【摘 要】 随着医疗卫生事业改革的不断深化,提高医院会计信息化水平,对减轻医院财务人员的劳动强度、提高财务工作效率以及实现会计信息共享、加强医院内部会计控制等具有积极的意义。本文就当前医院会计信息化存在的问题及应对策略进行分析论证。
【关键词】 医院; 会计信息化; 问题; 对策
会计信息化是采用现代信息技术,对传统的会计模型进行重整,并在重整的现代会计基础上,建立信息技术与会计学科高度融合的、充分开放的现代会计信息系统。这种会计信息系统将全面运用现代信息技术,通过网络系统,使业务处理高度自动化,信息高度共享,能够主动和实时报告会计信息。它不仅仅是信息技术运用于会计上的变革,更代表一种与现代信息技术环境相适应的新的会计思想。
根据国家财政部的规划,到2010年我国将力争80%以上的基层单位实现会计电算化。现阶段,我国大中城市的医院,基本实现了会计电算化,使广大会计人员从以往繁忙的日常工作中解放出来,大大减轻了会计人员的工作压力,提高了工作效率,提升了工作质量,为实现会计信息化打下扎实的基础。但由于会计信息化是一门新兴学科,起步晚,应用时间短,加上每所医院所处的地域不同,会计人员的信息化业务水平不同,使得各医院在会计信息化过程中出现参差不齐的状况。
一、当前部分医院会计信息化存在的问题
(一)部分医院对会计信息化工作重视程度不够
目前在许多医院的领导层中,普遍存在着对财务工作重视不够的现状,他们将主要精力和财力向一线部门临床和医技科室倾斜,认为财务部门只是医院的辅助科室,是为一线科室服务的部门。在领导层中,普遍存在着一种“重硬轻软”的思想,重视对医院医疗硬件的投资而忽视对软件的投入,有些单位为了节省开支,只为财务部门购买了简单的总账和报表模块,使会计信息化只起到了简单的记账和算账的作用,而会计信息化具有的财务管理、财务分析、财务决策等一系列功能则无法发挥出来。事实上,实现会计信息化不仅仅是记账技术的革命,而且对于会计学科本身也是一次大的革命,它可以把会计人员从繁琐的记账、算账、报账的苦海中解放出来,也可以使他们能够将更多的时间、精力用于资金管理、资金分析、资金测评、内部会计控制中,进一步深化会计职能。
(二)既懂计算机又懂会计的复合型人才数量不足,结构不尽合理
一个单位,要将会计信息化运行好,使其发挥最大的功效,不仅要有一套较好的、较系统的财务软件,更重要的是需要有专业化的复合型人才,需要专业化的系统分析人员、系统维护人员、系统操作人员。而现在在大多数医院的会计人员,均是从原先从事手工操作的会计人员过渡而来的,他们的电脑知识普遍比较贫乏,虽然在会计信息化过程中,他们已经接受了电算会计的等级培训,但与实际操作过程中的业务水平要求还有一定的差距,这主要表现为既懂计算机会计软件使用,又熟悉财务会计核算业务的人才缺乏。在使用会计软件的初期,他们在软件公司专业人员的指导下,仅仅掌握了简单的凭证录入工作,在工作中缺少创新,一旦计算机硬件或软件出现异常,往往是束手无策,要等到软件公司的专业人员来进行维护后才能开展工作,大大降低了工作效率,增加了工作成本。在后续教育培训中,涉及到计算机与会计结合运用、会计软件操作的课程又很少,使得他们的会计信息化水平在短时间内很难提高。
(三)会计信息孤岛现象较为严重
由于对会计信息化工作重视程度不够,缺乏将会计软件纳入信息系统的一体化规划,财务软件与窗口收费软件、物资管理软件、医疗保险软件的系统平台各异,数据不能共享,会计信息系统成了信息孤岛。由于基层的数据不能上传、不能共享和交换,致使各种基层数据在财务核算系统中不能得到及时、充分的体现,给财务核算工作增加了难度。
另外,个别医院在会计信息化初始阶段,在财务软件系统进行初始化时,沿用了以前的医院会计制度,并按老会计制度来设置会计科目,使得部分会计科目有总额而无明细。如固定资产、药品及耗材等的管理,按以前的《医院财务制度》规定,固定资产的明细账由设备科管理,药品的明细账由药房管理,而财务只管总账。因此,他们在进行会计电算初始化时,就没有启用固定资产管理模块和商品购销存模块,缺少对具体明细实物的管理,许多资产的异动(如报废、划拨、捐赠)不能及时上报到财务,财务不能及时对异动资产进行账务处理,天长日久,就出现了财务总账和资产明细账严重不符的现象。
如此,使单位浪费了大量的人力、物力,信息化在会计工作中没有充分发挥其应有的作用。
