世界上第一台电子计算机于1946年诞生在美国。1954年,美国通用电气公司用计算机管理职工工资，由此,电子计算机开始成为会计数据处理的工具。随着计算机技术的飞速发展,计算机会计信息系统在国际上也呈现出广泛普及之势。国际会计师联合会(丨FAN)1987年10月在日本东京召开的以〃计算机在会计中的应用”为中心议题的第十三届世界会计师大会,成为计算机会计信息系统广泛普及的重要标志。美国在这一领域己步入较高的发展阶段,始终处于国际最高水平。美国会计软件的应用也非常普及,据有关资料显示,目前有300到400种商品化会计软件在市场上流通。会计软件产业己成为美国计算机软件产业的一个重要分支。他们的这种做法确实值得我们好好借鉴。
一、美国会计软件的特点
1. 专用会计软件与通用会计软件同时并存,相互补充。专用会计软件开发周期长,成本高,只有一些大型公司和特殊行业采用定点开发的专用会计软件;一些中、小企业则采用通用的商品化会计软件。
2. 会计软件市场竞争激烈。
1991年美国《电子计算机在会计中的应用》月刊上公布了174家从事会计软件开发的公司及其他们开发的会计软件资料。其中也有旧M这样的大公司。这些大公司的加入,推动会计软件不断地升级换代,导致了会计软件市场的竞争更加激烈。美国许多大的公司都有自己的软件公司或计算中心,他们主要为本公司内部服务,同时也承接外单位的开发项目。无论是对内,还是对外,软件的交流都是以商品化形式进行的。美国商品化会计软件的销售,已由开发单位直接销售方式,转变为由开发单位、代理商、分布各地的软件商店组成的多级推销体系。一些小的软件公司充当代理商,并负责售后服务。
3.会计软件的开放性增强。
一般的通用会计软件都可以应用于不同的系统环境,在微机、局域网、UNIX操作系统环境、WINDOWS、WIN9X平台,大、中、小型机上均可使用,特别在UNIX系统上运用的会计软件有增多的趋势。最新的JAVA技术为异构网络环境的软件应用提供了可能,采用JAVA的JDBC技术,也可与多种数据库相连,并能支持ORACLE、SYBASE等多种数据库语言。
4.各种会计软件的功能日趋接近。
依照会计业务处理的要求,会计软件从离散的部门型走向整合的企业型。发展到今天,它们的功能日趋接近。它们往往具有财务会计与管理会计双重功能,有的还具有针对具体业务的财务管理功能,同时与制造、管理模块无缝集成。美国的商品会计软件一般都包括总帐、应收帐款和应付帐款三个基本功能模块。功能较多的还包括存货、工资、购货、销售、固定资产、报表生成和预算编制等子系统。多数功能较强的还包括一些非会计的业务处理系统,并且与MIS、SMIS、MRP、MRPII等的管理软件相融合,从而增强了会计软件的数据处理能力,也扩大了会计信息加工的深度和广度。
二、美国会计软件系统的功能结构
1. 购货业务核算子系统包括:采购、验收系统、应付帐款系统。其中,采购与验收系统实现对采购业务的监督和管理,并为存货系统提供信息;应付帐款系统通过对支付款项的核算,及时提供企业负债状况和支付流动负债的短期现金需要量的信息。
2. 成本核算子系统。分批成本计算和分步成本计算系统,另外还可以分成以标准成本为基础的"标准成本系统”，以实际成本为基础的"实际成本系统〃；成本中只包含变动成本的"变动成本系统”，既包括变动成本又包括固定成本的"完全成本计算系统〃。如果一个企业采用了分步成本计算系统,即分步计算产品的生产成本,它可以采用变动成本计算法,也可以采用完全成本计算法;既可以采用实际成本计算法,也可以采用标准成本计算法。
3. 销售业务核算子系统包括:销售订货系统、供货系统、存货系统、销售分析和预测系统、应收帐款系统。销售订货系统主要记录客户订货单和每笔销货业务,并将确定接受的订单传递给存货系统;供货系统向仓库提供客户信息,同时更新存货系统中的相应数据;存货系统及时反映存货量及增减量,并根据销货资料预测未来的存货水平;应收帐款系统反映各项应收帐款的发生、收回情况,提供每一客户的应付款额和信用度,并确定坏帐情况,保证企业应收帐款及时回收。
4. 帐表处理子系统,其中包括帐务处理系统和报表系统。财务预算和预算控制子系统包括:财务预算编制系统和预算控制系统。财务预算编制系统采用反复模拟的方式,通过对企业财务目标、销售量、销售成本、利润等信息的测算,确定未来的财务安排,这种通过计算机,建立数学模型的预测方式已在美国得到广泛应用;预算控制系统及时向管理部门提供差异反馈,以加强对各环节的控制。
三、美国会计电算化发展对我国会计工作的启示
