日常交流，了解他们的家庭背景、人生态度、专长、能力及个性、兴趣等。了解的越清楚，更容易相处。
其次，与秘书打成一片。领导要与秘书合作，彼此支持，彼此体谅，共同提高；对待秘书和其他同事一样，不要因为和秘书十分亲近而徇私，给予特殊的待遇。这样才会赢得大家的好感；领导要注意和欣赏秘书的优点，每个秘书都有优点和缺点，优点作为领导就应该充分的给予肯定，并在适当时候对之赞美，切忌妒忌。对于秘书的缺点和过失，也不可贸然指责和宣扬，必要时可在个别谈心中诚恳的指出；关心秘书，只有真心的关心秘书才能取得他的好感，当秘书的个人或者家庭发生困难的时候，除竭尽给予关怀外，还要耐心的开导，使秘书感受领导温暖的关怀，安下心来工作。
再次，以正确的态度对待秘书的评价。秘书和领导在一起的工作时间很长，秘书肯定对于自己的领导有评价，有好的也有不好的，作为一个优秀的领导者应该具备这样的胸怀，好的方面不必太高兴，更不要喜形于色，而应在各方面严格要求自己，博得更多的好感。若遇到不好的不要介意，有则改之，无则加勉，应该看成生活中常有的现象，泰然处之。
（二）同事关系
在社会学意义上领导与秘书是实现共同目标的同事关系，领导与秘书在事业发展的目标上，应该是一致的，在各项任务目标上，也应该是一致的。为了实现共同的事业目标和任务目标，两者是相互配合的同事，必须密切配合。作为领导者，应帮助秘书认清事业目标，明确任务目标，并指导其为实现目标立足本职，尽职尽责，努力工作；作为秘书，应辅助领导者根据确定的事业目标，科学合理地确立各项任务目标，并为领导者实现目标的领导工作提供综合性的跟踪服务，当好参谋和助手。实现共同目标是领导与秘书共同的事业基础，也是两者密切配合关系的基础 。但是两者共事也要讲究一定的方法：
秘书方面：由于领导的“个性”特点不同,与领导保持和谐的方法也千差万别。历史上东方朔采用滑稽诙谐的方法,陈情言事,居然能使汉武帝从中采用有益的建议,魏征的直言劝谏也能使唐太宗引以为戒,而邹忌对齐威王的方法则是“讽谏”。可见,保持和谐的方法是因人而异、因事而异、因时而异。
领导方面：领导要熟悉自己的秘书的性格是怎么样的，要知道自己秘书的能力有多大，要虚心的接受秘书给自己的建议，善待自己的秘书。保持和谐的方法同样也需要因人而异、因事而异、因时而异。
（三）上下级关系
一些学者提出秘书与领导秘书工作属于领导工作的延伸。从管理学的层面上讲他们是上下级的关系，在工作实践中，领导者是上级，处于主体地位；秘书是下级，处于辅助地位。主辅配合默契，关系和谐，对领导工作和秘书工作都是极为有利的。工作职能上的主辅配合关系，决定了领导工作的需要及有效地发挥领导职能，是两者配合的主体和关键；秘书工作要围绕领导工作需要展开，秘书工作的主要职能就是辅助与服务于领导工作，当好领导的参谋助手。工作职能上的主辅关系，决定了秘书的工作计划、工作行为、工作方法、工作思路、工作效率等，都要适应领导工作上的需要，与领导工作相契合。我认为，上下级关系就是需要双方要摆正自己的位置，作好自己的本职工作，摆正自己的位置，明白自己的职权。
秘书方面：秘书作为下级，不要干涉领导，作好本分工作，不要越权。要切实端正为领导服务。秘书为领导服务的一个重要工作,就是代领导起草各种文稿,秘书不能因为做了这些工作,便私下里自吹自擂,表现自己。更不能像三国时代的魏王,曹操手下的行军主簿杨修那样,自恃小聪明、哗众取宠,在关键时刻看上司的笑话,结果身败名裂。
领导方面：作为一个上级就需要作好自己的本职工作为下级做好榜样，也不要越权，插手秘书的工作。做到责权清晰。领导还要理性的对待秘书的评价.
