人类已全面进入信息时代，互联网在教育管理中的应用也大大提高了管理的质量和效率。校友会这一学校校友自己的组织，有着丰富的校友资源，在完善研究生教育管理信息系统建设的过程中发挥着独特的作用。
随着社会的发展，信息已逐渐成为当今社会、经济、科学等赖以发展的平台。信息的收集、传输、存储、处理、输出的技术不断发展，大大改变了人们的生活方式，也产生出了一种全新的计算机文化。计算机技术的飞速发展，互联网应用的普及和推广，开发出一套适合研究生教育特点的研究生教育管理信息系统，对节约人力资源、提高管理水平、实现信息资源共享、实施科学管理具有重要的意义。校友会作为高校校友自己的组织，是为母校、为校友、为社会服务的良性机体，整合其丰富多元的校友资源，可在完善研究生教育管理信息系统的建设中发挥独特作用。
一、相关概念界定
1.校友及校友会
校友，既是一个单体概念，又是一个群体概念。它有广义和狭义之分，狭义上的校友是指在同一学校学习的学生(包括研究生、本专科生和进修、函授、夜大等)毕业或离校后，彼此之间以及他们与在校同学之间的互称。广义上讲，凡是在同一所学校学习、工作过的人均被称为该校校友，其中包括高校历届毕业的学生、肄业生(国外有高校规定在校学习时间至少为一年且所在班级的学生已经毕业，国内高校未见有明确规定)、学校的领导、教师、一般干部和职工等。当前我国高校校友会对校友一词多采用广义的校友定义。校友会是高校校友自己的组织，它是由校友群体组成的群众性、民间性、自治性的服务组织，是由学校发起或校友自发和自愿组织起来并经当地民政部门登记注册的社会团体。
作为国家民政部门登记的正式社会团体，和其他社团组织不同， 校友会有一个核心服务对象——母校。所以，它的中心任务之一就是为母校建设和发展服务。同时，作为广大校友成员参加的组织，它的另一个中心任务是为校友服务。因此，国内有校友工作者认为 ，“校友会是为母校服务、为校友服务、为社会服务的一个广泛灵活、可发展的良性机体”。
2.研究生教育管理信息系统
教育管理信息系统是指一个以应用计算机和网络技术为基础，对教育教学活动的管理信息进行收集、存储、检索、加工和传输，使其应用于教育管理领域的人机系统，该系统能准确、及时地反映各项教育教学活动的当前状态，能利用过去的数据预测未来。它是一个复杂的、非肯定型的开放式系统，是教育管理现代化的重要标准，是提高教育管理水平的有效手段。
二、我国研究生教育管理信息系统建设现状
随着我国研究生规模的日益扩大和互联网技术的高速发展，许多高校研究生教育管理部门充分利用计算机技术和互联网技术，各自开发出研究生信息管理软件。目前国内高校较多使用的是研究生教育管理信息系统，这类系统的主要功能是招生管理、学籍管理和培养管理，并不包括学生管理、学位管理、就业管理等重要功能。
当前国内较多高校研究生管理部门使用的是研究生教育管理信息系统中的一个子系统或者几个子系统。使用功能不完善、不健全的研究生管理系统势必影响研究生培养质量和管理效率。因此，建立一套功能完善的研究生教育管理信息系统，保证信息的及时性和准确性，实现信息共享和网上流程管理，科学地规范研究生教育管理，将会极大地提高研究生管理部门的工作效率。因此对该系统的研究不仅具有必要性、紧迫性和针对性，而且极具实用价值。
三、将校友会纳入研究生教育管理信息系统中的作用
首先我们应该明确，研究生教育管理信息系统的本质不是管理，而是服务，为在校的或者不在校的研究生服务。树立服务意识，才是所有教育工作者的第一要义。而校友会具有丰富的可为母校及在校生服务的校友资源，通过整合校友会资源，完善研究生教育管理信息系统是体现该系统服务价值的必然选择。
(一)出发点
