1 集中采购定义与意义
集中采购已经成为现在中大型企业的采购方向。集中采购的基本原理是规模经济效应。如何决策集团采购模式和某种物料采购模式，要依据物资的种类在集团中的批量及其重要性而定。
现有集团化公司采购模式分为集中采购、分别采购、统采分谈。
集中采购指集团将内部的采购需求进行集中，一次性进行采购，再分配给下属单位。由于一次性采购量大，可以最大化的降低采购的直接费用，也利于集团对采购业务的整体控制，但是会占用大量资金，也降低采购灵活性。集中采购可以分为集团集中和下属联合两类。
分别采购指由各下属单位独立完成采购任务。这样采购的灵活性较大，但相对价格水平较高，不利于采购成本控制。
统采分谈是指集团统一就某一采购事宜进行框架性采购协议（量、价、品质等），但是由下属单位在采购业务发生时，分别进行补充谈判。这样采购的灵活性和价格水平的相对平衡，只是集团控制力度较弱。
以本单位下属武安工业区为例，年产铁水47万吨，日需铁性粉料1.3万吨，以100美元/吨计算，日采购金额130万美元。对于大矿商来说，130万美元/日的采购金额过于弱小，但是假设本单位下属武安工业区、芜湖工业区等集中采购，铁性粉料采购金额将达到300万-400万美元/日，绝对可以变身为战略客户。以战略客户让价0.5%来计算，就有1.5-2万美元/日的采购金额利差。这是不容小觑的数字。
集中采购是与市场经济体制相适应的企业采购管理模式，突出了现代信息网络技术在采购管理过程中的应用，强制规范整个采购周期内的管理，体现了买方市场主导下买方与卖方利益的均衡化，体现采购管理逐步实现社会化的趋势，同时实现了采购业务的制度化、流程化、标准化、电子化、公开化。
2 集中采购实施条件
集中采购看着很美好，但是信息化集中采购需要很多条件。
组织机构方面，集团公司与各下属单位必须成立相应计划、采购、招标、结算、仓储等关键部门，单纯财务导向型管控的集团公司不适用集中采购。其次，这些业务部门要垂直双重管理，不仅要对本级单位负责，还要对上级单位负责，目的是形成业务上的多级迅速联动，增加业务执行效率。另外，集团公司内部必须要有一整套完善的权利则分配明细，避免内部利益分配不均与权责不匹配，例如集中采购所产生经济效益如何在集团内分配。
业务流程方面，集团公司要有采购每种物料的相关审批、执行流程。业务流程的明细化，是信息化的前提。只有具体到每种物料的采购细则，才能很好地设置采购、批转流程，否则就将有不能预测的管理风险。
主数据方面，主要涉及物料、组织人事、财务三大类。物料类，要实现物料在集团内的唯一编码和准确描述，同时考虑数据统计的便利性。组织人事类，要实现集团内各级组织人事在集团内的唯一编码，同时考虑其可分配的权限问题。财务类，要实现采购业务的联动性。没有集中支付，集中采购就是空谈。财务类包括合同结算、结算入账、资金报批、资金准备、资金支付等。资金的流转性越高，付出的采购资金越低。
自然，这三类主数据的生成、修改、审批、使用将是集中采购信息化的关键。以中石化为例，仅仅物料主数据就花费了三年的时间和一亿的资金。
协作方面，要有信息化、采购、计划、仓储、生产、运输、计量、检化验、审计、财务等多部门参与实施。因此，要有能协调相关部门的集团公司副总级以上管理人员坐镇指挥；要有熟悉多部门人员以及专职协调部门全程跟进；要有熟悉全业务流程的编程团队开展工作。
硬件网络方面，最低要求数台小型机组成的机群与稳定的VPN网络。市场瞬息万变，高速的数据处理能力和稳定的网络必不可少。但相对集中采购所带来的效益而言，这些都是可以接受的。
只有具备了以上几个条件，集团公司的信息化集中采购才可以进行系统设计。
3 集中采购模块划分
主要分为17个模块以及若干子孙模块。每个模块都有新增、修改、使用、审批等相关操作，都要有独立维护的页面，切不可直接到后台操作。要把能放前台处理的部门全部放前台处理，严格区分前后台的操作。每一个模块所涉及的可能变更的数据元素，尽可能明细表单化，不要固化，例如税率，增值税抵扣率等。
物料模块，可以分为物料分类子模块和物料编码子模块。主要负责集团内物料的统一编码并准确描述，明晰采购等级、采购模式、计量单位、基本属性等，是系统运行的关键模块。在模块中，对于采购等级、采购模式、计量单位等要采用子表的形式，严禁固化到页面或程序中。对于物料属性，由于描述项目数量不确定，不适合采用横型数据表存储，宜采用竖型数据表存储，以便于随时调整属性集。只是存在竖型转横型浏览的问题，以及页面友好显示的问题（例如项目过多，单行显示可能超出页面）要处理好。
