博物馆档案管理论文

档案的安全管理工作是档案工作的重要组成部分，使档案的管理工作更加严格和规范。 下面是由我整理的档案安全管理论文，谢谢你的阅读。

浅议档案安全管理工作

摘要：档案的安全管理工作是档案工作的重要组成部分，是档案工作的核心内容。本文特别对突发事件时的档案安全管理工作做了一些阐述，归纳起来要做到两点，一是在思想上要提高档案者的安全防范意识和自我保护意识;二是在行动上要建立和完善重要档案的保护机制，从而保护好重要档案乃至绝大多数档案信息的安全，使档案的管理工作更加严格和规范。

Abstract:The file security management is an important component of archival work, is the archival work core issue. This particular file when the safety of emergency management has made some elaborate, sum up to do two things, first, in thinking of those files to improve security awareness and self-protection; second is to build in action and improve the protection of critical files, important files to protect the security of information and even the vast majority of files, so file management is more strict and standardized.

关键词：档案 安全管理 突发事件 灾害 应急机制 防范措施

Keywords:archives safety management emergencies disasters emergency response mechanisms preventive measures

作者简介：刘璐璐(),女,山东德州人,中州大学国有资产管理处助理馆员。

档案工作是一项长期而具体的管理性工作，它在一定程度上体现出一个单位或部门在一个阶段或一个历史时期的完整性。当前，在我国乃至整个世界范围内，公共安全面临着十分严峻的挑战。灾害事故在给人类社会造成巨大灾难的同时，也敲响了公共安全的警钟，因此档案的安全管理工作更显得重要，制定相应的应急机制和防范措施，最大限度减少因自然灾害和突发事件等原因造成的档案原件的损失，保障档案的安全，以促进档案工作健康发展。

档案工作的安全管理不仅要落实于平时，特别是在重大灾难和突发情况来临前，更要加强管理和保护，争取使破坏性降至最低，保护绝大多数档案以及重要档案文件的安全。针对档案安全问题，具体要做到两点：

一、提高档案安全防范和自我保护意识

制定档案安全防范和保护制度，防患于未然，各立档单位或部门要加强科普应急宣传等工作，将灾害预防作为一项长期的工作，并且将其视为档案安全工作的核心环节和主要任务之一。提高安全意识和自我防护意识，做好处置档案突发事件的思想和行动上的准备，对已有档案文件信息要加强安全和保密意识，完善工作体制，强化安全管理。比如，平时做好档案安全的应急演练工作，确实提高应对灾难的紧急处置能力。要确保档案信息利用安全，正确处理档案开放与保密的关系。制定档案开放办法，严格控制开放档案的内容、档案复印件和部分档案记载的内容在各种媒介以及公开场合的发布。

二、建立和完善重要档案的保护机制

许多重要信息一旦被毁或者失去，就很难再获得。对于一个机关，一个企、事业单位，重要档案信息是其在危难关头继续维持运作的关键。因此，对于重要档案要采取相应的措施妥善保护。

1、对纸质文档的保护

对于纸质档案文件来说，它受外部环境的影响很大，具体来讲，温湿度、灰尘、外来磁场、机械震动、光线和有害气体，都不利于纸质文件的保存。一旦被毁，将不复存在，对它们要采取特殊的防灾措施。一般的方法是进行复制。复制包括在场存放和异地存放。在场存放是把拷贝过的文件放在办公地点，对其采取特殊的防灾措施，如使用防火、防盗性能更强的装具等。异地存放是把拷贝过的文件放在办公地点以外的地方，因为灾难一般不可能在不同的地方同时发生，这种方法能有效防止毁灭性打击。