（四）主辅关系
一些学者提出，在秘书学上二者存在主辅关系，领导与秘书在相互配合的工作过程中，领导处于主动地位，发动、推动工作；秘书处于被动地位，辅助领导，执行任务和操办事务，为领导工作服务。这个关系处理的好，领导者决策指挥有方，对秘书调度得法，秘书便能够准确理解领导意图，能在被动的从属地位上充分地主动地发挥参谋助手作用。
我认为这种关系也需要双方掌握好技巧才能使之和谐。
秘书方面：秘书要主动为领导服务。有些发言、报告,领导可能并没有要求秘书事先起草,这时秘书可以主动地为领导收集资料、数据、事例,供领导讲话时参考。辅助领导顺利的完成工作，这样做,定会得到领导的认可。在紧急情况下,如突发事件的处理、抢险救灾、除凶防暴,秘书人员来不及请示领导,或领导行踪不明,此时发挥主动性尤其必要。
五）工作绩效一体关系
在行为学上来讲领导与秘书在工作绩效上是紧密联系在一起的。秘书不管是操办事务还是参谋辅助，不管是办文还是办会，都是为领导工作服务的。秘书工作的绩效，蕴含在领导工作的绩效之中。领导者与其秘书的共同绩效，实际上也是在提高领导工作绩效；秘书立足本职主动提供有效的辅助与服务，促进领导工作绩效，同样也是在提高自身的工作绩效。这种工作绩效上的一体关系，使领导和秘书在工作上联系更加紧密。
秘书方面：秘书要努力作好自己的本分工作，尽心竭力的做好领导分配的任务，秘书应该立足于本职工作服从领导的安排，进行行之有效的辅助。当二者在工作上产生分歧或矛盾时，要妥善的处理。不得将情绪带到工作中来，保证工作的顺利开展。
领导方面：领导要正确的指导秘书的工作，适当的给秘书分配工作量，使秘书能行之有效的完成任务，以保证工作效率。当二者在工作中发生了分歧和矛盾时，作为领导要及时发现和处理，不让其影响工作。
（六）双向交流关系
这是实现工作绩效一体关系的必要条件。领导与秘书工作沟通，既有领导对秘书的指示、指导，又有秘书对领导者的请示、汇报；既有领导者向秘书了解情况、征求意见和建议，又有秘书向领导主动参谋、提供可行方案等。只有建立和保持了这种密切的双向沟通关系，领导与秘书的主辅配合才能有效；只有加强这种双向沟通，才能使领导者与秘书的主辅配合，逐渐达到配合默契的程度。
秘书方面：作为领导的秘书,要明确自己的职责,对领导不正确的做法要敢于提出自己的看法,要言之有理,选时适宜,这样领导不但会认真听取秘书的批评意见,还会因此和秘书成为挚友,这对领导工作和秘书工作都是很有好处的。秘书对领导尊重是无可厚非的,但对领导不能无原则服从。领导并非圣贤,也有决策失误、指挥失当的时候,个别的甚至为谋私利走上邪路,那就需要秘书人员及时“提醒”,以“设问”、商量的口气言明得失,并提出参考方案或补救方法。
领导方面：领导应鼓励秘书提意见和建议,善听逆耳忠言,能服苦口良药,只有这样,领导者与秘书才能在正确的原则基础上,建立起真诚合作的正常关系。
从多层次的和多学科对二者关系进行剖析，以便得出我们在工作中使二者合作默契，使工作效率得以提升。
三、结 论
秘书和领导者的工作的基本特征，是以两者的合作关系决定的。尽管在人类社会发展的不同历史阶段，不同社会制度，不同组织体制中，秘书和领导的工作状况有较大的差异，但秘书与领导的主辅配合关系，却是以不同的形式一直存在着。维系和优化这种主辅配合关系的是领导工作实践的需要，没有领导工作对秘书辅助的需要，就没有主辅配合关系，秘书工作也就不存在了。对于二者之间的关系其实很简单，人格地位平等，实现工作目标的同事关系，工作职能上上下级的关系，工作绩效上一体关系，工作沟通上双向交流关系。其本质是两者相互作用，相辅相成的合作关系，只有两者合作才能体现两者的价值。
在维系两者之间良好关系，最重要的是才能品行和道德，双方要严格遵守其职业道德，上级爱护下级，下级尊敬上级，在工作中相互理解，相互帮助，共同协作！将共同的目标完成好，做到思想与行为的统一。
总之，秘书和领导的合作关系，是两者的具体工作关系和联系中最为重要的、起核心作用的基本关系和联系。
秘书毕业论文怎么写?这是一个非常宽泛的问题，我联系我做秘书、我教秘书学（文书学）、我写作秘书论文、以及我指导文秘专业学生撰写秘书毕业论文的实际体会，谈些看法给你参考了。 1、秘书是一项实务性非常强的工作，因此秘书论文的选题应当注重选择实务性选题，比如“秘书人员如何主动揽活”。 2、秘书工作是为领导出谋的人员，因此选题是应当从如何服务领导、当好领导的助手的角度考虑，比如“秘书人员如何做好领导的参谋”。 3、秘书工作是政策性很强的工作，因此选题是应当从如何提高秘书人员的政策水平入手，比如“当代秘书人员应当具备哪些法律政策知识”，或者“秘书人员应当储备哪些法律政策知识”。 写前，先列出一个提纲，然后多多修改提纲，提纲完善得差不多时，才可以动手写作论文了，祝你论文写作愉快。
