Excel小经验（二）

　　四、克隆Excel表格数据的方法

　　1、克隆Excel表格

　　在实际工作中应用的表格数据具有不同的特点，比如：一个表格的某一列数据与另一表格的数据相同；一个表格的某一行（列）数据相同；一个表格的某一行（列）数据呈等差（1、3、5、7、9）等特点；这数据的输入当然可以直接输入，但如果使用克隆功能可以大大提高数据输入效率和数据的准确性。

　　2、克隆Excel表格数据的方式

　　数据的克隆可以在表格单元纵横两个方向上进行，在横的方向上，可以向右克隆，即用最左边的单元内容向右复制；也可以向左克隆，即用最右的单元内容向左复制。在纵的方向上，可以向下克隆，即用最上面的单元内容向下复制；可以向上克隆，即用最下面的单元内容向上复制。

　　其克隆方式有四种：

　　（1）、相同数据的克隆
　　（2）、有特点数据的克隆
　　（3）、自定义序列的克隆
　　（4）、工作表间的克隆

　　3、“克隆”Excel表格数据的操作过程

　　（1）、相同数据的克隆首先确定克隆数据的范围；其次打开顶行菜单的编辑项，点击“填充”→选择克隆的方向。

　　（2）、序列数据的克隆在同列不同行输入连续的数据或等比、等差数据。首先确定克隆的范围输入第一数据，其次打开顶行菜单编辑项→填充→序列；在图2中选择适合目标的选项。

　　（3）自定义序列的克隆Excel已定义了部分序列，但是实际工作中需要序列可能不存在，比如上级单位下属单位名称，这时需要自定义序列。自定义序列的操作步骤：首先打开顶行菜单工具项，选项→自定义序列→在右边的文本框中输入定义的序列。

　　（4）工作表间的克隆如果把当前工作表的内容复制到其他工作表中，操作步骤如下：首先确定同组工作表，按住“Ctrl”键同时点击其他工作表，这样就建立了同组坐标；其次打开顶行菜单编辑项，填充→至同组工作表→有全部、内容、格式三个选项，可任意选取。

　　五、有效性检查的设置

　　Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制（例如，只能输入整数、小数或时间等），并能核对输入单元格的数据定义域，否则可以拒绝输入或提出警告，这一功能称之为“有效性检查”。

　　以小数（其它数据基本类似）的有效性检查为例，其设置方法是：

　　1.选中单元格或单元格区域。

　　2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框。

　　3.打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表，选中允许输入的数据类型，本例应选中“小数”。

　　4.在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑，如介于、小于、大于或等于等，然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值，还可以为它指定单元格引用或公式。

　　5.如果允许数据单元格为空，则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项，反之则应将该选项清除。

　　有效性检查设置结束后，一旦输入有效范围以外的数据，回车后，Excel 2000就会弹出“输入值非法”对话框，单击“重试”按钮，可修改已输入的数据，单击“取消”按钮，可清除已输入的数据。

　　如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查，只须按以上步骤打开“设置”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。

　　六、对输入提示的有效性检查

　　用户对单元格的作用认识不清，是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况，Excel 2000可在用户选中单元格时给予提示，从而减少输入错误的发生率。

　　输入提示的设置方法是：

　　1.选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域。

　　2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。

　　3.选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”选项，在“标题”框内输入提示的标题（可选），再在“输入信息”框内输入提示的详细内容。

　　4.完成后，单击“确定”按钮。此后，只要选中具有输入提示的单元格或单元格区域，Excel就会自动弹出“这是文本单元格，不能输入数值！“提示框，对用户的操作进行指导。

　　如果想取消单元格或单元格区域的输入提示，只须按以上步骤打开”输入信息“选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。

　　七、用“有效性检查”设置出错警告

　　数据录入错误几乎是不可避免的，有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题，但不能给出纠正的方法。对此，可以在进行有效性检查的同时设置出错警告，在数据录入错误发生时提示用户如何操作。

　　出错警告的设置方法是：

　　1.选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。

　　2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。

　　3.选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”选项，在“样式”下拉列表中选择“终止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。

　　4.在“标题”框内输入警告的标题（可选），再在“出错信息”框内输入发生错误的原因及纠正的方法。完成后，单击“确定”按钮。

　　此后，只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据，Excel就会按你设定的方式对用户进行警告。

　　取消出错警告的方法与上述方法类似，也是先选中设置了出错警告的单元格或单元格区域，打开“出错警告”选项卡后，单击“全部清除”按钮即可。

　　八、用“有效性检查”自动选择输入法

　　在Excel数据录入时，切换输入法会大大影响录入速度，为此，Excel 2000可以根据要输入的内容自动切换输入法。设置方法是：

　　1.选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法激活。

　　2.单击“数据有效性”选单，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。

　　3.在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”选项，最后，单击“确定”按钮。

　　此后，只要选中已设置输入法的单元格，无论当前使用的是哪种输入法，你需要的输入法都会自动激活，用起来非常方便。 [责任编辑：编辑部]