浅析现代会计信息系统构建和维护

  1 会计信息系统的发展 
    会计信息系统(Accounting Information System,AIS)是基于计算机的、将会计数据转换为信息的系统,利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理,完成会计核算任务,并能为进行会计管理、分析、决策提供辅助信息。 
    会计信息系统在我国的运用始于20世纪80年代初。会计信息系统软件最初是由企业自制,后来出现了用友、金碟等财务软件公司,使得财务软件逐渐走向规范与成熟。根据功能和管理层次的高低,会计信息系统包括会计事务处理系统,会计管理信息系统和会计决策支持系统,管理级别依次提高。由于技术的限制,现在会计信息系统大都属于会计EDP(电子数据处理)和MIS(管理信息系统)一类,会计DSS(决策支持系统)尚处于探索阶段。 
    根据信息技术对会计信息系统的影响程度、以及系统本身是否克服了传统复式簿记的弊端,会计信息系统又可划分为四种模式:手工会计信息系统、电算化会计信息系统、准现代会计信息系统和现代会计信息系统。 
    (1)手工会计信息系统。 
    产生于15世纪,可追溯到13、14世纪威尼斯商人的借贷记账法,其核心是会计恒等式、会计循环、会计科目表、分录和账簿,一直延续至今。 
    (2)电算化会计信息系统。 
    1954年美国通用电气公司第一次使用计算机计算职工工资,从而引起了会计处理的变革,电子计算机应用于手工会计信息系统中,就标志着电算化会计信息系统模式的开始。 
    (3)准现代会计信息系统。 
    从20世纪60年代末发展至今,采用事项会计的思想,从理论上克服了电算化会计的弊端,但仍然围绕会计科目表、分录等核心,应用数据库会计的理论模型,利用数据库技术建立储存强大的、分解的、多计量属性数据的会计信息系统,以便数据可以按照最切合每一个用户需求的形式进行组织。 
    (4)现代会计信息系统。 
    1982年7月,美国密歇根州立大学会计系教授麦卡锡(Me.Carthy)在《会计评论》上发表了题为《REA会计模型:共享数据环境中的会计系统的一般框架》的论文,提出了REAL模型,标志着现代会计信息系统模式的开始。 
    随着数据库、网络技术的发展,REAL模式已成为理论最完善、研究最系统、变革力度最大、成果最多的一种创新模式,极有可能成为未来会计信息系统的主流模式。 
    2 传统会计信息系统的缺陷 
    传统会计信息系统是相对于现代会计信息系统而言的,包括手工会计信息系统、电算化会计信息系统、准现代会计信息系统,作为目前广泛使用的信息系统,它们主要具有以下缺陷: 
    (1)以部门为立足点,没有扩展到企业。 
    传统会计信息系统在设计时,是从会计部门的角度来考虑问题,而不是站在企业的角度,因此,信息流只能在会计部门内部流动,形成了“信息孤岛”,由于信息孤岛间的信息流动往往不能以原始的形式流动,因此难以保证数据交换的真实性。 
    (2)模仿手工处理方式,自动化程度低。 
    传统会计信息系统基本上都是在模仿手工处理,少有创新之处,只是迎合会计人员手工处理的习惯而已。传统会计信息系统的处理流程是从记账凭证开始的,会计人员通过原始凭证在计算机中录入记账凭证,然后才是自动记账、自动生成报表,自动化程度低。 
    (3)应用新会计理论和方法受制约。 
    会计理论和方法始终在随着会计实务的发展而更新,但由于传统会计信息系统只在会计部门实施,对会计新理论的接受速度慢,也制约了新会计理论和方法的传播和应用。 
    (4)事后会计,功能发挥受限。 
    一般而言,传统会计信息系统仅仅是事后会计,在业务发生后对之进行记录,很难再发挥更大的功能。传统会计信息系统只能简单地运用财务会计等业务处理层的理论,而无法深入运用财务会计之外的分析决策层的理论。 
    (5)提供信息不全面。 
    信息使用者需要且企业能够提供的信息主要包括五类:①财务和非财务数据;②企业管理人员对财务和非财务数据的分析;③前瞻性信息;④关于管理人员和股东的信息;⑤企业的背景信息。传统的会计信息系统不能及时而全面地提供这些信息,不能满足会计信息使用者的需要。 
    会计信息系统具有采集、存贮、加工、传输和传出会计数据的基本功能,但传统的会计信息系统一直作为一个独立的系统在发展,除总账和财务报表子系统外,其他业务核算模块都是从企业信息系统的各子系统中独立出来的,并且数据流存在一定的重复性。 
    3 现代会计信息系统的构建 
    按照生命周期法,信息系统的开发过程包括系统规划、系统分析、系统设计和系统运行和维护四个阶段,对于会计信息系统,系统规划就是要使会计信息通过系统的处理能满足内外部信息使用者的决策需要,尤其是企业管理层的决策需要。系统分析就是要在对现行会计信息系统的调查基础上,确定新的系统基本目标和逻辑功能要求,并进行可行性分析。系统设计就是根据逻辑模型建立物理模型,计算机化会计信息系统应用软件的总体结构和数据库设计。系统运行和维护就是在新的信息系统投入使用后,测试和评价运行效果,并进行实时维护,保证系统的有效运行。 
