理财好帮手——Office2000

　　如果你是Office系列软件忠实的用户的话，会发现在微软的Office2000专业版中又多了一个新成员，它就是SBCM（Small Business Customer Manager）。其实SBCM是一款非常优秀的中小型商务管理软件，它可以帮助你了解客户和产品的信息，并跟踪客户及其销售情况，而且能够利用Office方便的网络功能把有关信息及时反馈给你的客户。最重要的是，由于SBCM能导入可能已经存在的客户和财务数据，如“用友”、“金蝶”中的数据，无须花费大量的时间为每个任务重新输入这些信息，从而大大提高了工作效率。

　　一、方便的数据库向导

　　首先，通过“新建数据库向导”导入公司的财务数据。SBCM具有能导入多种通用的财务软件文件的过滤器。不过要注意的是，必须在财务系统中使用12段结算周期的记账方式，才能通过“新建数据库向导”导入数据。如果财务软件允许截止某一财务结算期，那么应在截止前将财务数据导入到数据库，否则将无法导入事务处理细节。在使用“新建数据库向导”导入财务数据前，请确认财务数据通过了财务软件提供的所有数据验证或完整性检查，这将确保文件不会超过财务软件允许的最大值，并且不会包含损坏的记录或坏数据。如果财务软件允许检查或压缩数据，则应在开始导入过程前执行此操作，特别是文件大小为10M或更大时，压缩数据能够加速导入。

　　二、可导入的财务数据类型

　　SBCM可以从下列财务软件中提取有关财务信息。

　　1.用友内当家商务管理系统

　　财务信息的提取是通过一个由用友公司提供并与SBCM一起发行的数据提取程序PRCUFNDJ.DLL实现的。由于东西方财务制度的不同，SBCM主要从财务数据中的销售发票中取得数据，所以计算出来的结果可能与实际数据存在一定的偏差，因此在SBCM中所得到的某些结果仅能用作用户进行决策时的一个参考。另外，由于SBCM只关心用户的客户情况，因此当某个客户同时又是用户的供应商时，一般将他作为两个公司考虑，一个是客户，另一个是供应商（标记为供应商）。用友数据提取程序PRCUFNDJ.DLL（1.0版）可用于内当家商务管理系统1.0/1.0a/1.1等版本。还可以从下面的站点下载到最新的数据提取程序或它的补丁程序：http://www.ufsoft.com.cn/download/download.htm.

　　2.恒远财务系统

　　财务信息的提取是通过一个由恒远公司提供并与SBCM一起发行的数据提取程序PRCHYSBE.DLL实现的。该程序适用于恒远财务系统3.2及以上的版本。可以在下面的站点下载到最新的数据提取程序或它的补丁程序：http://www.hengyuan.com.cn/download/download.htm.

　　3.金蝶财务系统

　　财务信息的提取是通过一个由金蝶公司提供并与SBCM一起发行的数据提取程序PRCKDSI.DLL实现的。金蝶财务数据提取程序PRCKDSI.Dll（1.0版）主要适用于金蝶财务软件工业版6.0.金蝶财务软件的其他版本如“标准版2.7-6.1”时，该程序就只能获取部分数据。SBCM也只是从金蝶财务数据的销售发票中提取数据，所以得到的某些计算结果与实际数据可能会有偏差。提取程序下载地址是：http://www.kingdee.com/download.

　　另外，将有更多的财务软件公司陆续提供能与SBCM配合使用的数据提取程序。有关这方面的最新情况，可以在下面的网页上及时了解到有关情况：http://Officeupdate.microsoft.com/china.

　　三、正确导入财务数据库

　　当你准备在财务软件中截止某一财务结算期或年度时，请按照以下步骤以确保将所有事务处理细节都导入到数据库中。

　　1.在财务软件中，给所有期终或年终事务处理过账。

　　2.在截止某一财务结算期或年度前导入财务数据。这将确保在被关闭过程清除之前，所有过账的事务处理细节已记录在数据库中。

　　3.更新结束时，请返回财务软件，然后运行截止财务结算期或年度的过程。

　　4.在财务软件中，开始新结算期或年度的事务处理和过账。

　　5.当准备使用新数据时，为了从新的财务结算期或年度中添加事务处理，请再次导入财务数据。

　　用SBCM管理财务数据的确非常方便，它能够帮助那些善于运用电脑的精明商家们节约大量时间，从而实现真正的财务电算化管理。