信息技术日新月异，对政治、经济、教育和文化等方面都产生了深刻的影响。本文通过详细地分析高校二级学院信息管理的现状和存在的问题，探索从信息的分类采集、信息的加工处理和信息的传输应用三个重要环节进行系统化的建设管理机制，从而构建“三环式”信息管理模型，提高二级学院信息管理的科学化、规范化和现代化水平。
一、信息管理的必要性
随着我国高校的扩招，各高校通过增加专业使得办学规模在不断扩大，地方普通本科学校为了生存和发展在扩招的过程中增加了大量新专业和热门专业，几乎每年都在申报新专业，学校也在不断的转型发展。由于学生人数的剧增、专业个数的增加以及学校政策不断改变，学校的教学工作和管理工作量急剧增大，由于以上情况的存在，高校校级领导身上的工作越来越多，管理的范围和思考的问题就越来越多。从管理原理以及行为能力的角度来看，一个人即使有很高的学术和行政能力，但直接管理的事情也是有限的，不可能对全校所有专业和人员进行直接管理。
因此，为应对这一新的情况，各高校纷纷成立二级学院，逐步降低管理工作重心，实施学校、学院两级管理。二级学院自主权扩大后，压力也相应增大，管理工作任务更加繁重。高校实行学院制后，学院是承上启下的机构，对外向学校负责，对内管理下属的系、所、办、中心。因此，学院成为学校领导下的一级行政管理实体，“各个学院构成了大学内的一个个管理中心”[1]。二级学院的事务繁杂，涉及学院内部人员管理、专业申报、教学管理、学科建设与科研管理、物资管理和学生教育管理等，在以上诸多方面都会产生大量的信息，为了提高办学质量和办学效益必须加强信息收集、汇总、处理和传达等工作。
然而二级学院的人员编制相对较少，一般二级学院的机构包含综合办公室、教学办、团总支等实体机构，人员配置一般为综合办公室2人、教学办1～2人、团总支4～5人。这些人员处理的事情繁多，要针对学校各个部门的检查、统计信息、处理日常事务。因此，加强学院信息管理是非常紧迫和十分必要的，让信息及时反馈给二级学院领导和学校其他部门领导，使得办学的质量和水平才能不断提高。本文以重庆文理学院为例，通过广泛调研和处理，建立“三环式”信息管理模型，即信息的分类采集、信息的加工处理和信息的传输应用三个环节处理信息。
二、信息管理现状分析
通过对重庆文理学院二级学院的初步调研发现，二级学院在信息管理工作中普遍存在以下几方面的问题：(1)领导重视力度不够，教职工信息意识相对淡薄。二级学院领导大多数重视教学、学生管理、科研工作、师资队伍建设和其他管理工作，而对发展基础之一的信息档案的管理不够重视，不论在信息管理系统的设计、现代化信息管理条件的完善，还是在专兼职人员的配置和培训方面，都较少列入领导的议事日程。(2)信息管理规章制度不健全。信息管理是一项技术性、专业性很强的工作，应当有相应的技术规程来规范它。
高校二级学院的信息管理工作一般情况下起步较晚，缺乏系统的规划、管理制度和工作细则，导致信息档案的形成、收集、分类、整理以及归档程序处于比较混乱的局面。另外尽管有的学院有一些信息管理制度，但只大致规定了一些需要归档的材料内容，而没有关于归档的时间要求和奖罚措施，信息材料的形成对象和移交对象不够明确，这种归档制度，实际上是一纸空文，没有真正意义，引不起执行者的高度重视，从而造成信息的收集不全，材料质量不高的现象。(3)信息管理人员不稳定，缺乏专业队伍。目前多数二级学院的信息管理由教学秘书。
行政秘书或资料员兼任，他们大多数未接受过专业知识的培训，主要精力集中于日常事务，信息意识和管理水平不高，缺乏信息工作者必备的基本理论知识和专业技能，在实践中必然会使归档信息材料的质量难以保证。(4)信息管理手段落后，数字信息化水平偏低。多数二级学院的信息管理现代化手段还处于起步阶段，计算机管理还局限在目录检索上，文件级目录及文件的重要内容未能录入计算机，致使信息利用耗时长、查准率与查全率较低，管理效率低下，不能适应检索、调取并有效利用档案信息的要求。(5)信息加工处理缓慢、传输应用不够及时。由于缺乏专业的信息处理队伍，使得获取信息、处理信息的速度过于缓慢，容易造成很多有用的信息没有被及时获取而错过二级学院的发展机遇。
三、构建“三环式”信息管理模型