现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接
现代文秘工作对领导者的决策水平和单位的工作效率起着举足轻重的作用。做好现代文秘工作，并使之和档案工作规范衔接，具有十分重要的意义。根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和今年一月一日起施行的《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）及《国家行政机关公文处理办法（以下简称《办法》），本文试就现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接问题，谈一些粗浅的认识和看法。
一、现代文秘工作和档案管理工作的"一体两面"关系
现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文。公文是文秘工作的主要产品，档案资料主要来源于公文。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。可见，现代文秘工作是档案管理的工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相联，又相对独立。
随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，档案界提出的"文档一体化"管理模式，便是这种"一体两面"关系的实际反映和科学应用。所谓"文档一体化"，就是从文秘和档案工作的全局出发，在公文生成制发到归档管理的全过程，使用"文档一体化"计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，实现文秘工作和档案工作信息共享，规范衔接。
二、当前文秘工作和档案工作衔接方面存在的主要问题
实际工作中，文秘和档案实行的是分块管理制。实践证明这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是这种体制某种程度上却拉大了文秘工作和档案工作的距离。文秘人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文秘工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象：
（一）用纸不达标，装订不规范。《格式》规定公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡-80 g/㎡的胶版印刷纸或复印纸，型号为国际通用A4型。装订要求左侧订，不漏页，无坏钉，不脱落，不散页，后背平整。但长期以来，公文用纸很少注意克度要求，常因纸张质量差和耐折度低，以至于保存时间不长便开始发黄。而且相当一部分单位还在继续延用过去的16开型纸，即使同是16开，有时大小也不一致。印刷装订中，掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题时有发生，使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到一定影响。
（二）版记不全面，附件不规范。版记是文书部门和档案部门相互衔接，顺利实现"文档一体化"的一个重要标识。而日常文秘工作中常常不被重视，只有主题词而无抄送抄发单位者有之，不标明印发部门和时间者有之，甚或没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编更给文件归档拟写案卷标题造成困难，增加了"文档一体化"的操作难度。《格式》还对公文的附件作了明确规定，但在现行的公文制发中，有些单位却不能正确处理，有的"附件"字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，附件和正文人以对号入座等，也严重影响着公文的规范立卷和规范归档。
