电子表格处理软件的应用、设计与安全控制

　　据最近的一份调查报告显示，在美国CPA中，使用最多的软件为电子表格处理软件（以下简称“电子表格”）：一周平均有11.7个小时使用电子表格，超过在字处理软件、会计账户处理软件、数据库管理软件等其他一些在会

　　计审计工作（后文统一简称为会计工作，同样，文中的会计人员也包括审计人员）中经常使用的应用软件的平均周使用时间。随着我国会计电算化逐渐普及、会计人员计算机技术水平的提高，电子表格在我国会计工作中的使用也日益受重视。本文就电子表格在会计工作中的应用，如何以电子表格为平台进行系统的开发与设计，以及这类系统的安全性及如何进行安全控制等问题进行探讨。

　　一、电子表格在会计工作中的应用

　　电子表格最初是作为财务账表的电子版本出现的，它最初的功能是进行基于行和列的简单的算术运算。从第一个表格处理软件一一Visi Calc推出至今，这一类软件已有了长足的发展。

　　电子表格在会计工作中的应用主要有：自动建立财务报表；进行交易记录、商务预测、投资决策和预算编制；对应收、应付账款进行管理；建立管理会计、财务分析模型，进行What-if分析辅助决策；绘制三维的、动态的图表；作为决策支持系统的生成器；辅助审计人员进行审计风险分析和实质性测试。以Microsoft Excel为例，主要有：可作为数据库管理系统；提供功能强大的数据分析工具一一数据透视表及一些用作数据分析处理的加载宏；提供宏语言或Microsoft公司的面向对象的编程语言一一VBA，可作为会计信息系统的开发工具；提供了丰富的电子表格模板，专门用作会计处理、财务与统计分析的函数等等。电子表格具有以自动计算为基础的强大功能，更关键的是软件的易操作性，一经推出就受到会计人员的欢迎，一般的会计人员不经过专业的培训就能较快地掌握并操作使用。

　　二、电子表格使用过程中常见问题分析

　　电子表格的易用性使会计人员在其工作中经常地应用。也正是由于其易用性，用户在使用电子表格时也常发生一些问题。

　　（1）电子表格的用户一般是一些非专业的信息系统专家，他们认识不到软件开发时采用非正规方法可能导致的问题。电子表格应用系统（本文有时也称作电子表格模型Spreadsheet Model）一般是由个人开发设计的，他们很少考虑其他用户在使用其设计的模型时可能遇到的一些问题，也认识不到开发设计时采用结构化分析方法的重要性。用户可能不需要作详细计划就可以较快地开发设计出一个简单的电子表格模型，由于时间仓促而没有对模型的分析与设计编制必、要的文档，导致不易于对这类系统进行维护，无论是系统原设计人员或事后的其他修改人员，对该类系统进行维护或改进都是一件极费时的工作。

　　（2）电子表格非常容易被修改，修改人员可能不会去关心对修改所引发的后果和对修改的批准与测试。随着企业管理网络化，用户可能在网络终端上使用他人设计好的电子表格应用软件，电子表格模型由原来的单用户一次使用变为现在的多用户多次使用。这种情况下，用户不知道输入数据的恰当位置、格式、是否有效的可能性增加，用户可能会覆盖或破坏电子表格中的关键公式和联接，甚至对电子表格进行非法修改。

　　（3）电子表格是面向对象的，以Microsoft Excel为例，对象自上至下的层次结构为：工作簿一一工作表一一工作区域一一单元格，用户的一个电子表格模型可能包含有多个工作簿，一个工作簿中又有多个工作表，工作表中又有很多只有通过屏幕滚动才能看见的区域，模型设计一段时间后，用户很难分清各工作簿或一个工作簿中各工作表的关系和联接。电子表格提供了为对象命名的功能，并可在公式中使用名称，模型设计成功一段时间后，用户也难明白如工作表名称、区域名称和公式名称的具体意义。

　　（4）由于电子表格的自动计算，公式就不显示出来，一般用户很难分清楚哪些单元格中存有数据，哪些单元格中存有公式，哪些单元格是用来输入数据的。同时，用户也不清楚一个单元格中数值的变化会引起哪些单元格中数值的变化。

　　（5）电子表格对模型的建立没有硬性的要求，如果不按照一定的逻辑来设计模型的布局，用户建立的电子表格模型时随意性很大，缺少可读性，同时也不便于发生错误时对错误的审查。

　　三、电子表格模型的结构化设计方法

　　为避免上述的问题，减少由此而造成的损失，电子表格模型设计可采用开发大型信息系统时使用的结构化的设计方法一一生命周期法。但电子表格模型的设计又有其特殊性，图1描述了电子表格模型设计的生命周期的各个阶段。

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　　用电子表格进行开发时，设计人员应明确判断电子表格模型设计是否成功的要求。使用电子表格设计模型可以采用灵活的方式，电子表格并不强调特定的格式或专门的模型结构，也就是说没有唯一正确用电子表格去解决问题的方法。但是，可能某些方法是比较受欢迎或比较直觉的。一般而言较好的设计电子表格模型的方法应满足以下几个要求：①易于使用和传递信息。电子表格模型的最基本目的是传递有用、相关的信息给管理人员。②便于移植。电子表格逐渐从单用户一次使用转向多用户多次使用，这要求电子表格模型具有较好的移植性。③可靠。电子表格模型的输出应是正确一致的。④易于审计。为管理人员或审计人员理解模型或检验结果的正确性，电子表格模型应提供易于审计的功能或布局。⑤易于修改。管理人员的需求总是在不断地变化，设计良好的电子表格模型应方便修改或功能的改进。

　　依据图1，设计电子表格模型时可遵循如下步骤。

　　步骤1：明确问题。设计的第一步是明确问题，也是最重要的一步。如果在开始时没有正确地明白要解决的问题，则随后的工作都是徒劳的。然而要明确问题绝非想象中那么简单。要明确问题可能涉及到大量相关信息的收集而须与问题所涉及人员进行交流和调查，有时管理人员对问题不能清楚恰当地表述出来，这都需要设计人员使用恰当的谈话、调查技术来获得所需的信息。明确问题时还有一个关键的问题是与用户协商，或引导用户选择何种计算机的开发环境（或软件平台）。如果用户选择电子表格来解决问题，则明确问题中关键的一点是要决定想用电子表格来做什么，并应清楚要利用哪些数据、需要输出哪些结果。明确问题的结果是形成相关的书面文件，将问题恰当简明地描述出来。