内容摘要:当前,一校多区已成为全国高校的主要办学模式,高校所拥有的固定资产的规模构成也日益复杂。在新形势下,如何实现对高校固定资产安全有效的管理,是高校管理者面临的重要课题。本文分析了高校多校区固定资产管理现状及成因,提出从体制创新、制度创新(建立内控制度)、管理手段创新三个方面入手,构建多校区高校固定资产管理新模式,以确保高校固定资产保值增值。
关键词:多校区办学 固定资产 管理 模式 创新
改革开放以来,随着社会主义市场经济体制的逐步完善,我国高校的固定资产管理取得了一定的成就,但同时也存在着一些问题。尤其是自20世纪90年代以来,我国高等教育规模迅速扩大,高校通过增设新校区或多所高校合并办学,形成了“一校多区”的办学格局。由于多校区办学模式快速发展,高校拥有的固定资产的规模构成日益复杂,管理难度逐渐增大。在新形势下,应加深对多校区固定资产管理中出现的新情况、新问题的认识与理解,进行固定资产管理模式创新,提高多校区高校固定资产管理水平。
高校多校区固定资产管理现状
(一)固定资产管理主体的缺位
长期以来,受计划经济体制下的办学模式的影响,高校对国家投资办学的依赖性强,习惯了“伸手要”,形成了高校对固定资产重投入、轻管理的惯性思维,只注重预算安排,不重视实物管理,基本上不关注固定资产使用的长期性和综合效益。高校的上层管理者大部分是学者出身,只片面强调非经营性资产服务于教学、科研的重要性,忽视了经营性资产的经济效益。wwW.133229.coM同时,高校固定资产的购建(除房屋外)基本是以二级单位为主,特别是直接用于教学、科研、实验室的仪器设备,形成了“谁购置、谁拥有、谁使用”的局面。从而,高校的固定资产名义上是学校所有,实际上管理权分散在各二级单位,使用权归固定资产的占用单位或个人所有。在这种管理体制下,由于资产管理与资产使用部门间的责任不明确,导致管理主体缺位,造成资源的浪费和管理效率低下,甚至有些仪器设备成为小集体或个人创收的工具。“一校多区”型的办学模式使高校固定资产管理主体多元化,加剧了固定资产管理主体的缺位程度。由于多区管理,各校区之间缺乏密切配合,固定资产在使用管理上职责不明确,从而发生职能部门相互推诿的现象,降低固定资产的使用效率。
(二)未能有效整合固定资产
高校固定资产管理是对属于学校的固定资产进行有效的整合、协调、监督和控制的一系列活动。合并后的多校区高校虽然在行政上实现了合一,但在固定资产管理上并未进行有效整合和统一管理,形成了行政活动和固定资产管理的“两张皮”。同时,多校区高校一般未成立专门的固定资产管理机构,许多分校区都还沿用原校区的管理制度,形成管理主体多元化的体制。由于分块管理、各自为“政”,各校区之间缺乏密切配合,致使多校区高校对固定资产的管理在交叉口处形成真空。由于学校对各分校区固定资产的管理缺乏有效的协调、监督和控制,结果造成资源配置不当、重复投资、浪费严重的现象。例如,在扩展校区时,未及时对分校区现有固定资产进行清理合并,账务上也没有做及时的处理,一定程度上造成了“账物不符”和“账账不符”,使分校区相当数量的资产游离于账外。
(三)缺乏有效的资源共享机制
据笔者调查,目前我国高校固定资产管理基本都实现了微机化管理,但大多只停留在登记造册、价值数量增减的水平上。特别是合并后的多校区高校,各分校区大多都还沿用原来的管理模式,管理手段依旧停留在账面登记和增减入出的流水账的监管资产上,固定资产的数据具有陈旧和静止的特征,不能及时反映固定资产的存量分布和动态变化。由于多校区高校财务管理制度不完善,个别分校区受经济利益驱动,利用高校合并后监管乏力、管理滞后的空间和时间差,盲目投资,争相申请购买高档仪器设备,造成相同设备重复购置,设备闲置,缺乏有效的资源共享机制,造成极大浪费。由于没有建立资源共享机制,各个分校区对闲置资产的使用方向监管不到位,部分教学、科研设备形同职能部门的私有财产,甚至局限于个人专用,造成高投资、低效益,还有可能滋生腐败现象。
