摘要:随着电子信息产业的不断发展,会计电算化的实施越来越广泛,传统的会计控制方式已不能适应时代的要求,对会计电算化实施后的内控问题也越来越引起人们的关注。文章以适应社会主义市场经济改革与发展的思路及目标为依据,顺应当今网络时代的发展潮流,针对企业内控的有关问题进行探讨。
关键词:会计电算化 网络 内部控制
笔者所在公司是广东省第一批的中级会计电算化培训机构以及省乡财信息化软件的服务商和新中大财务软件的代理商,对湛江市会计人员以及企业和行政事业单位的会计电算化工作进行了全面的接触。笔者作为一名会计电算化培训教师以及一名审计工作者,深感电子信息化对企业和行政事业单位的冲击,使得财务会计系统的环境和内容都发生了深刻的变革,使人们不得不关注会计电算化环境下企业内控的变化。
一、会计电算化下原手工会计控制方法的失效
手工会计与电算化会计对会计信息的控制有很大的不同。手工会计主要采用结构控制方法,包括设置相互牵制和制约的会计岗位,通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。比如,总账、明细账、日记账分别记录,结果相互验证;通过对账和内部审计进行账证核对。账账核对,保证记账的明确;为防止滥用凭证或随意毁损、伪造、修改凭证的发生,采用多联套写凭证或预先编码方式等。WwW.133229.coM而在电算化环境中账账核对已失去意义,对输入凭证的审核成为控制的重点,人员分工要通过系统的授权管理才能实现,数据处理流程要由计算机系统来控制等等,计算机会计系统内部控制的内容更为广泛,技术要求也更高。
二、企业信息化的发展对会计电算化工作的新要求
在企业的生产经营活动中,各项高新技术的应用,诸如电子签约、电子交割、电子结算、电子报关、网上采购等现代电子商务技术的应用,都必须要求有一个能够与之相匹配的电算化会计信息系统作为基础,在组织实施电算化会计信息系统过程中,必须对传统的会计业务流程及其相关功能进行必要的调整。
1.会计业务流程的调整。就目前的技术水平来看,会计业务流程的调整主要表现在会计数据的采集上。在会计信息系统中,数据源形式会变得复杂一些,其实时性也会要求得更高一些。例如,在一笔电子结算业务过程中,电算化会计信息系统既可以接受电子数据作为数据源,也可以接受业务发生以后的相关纸介质传票作为数据源。无疑,前者的实时性明显优于后者,但其安全性尚有待于电子商务技术应用的发展与普及。笔者认为,可以以接受电子数据作为即时数据源,同时辅以接受纸介质传票作为验证数据源的方式,重组会计业务流程。这样,才能够满足现代财务管理对电算化会计信息系统的要求。
2.会计业务的功能调整。在一般情况下,作为电算化会计信息系统基础的会计软件很难全面满足上述的多元化要求。但同时,在会计软件的数据库中又确实存储着足以产生相关会计报告所需的数据,这显然是一种功能上的缺陷,对此有两种方案可供选择:第一种方案,要求会计软件提供上述功能;第二种方案,根据工作需要即时进行数据库数据的人工折取操作。若采用第一种方案,系统成本会增大,且很难保证能够满足所有的即时需求;若采用第二种方案,则对相关会计人员的职业素质有很高的要求,并要求他们必须具备很强的计算机相关软件的使用技能。笔者认为,应该将二者结合起来,从而制定电算化会计信息系统的实施方案,即既要求会计软件提供可以预见的各项公用功能,又同时设立会计数据分析员岗位,进行必要的会计数据人工折取处理工作。
三、电算化下内控的现状分析
1.操作员权限设置不当造成内控失控隐患。实现会计电算化后会计部门的工作岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位,其中后者一般分为电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案资料保管员和软件开发(自行开发软件)各岗。由于企业规模和业务量不同,基本会计岗位和电算化会计岗位可在保证会计数据安全的前提下交叉设置,许多电算化岗位可以由一人担任。
