国家税务总局和大连市国家税务局于1995年联合开发了适用于外贸出口企业的出口退税计算机管理系统，经过试点，于1999年逐步向全国推广应用。有条件的税务机关又在全国统一软件的基础上，结合本地的出口退税的实际情况，自行完善或开发了部分管理功能，适用于不同层次的退税管理需要。2000年开始实施的“金税工程”，其软件系统更加完善。我们现将适用于外贸进出口企业的出口退税软件操作系统中的退税申报系统介绍如下，仅供参考之用。
一、出口退税申报流程
外贸进出口企业在进行出口退税时，其申报退税的程序是：
（一）收集、装订退税资料及填报电子申报表格
外贸进出口企业办税员按照税务机关的规定，收集并装订出口退税货物进口凭证和出口凭证，并分别填写进货凭证和出口凭证及汇总凭证的电子申报所需表格。
（二）退税信息采取（亦称初次录入）
将电子申报表格中的有关信息利用电子计算机申报系统输入到计算机的硬盘中。
（三）初次（预）申报
将录入的信息通过操作系统进行汇总、计算、打印、存储等，生成正式申报软盘，输出有关信息，形成出口退税稽核申请资料。
（四）稽核准备（亦称二次录入）
根据退税机关的审核，企业进一步修改和完善申报资料和信息，生成正式申报软盘，输出有关信息，形成出口退税稽核申请资料。
（五）申请稽核
将正式申报的软盘和退税资料向主管出口退税稽核的外经贸部门申请稽核。
（六）出口退税稽核
主管出口退税稽核的外经贸部门利用出口退税计算机管理系统中的稽核子系统，对企业出口退税的退税资料进行全面的稽核。
（七）正式申报
企业将已经过外经贸部门稽核过的退税软盘和退税资料向退税部门进行二次（再次）申报。
（八）退税审核
税务机关利用出口退税管理系统中的审核子系统，并根据其信息对企业二次申请的资料和信息进行电子对审。
（九）打印收入退还书
退税机关根据管理系统中的退税管理子系统输出的退税信息，形成收入退还书资料，并按规定送当地国库处办理退库手续。
二、出口退税申报子系统的操作方法
（一）系统数据指标说明
1.出口退税进货凭证指标说明
1）企业代码：长度10位，出口企业的海关编码，印在报单的左上方位置，企业可录入代码，也可录入拼音索引。
2）企业名称：长度30位，出口企业全称，由代码库管理人员在企业办理出口退税登记时，在企业代码库中录入，由企业代码带出。
3）部门代码：长度2位，凡需分部门核算的企业应该录入，不选择分部门核算的企业可不必录入。
4）计退税方法：长度1位，出口退税计算的方法，外贸企业选择“1”，表示外贸出口退税的加权平均单价法，在企业代码库中录入，由企业代码带出。
5）企业类型：长度1位，外贸企业选择“1”，在企业代码库中录入，由企业代码带出。
6）接单号：长度7位，申报年月各占2位，共占4位，流水号（退税申报资料编号）占3位。
7）序号：长度4位，以出口企业为例，每月从0001开始，不断号，不重号，但其序号与出口凭证的序号排列无关。
8）进货凭证号：长度18位，增值税专用发票上左、右上角分别占用10位和8位，增值税专用税票或其分割单号和项号分别11位和2位。录入时，前满后空。
出口转内销证明加“NX”，进口海关代征增值税完税凭证号前加“HG”，上年结转凭证号前加“JZ”，普通发票号前加“PT”（限12种特种退税商品），对非专用发票和税票类的数据，系统不做类似本身检测。
9）开票日期：长度8位，年月日各占2位，前满后空。
10）供货方税务登记号：长度15位，按增值税专用发票上的供货方税务登记号录入。
11）商品代码：长度10位，海关在出口货物报关单上打印的对出口商品管理的分类编码，国家税务总局下发的《出口退税工作手册》中可以查找。录入时，没有使用商品扩展码的，按原代码录入，有使用商品扩展码的，按10位录入，也可按系统规定的“F2”功能健带出。
12）商品名称：长度20位，商品代码由代码库管理员录入，由商品代码带出。
13）单位：长度8位，由商品代码带出，需要使用与原计量单位不一致的计量单位，可以采取追加商品扩展码来实现。进货凭证录入的计量单位必须与出口凭证录入的计量单位相一致。当进货凭证上的单位与报关单上的单位不一致时，应折算成一致单位，不能折算的，以追加商品扩展码方式来改变，但应保持企业在一个年度内出口同种商品都以该扩展码所对应的计量单位申报退税。
14）数量：长度15位，小数位4位，进货数量须与计量单位相对应，当录入的数量可能与进货凭证上的数量不一致时，以该商品代码计量单位进行换算，使其一致。
15）计税金额：长度12位，小数位2位。
16）法定征税率：长度5位，小数位2位。
17）征税率：长度5位，小数位2位。
18）实缴税额：长度12位，小数位2位。数字由系统自动生成，若自动生成计算的税额与纸介质不符，经确认单位有效后以单证数据为准。
19）退税率：长度5位，小数位2位，由代码库带出，若代码对应的税率有两个，系统将从低选择，若要选择较高类的税率，应选用商品扩展码，特殊情况可人工修改。
20）可退税额：长度12位，小数位2位，由系统自动生成。
21）抵扣税额：长度13位，小数位2位，录入外贸出口企业当期从事进料加工贸易申报退税时税务机关核准的进料加工应抵扣的税额。
22）调整标识：长度1位，一般为空，若有调整项，置“1”。
23）备注：长度10位，可录入数字和字符作标志并与其他命令结合对系统作控制。
24）标识：长度1位，录入时，为空的表示一次录入，置“2”的表示二次录入。审核时，此项为空时表示该条信息未审核，为“R”时表示该条信息审核通过，为“E”时表示该条信息不严重错误，为“W”时表示该条信息为警告性错误，为“P”时表示的是人工挑选过。其中“R”“E”“W”不需录入，在审核时由系统自动生成：“P”在“设置标志”中生成。