高校多校区固定资产管理混乱的原因
(一)管理方式滞后
高校扩张合并后,固定资产的数量急剧增加,固定资产经费来源、占用形式以及固定资产结构均发生了变化,但是高校固定资产管理方式并未随之改变、更新和统一管理,各分校区仍沿用合并前的管理模式,致使管理方式滞后。目前,我国公办高校的办学经费来源主要由两大部分构成,即由国家投资拨款和有计划有指标的收费制,固定资产的购置使用执行的是报批预算制,而固定资产的购置和使用不计任何成本也无需使用单位和个人承担任何经济责任,只要打个报告就行,审批也很容易。因而人们头脑中很难形成国有资产管理意识,这是高校固定资产管理长期不被重视,人们头脑中至今还被重钱轻物、重购置轻管理思想困扰的根本原因。
(二)会计核算不够规范并缺乏成本效益观念
根据行政事业单位会计准则规定,学校购建的固定资产一次性记入事业支出,全部从当年事业收入中抵扣。因此学校固定资产不计提折旧,每年的成本核算中也不包含固定资产折旧项目,造成成本费用核算严重失真。一方面,这种会计核算方法违背了会计核算的配比原则和真实性原则,虚增了报表上的资产总量,使固定资产的账面价值背离实际价值。由于学校固定资产价值的补偿是通过提取“修购基金”来实现的,而“修购基金”是按学校事业收入和经营收入一定比例提取的,计提时直接列支出,同时增加专用基金,并未引起固定资产和固定基金数额的变化,这使得净资产中既包括购建固定资产的原始价值,又包括固定资产更新维护基金——修购基金,这种重复计算会计方法造成净资产会计信息失真。另一方面,由于固定资产折旧不作为教育成本核算项目,使得高校在管理政策理念中成本效益原则未被摆在应有的地位予以重视。如果高校分为几个校区,各个校区在固定资产管理方面均存在固定资产会计核算不规范的问题,成本效益不匹配的缺陷就会被放大。
(三)创收政策不到位并缺乏有效监管
高校非经营性固定资产与经营性固定资产的并存性及相互的密切关系,决定了高校固定资产管理的特殊性和复杂性。由于非经营性固定资产与经营性固定资产的界限不清,而高校固定资产管理往往夹带有行政权力的因素,常常是尚未进行充分的论证和产权界定,就将非经营性固定资产划转为经营性固定资产,致使产权模糊、管理职责不明、缺乏有效的监督管理。尤其是近年来随着高等教育改革的深入发展,高校的创收意识不断增强,各校区各部门争相利用学校资源来发挥产业作用,咨询服务、电脑应用、房屋对外租赁等都在不断地被用来提高本部门的经济利益。更由于高校创收政策底线模糊,使得二级单位的院系及个人将学校的仪器设备拿出去用于本单位或个人创收,而学校并没有得到任何补偿和应有的租金及折旧,致使国有资产流失严重。
高校多校区固定资产管理创新模式思考
(一)体制创新
固定资产管理工作要变革和创新,制度是保障和关键。没有适应学校发展与社会进步的固定资产管理制度,财务设备管理创新就得不到制度的保障,就会失去生命力。因此首先要建立多校区制的高校固定资产管理体制。其首要任务是明确校区定位,理顺学校与院、系之间的固定资产关系,建立符合实际的工作运行机制。为此,学校应大胆改革,创新管理体制,科学规划,实行两级管理模式(参见图1),即:学校(财务设备处固定资产管理中心)为第一级,各校区和系部(设备使用单位)为第二级;责任与义务的分配应由学校固定资产专门管理机构进行监督管理使用,实现高校固定资产管理由分块管理改为统一管理,从而保障学校固定资产安全完整合理配置和有效使用,实现由静态管理到动态管理的转变。对于经营性固定资产,由于其具有使用的有偿性和运动的循环周转性,应归口后勤集团和校办产业经营管理,按企业会计制度规定,采用直线法、年数总和法、双倍余额递减法等,由财务设备管理部门监管并按固定资产原值计提折旧,其管理目标是实现高校经营性固定资产的保值增值。