随着现代工业技术的迅猛发展，对于工科院校的教学内容、教学管理都提出了很高的要求，为了适应现代高等教育的发展，必然要接触海量的信息。如何在海量的信息中获取有用的信息，是目前很多高校的二级学院面临的问题之一。为了更好地处理信息，信息的分类输入是信息管理的前提;信息加工处理是信息管理的关键;信息传输应用是信息管理的目标。要从根本上解决高校二级信息管理存在的问题，必须从信息的分类采集、信息的加工处理和信息的传输应用三个重要环节进行系统化的建设[2]，构建“三环式”信息管理模型。
首先是信息的分类采集。信息生产者、信息、信息技术三个要素形成一个有机整体——信息资源，是构成任何一个信息系统的基本要素。但信息并不都是资源。在众多纷繁复杂的信息中，要准确及时提取有用信息，必须按照二级学院的实际需求，对所涉及的信息进行甄别，科学合理地进行分类。对高校二级学院来说，按其承担的重要事务可按三级目录形式获取信息：一级目录反映学院层面的信息，主要是院级顶层设计的内容，包括学院规划和管理工作、专业建设和教学工作、学科建设和科研工作及学生教育和管理工作等模块，其内容由学院办公室和学生管理办公室获得;二级目录反映系、室、所层面的信息，主要是工作过程的记录，包括一级模块内容的具体细节，由各单位负责人录入;三级目录反映教职工和学生个体层面的信息，主要是工作结果的记录，包括学院每个成员的工作量和工作结果，由师生个体自行录入。
其次是信息的加工处理。在信息分类的基础上，从软硬件建设着手，建立信息管理系统。一是制定信息管理框架，设立各类信息管理栏目，分解各栏目中的核心要素，确定各要素的主要内容;二是配置信息管理系统所需要的硬件设备，搭建一个既经济实惠又能高效快速处理信息的支撑平台;三是针对信息的容量和硬件系统的特性引进或开发快捷实用的应用软件，着力提高信息数字化处理的能力;四是对信息处理的师资队伍进行有效的培训，使其具备信息处理加工能力;五是在加工整理信息时，要注意信息的统一，也要做到计量单位相同，以免在信息使用时造成混乱现象;六是设置信息处理权限，一级目录信息由学院主要领导审核和修改，二级目录信息由学院分管领导审核和修改，三级目录信息由系、所、室负责人审核和修改，确保信息的真实性、准确性和权威性。
最后是信息的传输应用。信息收集和加工处理后，重要的工作就是通过适当的途径传输和应用。一是为学院的对外宣传提供必要的信息。通过加工处理后的相关办学成果类的信息及时上传到二级学院主页的相关栏目，展示学院的办学实力和办学特色，有利于招生宣传、师资的引进及对外开展校企合作;二是为学院教学管理工作提供反馈[3]。通过平时的积累和及时收集教学过程中反馈的信息，能为今后的教学特别是为教学改革提供大量翔实的资料，使教学研究和改革能够准确地反映实际情况，进行科学分析，从而促进教学水平的提高;三是为学院管理考核提供凭证。
通过调阅学院综合信息，可以为学校接受上级评估、学院接受学校考核、教师年度考核时提供原始的凭证。四是为师生提供服务[4]。教师通过调阅其基本信息、个人简历、职称晋升、教育背景、论著文章、科研项目、历年授课、获奖荣誉等在内的一系列信息，可以为在填写晋职晋级报表、申报项目和参与评奖等方面节省大量精力，学生在准备毕业就业、参军或出国留学时，通过查阅学生教育管理信息可以高效快捷获得自己的学业成绩和平时获奖等资料。
四、搭建“三环式”信息管理模式的管理措施
为了保证信息管理模型的正常运行，必须采取相应的信息管理措施。一是努力提高二级学院领导的重视程度，成立信息管理领导机构，加强师生的信息意识教育，建立信息管理领导责任制;二是建立健全信息管理制度，对信息收集、信息加工处理、信息传输发布和信息保存时限等作出明确的规定;三是提供必要的经费和技术支持，保障信息管理平台正常运行;四是建立一支相对稳定且业务能力较强的专、兼职工作队伍，以适应信息的高效录入并有效利用的要求。
五、结论
本文通过详细地分析高校二级学院信息管理的现状和存在的问题，探索从信息的分类采集、信息的加工处理和信息的传输应用三个重要环节进行系统化的建设管理机制，从而构建“三环式”信息管理模型，提高二级学院信息管理的科学化、规范化和现代化水平。
作者：李彤蕾 程正富 来源：教育教学论坛 2015年25期
