摘 要：介绍了电子政务网内公文交换系统的原理，提出了一种公文交换系统的实现架构，讨论其实现方式和主要工作流程，并给出了公文交换标准及其XML格式的描述。
关键词：电子政务；电子公文；电子公章
1.概述
随着网络和计算机技术的不断发展，传统的政务办公逐步进入无纸化、网络化时代。电子政务的建设将从根本上改变目前手工政府的工作模式，使政府办公逐步转变为电子化，并为政府部门对国民经济的发展提供全面、有效的调控手段，更好地引导整个国民经济和社会信息化的健康发展，全面而有效的调控机制的建立将为国民经济和社会信息化建设提供有力的保障。
电子政务建设与以前的政府信息化建设的一个重要区别，就是特别强调统一标准，互连互通。由于公文处理在政府办公事务中的重要地位，电子公文交换系统就成了政府职能部门之间相互协作最重要的应用。
2.系统总体架构
为实现电子公文交换系统，我们设计了系统的总体架构如下图：
公文交换系统利用电子政务系统的信息交换共享平台进行公文的传输。在信息交换共享平台上设置发文、收文，并提供信息交换共享平台后端的公章管理和系统管理两个管理中心。
在信息交换共享平台交换的文件，正式文件要带红头，版式符合国家公文标准，交换过程中交换文件不可修改，对需加盖公章的文件，可以在系统中由起草人定位公章，由公章管理员加盖公章，并可以设定打印份数。对公章进行特别的加密措施。
电子公文交换系统在J2EE平台基础上开发，基于Browser/Server结构,支持Java/Jsp/Servlet/EJB/JCA/JMS/JTA，采用XML作为数据交换的标准格式，与业界技术潮流完全接轨。
系统可实现功能包括：（1）各党政机关（市委、人大、政府、政协及各部门）之间方便地进行电子公文交换，并保证安全性；（2）交换的公文遵照国家公文版式标准，带红头、红章；符合领导纸制文件阅读习惯；（3）公文在交换过程中不允许修改；（4）标准版式由系统自动生成，起草人只需要录入指定字段的文字，即可生成带红头的标准公文；（5）红头文件模板可根据业务需要进行定制；（6）公章起草、定位与加盖公章分离，只有公章管理员能加盖公章。加盖公章必须插入公章U盘，保证公章使用安全性；（7）发文可带附件，包括文本、图表、声音、图像等；（8）文件格式统一，系统统一采用方便、高效的CEB文件格式。
3.系统功能模块
3.1发文平台
用户进行公文起草、修改和发送的接入点，主要包括公文起草和发文管理。公文起草是指直接在交换系统中创建并编辑一个公文然后进行发送。其流程包括：编辑公文相关属性-编辑正文内容-添加附件-选择模板-加盖电子公章-选择收文单位和人员-发送。
发文管理包括了对已发公文查看回执，对未发公文可以发送也可以删除，对未盖章公文可以进行盖章也可以删除，对已存公文草稿可再编辑等功能。
3.2收文平台
收文流程包括：查看新收公文--签收文件--已签收文件的处理。服务器端删除后本地仍然可以阅读、打印。
政务网内电子文件有严格的管理要求，因此需要对收文进行管理。系统包含了三部分的管理：
电子公章的管理：电子公章是用来对电子公文进行数字化盖章的技术，公章由专门的制作中心对各职能部门制作唯一的电子公章，其包含了该职能部门的身份信息，并对电子公章进行加密处理。然后将电子公章发布给各职能部门的相关管理人员保存。在用户收到来自某个职能部门的公文后，可以到专门的查询中心来查询公章是否合法，对于不再使用的老公章提供了公章注销，另外公章还需要有专门恢复系统来保证公章不会由于系统的硬件故障导致不可使用。
交换中心的系统管理：主要包括用户管理：用户按部门进行划分，各部门拥有确定的收文管理员、公章管理员和系统管理员，他们拥有不同的权限；权限管理：不同的用户有不同的权限；日志管理：包括登录日志、盖章日志、发文日志、收文日志、打印日志。
公文加密管理：通过网络发送公文时，需要防止网络窃密行为的发生。特别是在内网系统中，由于某些环节的疏漏，可能导致别有用心的人员窃取了政府公文，导致严重的泄密事件。为防止此类问题的发生，电子公文交换系统必须提供有效的密手段，重要公文在传输之前采用加密算法进行加密，形成不可读的格式；公文到达目的地之后进行解密，还原为正常的文本内容，这样就可以防止公文在网络上被窃取。
电子公文交换系统使用RSA、RC2、RC4等算法为重要数据加密。除此之外，电子公文交换系统还使用实体鉴别密码器对附加的文件正文进行加密，结合CA认证，可对正文和公章进行数字签字。
4.公文交换标准
根据国家规定，政府电子公文将采用统一的格式，并以XML描述进行传输交换。实现电子公文交换的基础，是要建立一套统一、通用、既符合国家标准又有当地特色的电子公文规范和标准，建立电子公文数据XML描述规范。
电子公文数据XML描述规范主要包括三大部分：描述规范所遵循的标准和规范；描述规范的标记定义和语法定义；描述规范的管理和控制。
由于XML语言本身具有良好的扩展性，电子公文交换描述规范便可以获得很好的政务业务的可扩充性，来支持其他政务业务的规范。
传统的纸质公文一般分为眉首、主体和版记。眉首是公文的头，包括密级、字号、时间、红头等；主体是公文的正文内容描述部分；版记是公文的尾，包括主题词，份数，印发信息等。
公文体的UML结构模型如下：
基于XML的电子公文是指可扩展的标识语言（XML）对电子公文处理过程的相关信息进行结构化的描述。
统一的标准公文格式：交换文件包含文件传输所需要的所有元素，主要包括文件类型、收文编号、收支日期、来文日期、密级、紧急程度、发文单位、字号、文件标题、主题词、内容摘要、正文、附件、主送单位、抄送单位、发文日期、办理过程信息（送达日期、办理单位、送出日期、办理意见）、办理状态等。
角色定义：对办文和交换过程的角色进行规范定义。公文交换和办理系统中的参与者通常是角色和组织单元名。它通过组织机构与部门、岗位或人员相联。指定参与者就是指定了组织机构中相应的部门、岗位和人员的角色属性值。
公文交换参数设定：优先级：对业务量大的单位，可以通过优先级的设定，加快流转的速度；收发间隔：设定公文自
动收发的时间，即交换平台系统与远程代理之间的通信频率；公文长度限制：为提高交换的速度和可靠性，可以设定公文的长度限制。
5．小结
电子政务的不断推广使得政府机关的办公效率大为提高，而政务办公中操作最为频繁的公文收发交换成为电子政务需要解决的重点问题，本文设计的政务公文交换系统架构实现了公文交换的收发流程，并针对不同的政务公文之间互相兼容的需求，以XML为基础定义了标准的公文交换格式，经过实践证明，这种架构在电子政务中是行之有效的。
参考文献
张锐昕主编：《办公自动化概论》，北京：清华大学出版社，2004年版。