（三）文种使用不当，办理程序不规范。《办法》规定公文主要有十三种。但实际应用时，往往"决定"和"意见"不分，"通知"和"通告"混用，公文的实际效力常因此而削弱。最容易混淆的是"请示"和"报告"两个文种，有的该用"请示"却用了"报告"，有的"报告"中夹杂"请示"的内容，有的甚至把两个文种合二为一成"请示报告"，给公文受理机关带来不便，影响了公文作用的发挥。公文的办理程序虽说是一个严密的体系，但在日常工作中，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象却很难避免，从而为档案工作留下后患。
（四）原稿不齐全，编号不规范。公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候，办文过程很规范，但实际归档时，却发现只有定稿，缺了原稿或修改稿。从某种意义上讲，修改稿特别是领导批示的原稿更具有存档价值。还有的归档材料是传真原件，不经过复印就存档，短期内字迹就变得模糊不清。公文编号的差错一般则是由于登记不及时、分类不准确造成的，漏号、重号等乱号情况的出现，既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。
另外，《办法》规定撰写公文材料应该尽量使用碳素或蓝黑墨水，不能用铅笔或圆珠笔写，包括领导的签字在内。在以往物档案工作检查中，这一条几乎没有单位能完全做到，案卷中的圆珠笔字变形、铅笔字模糊难辨、有涂改痕迹等现象普遍存在，使档案的真实性难以保障。
三、实现现代文秘工作和档案管理工作规范衔接的"三强化"措施
要实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接，笔者认为应着重从"三强化"抓起。
（一）强化"文档一体化"意识
"文档一体化"的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。文秘工作是"文档一体化"的基础性工作，最重要的是文秘人员必须具有较强的档案意识。档案，是人们社会实践的历史记录，是历史的折射和缩影，是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，使人们了解它的历史传统和发展现状，靠什么？靠的是档案，靠的是大量的文件材料。可以说今天的文件，就是明天的材料。所以，每一个文秘人员头脑中都要有"档案"二字，不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按"文档一体化"的要求，规范办理好每一份公文。
（二）强化"全过程管理"工作
首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是"全过程管理"的前提。
其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定，这是"全过程管理"的根本法，全体档案工作人员和文秘人员应该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。
第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是"全过程管理"的基础。此外，还必须建立一支过硬的、相对稳定的工作队伍。文秘工作和档案工作都具有较强的专业性和技术性，不能设想一个人员素质不高、更换频繁的工作队伍能创造出优秀的工作业绩。
第四，要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前对审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按机关报标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对"文件处理单"、"发文稿纸"等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件"件数"的同时，严格控制文件的"份数"，禁止滥抄滥送。
第五，要依靠先进的装备和技术。社会已经进入信息时代，科学技术日新月异，落后的文件设备和档案工具已经不能适应《档案法》、《格式》和《办法》的要求，因此，配置性的优良的设备和工具，是"全过程管理"的关键。同时还应注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。
（三）强化"文书部门立卷"工作