(四)个别医院使用的财务软件不符合会计软件功能规范
现行的财务软件虽然具有操作员权限限制功能,但由于缺乏安全意识,加上财务分工不够细致,往往在同一操作限制条件下设置多个操作人员,通过转换操作员姓名来进行不同的会计业务操作;有的单位甚至没有进行操作员权限限制设置,操作员可以相互操作对方的科目,从而使得权限管理形同虚设。另外,各模块之间缺乏牵制,即使“总账”和“明细账”不符,也依然可以报出财务报表,这样轻则造成财务信息错弊,重则造成违反财经法规现象的发生,给医院经济管理带来了隐患。
(五)会计信息化管理制度不健全
目前,不少医院没有严密的会计信息化管理制度或有章不循,使得会计信息系统不能正常运行,在管理上也出现了一些新的问题,而网上泄密和网上黑客的恶意攻击是面临的首要问题;同时,由于会计基础工作薄弱,建立在此基础上的信息化管理也出现一些问题,导致手工与计算机并行时间过长,增加了会计人员的工作量。
二、加强医院会计信息化发展的对策
(一)提高医院信息化的财务业务一体化水平
针对当前部分医院存在会计信息系统与其它管理信息系统不能交换和共享的现状,可以从三个方面着手解决。第一,在现有的基础上采用广义平台化的开发方式——开发软件对接平台,将现有各软件系统进行数据信息对接使其各项数据信息能够共享、传递;第二,引进一套成熟的通用软件,将财务管理、物资管理、医疗保险等统一纳入一个财务软件;第三,委托实力雄厚的软件公司结合医院的信息化管理实际要求进行个性化设计,进行会计软件定点开发。这样逐步建立以会计信息化为核心的单位信息管理系统,做到单位内部信息资源共享,充分发挥会计信息化在单位经济管理中的作用。
(二)加强对财务人员的培训和人才引进
就目前情况看,完全通过正规化教育来满足会计信息化对各类专业人才的需求是不现实的,但对财务人员的培训和人才引进可以分两个阶段进行。一是对现有会计人员积极开展职业培训。在条件许可的情况下,对单位主要会计岗位的电算会计人员进行脱产的、较长时间的培训,使其系统地掌握计算机知识,成为会计信息化系统的使用维护人员。对其他岗位的所有会计人员、窗口收费人员以及物资管理人员进行短期培训,使他们能初步掌握会计信息化知识,成为熟练的会计信息化操作人员。二是加强对会计信息化专业人才的引进。医院可以根据需求从高等院校引进一批具有本科学历及以上学历的高级会计信息化复合型人才,充实会计信息化系统分析、设计的开发人员,同时充分利用各专科院校和成人院校专科学历教育的力量优势,大量培养系统使用维护和管理人员,壮大会计信息化信息系统的应用人才队伍。
(三)加强会计信息化的内部控制
内部控制主要是对会计信息软件系统涉及的各个部门和人员而言的,通过内部控制,可以使各个岗位各司其职,协调和理顺相互关系,减少、杜绝舞弊或犯罪的发生。加强内部控制,可以从以下几个方面着手:一是建立科学完善的内部组织机构,形成相互稽核、相互监督、相互制约的机制;二是完善系统操作控制,建立完善的计算机操作管理制度,明确职责、操作程序和操作事项,保障计算机软件系统的正常运行;三是加强系统安全控制,做好病毒防治工作;四是实行会计信息化内部控制关键点设计。例如:操作人员上机密码要严格管理、记账凭证机审和人工审核结合制度、门诊病人退费指定专门人员严格控制管理;出院病人召回授权批准控制等。
(四)做好电算化会计档案保管工作
电算化会计档案要严格按照财政部有关规定进行管理。由专人负责,妥善保存有会计信息的磁性介质或其他介质;存放地点应防磁、防火、防潮和防尘;采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失;重要会计档案应坚持双重备份制度,存放在两个不同的地点。
三、结语
随着计算机技术及网络技术的迅速发展,医院会计信息化建设必将成为会计系统建设的主流,它是医院管理现代化和会计自身改革和发展的客观需要,是时代发展的必然产物。实践证明,会计信息化在医院财务实际工作中所发挥的作用是不容忽视的。合理运用好会计信息化,建立和完善医院自身的内部控制制度,消除一切影响会计信息化发展的不利因素,医院会计信息系统必将成为医院管理信息系统的核心,在我国的医院发展中必将发挥愈来愈大的作用。
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