您当前的位置:首页 > 会计论文>会计电算化论文

Excel对养老保险缴费管理的探讨

2015-09-30 10:03 来源:学术参考网 作者:未知
    笔者所在林场从1991年11月起参加职工基本养老保险(1996年6月补办投保手续并缴费),养老保险业务由财务科和劳动人事科共同管理。个人应交费由劳人科计算上报批准后,下发给各单位代扣代交财务科,财务科收款后上缴自治区林业保险管理所。几年来,只在财务科“其他应收款”下设“养老保险”明细目记录收费情况。结果,每人应交、已交、欠交费没有个详细的数据。经常有职工来闹事,说是多交了保险费,要求退还。
  
  1999年5月,我们着手清查历年缴费情况。在清查工作中,发现有些单位只代扣而不上交,所扣款自己存着吃利息;有些人根本就没交;有些单位上交代扣款时没有附交费人员名单。针对现状,我们在银行开设了保险专户,做到保险基金专款专用,明确只有收到款项时,才能算交费。运用Excel为每个职工设立个人缴费明细表,作为“养老保险”明细账的附表。这样经过清查,追收欠费,填写《机关事业单位职工养老保险手册》并发给职工核对签名,同时通过各种渠道和途径大力宣传参加职工养老保险的意义,使职工转变观念,提高了对参加养老保险的认识。使养老保险个人应交费的收缴难度降到了最低处,养老保险管理工作也步入正轨。
  
  在对职工养老保险个人交费管理方面,取得如此成果,得益于Excel工作表的有效运用。下面将此个人缴费明细表的设计、编制、公式设计、使用方法等具体介绍如下。

  一、设计目标

  与账簿对应,简单明了,易于操作,直观实用,能随时查询。

  二、本表的设计与编制

  本表分四部分(见附表):
  
  第一部分为基本情况,含:“单位代码”,人员所属内部单位,可以随着人员内部单位变动而变动。“微机编号”,每人固定一个编号,与保险手册中编号一致。“投保标志”,根据一定规律编制,其中小于20为在职人员,大于20则为不在职人员。“序号”,反映各人在职情况,由公式自动给出。“姓名”及其他认为必要的基本情况。基本情况部分,可以与其他有关职工管理方面的程序通用。
  
  第二部分为各年缴费情况,含:“年应缴费月数”,“上年月均工资总额”,“缴费比例”,“个人月应缴费”,“个人年应缴费”,“个人年已缴费”,“累计个人应缴费”,“累计个人已缴费”,“累计个人欠缴费”。
  
  第三部分为各年缴费详情,含:各年度各月份分栏显示。
  
  第四部分为附加表,为方便管理而设计的统计表。
  
  本表可与上级年初核定的缴费名册相呼应。

  三、本表的公式设计

  行设计:第一行为表名。为方便工作,合计数署于表前,即第4行。D4单元格键入公式:=COUNT(D5:D960),显示所有在职人数。AI4单元格键入公式:=SUM(AI5:AI960),显示个人应交费合计。将AI4公式复制到其余各栏:将光标定位于AI4,将鼠标指针放到右下角,呈黑+字时,按住左键往右面拖曳到所需位置即可。
  
  列设计:“序号”显示在职情况,D5单元格内键入公式:=IF(E5>20,″″,1),表示假若E5大于20,D5为空白,否则等于l。使用填充柄(拖曳填充法)将公式复制到所需的末行。“个人月应缴费”等于相应年度“上年月均工资总额”“缴费比例”,AN5单元格内键入公式:=ROUND(IF(AL5=″″,0,(AM50.02+0.04)),l),表示假若AL5为空白,则AN5等于0,否则等于AM5乘2%,积数末见分进角后保留一位小数。使用填充柄将公式复制到所需的末行。“个人年应缴费”等于“应缴费月数”“个人月应缴费”,AO5单元格内键入公式:=AL5AN5,使用填充柄将公式复制到所需的末行。“个人年已缴费”等于第三部分相应年度各月缴费的总和,AP5单元格键入公式:=SUM(BX5:CK5),使用填充柄将公式复制到所需的末行。“累计个人应缴费”等于前面各年度“个人年应缴费”加本年度“个人年应缴费”,AQ5单元格键入公式:=AI5+AO5,使用填充柄将公式复制到所需的末行。“累计个人已缴费”等于前面各年度“个人年已缴费”加本年度“个人年已缴费”,AR5单元格键入公式:=AJ5+AP5,使用填充柄将公式复制到所需的末行。
  
  “累计个人欠缴费”等于“累计个人应缴费”减“累计个人已缴费”,AS5单元格键入公式:=AQ5-AR5,正数表示欠缴数,括号内数据表示预交数。使用填充柄将公式复制到所需的末行。连续几栏(行)使用公式时,可一次复制公式,先选定要复制的这几栏(行)拖黑,用拖曳法统一复制。

  四、本表的实际运用

  平时按“微机编号”排序,临时使用可按具体需要重新排序。在合计行下插入一空行,使用筛选方式,单击工具栏“数据”——“筛选”——“自动筛选”。在筛选方式与“姓名”间拆分窗口,单击工具栏“窗口”——“拆分窗口”,或“窗口”——“冻结拆分窗口”,光标在拆分窗口的右面活动,以调整屏幕所显示内容。单人交费时,采用查找方式在“姓名”栏直接查找,将光标定位于姓名栏,同时按[Ctrl]+[F]键,输入所查找姓名,按[Alt]+[F]键(或左键单击“查找”)开始查找。单位集体交费时,采用筛选方式,并在该空白单元格内键入公式:=AT4-AT4原有数据,以检查并核对新输入数据的正确性。在“单位代码”下单击黑色倒三角,选出该单位后再在“姓名”栏找人。所交款项填入帐簿记载的相应年月。若某人某月有两笔以上交费,则在相应月份的单元格内输入数据时使用“=……+……”,各数据相加,显示出来的是和,而在单元格编辑栏则可见各原始数据。
  
  本表所交款项输入后,即可自动显示各人应缴、已缴、欠缴数,若将公式稍作改动则可随意显示所要时间的上述资料。本表可随时查询各人的缴费情况。
  
  以上是1999年清查时用表,将各年数据同时显示于一个工作表中,故表格较大。以后每年与账簿对应,建立新账时,建立新表。每年年度终了对账结束,当账账、账实相附后,打印一份与账簿一并保存下来,该Excel工作表则作附属资料保存备用。年初只需将当年在职人员选出(可用筛选方式),将本表第一、第二部分数值复制到一个新建Excel工作表中,加上本年缴费基本情况及各月缴费详情即可(以前年度累计缴费各栏可省略)。本年缴费基本情况及详情的设计及其公式则与上述类似。年内有新增职工的,加在后面。
  [责任编辑:编辑部]

相关文章
学术参考网 · 手机版
https://m.lw881.com/