大学校友尤其是研究生群体，作为一个接受过高等教育的知识群体，是一个信息丰富、知识密集，与母校有着特殊感情联系的群体，是潜藏在母校之外为其独有的重要资源。校友资源既包括物质资源即有形的资源，也包括精神资源即无形的资源。
1.公共关系资源
校友既是高校公共关系的客体，也是高校公共关系的重要资源。高校公共关系，是高校为树立良好的“品牌形象” ，通过公关活动，在学校和社会公众中公关。高校校友是高校公共关系中的重要外部公众，他们既是学校的“人才产品”，也是学校的“品牌形象”，是学校公共关系的宝贵资源;校友的人格魅力、工作业绩与社会贡献，标志着学校的教育质量;校友在社会上赢得的荣誉，代表着母校的形象;校友的社会赞誉度越高，母校的社会知名度也就越高。学校要转变观念，增强校友是公共关系资源的意识，加强与校友的联系与沟通，充分开发和利用校友公共关系资源，达到互惠互利的目的。
2.信息资源
在信息社会，信息就是财富。分布在各行各业、各个地区，包括在海外的校友，组成了母校在海内外的庞大的信息网。 在科技、教育、产业和人才引进等方面，他们能够及时提供各种成为学校决策重要依据的信息。重视校友信息资源的收集、组织、开发和利用等管理工作，不仅要从社会中挖掘校友信息资源、开拓渠道、建立信息库、促进交流，而且还要对已有的校友信息进行重新整理加工，对有价值的信息加以利用，使校友信息产生更大的价值。
3.智力资源
广大校友活跃在科技、企业、教育和文化界，很多校友在一定领域中卓有成就。这些校友以真知灼见创造新理论、新技术、新方法，为科学技术发展和社会进步做出重要贡献。他们是母校 发展壮大所需要的宝贵的智力资源。校友们在科技、企业、教育和文化界的各自岗位上建功立业，涌现出一批出类拔萃的优秀人才，其中有不少知名学者和优秀专家。他们曾对母校的学科建设、科学研究、人才培训和引进等方面给予了很大的帮助和支持。
4.育人资源
广大校友以对社会的贡献为母校增添光彩，他们的业绩、思想品格和人生经历构成育人资源。他们对在校大学生而言是师长，是不在编的教师。在校大学生由于缺乏社会经历，很容易受到社会不良思潮的影响，面对未来人生道路如何选择，往往带来某种片面性的认识。校友的社会阅历、创业历程与人生体验，在如何做人、如何做事上，既是在校大学生的极好教材，又是他们学习的榜样。
5.物质资源
物质资源是指潜藏在广大校友中的财力和物力资源。在高等教育竞争越来越激烈的今天，除了政府的教育投入外，如何更多地筹集到学校发展的资金和争取外界更多的财力支持，是各高校面临的一道难题。
(二)落脚点
将校友会中的校友资源整合到研究生教育管理信息系统之中，系统地整理归档，并设立专门的从属系统，便于全方位地了解查询，使学生掌握同门师长的发展动态，有目的、有方法的学习;使教师及时更新教学理念和方法;使管理层有依据地调整决策，全方位地为母校建设发展及人才培养方案服务。
1.咨询服务
当校友关心母校发展，为母校出谋献策，提供智力、财力和物力帮助时，母校为了帮助广大校友进步，创造条件为师生提供培训、教育、交流的机会。整合了丰富多元的校友资源的研究生教育管理信息系统，方便师生在收集、检索相关资源的同时，通过技术手段，进行相应的活动交流，避免学校所学知识与工作实际需要之间的差距。
2.宣传教育
通过发挥校友会在完善研究生教育管理信息系统中的独特作用，可以提高在校学生的校友意识，树立为学校、为校友服务的理念，以身作则，从而为学校、为社会做出自己的贡献。
3.就业指导
随着我国高等教育事业蓬勃发展，高校规模不断扩张，招生规模不断扩大，毕业生就业压力成为社会、家庭和高校面临的一道难题。通过完善了的研究生教育管理信息系统，具有信息化服务的功能，面临毕业的应届生可以从校友那里了解就业形势和就业市场，提前做好就业准备，狠准稳地增强自身的就业竞争力。也有利于高校对现有的专业设置、人才培养方案等进行有效修正。