2、对电子文档的保护

相对于纸质档案文件，电子档案文件最常用的方法是对其进行电子备份。若遇到突发事件，可以从数据存储系统中取回数据，恢复系统。

随着信息化时代的发展，档案文件逐渐由纸质文件发展到电子文件。电子文件制成后要及时积累、及时收集及归档，可以防止信息损失和变动。⑴归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致;在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠;软件产品的源程序与文本是否一致等。⑵检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。⑶归档电子文件应使用光盘作为存储介质存储，对所有归档的电子文件应做保护处理，使之置于只读状态。⑷对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，应及时采取维护措施，进行修复或拷贝。⑸为每一份电子文件建立必要的记录，记载文件的形成、管理和使用情况。对电子文件的信息记录要具有实时性，要随时将需要保留的信息记录下来。这种跟踪记录的信息具有原始性，可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。⑹在档案信息存储安全方面，增强档案信息安全和网络安全意识，并采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强对档案管理系统的监控;保证在线管理系统的安全，对网络设立信息系统防火墙、密码访问控制，安装保密隔离卡，建立备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全管理制度。同时，在管理上建立了电子文件归档制度和文件管理的记录系统。存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离;各种数据库要及时进行备份，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。⑺在利用安全上不能只强调利用而忽视保密，也不能只强调保密而限制利用，应坚持利用和保密并重的原则。严格执行管理制度，从技术要求和管理措施两方面有效保证档案数据库和电子档案的安全保管工作，确保档案信息的安全。

三、结束语

总之，档案的安全管理工作在合理规范的同时，各立档单位要遵循“早发现、早报告、早处理”的原则，对监测到的事件采取相应措施加以控制，对可能发生的危险情况及时处理，积极加以防范，以便在危险发生后能快速反应，使突发事件造成的损害降到最低程度，从而有效地保护档案资源。

参考文献：

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档案管理工作在各种工作中，是一项政策性、机密性、专业性比较强的工作，当今时代，由于我国经济社会正逐步发展，在档案管理工作中，有很大的飞跃。但是若是要使得档案工作的持续发展，便需要不断的创新，和时代同步。《档案法》自颁布实施以来，档案行政主管部门在依法管理档案与发展档案的事业中，发挥了比较重要的作用，同时结合实际，出台了档案工作的相关条例、办法、规定等法律法规和各种规范性文件，督促指导各单位做好不同门类的档案工作，从而依法治档得到广泛宣传，档案事业逐步走向标准化、规范化、科学化的轨道，对于档案事业能够顺利发展，打下了比较好的基础。

一、档案管理工作中存在的问题

(一)档案工作意识淡薄，档案法制观念不强。

近年来，档案部门充分利用“三月法制宣传月”活动、标语、网站、知识竞赛等各种形式，加强《档案法》及其配套的档案相关法律法规宣传，同时与部门联动，开展档案行政执法检查。尽管如此，部分单位的领导觉得《档案法》是一部制约力不强的软法，而且和本单位的职能不符，只是档案行政部门的事，对档案和档案工作一知半解或全然不知《档案法》，因此对档案工作的重视度与支持力不足。

(二)档案管理的利用率低、质量差、检索效率不高。

近年来的官方调查中，档案的管理质量与利用率上存在着差距，其显示为:1、一些单位的档案分类明显合理性不足，在期限上的保管划分不够准确;有的注重文件的归档，对材料的归档重视性不够，还有个别的单位有着应归档的材料没有及时归档的现象。2,档案的信息化程度不高，目前全市没有统一的档案管理软件，且档案检索工具单一，严重影响了档案管理质量尤其是提高档案利用效率。3、档案有手工检索和计算机检索两种检索方式。而在现如今，占有很大比重的是传统的手工检索。在手工检索的途径上，各个档案部门编制了不同形式的检索工具。在编制检索工具中出现了多却不精的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

(三)经费不足故投入的档案硬件不能满足需要，缺少档案工作记录。

近年来，伴随着科学技术的不断发展，在管理中计算机及网络技术得到较为广泛的使用，管理方式也在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。档案工作记录主要体现在以下几个状况:第一，档案工作的计划、总结缺乏。比较少的列入机关或主管部门的工作规划与总结中，专职档案员档案工作少有正式的年度规划与总结。第二，档案交接手续缺乏;第二种手续明显短缺，甚至不正规。第三，档案室平常的管理工作，缺少具体的记录。第四，档案宣传工作记录缺少。