"文书部门立卷"是《档案法》早已明确的一个基本制度。《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责"及时整理（立卷）、归档"。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写"案卷类目"，将其及时"对号入座"，使文件的立卷工作日常化。"文书部门立卷"主要是做好平时归卷工作，关键在于"及时"二字，及时收集，及时分类，切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集归卷；联合办理的公文，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复制件或副本。文秘人员平时有计划地收集整理文件，进行分门别类的管理，既方便平时查阅，又利于年终立卷。需要指出一点的是，当遇到工作人员因故调离工作岗位是时，应将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，以保证档案材料的完整齐全。
在现代企业发展中,文秘岗位得到了越来越多企业的重视,这是由于文秘岗位不仅关系到企业的日常办公效率,而且还起到了很好的推动部门之间衔接与联系的作用。下面是我为大家整理的文秘专业论文，供大家参考。
摘要： 对于文秘行政管理能力的培养是非常重要的，不仅对于企业目前的生产经营有所影响，对于企业未来的发展也有着一定的影响，企业必须要对文秘行政管理能力的培养给予高度的重视。
关键词：文秘;行政管理
文秘是企业众多岗位中的一种，文秘岗位对于企业的发展和企业的正常运转有着不可忽视的影响，能够将上级领导的决策有效的传达，同时也是领导与企业员工之间的重要纽带。文秘能够加快企业的制度建设和完善，能够促进 企业管理 水平的提升。如何使得文秘行政管理能力得到有效的提升，已经渐渐成为众多企业都非常关注的重点内容，要科学的、合理的、规划的对文秘的行政管理能力进行培养，将其具有的最终最大限度的发挥出来。
一、文秘的定义和特点
文秘在新时期有着多种定义，站在职业的角度，文秘就是从事文书以及秘书事物的岗位。在工作人员的角度对文秘的定义进行解析，文秘就是从事文字书写，并且承担着日常接待工作的人员。根据不同的情况，文秘指代的定义也有所不同，可以说是文秘岗位，也可以说是文秘工作人员。本文研究的是文秘工作人员，也就是承担着文字书写和接待任务的工作人员。文秘展现的特点有真多，可以概括性的分为以下内容，首先就是职业性，职业性是文秘最为鲜明的特点。其次就是对于其工作人员的能力有着多样化的需求，对于文秘人员来说不仅仅需要具有良好的文字表达能力，同时还要具备一定的口语交际能力，这样才能够将文秘工作的特性展现。还有公共性，文秘工作的开展需要从企业的全局考虑，其中包括对于企业各个部门之间的协调工作，企业对外事务处理等等，这些工作都是具有强烈的公共性的，同时也将文秘工作需要具备的公共性展现的淋漓尽致。
二、文秘行政管理能力培养的作用
1.有利于增强文秘人员的工作效率。
文秘行政管理能力的培养，能够帮助文秘人员学习相应的行政管理技巧，并且将学习到的行政管理技巧应用到实际工作中去，对于提升行政管理工作效率有着十分积极的影响力。文秘经常是被看成文职工作人员，所以对其行政能力的培养在企业中常常被忽视，同时也是的文秘工作人员承担的实际工作都是较为基础的，对于文秘人员行政能力的培养有着十分不利的影响。通过对企业文秘人员落实行政管理培养，能够使得文秘人员的综合素质可以得到提升，并且达到提升文秘工作质量和工作效率和促进企业发展的最终目的。
2.有助于增强文秘的书写能力。
对于文秘的日常工作来说，很多工作都是与书写有关的，但是以往企业对于文秘书写能力的培养并没有给予太多的重视，这样导致文秘人员本身具有的书写能力没有得到实际的提升，文秘书写工作存在的较多的缺陷。对文秘人员进行行政管理能力培养，使得理论知识与实践活动进行有效的融合，同时也会促进文秘人员书写能力的提高。文秘精元经过培训后，能够将所学习到的理论知识和各项技能应用到自己的实际工作中去，对于提升书写工作质量有些积极的影响作用，同时还能够将文秘书写工作具有的价值良好的呈现。
三、文秘行政管理能力培养策略
1.开展行政 管理知识 培训。
对于文秘行政管理能力培养工作的落实，需要依据文秘工作的实际情况，对文秘人员进行相应理论知识的 教育 和引导，以培训为基础点对文秘的行政管理能力进行培养，最终使得文秘的行政管理能力得到切实的提升，采用课堂讲述的形式对文秘行政管理能力进行培养。文秘归属的企业或者单位需要科学的、全面的、合理的制定文秘培训课件，并且派遣专门的人员对培训工作进行负责，在培训课堂开展过程中将大量的理论知识传授给文秘，使得文秘人员的理论知识基础越来越为扎实，这样其具有的行政管理能力才能够得到提升。当然不能仅仅是注重培训，对于考核也需要给予相应的重视程度。当培训工作完成后，需要对文秘人员的学习情况进行综合性的考核，明确文秘对于培训知识的学习以及掌握程度，对于考核没有达到相应标准的文秘人员，需要该人员继续参与文秘理论知识培训，直到对于知识的掌握程度达到相应的标准。