4.校企合作
学校有雄厚的师资和科研优势，又有先进的仪器设备，具备了面向国民经济主战场，为地方经济建设、社会发展做好工作的实力，通过研究生教育管理信息系统中快捷的信息渠道，可以使在校学生了解校友所在企业，把学校与企业联系起来，根据不同企业的具体情况，逐步探索出多层次的产、学、研合作模式。针对性地为企业培养、输送各类急需人才，和企业一起研究工作技术的发展趋向，促进高新技术在工作领域中的应用和科技成果转化，这使母校在帮助校友成就事业的同时，也促进了社会的发展。另外，学校与企业界的联系、交流与合作，还可使学校获得更多有利于社会、经济、技术发展的新信息，从而促进学校学科建设的发展，促进教学和科研体制改革，使学校的教学、科研、人才培养更好地适应国家经济建设的需要。
四、纳入过程中应遵循的原则
1.平等原则
校友资源昀基础、昀根本的作用是服务校友。虽然不可能和所有校友取得联系，但必须尽可能联系更多校友，整合更多校友资源到研究生教育管理信息系统之中，追求面向一切校友，切不可把联系部分有影响的校友作为整合校友资源的全部。完善的研究生教育管理信息系统应该让成功校友得到荣耀，让平凡校友得到尊严，让个性校友得到尊重，让偏激校友得到理解，让所有校友感到温馨。
2.服务原则
研究生教育管理信息系统的建立和完善，不是为了更好的管理，而是为了更好的服务，服务母校，服务广大校友。树立服务意识，是所有基层、中层或高层管理人员首先要做的事。在保证现有功能稳定运行的基础上，系统拓展的服务重点应转移到为教师和学生服务， 要建立导师交流平台、学科交流平台和学生交流平台， 让导师和学生在网络上有自己的“自留地” ， 让他们自己种“田”，展示个人基本信息、科研情况、论文情况、昀新研究方向和成果、课程相关资料等等， 这些将对活跃校园学术气氛、各种基础数据提取、学术资源共享有着重要意义，充分发挥网络在教育中的作用，真正体现学校教育以教师、学生为中心的理念。
3.互惠互利原则
整合校友会的校友资源到研究生教育管理信息系统之中要规避重使用轻回报的问题，要以互利互惠为原则，强调合作共赢，强化校友资源开发的感情基础。校友资源开发、服务高校就业工作与服务校友是相辅相成的，都是校友会的重要职能，为校友企业输送优秀毕业生又能提高高校和毕业生的就业层次与质量，这是一种典型的互利合作共赢模式。
4.可持续发展原则
现代信息技术与研究生教育事业的融合与相互促进是一个长期的历史过程，研究生教育管理信息系统涉及面广、功能模块多、系统复杂程度高，校友资源具有丰富性、多元化的特点。因此，在研发与改进的过程中，须坚持可持续发展的原则，这也是由研究生教育事业飞速发展的特点决定的。要充分考虑综合的变化趋势，适应教育体制改革的需要，为信息管理系统的可拓展性预留空间。
五、总结与展望
开发一套功能完善的研究生教育管理信息系统有利于满足现代化教育的教学管理需要，为高等学校的现代教育技术应用提供一个平台，改变传统的研究生教育管理部门的管理模式，建立和使用新的管理模式，提高研究生教育管理质量，提高研究生教育管理的整体效率。发挥校友会在完善研究生教育管理信息系统建设中的独特作用，可以优化工作流程，进行科学管理，提高研究生、教师、管理人员等使用者的工作效率。因此，在今后还需继续对校友会在该系统建立和完善的过程中进行开发和探索，应用完善的系统将会提高我国研究生教育的发展水平和管理水平，有利于实现研究生教育的结构、质量、效益与管理的全面、协调、可持续发展。
作者简介：付欣(1990.10-)，女，汉族，山西阳泉人，现为云南民族大学职业技术教育学研究生，研究方向：高等职业教育。