随着经济的迅速发展,全球经济一体化进程的加快,为了促使会计电算化处理的信息更系统化、智能化,给企业带来经济效益,企业领导要充分认识会计电算化的重要性,并设有专门负责会计电算化实施的主管领导,并对实施效果负责;企业财务人员在具体实施会计电算化的过程中,在确定系统目标与规模的基础上要加强对手工系统的研究与分析,应编制实施计划和方案,对各个处理环节的权限和职责做出明确规划,以最小的成本实现最大效益。
1、重视复合型的会计电算化人才培养。为了适应会计电算化工作的要求,企业要重视复合型的电算化会计人才的培养,造就一大批既精通计算机信息技术又熟悉财务知识,进行财务信息的加工和分析,满足各方对财务信息需求的复合型会计电算化人才。
2、加强财务信息的安全防范。从软件开发和维护控制、硬件管理和维护控制、组织机构和人员的管理和控制、系统操作的管理和控制、文档资料的管理和控制、计算机病毒的预防和消除等各个方面建立一整套制度,并保证措施能落到实处;全社会加强对计算机安全宏观控制的同时,企业应安装正版查杀毒软件,采用防火墙技术、信息加密存储技术、身份识别技术等安全措施来保证财务信息的安全;应加强对计算机机房设施的管理,制定防火、防水、防盗以及突发事件应急处理等的管理办法。
3、规范财务软件协议。目前企业信息化建设的方向是实现对企业物流、资金流和信息流一体化、集成化的管理。财务软件日益成为企业全面管理软件中的财务管理模块组成部分,应建立一个通用、统一的财务软件协议。在该协议中应明确规定相同的数据接口或者规定公共的转换接口,提高数据的标准接口技术,从而实现不同的数据可以相互转换,进而被识别和接受,能够在不同软件系统下直接使用。
4、加强基础管理工作。实施会计电算化的企业必须建立严格的内部管理制度,制定岗位责任管理制度、操作管理制度、维护管理制度、机房管理制度、档案管理制度、财务管理制度和计算机病毒的防治等制度;要做好财务信息档案管理工作,包括数据输入输出的管理、备份数据的管理、存档数据的管理和保密规程等方面。也就是要求实行会计电算化后,应及时做好备份硬盘数据,并且每次备份至少两套,每年至少进行一次清除过期数据等工作。
四、我国会计电算化发展趋势预测
到目前为止大多数企业的会计电算化工作基本上都已经成型,具备了与企业其他部门实现资源共享的基本条件。当然网络、数据库等计算机技术的快速发展,在技术等方面为企业管理向一体化发展提供了有力的支撑。从大的发展趋势来看,会计电算化信息系统将逐步和其他相关部门的管理信息系统共同形成本单位的财务统计信息综合数据库,实现管理信息资源部门间的共享。ERP技术的出现正是〃管理一体化〃发展的最佳证明。20世纪80年代,制造资源计划在西方发达国家制造业的生产和发展就很好地贯彻了管理一体化的思想。后来产生的企业资源计划(ERP),在制造资源计划的基础上更进一步完善了,不但将制造、供销、财务包括在内,而且将信息集成的范围向企业外部的供销市场和企业内部管理的方方面面延伸。会计管理系统将作为管理信息系统的一个子系统和其他系统密不可分,这种一体化的管理系统使得数据的共享性得以实现:通过信息保证物流、资金流向的同步,及时反馈、调整,保证极快的可行性;预计计划期内可能发生的问题,事先采取必要的措施,做到防患于未然。
随着网络时代的来临,企业内部网技术使企业在全球范围内实现信息交流和信息共享,使企业走出封闭的局域系统,实现企业内部信息的对外实时开放。会计电算化在网络环境下也发生了变化,在实现从核算型向管理型转变的同时,会计电算化系统正在向网络化、智能化方向发展。在企业物流、资金流和信息流日益一体化的今天,要实现对整个企业资源的规划,也就要求实现财务业务信息_体化。
单机批量处理方式向网络化趋势发展,网络技术的快速发展为会计电算化的发展提供了技术支持。目前绝大多数企业会计电算化大都采用的是单机批量处理方式,难以发挥会计电算化软件的最大功效,只有将其网络化以后,才能真正实现会计业务的实时处理;才能做到适时地提供准确的财务会计信息。采用网络联机系统,才能实现对各生产车间、班组及各科室的信息业绩做到及时处理,并反映给生产经营管理的决策者,真正实现会计核算和管理决策的一体化。从我国企业会计电算化的发展现状来看,企业会计电算化的网络化应分两步来具体实施:第一步,先在有条件的大中型企业内部实行局域网络化。大中型企业内部科室多,经济业务量大,会计核算的种类繁多,单机批量处理的方式难以实现企业对信息的需求,而企业内部局域网则是一种有效的补充。第二步,形成全国乃至世界范围内大网络系统。21世纪是信息化时代,信息高速公路的开通,缩短了世界各国的距离。在激烈的市场竞争中,及时有效的市场信息往往决定一个企业的生存、兴亡,市场信息瞬息万变,不仅强调信息有效性,更强调及时性,所以在会计领域中形成一个大网络系统是大势所趋。