2.建立行政管理技能实践平台。
除了应用培训的方式对于文秘文员的行政管理能力进行提升，同时还可以通过工作实践的方式提升文秘的行政管理能力。企业可以建立和完善行政管理技能实践平台，为文秘人员提升实践操作的空间，在实践中积累 经验 ，在实践过程中使得自身的能力得到提升。企业为文秘人员提供相应的实践岗位，通过大量实践工作操作使得文秘人员的行政管理能力得到提升。企业或者是各个单位需要结合内部机构的实际情况，为文秘人员提供相应的行政管理岗位。文秘人员在岗位工作实践过程中，运用自己的专业知识和掌握的专业技能进行各项工作的开展，使得个人可以充分的融入到企业或者单位组织中去。同时企业行政管理能力较为优异的工作人员需要创建一个评定小组，对于处于文秘实践岗位上工作人员的表现进行客观性的评价，指出该人员在工作中存在的严重问题，并且提出相应的合理化的意见和建议。文秘人员虚心的接受指导性的意见和建议，并且对自身的岗位行为进行深入的 反思 ，明确自身的不足，并且根据学习到的改善 措施 对自身的岗位行为进行调整，使得自身的岗位行为可以不断的进行优化和改良，最终达到提升行政管理能力的最终目的。
四、结语
对于文秘行政管理能力的培养是非常重要的，不仅对于企业目前的生产经营有所影响，对于企业未来的发展也有着一定的影响，企业必须要对文秘行政管理能力的培养给予高度的重视。培养工作的开展不能太过于盲目，要根据市局情况，使得文秘行政管理能力的培养具有针对性，理论知识与岗位实训进行有效的融合，使得文秘的行政管理能力得到切实的提升，保证企业的正常运转，促进企业的高速发展。
参考文献
1、基于规范化的文秘与档案管理的衔接问题研究孙大松;品牌2015-03-24 14:411
2、关于做好文秘和档案工作的几点思考肖健;企业改革与管理2015-02-251
摘要：中职文秘专业实践教学模式的建构要在校内构建课堂实训、实训室实训、校内见习三位一体的模式;在校外体系之中建立校外见习、竞赛活动、 毕业 实习的模式，全面提升实践教学效果，实训实践教学的改革与体系构建。
关键词：文秘;实践教学
一、中职文秘专业实践教学困境改革方向
梁启超曰:穷则变，变则通。要想让秘书行业教学适应市场发展，文秘就必须结合实际深化改革。为了解决当前中职文秘专业实践教学的困境必须尽快明确文秘专业实践教学的改革方向，通过教学改革解除当前困境。
(一)任务驱动
任务驱动的“教与学”的方式，能为学生提供体验实践的情境和感悟问题的情境，围绕任务展开学习，以任务的完成结果检验和 总结 学习过程等，改变学生的学习状态。任务驱动教学模式有助于培养学生的创新精神和实践能力，利用任务驱动教学模式的过程中，学生完成一件件任务，利用学习过的知识的同时还需要开动脑筋，大胆想象，自己动手实践，自己探索。在开展任务驱动教学的过程中，教师要秉承“活动主导、任务驱动”的课堂实践教学法。参考现代教学理论，结合课程教学实践，探索出符合应终身学习思想和学生实际的即以项目任务为驱动，整个教学围绕任务的解决展开。总之，任务驱动的教学方式能够激发学生学习新技能的积极性，由教师指导或者组织进行的任务分析是重要的环节，有助于学生解决实际的文秘工作问题。
(二)工学结合
我国高职教育就是秉承以服务为宗旨，以就业为导向，以培养生产、建设、管理、服务第一线需要的高技能人才为目标，走产学结合的发展道路的办学方针和理念。工学结合是一种育人模式，它是学习者的劳动和学习两种行为之间的合作，强调学校和企业的“零距离”，在学校和企业、学生和个人签订合作协议的基础上，职业院校和实习企业就共同担当起“顶岗实践”中的内容、形式、纪律、考核、评价等管理职能。工学结合的模式下，中职学校能够吸引行业、企业有丰富经验员工担任兼职教师，制定职业岗位标准、开发实训课程、参与校内外实训基地建设及指导学生实习实训，提供人才需求信息等。这种利用无形资源培养人才的模式，既为学校节约了大量财力和人力，也为学生今后的就业开辟了道路。
二、中职文秘专业实践教学模式的建构措施
(一)校内实践教学模式的构建
