浅析会计电算化档案管理工作

　　摘要：本文通过对会计电算化档案管理工作的局限进行分析，提出了改进这些局限的对策和措施。

　　关键词：会计电算化档案管理对策

　　随着办公自动化的飞速发展，会计电算化得到了推广实施，电子计算机已经取代了原始手工记账、算账、报账、结账以及对会计信息的分析、预测、整理等传统的会计活动，同时产生了大量的电算化会计文档。如何管理好会计电算化档案，使其在企事业单位生产经营中的重要作用得以充分发挥，就成为企事业单位档案管理部门面临的新问题。

　　一、会计电算化档案管理工作现状

　　会计电算化档案把传统意义上的会计档案由计算机会计系统通过打印机规范打印保存或采用磁盘、光盘等磁介质来保存，这样节省了大量的人力物力，产生了非常积极的效应。

　　但由于计算机和档案管理者本身的原因，带来了一些工作上的问题。

　　1.计算机和网络本身的局限性会计电算化系统的数据载体是磁性材料，占用空间小，保管容易，数据查找方便迅捷，但磁性材料易被遗失、污染、篡改，特别是会计的各种数据是被记录在磁盘或者光盘等磁性介质上的，在一定技术条件下对电子数据非法修改可以做到不留痕迹，一旦被修改，就很难辨别经济业务的原貌。另外电算化会计数据由于高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机网络浏览全部档案数据文件，甚至复制、伪造、销毁重要数据，而且计算机犯罪具有很强的隐蔽性和危害性，相比手工会计系统，所造成的危害和损失是很难估量的。

　　2.会计电算化档案管理制度不健全网络信息技术的发展使电算化系统管理档案工作的优越性得到了充分的体现，越来越多的企事业单位都相继采用了这一方法。但是由于缺乏规范的会计电算化档案管理制度，目前档案部门大多执行的仍是《会计档案管理办法》和2003年5月开始实施的《电子文件归档与管理规范》，缺乏针对会计电算化档案管理的制度规范，会计电子档案往往都是由财务软件的系统管理员自行保存，而财务人员又不是专业的档案管理人员，在保管过程中易使电子档案处于一种无序的、不连贯的管理状态。而档案人员归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。这样的会计电算化档案在管理内容、方法及管理目标上都已经不能适应当前时代的发展，在很大程度上影响了会计电子文档的收集、管理和利用，导致会计电算化档案管理工作出现简单化、形式化的倾向。

　　3.管理人员对电子档案认识不足在会计电算化档案管理的过程中，会计电子档案从采集、分析、归类到归档的整个过程，都是在计算机上操作完成，但大多数单位的档案管理工作人员计算机应用能力不够，对电算化档案的理解和重视不足，以致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外储器中保存，更有甚者，不能正确进行电子文档的备份和检查，造成会计资料的假备份或不备份，人为造成系统数据的丢失和破坏，严重影响了电算化系统的正常运行。

　　4.缺乏必要的计算机维护及网络管理人才会计电算化下的档案管理涉及到软件维护、系统安全、网络管理等一系列专业流程，但目前一般单位都是仅仅对原先的会计人员进行短期培训，然后就直接上岗，会计人员只是学会了简单的维护和操作，不具备对系统的维护和管理能力，很难适应利用计算机处理会计业务档案管理的工作。

　　二、提高会计电算化档案管理工作的措施

　　1.加强队伍建设，提高会计部门人员素质会计电算化档案管理系统不仅实现了传统会计的功能，而且更有有利于利用计算机高速运算和分析，达到档案管理工作的最优化。但这个系统毕竟是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，并且与操作使用人员的业务素质有很大关系，未经专业培训和不具备良好职业道德的员工，对系统的安全就是一种最大的威胁。要提高会计人员计算机业务素质，就必须大力加强人员培训力度，要立足于国际水准。培养适合会计电算化档案管理的高级技术人才，特别要注重培训的实效，不搞面上文章，对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求、不同标准进行专项培训，以推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”转变；同时积极组织会计电算化档案管理工作人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位建立高效的会计信息系统创造条件。

　　2.加强电算化会计档案的规范化管理会计电算化档案的整理工作应该利用计算机和系统软件平台，建立完整、准确的著录信息。其整理工作主要是组盘，即按《会计档案管理办法》中规定的会计类型、会计档案保管期限等内容将相关会计资料通过拷贝组合到同一磁性载体上，实行分盘保管，这样便于按不同期限定期拷贝，以延长档案的寿命，也便于复制重复使用，但要强调的是这项工作必须在档案部门接收归档资料时集中完成。组盘后，档案人员应该用统一的数据库结构和规范的命名在盘内建立目录、编号，标明时间，以利于将来查找调阅。同时，还应在纸质档案中注明电算化会计档案的相关信息，如在纸质档案的备考表或案卷目录“备注”中注明相对应的电算化会计档案的档号及存址，以便利用时相互对照。由于电算化会计档案的查阅基于其产生的会计软件，因此会计软件也要进行归档管理。

　　3.建立健全并严格执行电子档案的管理制度应按照《电子文件归档与管理规范》和《会计档案管理办法》，建立健全电算化会计档案的保管制度、操作制度、保密制度和档案人员岗位责任制，并依据各单位具体的会计电算化的实际，制定相应的档案管理制度。

　　电算化会计档案归档必须在《电子文件归档与管理规范》

　　的规范下严格执行，档案管理部门要指导财务部门对电算化会计档案的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验，对其基本技术条件进行检测和核准，检测具体内容包括：硬、软件环境的有效性、信息记录格式、有无病毒感染、载体有无划痕等。电算化会计档案经鉴定检验合格后，归档时应一式二份，一份封存交由档案人员保管，一份供查阅，由财务兼职档案人员保存，在每份上注明形成档案的时间、内容、操作员姓名，在交接存档表格上由主管负责人签署审核意见签字盖章。交接表一式二份，一份交财务部门，一份交档案部门自存。更换新的财务软件时，财务部门要将财务软件系统安装资料交由档案部门管理，并按规定办理相应移交手续。

　　完善库房管理，提供环境温度在20℃一25℃ 、相对湿度在30％一45％之间的存放空间；选择优质磁盘介质进行会计档案： 螫数据双备份并分离存放，定期复制，以防会计信息损坏；避免擦、划及触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，做好防压、防磁、防火、防光、防腐蚀工作；配备激光或喷墨打印机，以确保相应的纸质会计档案符合《会计档案管理办法》有关规定。

　　会计电算化档案管理不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计业务的一次根本性变革。所以我们必须切实做好电算化会计档案管理工作，确保会计数据安全、完整，使会计信息得到充分利用，更好地为企业服务。