利 用 Excel分 析 销 货 记 录

　　对 于 一 个 生 产 或 贸 易 型 企 业 ， 销 货 记 录 是 必 不 可 少 的 ， 记 录 的 具 体 内 容 包 括 销 售 产 品 的 名 称 及 品 种 、 销 售 毛 利 、 购 货 商 、 销 往 地 区 等 . 财 务 部 通 过 对 这 些 销 货 记 录 进 行 分 析 ， 给 企 业 管 理 者 提 供 生 产 经 营 的 重 要 信 息 ：哪 些 产 品 畅 销 及 在 什 么 地 区 受 欢 迎 ， 哪 些 产 品 毛 利 率 高 ， 哪 些 购 货 商 需 求 量 大 及 其 他 信 息 . 而 上 述 信 息 在 Excel的 帮 助 下 ， 将 能 很 轻 松 地 得 到 ， 特 别 是 在 企 业 的 销 货 记 录 偏 多 （每 月 几 万 条 等 ）， 与 手 工 相 比 ， 电 算 化 将 显 示 出 极 大 的 优 越 性 ， 下 面 举 例 说 明 .

　　我 们 以 一 家 食 品 加 工 企 业 为 例 ， 该 公 司 销 售 部 在 与 客 户 达 成 销 售 协 议 后 ， 根 据 客 户 的 要 求 开 出 销 货 清 单 ， 销 货 清 单 按 顺 序 编 号 ， 记 载 日 期 、 销 售 的 产 品 名 称 、 数 量 、 销 售 单 价 、 销 售 金 额 、 购 货 商 、 销 货 地 区 等 内 容 ， 销 货 清 单 的 其 中 一 联 送 往 财 务 部 ， 财 务 部 据 此 开 具 销 售 发 票 . 财 务 部 因 此 拥 有 销 货 清 单 、 销 售 发 票 等 销 货 记 录 的 原 始 单 据 ， 再 利 用 手 中 掌 握 的 其 他 资 料 ， 财 务 部 可 将 综 合 的 销 货 记 录 输 入 电 脑 ， 作 为 分 析 的 数 据 源 . 输 入 时 间 根 据 业 务 量 的 大 小 ， 可 选 择 每 天 、 每 隔 几 天 或 月 末 一 次 输 入 . 下 面 便 是 该 公 司 2000年 3月 已 输 入 电 脑 的 综 合 销 货 记 录 ， 因 篇 幅 所 限 ， 且 不 影 响 Excel功 能 的 演 示 ， 此 处 数 据 作 了 简 化 处 理 ， 实 务 中 的 销 货 记 录 可 能 远 不 止 这 些 .

　　接 下 来 利 用 Excel中 的 数 据 分 析 功 能 对 该 公 司 2000年 3月 的 数 据 进 行 分 析 . 

一 、 排 序

　　单 击 Excel中 的 “ 数 据 ” ， 在 下 拉 菜 单 单 击 “ 排 序 ” ， 屏 幕 上 出 现 对 话 框 ， 根 据 需 要 选 择 首 要 关 键 字 、 次 要 关 键 字 及 第 三 关 键 字 或 只 选 择 首 要 关 键 字 . 如 首 要 关 键 字 选 择 销 售 额 ， 次 要 关 键 字 选 择 品 种 ， 第 三 关 键 字 选 择 购 货 商 ， 数 据 顺 序 均 选 择 递 增 ， 然 后 单 击 “ 确 定 ” ， 则 上 面 所 示 的 综 合 销 货 记 录 将 会 按 你 的 需 要 进 行 排 列 ： 第 一 顺 序 按 销 售 金 额 由 小 到 大 列 示 ， 同 一 销 售 额 按 品 种 列 示 ， 而 销 售 金 额 、 品 种 都 相 同 的 情 况 下 ， 计 算 机 会 选 择 按 购 货 商 顺 序 列 示 . 对 于 字 符 型 的 关 键 字 ， 可 在 对 话 框 中 的 “ 选 项 ” 选 择 按 字 母 排 序 还 是 按 笔 画 排 序 . 如 果 只 选 择 首 要 关 键 字 ， 电 脑 将 按 首 要 关 键 字 排 序 ， 对 于 首 要 关 键 字 相 同 的 记 录 ， 电 脑 按 默 认 的 方 式 排 列 . [责任编辑：编辑部]