1.课堂实训。课堂实训的模式就是在课堂教学过程中全面推广模拟案例教学的方式，以这种方式来让学生运用实际的文秘知识，让学生尽快熟悉职业环境，把所学专业知识转化为实际运用，养成一定的职业技能技巧。例如:开展课堂实训的案例教学方式，请同学们解决“客人说着就要往里走。遇到这种情况秘书应该怎么做?”的情境问题，让学生进行讨论，然后找出和平探讨，和平沟通的方式 方法 。课堂实训的内容还包括许多技能的训练方式。例如:计算机速记实训活动的开展，让学生进行课堂竞赛，掌握基本技能的同时就是为了更好地完成以后的学习活动，让学生能够全面掌握技能的同时，最终形成专业能力。
2.实训室实训。为了更好地开展任务驱动的教学模式，中职文秘专业实践教学的开展必须要利用实训室。实训室就是指专门开展实践活动的教室，这里面主要是要进行秘书工作项目的单项训练与综合项目的训练。例如:在实训室内进行接待来访者的礼仪、接听拨打电话等情境的模拟，然后利用实训室中的数码摄像机录制下学生练习的过程，让学生能够看到自己的表现，作出相应的改变。其实实训室内的训练就是仿真的模拟训练，让学生能够在校内就能充分了解企业等各种机构的运作，运用学过的理论知识进行现实操作，起到理论与实践相结合的目的。
3.校内见习。校内见习活动是校内实践教学活动的重点，在具体的开展过程中，教师可以让文秘专业的学生到科研处、人事处、宣传处、各系部办公室等部门进行训练，让学生熟悉文秘工作环境与具体的工作内容，进一步强化秘书工作技能。但是在开展见习的过程中，需要注意:一是明确派遣的见习任务，让学生明确自己的工作内容与见习目的。二是要让学生独立完成文秘见习工作，这样学生就能够运用所学到的文秘知识，协助老师处理文档和教研室工作。同时，鼓励办公室的同事对学生的表现进行直接的指引，这样学生就能够很快地找出自己工作过程中存在的问题，从小事中锻练自己，争取提高自己。另外，学校的指导教师也要定期到学校各部门了解学生实习情况，解决实习中的问题，指导学生完成实习记录、撰写 实习 报告 。
(二)校外实践教学模式的构建
1.校外见习。校外见习活动要进行真实的企业内文秘工作。教师可以在每个学期都安排一定的校外见习活动，可以选择的岗位包括:办公室文员、计划部、采购部、业务部的工作人员等。在见习的过程中，教师要派校内指导教师进行全程跟踪指导和评价。同时，要联合企业设计相关的企业内部指导教师作出见习指导和见习评价。主要的评价内容就是根据学生的专业技能、合作工作能力、接待技巧等。例如:协助经理处理日常工作，包括客户来访的预约、 拜访 其他客户的预约工作;代经理起草一些简单的公文文书;将职员及客户反映的情况及时反馈给经理，让经理了解目前公司员工的精神面貌及所遇到的问题、困难，做好上下级之间的沟通等工作。总之，整体的训练过程中要重视工作任务的布置，请同学们进行整体见习，然后进行整体工作评价，最后再回到学校后进行经验推广报告。
2.竞赛活动。校外时间活动可以让学生参与相关的竞赛活动。例如:在校外场地组织开展“我爱文秘专业”的主题演讲竞赛，然后聘请企业内的管理人员辅助参与竞赛评委。让学生在竞赛的过程中能够提升自己的语言表达和沟通能力。又如:组织“秘书 面试 模拟大赛”活动。具体的组织过程中包括:第一，制作基本要求和面试技巧等书面材料，请同学们精心准备。第二，请专业人士讲解在面试时的基本要求及细节技巧。第三，参与面试表演，学生积极展现自己的文书写作能力、会务管理能力、组织协调能力、沟通能力、应变能力等。竞赛的活动场地、活动模式要越多样化越好。
3.毕业实习。毕业实习是毕业前对学生运用基础理论、专业知识、基本技能来解决实际问题和从事科学研究工作的基本能力的培养、综合训练的检验，是实现教与学、理论联系实践的重要途径。因此毕业实习活动的组织要特别受到中职学校的重视。一是要让毕业生能够充分认识岗位特征，由专业教师带队，结合理论教学，分若干个模块进行专项技能训练。二是通过各实践环节，让学生掌握文秘专业技能。在工作人员的具体指导下，在各个单位做文秘工作，要求能解决文秘工作遇到的问题。实习期间应抓紧时间完善毕业论文，与指导老师通过电话、手机、e-mail等方式保持联系，接受指导老师的指导与监控，为毕业论文收集资料。
三、结语
综上所述，中职文秘专业教学的优化必须要考虑到实践教学的重要作用，通过教学模式的改革，实践体系的构建实现教学转变。中职文秘专业实践教学模式的建构要在校内构建课堂实训、实训室实训、校内见习三位一体的模式;在校外体系之中建立校外见习、竞赛活动、毕业实习的模式，全面提升实践教学效果，实训实践教学的改革与体系构建。
参考文献
1、浅谈企业文秘工作王庆杰;天津经济2014-10-201
2、基于项目型教学法的 商务英语 教学模式探索——以文秘英语为例高琳;铜陵学院学报2014-08-151
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