在系统中还有一个不参与具体的会计电算化工作,但非常重要的角色———负责系统维护的系统管理员。系统管理员的工作内容决定了其岗位的特殊性、重要性。系统管理员负责整个会计电算化信息系统的正常运行,如系统软件、硬件的维护,系统数据保存,网络服务器、数据库的口令等等。从一定程度上说,基层单位会计电算化实施的效果好坏,决定于系统管理员的工作水平高低。
会计电算化工作中,系统管理员一般由具备条件的部门负责人或会计主管担任,也可指定专人担任。但人们往往将系统管理员与数据管理员、网络管理员混为一谈,造成工作中职责不明、权限不清。表现最为突出的问题是系统管理员的权力过大,相当多的单位在赋予系统管理员权限时,都能够调用系统的所有功能,有时甚至完全超过了会计主管的权限。
究其原因,主要有以下两方面的原因:一是一些会计软件本身就允许赋予系统管理员全部工作权限,支持系统管理员享有所谓的“超级用户”权力。二是一些单位对系统管理员的岗位职责认识不清,混淆了会计主管与系统管理员的岗位界限,往往将二者混为一谈。
2.凭证的无痕修改对内控的冲击。在实际工作中,对于已录入并保存的凭证进行修改方式,目前有不少会计核算软件提供了“取消审核”、“反记账”、“反结账”的功能。这些设置给会计人员的会计处理带来许多方便。
所谓电算化会计中“反记账”,事实上也就是将一批原先已经登录到账簿上的发生额从各账簿再予以扣减,使各账簿复至该批凭证登账之前账簿的发生额和余额状态。毋庸置疑,没有人会赞同手工会计下采用“反记账”。对手工的账簿记录,为了保证其有案不可稽,当其发生错误时,不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹,不准重新抄写。同时,对两种出错情况的更正应当分别加以严格处理:一是登记账簿时所发生的错误,“应当将错误的文字或者数字划红线注销,但必须使原有字迹仍可辨认”;二是由于记账凭证错误而导致账簿记录发生错误的,则“应当按更正的记账凭证登记账簿”。在实际工作中,由于记账凭证出错而导致账簿记录发生差错时而发生。一般采用两种方式进行相应的修改:一是红字冲销法,二是补充更正法。
“反结账”是当期末已经结账并编制企业会计报表之后,将其“反结账”,则意味可以对该结账月继续输入凭证数据,根据其登账后的账簿重新编制报表。也就是说,将“取消审核”、“反记账”与“反结账”同时使用,结账后可以再增减当月经济业务,账簿错误可以在原错误之处不留痕迹加以修改,而业已记账和编制报表的记账凭证在取消审核后又可对该记账凭证的电子数据不留痕迹地修改。
由上可见,以上功能对会计内控是一个严重的挑战。
3.对审计工作环境的影响。正确处理好会计电算化与审计的关系,会计电算化是对传统手工会计进行了改造和革新后产生的,它将在企业现代化管理中扮演重要角色。会计电算化信息系统的诞生,不仅给传统会计带来革新而且也给传统审计带来巨大冲击。
4.网络环境下电算化系统内控的新问题。传统财务会计理论建立在一系列假设的基础上,即会计主体假设、持续经营假设、会计分期假设和货币计量假设。传统财务会计的四个假设适应传统社会经济环境,并为会计实践检验,证明了其合理性。但是,在互联网走进现代人们的日常生活,并充斥于社会经济活动的各个方面时,以前会计假设所依据的社会经济环境发生了巨大的变革。在新的社会经济环境下,四个会计假设都面临挑战。同时网络会计对传统财务会计实务的影响十分广泛,例如权责发生制、历史成本、财务报告、会计职能、会计模式、会计核算手段等方面都会受到一定的影响。
四、应对方法
1.人员素质的培养是根本。会计信息系统是一个较为复杂的人机系统,会计信息系统的应用与维护需要运用较为复杂的信息技术、会计知识。它首先需要有一支既熟悉计算机技术,又精通会计业务的队伍,在这支队伍中,最重要的组成人员是保证系统正常运行、解决系统运行中出现这样或那样问题的系统维护与管理人员,即系统管理员。其次,由于信息技术发展异常迅速,会计工作规范性进程的不断发展与完善,无论计算机方面的新技术,还是会计业务的新要求,都对会计电算化工作不断地提出更高要求,这就需要系统管理员首先掌握、理解会计电算化的各项新要求,及时调整、更新系统,从而更好地服务于会计电算化工作。