组织人事模块，主要负责集团内所有组织和人员的统一编码和职责范围界定，依据角色模块给每一个员工分配角色权限。本模块要与人力资源系统联动，随时掌握最新的组织人事变动，以便于相应权限的调整，避免人员部门与权限的不匹配。建议设计专用子模块，接收人力资源系统内有关集团内人员的新增、职务变动、部门变动等信息，而后作出相应权限分配。
角色模块，依照组织人事模块职责分工，对组织内员工进行角色划分，同时分配不同的操作权限。角色划分基本依照组织部门的划分即可，必要时加以适度调整。操作权限，包括对物料种类、可操作页面、数据检索、审批等方面的授权。
流程模块，主要依据工作流程，设定各项业务的具体流向、条件。将其单独模块化，主要考虑流程设置的定制化，不同单位相同业务可以不一样的流程设置。企业在业务流程化的过程中可以进一步加强对重点业务的管控和标准化。流程的友好可视化快速设置，是流程模块成功与否的关键指标。
仓储模块，主要负责集团内所有物资的仓储管理及储备资金管理。主要操作有点收入库、库内作业、发料出库、退料入库、退料出库、库存盘点等。物资仓储可以集中存储，也可以分散存储，甚至零存储，但是相关信息必须进入网络，实时更新。
计划模块，主要负责对不同物料依据物料采购等级进行分级汇总，并与仓储模块联动，形成采购计划或者物资调
拨，实现采购资源共享，杜绝过度采购。计划是整个采购的发起，所以直接影响了整个采购行为。
采购模块，主要是进行采购行为。依照采购计划，依照不同物资的采购模式进行。分为询比价、招标、竞标、框架协议执行四类子模块，采购行为的结果有合同和框架协议两种方式。合同是可直接执行的，相关合同元素是完整。框架协议是不可直接执行的，缺失部分可执行元素，例如单价、数量等。
采购询比价子模块，主要为采购员向一定范围内的供应商发出包含有采购物资数量、技术要求、交货时间、交货地点、付款要求等的询价书；供应商依据各自情况进行报价，并附报价说明；采购员依照供应商报价单，评定报价结果，并报相关人员审批。询比价模式适用于有长期协作关系或具有垄断地位的供应商的物资采购，目的是快捷采购。主要流程为：计划-计划审批-询价书-询价结果-询价结果审批-订立合同（框架协议）。
采购招标子模块，主要为将采购员向一定范围内或公开的发出询价书；供应商依据各自情况进行投标，并附相关说明；招标部门按照既定流程，在多方参与的前提下公平的，逐步对投标文件进行解读，最终选出中标供应商。国内招投标主要法律依据为《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》。招标模式适用于大宗物资、高金额或者大的综合型工程项目，目的是寻得总价最低，服务最优质的供应商。需要包含评标专家管理孙模块，其主要为对评标专家的相关工作，例如评标专家数据表、评标专家的抽取、评标参加能否参加、评标专家的签到等。主要流程为：计划-计划审批-招标方案-招标方案审批-招标准备（生成招标书、售卖标书、评标专家组成等）-开评标（会议签到、开标说明、评标标准、评标等）-招标结果（公示结果等）-招标结果审批-供应商具体报价-订立合同（框架协议）。
采购竞标子模块，主要为采购员向一定范围内或公开的发出包含采购物资数量、技术、时间、交货、付款要求等的询价书；同时设定每次竞价的降价比率或降幅总金额；供应商依据各自情况进入系统进行竞标，以价最低者的。竞标子模块，适用于标准件或者社会可提供服务无差别的物资采购，目的是寻得最低价者。主要流程为：计划-计划审批-竞价邀请-竞价规则-竞价-竞价结果-订立合同（框架协议）。
采购框架协议执行模块，是特殊模块，是对已经采购模块过程结束产生的框架协议的继续，因为框架协议不能直接执行，采购信息不完善。主要流程为：计划-计划审批-选取框架协议-向供应商发出采购计划-供应商反馈-补充框架协议-采购审批-订立合同。
合同模块，包含两个较大的子模块，合同文本子模块和合同文本格式化子模块。合同文本子模块主要是将合同文本进行分类管理和标准化管理，是纯文本的可打印出签章的法律文本，主要有合同和补充协议两种形式（补充协议是对合同的修订、补充、完善和继承）。合同文本格式化子模块是对合同文本的格式化（主要为数字化和公式化）处理，使得计算机可以依照合同条款进行自动结算，例如对物料理化指标的考核、对交货期的考核等。合同模块设置比较复杂，要考虑合同任何部分的调整、修改，例如价格、执行期、交货地址、结算方式等。由于合同涉及元素较多，较杂，系统内可以强制约定可修改项和不可修改项，一旦出现不可修改项变动则合同完全重新起草，甚至从采购计划重新开始。例如，支付方式（现汇或承兑）的改变将影响合同主元素价格的变化。从而导致合同整体的变化。此模块的数据表主键为合同编号，在生成合同文本时自动生成，并向计量、检化验模块发布。