    从系统分析和设计的角度,针对传统会计信息系统的缺陷,根据全面性、系统性、及时性和发展性的系统构建目标和原则,现代企业会计信息系统的基本框架可以大致包括以下几个部分:
    (1)企业会计事项数据库。 
    以事项会计理论为基础建立,企业日常经济活动中所有的财务和非财务信息都以原始数据的形式存储在该数据库中,以便根据不同决策的需要生成不同的信息。企业会计事项数据库是建立多维数据仓库的基础,为会计信息的多维计量提供了依据。 
    (2)元数据库。 
    元数据是关于数据的数据,是描述数据的结构、内容和索引,元数据库就是元数据的集合,用于管理所有与数据仓库相关的模型、视图和操作策略,是有效管理数据仓库的首要前提。 
    (3)数据仓库和数据挖掘。 
    该库是集成的、面向主题的、稳定的数据库集合,具有决策支持功能,存储了经形式化后的传统会计方法和规则,应用数据挖掘与OLAP联机分析技术可从中挖掘新信息,进行多维分析,不同信息使用者根据决策需要,通过面向用户的前端分析工具,如报表查询工具、趋势预测、统计分析工具,与数据仓库系统进行交互,完成决策分析。 
    (4)数据处理系统。 
    传统会计信息系统的最大缺陷就是复制手工会计过程,不能提供决策信息,而现代会计信息系统的数据处理系统能够对会计事项数据库和数据仓库中的原始数据以及外部数据信息加以整理、过滤,并根据不同的决策需要进行数据的分类处理。 
    (5)防火墙。 
    防火墙是计算机硬件和软件的组合,通过防火墙这一网络防护系统,隔绝企业内部网与外部网,阻止非法用户的侵入,因而能够保证会计信息的安全性,这也是维护会计信息系统的必然要求。 
    上述的构建模块通过可行性分析后就可在系统运行阶段接受检验,现代会计信息系统已不单纯依赖计算机硬件和软件系统,而是更多地依赖计算机网络,这种基于网络的现代会计信息系统更有利于企业将会计信息和业务信息有效地结合起来,从而可以对报表、审计等进行远程、在线操作。 
    4 现代会计信息系统的风险和维护 
    现代会计信息系统基于互联网,使原来封闭的局域网会计信息系统被推向开放的互联网,在为企业带来会计业务一体化处理的便利的同时,也使会计信息系统的风险暴露无疑。 
    (1)现代会计信息系统的风险。 
    会计信息系统风险包括系统故障风险、内部人员的道德风险、非法侵扰风险、系统关联方道德风险和电子商务内部控制等五大风险。 
    系统故障风险就是硬件或软件故障所导致的风险,直接影响系统的正常运行;内部人员的道德风险是会计信息泄露的主要来源之一,因此必须加强内部人员的职业素质培训和权限控制;非法侵扰风险是有目的性的窃取或修改信息,也需要引起系统维护者的重视;系统关联方道德风险存在于复杂的关联方关系中,已不仅仅是员工培训所能解决的了,依赖的是关联方的道德素质和利益驱动;电子商务内部控制是在网上交易过程中安全控制手段和技术上的潜在风险。 
    现代会计信息系统由于实现了信息化,全面运用现代信息技术,并通过网络系统使会计业务处理过程高度自动化,信息高度共享,因而产生了新的风险,主要包括黑客攻击和数据库系统漏洞。①黑客是计算机安全的主要威胁之一,而它对会计系统主要采取窃听、重发攻击、迂回攻击、假冒攻击和越权攻击等方式,主要是为了达到窃取重要机密数据的目的,会计信息的泄露和篡改对于决策者的正确判断具有致命性的影响,也给竞争者和窃取方带来了竞争便利。②数据库系统漏洞是会计信息系统自身所存在的风险,虽然系统拥有许多安全设置选项,但在实际运行过程中,漏洞会不断产生,如果不及时打上补丁,就给了破坏者以可乘之机,如若入侵者通过执行系统的相关指令而得到了系统的控制权限,这将对系统内的数据安全造成极大的威胁。 
    (2)现代会计信息系统的维护。 
    系统维护的目的是为了保证系统的正常运行,使系统始终处于最佳的运行状态,它贯穿于系统的整个生命周期,不断重复出现,直至系统过时和报废为止,在软件系统生命周期各部分工作量中,软件维护甚至占到了50%以上,由此可见系统维护的重要性。 ;   按系统维护的性质,对系统软件的维护可分为正确性维护、适应性维护和完善性维护。对现代化会计信息系统的维护主要体现在规避潜在风险,控制现存风险,主要的方法有坚持系统开发的控制,建立网上公证三方牵制,实行监控与操作分离、增强内部牵制,健全漏洞监测系统等。     建立网上公证三方牵制就是根据网络安全协议,采用第三方认证的方式保证信息发送和接收方能够使用安全和可靠的会计信息,而且发送方和接收方的身份都通过认证;实行监控和操作分离,双重保障,多方备份,防止出现数据不一致,岗位的明确划分也就实现了内部牵制;健全漏洞监测系统,要求在实时监控的同时,发现漏洞就及时修补,避免造成更严重的后果。     参考文献     [1]James A Hall.Accounting Information Systems(Second Edition)[M].大连:东北财经大学出版社,1998     [2]崔越.试论网络会计对传统会计的影响[J].金融会计,2001,(4)     [3]仰华胄,王定迅,李立志.会计电算化信息系统[M].北京:首都经济贸易大学出版社,2006.     [4]刘腾红,孙细明.信息系统分析与设计[M].北京:科学出版社,2006.