(四)档案管理制度不健全，档案专业人员业务素质不高档案管理规范性不足。

档案管理不规范问题在一些大的企事业单位和专业的档案馆中都普遍存在，主要体现在以下几方面:1、档案编号不规范。2、案卷标题不严谨。3、部分案卷缺少目录。4、组卷比较混乱。虽然目前国家建立了一些档案管理制度，但是在执行过程中却流于形式。在档案的收集、保管、保护、借阅、保密、方面制度也不完善。档案管理人员的专业素质参差不齐也限制了档案管理方式的完善。

二、对于档案的管理应对措施如下:

(一)建立并创新知识资源管理的体系。

档案实体收集、鉴定、管理等都是传统的档案管理方式，时空可限制档案信息的流动，对于信息的共享与增值有着不利的影响。档案信息管理机构运作方式是效率低的，管理形式比较落后，相比于呆板的服务机制，封闭式的管理型职能信息化与当下社会的现状相违背，不符合知识经济形态社会中的充分利用与开发档案信息资源的原则，对于开放式的知识型档案管理职能的转化不利，在关注档案实体管理的同时，档案管理会更注重档案信息的.管理，把档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的影响力充分发挥出来，为了形成一个完整的知识管理体系，着重于把知识在来源、生产、存储，到流动、传播、交流，直至学习、共享等的一系列过程整合。

(二)促进档案管理方式的创新。

档案库有着丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到库藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以，必须在充实库藏内容，提高库藏质量的基础上，有目的地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化，使其系统化、规范化，及时准确地为用户提供服务。

(三)增强档案管理人员的素养。

在社会主义建设事业中，档案工作是不可缺少的重要组成部分，它影响社会的昨日。今日与明日的发展。在发展中持续提高对于档案的管理效率，使得档案的作用充分发挥，对社会有深刻的意义。然而，在档案管理工作中的大量繁杂与枯燥的工作里，体现着工作者的责任，不单单是从服务中收获到直观的物质财富和经济效益，这样就要求工作人员自身需要有责任意识和积极向上的能量以及乐于奉献的好品质。在服务中需要主动与热情;在服务语气上需要礼貌周到;在服务方式需要积极地主动服务方式。从而让使用者满意，这是对于档案人员职业道德素养的基本准则。

(四)档案管理者要拓宽视野，加强现有资源的综合利用。

由于改革逐步深入，档案管理出现了一些待解决的问题，比如说，越来越多的档案数量，在保管方面带来了困难，也不利于提取与利用。落后的管理方法手段对于档案的质量有着直接影响。只有实现现代化档案管理，才能有效地解决新形势下出现的问题。因此档案管理人员需要做到:第一，增强责任意识，提高管理能力。档案管理是一门专业性很强的工作。因此，档案管理工作者需要学习广泛的专业知识，增强阅历，优化知识结构，提高综合素质;第二，不断加强学习，提高学习能力，增强自身的管理能力。如今社会，档案管理趋于数字化、信息化发展，这也是档案工作未来的发展方向。因此，档案工作者需要结合岗位，在工作中多注意学习，提高专业素养的同时注重对计算机操作的熟练以及对信息化发展的认识，努力发展成综合型档案管理人才;第三，在现有资源的基础上，对档案加以整理。档案是信息记录的载体，因此是一种丰富的资源。但是档案过于繁多，分类繁杂，不利于整理，在整理中劳动量过大，因此利用计算机等手段整理档案，则会提高工作效率，增强信息整理的规范化。在人工立卷时，对文件的分类一般是靠管理者自身对文件的理解，虽然按照的标准是统一的，但每个人的理解不同，因此会造成分类不统一的情况出现，这样会对案卷文件的质量造成影响，对于利用和整理也带来了不便。故此，需要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，这样才能提高工作效率。