多校区制下的高校固定资产管理模式应建立一个统一领导、归口管理、分级负责、管理结合的固定资产管理体制,对学校固定资产进行对口管理,并按照本金基金分流理论将高校的非经营性资产与经营性资产分开管理可以有效地解决多头管理和责任主体缺位问题,从而实现校内资源有效整合。
(二)创新内控制度
内控制度是保障高校固定资产安全、提高固定资产管理水平的必要保证。多校区高校在建立固定资产管理制度时,应充分考虑内部控制的需要。根据高校特殊的人事环境和事业规范,其内控制度应主要考虑以下要求:
要考虑取得与验收控制的要求。要求固定资产管理部门和使用单位必须加强与财务部门的沟通,在账户的设置上必须保持一致。财务部门设置总账和二级分类明细账,固定资产管理部门除了设置与财务对应的总账和明细账外,还应按使用部门设置分类分户明细账。实际操作时,要及时填写固定资产验收单,一式四份,两份留存财务处,作为登记固定资产总账和固定资产明细账的依据;一份留给固定资产管理部门作为登记固定资产明细账的依据;一份留给使用单位,作为登记固定资产条码的依据,为对账工作打好基础。
要考虑日常保管控制的要求。为了满足这一要求,应主要做好两个方面的工作:第一是对账工作,这是固定资产管理的关键环节,许多多校区高校的固定资产管理问题就出在这里。考虑到固定资产数量大、种类多的特点,可采用循环对账的方法,每月核对几个部门,但必须保证每个部门每年至少有一次对账的机率,以确保账账相符。第二是要保持对账的成果。在实践中,由于各种原因经常会出现未达账项,因此必须采取有效措施保持对账成果。在具体处理时可采用编制固定资产余额调节表的方式进行(如表1所示)。
要考虑报废、毁损与处置控制的要求。固定资产的报废、毁损、处置是各类高校固定资产完成其使命的最后终结,也是高校资产流失的重要环节。因此高校有必要组建固定资产处置小组,负责对全校固定资产的报废、毁损、处置把关。根据事业单位国有资产管理规定,国有资产的处置需经主管部门审核,报同级财政部门审批后再予以处置。
(三)管理手段创新
财务设备处既是多校区物流把关和循环过程的关键点,又是固定资产管理的支撑点。为了加强对学校的固定资产的控制和管理,大幅度提高学校固定资产的利用效率,可以建立比较完善的校园网络系统,来实现固定资产的等级网络化的管理。
根据多校区制的高校固定资产管理模式,本文建立了网络办公一体化校园网系统。该系统实行二级管理模式,财务设备处为第一级,该处负责人具有超级用户权限,能够查看、修改、统计所有二级单位的所有固定资产购置与使用信息;各校区和系部(各个使用单位)为第二级,负责人具有局部权限,仅能够查看、修改、统计本级单位的所有固定资产信息。各级之间可采用即时消息通讯技术,以保证信息的及时性和有效性。值得注意的是所有的数据报表的存储采用关系数据库存储模式,数据具有通用性和安全保密性。
通过网络化的管理,实现多校区高校固定资产资源的优化组合和合理配置,同时借助网络优势,实现固定资产“账、卡、物”在不同校区和部门之间的实时管理,从而保证固定资产“账账”相符,“账实”相符,实现多校区高校固定资产管理的现代化和信息化,以达到资源信息共享,变静态管理为动态管理,这也是当前多校区高校固定资产管理的发展趋势。
总之,强化高校固定资产管理是一项贯穿学校上下的系统工程。只有领导重视,上下一致,不断地追求对固定资产管理体制和运行机制的创新;只有对高校固定资产进行更深层次的科学化、精细化管理,重视对后勤社会化后的固定资产管理;只有不断地探索新规律、创造新方法,充分运用现代化管理手段管理和使用固定资产,才能确保固定资产合理配置和有效利用,更好地长期为高校发展服务,这也是提高高校固定资产管理水平、防止固定资产流失的重要保障。
参考文献:
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2.沈萍.高校固定资产管理研究.河北经贸大学学报,2006(4)
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