2.严格按照《会计电算化工作规范》操作。选择符合《会计电算化工作规范》要求的软件开发商开发的商业软件,摒弃只图用户使用“方便”,而不顾会计制度要求的不严肃商业行为。
3.分清岗位职责。要求会计人员进一步学习体会在会计电算化条件下的岗位分工,明确职责。加强对操作员岗位尤其是系统管理员及电算主管的权限的约束。在一般情况下,电算主管和系统管理员应由两人分别担当,尤其是实现网络条件的会计软件,从软件的规模、电算化工作的强度与会计业务的工作量上都要求由专门的系统管理员负责。当然,在单位会计人员不多、会计业务量不大、会计软件为单机运行时,电算主管与系统管理员是一个人的情况也是允许的。无论从会计工作的分工、工作的内容、所负责任等方面来讲,电算主管都是本单位的业务总负责人,系统管理员应服从电算主管的工作安排,系统管理员的权限并不是“无限大”的,其所做各项工作都应对电算主管负责。
会计信息处理和输出的控制基本上是通过计算机程序自动进行的,主要取决于应用程序的正确性和环境控制能力,系统设计应具有识别信息失误的能力。同时,要防止无关人员进入计算机程序操作。每一位参与电算化会计的人员都应实施合理授权控制,通过设置操作员口令和上机日志等控制手段,防止差错和舞弊行为;还必须增设专人输入检查控制环节,未经检查,应无法进入下一步会计处理。
4.做好电算化会计信息系统的档案管理控制。为了系统能够安全、健康地运行,档案管理就成为一项重要的基础性工作。在制定电算化会计信息系统的实施方案时,档案管理制度必须是严格且具有实际操作性的。
5.网络电子信息控制方法。一是网上公证形成三方牵制。利用网络所持有的实时传输功能和日益丰富的互联网服务项目,我们可以实现原始交易凭证的第三方监控,即网上公证。二是监控与操作的分离实现了系统内部的有效牵制。三是在线测试的实现使软件内部可能存在的漏洞能够得到及时解决。如我公司对湛江市100多个乡镇使用的乡财软件的维护工作主要是对通过网络的远程控制方式实现的。
6.现代审计活动的控制方式。现代审计活动一般分为查询审核、证实存在和系统分析三个阶段。在查询审核阶段,电算化会计应能为审计提供新的查询线索。因此,电算化会计软件应提供关于“凭证—总账—报表”三者之间的双向查询功能。在证实存在阶段,电算化会计系统应提供多种会计核算方法处理过程供用户和审计员选择,并编写一套审计测试预留通道。系统分析阶段是现代审计重要的过程。系统分析过程的重点是加强电算化会计系统的内部控制。美国注册会计师协会在第3号《审计准则公告》中将电算化会计系统的内部控制分为一般控制和应用控制两类。一般控制是指对会计电算化过程的组织、电算化会计系统的研制开发及应用环境等方面进行的控制。而应用控制是为适应各种会计处理的特殊要求而建立的能预防、检测和更正错误、处理舞弊行为的控制措施。因此,应用控制与会计软件开发密切相关,应特别引起重视。
综上所述,电算化会计控制的关键,一是研究会计控制的要求,即确定会计信息系统的控制点;二是确定计算机硬件设备、开发工具及应用程序是否能达到会计控制的要求。计算机和网络技术越发展,会计控制自动化的程度就会越高。可以想象,当全社会都用计算机网络连接起来以后,就可将规范、标准的原始凭证扫描进入计算机进行自动识别,甚至完全可以采用电子数据网络传输,以尽量减少人为因素。会计控制功能便将大为增强。但由于企业生产经营过程复杂,管理层次多样,会计控制也无法绝对保证企业业务运行、管理及会计信息处理不出一点差错。会计控制系统存在着人为的、非价值因素的影响,无法实现全过程的“绝对自动化”。而且,由于计算机会计系统的采用增加了计算机舞弊这一不安全因素,大大增加了企业会计控制的成本。对于会计控制系统优劣的判断,不能认为其可靠性越高越好,而要遵循成本效益原则,使控制成本小于不采用控制手段造成的损失。
参考文献:
1.杨周南主编.会计电算化中级培训教材.现代出版社,2003
2.黄正瑞主编.会计电算化中级教程.暨南大学出版社,2000
3.薛云奎.手工会计的技术特征及其对电算化会计的局限.会计研究.1997(11)
4.李守明,李红兵,马维杰.互联网对财务会计的影响.武汉大学学报,1998(6)