对于钢铁企业来说，合同格式化模块还需要自动计量模块和自动检化验模块的支持。
自动计量模块，主要为自动对进厂货物进行计量，不允许人为干预计量过程。以IC卡自助计量为例，主要流程为：依照合同号领卡-刷卡进厂-刷卡毛重计量-刷卡取样-刷卡入库-刷卡离库-刷卡皮重计量-刷卡出厂。在实际生产中还存在退货出厂等子流程。此模块的数据表主键为磅单编号，物资进厂时要与物资合同编号关联。
自动检化验模块，主要为自动对物料进行编组封装化验并公布，尽可能减少人为干预。主要流程为：刷卡取样-样品编组-样品化验-化验结果-结果审核-结果公布。自然在实际生产中，还存在复样（重新检化验样品）、重新采样等行为，本模块设计要予以充分考虑。此模块的数据表主键为化验单编号，要与磅单编号关联。
供应商模块，主要为供应商在系统内可进行的操作，例如注册（营业执照、税务登记证、组织机构代码证、银行开户许可证、特种许可证等信息）、可供物料登记、报价、竞价、投标等。
市场模块，主要为时时在系统内发布有关采购的各类信息，例如有关铁矿粉的矿山信息、普氏指数、外汇汇率、金融动向、供需信息、期货信息等市场信息；机物料的新产品研发投用，可替代物资的性价比等。市场模块主要针对大宗、高价物料设置，尽可能为采购提供参考。
结算模块，主要为依据合同文本及其格式化的合同文本，依靠合同模块、仓储模块、计量模块、检化验模块等产生的数据进行自动结算，并将结算数据传递至财务模块。结算人员只要指定结算所需的合同编号、起始截止日期即可开始结算。由于结算模块承担系统最多的运算职能，所以结算模块必须考虑算法，例如分级运算、预运算等。分级运算主要思想就是将整个结算的运算步骤分解，在不同时间段运行不同的结算部分在结算时汇。例如首先运算涉及重量的数据，可以运算出每车的干吨、湿吨等数据，可以在过磅较少的晚间进行；接着运算有关检化验部分数据，每组检化验数据考核值以及考核金额，可以在检化验数据公布之后立即进行，利用定时检索进行；然后，指定在检化验数值公布的某一时间，运算每一车/批物资的金额；最后在结算员结算时，将已经有的单车/批结算数据等合并，并出具结算单。
供应商管理模块，主要为供应商准入、可供物料准入以及对供应商进行评价等。供应商评价很关键，是对采购业务的一次总结，需要设置较全面公允的的评价标准。例如，采购金额、供货进度、货物质量、售后服务、支付需求、企业资质、企业规模、相关信息等，对于每个评价维度设置不同的评价策略和份额，并自动综合评价。由于评价设计运算量较大，仅次于计算
模块运算，所以对供应商的评价要分步进行，需要合理设置运算时间。以评价合同的进货质量为例，评价时可以以结算单为基础，结算单出具后就对本结算单进行评价，形成单条评价记录；在需要对合同出具评价结果时，仅仅将评价记录进行汇总即可。
物流模块，主要为实时掌控采购物资全流程的存在状态，包括仓储、承运、运输（车辆牌照、装车毛重、起运时间、预计到厂时间等）、转运、线路、天气、交通等相关信息，目的是保证货物安全按时最低费用运送到厂卸货，保证连续生产使用，减少厂内仓储空间、倒运成本以及仓储金额。物流模块是可扩展模块，因为进厂送货的车辆，卸货后就可以是产品外发的车辆。此模块的数据表主键为合同编号与车号的联合，要与磅单编号、化验编号关联。
财务模块，主要负责采购物资的结算数据入账、资金报批、资金支付以及相关的成本核算等。
绩效考评模块，主要设立考评指标，对全流程进行评价，即对其余16各模块依据需求进行评价。例如某业务员的采购金额、物料的采购量、合格率、库存量、采购价格等；有关结算的进度、资金支付等。
总之一句话，系统设计要依据集团公司现状开展，要从基础做起，切勿建空中楼阁；尽量数据自采化，能自采的绝不手动，避免人为干预；要模块化，系统搭建便利，按需配给；要最小单元化，系统修改方便，以不变应万变；要流程化，业务才能更清晰，权责利才能更好分配。
参考文献：
[1] 陈启申.ERP-从内部集成起步[M].3版.北京：电子工业出版社，2012.
