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Excel函数在校园一卡通系统数据准备中的妙用

2016-01-18 16:15 来源:学术参考网 作者:未知

     校园一卡通自2010年运行至今,简化了学生尤其是学生入学时的繁琐手续,多证合一,提供学生食堂消费、图书借阅、考试证、超市消费、购买电费、宿舍门禁等服务,为学校的数字化建设做出了贡献。为方便学生使用,学校从2013年开始改变工作方式,以往新生到校后才收集信息,办理校园一卡通。现今在新生入学后,从招生系统中收集学生数据,提前制作好校园卡,新生到校即可领取校园卡,既方便学生,又提高了工作效率,得到了广泛好评。


   每年的本科录取工作结束大约在七月底,基础数据从招生就业处录取出,包括学生基本信息和学生高考录取照片,学生基本信息经由教务处编制学号分班,再发送给校园一卡通部门整理出所需的数据,为数据导入一卡通系统做准备。


   正常情况下,考生在高招系统中存有录取照片,每年几百少数特殊专业和预科生没有照片,无法制作出学生正式卡,因为卡面上有必须印刷学生照片,以确保本人持卡使用。因此,需要拣择出没有学生照片的学生信息,反馈给学生所有教学院。另外一个问题就是,从招生系统中取出的学生照片是以考生号命名的,系统导入要求的是学生学号或者身份证号码命名。因此还需要对所有学生照片进行重命名。除了照片以外,部门信息的创建也是有一定要求的。运用Excel函数打出一套组合拳,将这些问题个个击破。 


  1 照片文件名列表文件创建


   开始菜单—运行cmd,打开命令提示符窗口,输入cd图片所在目录,改变当前目录为图片所在目录,输入命令dir *.* /b >pic.txt,即可在图片所在目录生成一个名为pic.txt的文本文件,加一个参数/b,这样会生成一个简单的文件名列表,不包括其它信息,列表文件只显示文件名称而已。

Excel函数在校园一卡通系统数据准备中的妙用

   2 无照片学生名单确定


   将照片文件名列表文件pic.txt导入Excel,用间隔符号“.”将文件列表分为文件名和后缀两列,存放在与学生基本信息同一工作薄的工作表“Sheet4”中。使用Excel中的vlookup函数——按列查找。语法格式如下:=vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup)   =vlookup(在数据表第一列中查找的值,查找的范围,返回的值在查找范围的第几列,模糊匹配/精确匹配)FALSE(0)省略为精确匹配。TRUE(1)为近似匹配。将工作表“Sheet4”中文件名列按升序排序,“学生数据”工作表中数据在“学生数据”工作表中I2单元格内输入函数:=VLOOKUP(A2,Sheet4!A:B,2,TRUE),函数的作用是:精确地在工作表“Sheet4”中查找当前工作表“学生数据”中A2的值,如存在,则返回工作表“Sheet4”中对应行的值,否则返回错误“#N/A”鼠标移动到将函数I2单元格右下角,变成实心十字架时双击,复制函数到所有数据行。将返回错误“#N/A”的学生名单复制出来,即是确定的没有照片的学生名单,分发给各个教学院,要求在新生报到后提交该学生电子照片,以制作发放学生正式校园一卡通。


   3 照片文件名称修改   


       将现有的以考生号命名的学生电子照片,修改成为系统所需的以学生学号或者身份证号码命名的文件名称。需要借助于.bat批处理执行重命名文件命令REN或RENAME和Excel中的函数Concentrate来实现。REN或RENAME的格式如下:REN [drive:][path]filename1 filename2.应用成:REN 准考证号.jpg 身份证号或学号.jpg使用函数Concentrate,可以将多个字符文本连接在一起,实现文本合并的功能。在Excel中实现重命名文件命令REN规定文本格式的合并,在单元格F2中输入函数=CONCATENATE("ren"," ",E2,".jpg"," ",D2,".jpg"),鼠标移动到将函数F2单元格右下角,变成实心十字架时双击,复制函数到所有数据行,照片文件命名称修改图复制F列数据,粘贴到文本文件中,文件另存为ren.bat。这样ren重命名命令就逐行书写在命令行中,只需将ren.bat文件复制到照片文件所在目录,双击运行就可完成照片文件命名由考生号到身份证号的全部修改。 


  4 部门信息的创建 


  用同样的方法,在单元格L2中输入函数:=CONCATENATE("宜春学院宜春学院",I2,"",J2,"",K2)。 

  

    5 学生信息的导入


   先将处理好的学生基本信息整理成一卡通系统所需样式,导入到一卡通系统中,审核学生信息后将以身份证号命名的学生照片文件导入到系统中,学生校园一卡通就可以开始制作了。

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