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部门核算与成本控制

2015-07-09 10:25 来源:学术参考网 作者:未知
  对任何一家企业来说,运营成本的有效控制都是管理者最头疼的问题之一。企业里到处都在花钱:客户接待要花钱、市场公关要花钱、行政办公更要花钱、水电气房屋维修汽车电话人吃马喂没有一样是不花钱的。企业的管理者于是感叹:这一天从早到晚签出去的哪是单子啊,整个是一张张的钞票!

  于是,企业的管理者每天都在重复思考一件事:提高竞争力、满足客户、花最少的钱办最多的事!这就涉及到企业中非常敏感的话题:成本的有效控制问题。

  一、企业成本控制者的困惑;

  一般来说,企业对员工的考核是通过业绩、工作成果、工作量和效率等来进行的,即为“绩效考核”。但对一个部门,特别是企业的职能部门,考核的方法和标准就难以准确确定,考核的标准和成果是否合理真实也难以界定。

  员工的考核通过人力资源部,辅以有效的管理工具即能有效实现目标,但企业成本的有效控制就不是靠一、二个部门就能实现的,企业的管理者为控制成本想了许多办法,比较常见的有:

  (1) 高度集权。大到上千万,小到几角几分,全部都要经过最高管理者的签字, 一句话,没有最高管理者的签字,一分钱也休想从财务拿出来;

  (2) 部分授权。中层经理们有一定限额的审批权,超过限额就必须请上一级主管签字,如是层层审批,直到最高管理者;

  (3) 亲信授权。这是许多民营企业的“特色”,财务审批上全部是亲信(往往也是亲戚)把关,凡是财务开支全部由亲信确认,然后是自己签字,外人一概不用;

  以上种种方法的效果一般都不大好,高度集权的管理者日益发现自己被一大堆的琐碎小事所淹没,办公室老是有经理们秘书们进进出出,每天上班第一件事是签无数的字,具体哪些是该花的哪些是不该花的,根本没有时间细看。月底看财务报表才吓一跳,这个月又比上月多了几百万的开销,赶紧叫财务部门查帐,发现千头万绪全部是自己签了条子的,这边帐还没处理完,那边又一大堆的单子等着签字了。

  部分授权的领导自己以为管理得当,忽然有一天发现了问题,经理们经常把超过权限的单子分开来签报,这样每笔单子都在经理们的审批权限内;部门的办公费用连续上涨,复印纸一个月用了三十多箱、有的部门四五个人一个月领了六七个计算器二十多支笔、公司水电气电话费更是数目惊人,而行政部门根本没有办法控制,于是管理者认为行政部失职,走马换将一番,结果费用开支依然是“外甥打灯笼——照旧”。

  选择亲信授权的管理者在费用开支上感觉良好,每月花的都还可以,但渐渐发现公司有点儿不对劲,公司内死气沉沉、员工们情绪低落、工作效率低的让人吃惊、工作你推我让,当年一起意气风发的干劲全然不见了。

  纠其根本原因,症结在这些管理者采用的是“堵”的办法,在他们眼中企业到处是窟窿,需要到处去堵这些窟窿。

  高度集权使得中层管理者和员工没有积极性,一个没有自主性和发展空间的岗位怎能留住真正的人才?

  部分授权的中层经理们虽然有自主权但这个自主权与高度集权一样,并没有什么实际意义,部门经理实际并不控制本部门的开支,他们乐得作个好人,凡是在自己权限内的开支一律放行而不会有任何阻碍,行政部并没有权力否定其他部门的经理们(那样岂不是行政部经理要高于其他经理们了),怎样控制的了?

  亲信授权最直接的结果是伤害了员工和其他经理们的心,在这样的环境中有谁愿意成为“企业人”?那么有能力的都飞走了,留下的多是无所作为的,这样的企业怎能长久?

  所以说:堵不是办法,导才是上策。要知道,成本控制的要害在于企业的“单元”——部门,而不是在于“个体”——员工,抓住了这个根本,企业成本控制难题迎刃而解。

  二、部门核算有效解决成本控制难题;

  成本控制实际上是一个全员参与、个体控制的过程。说它全员参与是指企业的每一个人都会影响成本控制的结果,但成本控制的重点不是这些单个的个体,而是这些个体的直接领导者——作为“兵头将尾”的部门经理们。

  现代企业对部门经理的职能界定上最主要的一项就是:对本部门的成本进行有效控制。如果部门经理们真正对本部门实施了有效的成本控制,实际上就实现了整个企业的成本控制目标。

  因此实行以部门为单位的“部门核算”方法是一个有效的工具。

  部门核算是一种针对部门进行的经济控制考核方法,也是一种充分授权部门经理的经济核算方法。主要内容是:对各部门下达全年度的成本、利润指标,在这个指标的控制下,部门经理可以自行决定本部门收支项目,公司指定财务、行政、审计等部门(或者是一个专门的项目小组)定期对其进行监督检查、费用稽核,定期进行公布,年终进行汇总,兑现奖惩,部门经理在整个部门的费用上有充分的自主权,但同时也承担完全的责任。

  为刺激部门经理和员工的成本控制意识,一般的核算办法中都包含这样的信息:凡年度成本低于预算、利润高于预算的部分按比例进行奖励,奖励的方法是按照一定比例进行部门提留,反之进行相应惩罚。年度费用的控制结果将直接影响部门经理下一年度的薪资待遇,企业通过对部门经理的控制、员工本身的控制意识增强以及员工——部门经理间的自觉监督实现了成本控制的目标。

  部门核算的指标包含经济收支但不局限于此,可以有其他指标,比较常用的有:薪资、嘉奖、员工带薪休假等;

  部门核算优点是充分授权部门经理,极大地调动了中层管理人员、员工的积极性和责任心,成本利润与个人(部门)利益挂钩,每个部门、每个主管、每个员工都会密切关注成本利润,追求最低成本和最大利润,从而实现公司经营成本降低和利润最大化。

  可以说部门核算解决了两个问题:部门主管不管和没有依据管的问题,没有制度就没有执行的依据,部门主管怎样来管?为什么管?往往会导致这样的问题:部门主管做“好好先生”——只要员工申请就签字,或者部门主管想控制,但有依据吗?没有。

  实施部门核算最重要、也最关键的问题是:怎样确定部门的预算,预算高了失去核算的意义,预算低了部门会难以运转,关键是确定这个“度”,要想处理好这个问题,关键的就是发动财务、行政部门(成本运行部门)的力量,同时在制定这个指标时考虑缩小执行周期,比如一个季度。在第一、二个(甚至更多)考核周期内依照实际进行微调,需要一段试运行。
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