本文根据所在中等职业院校办公自动化系统的开发和实际工作需要，主要以个人桌面模块为研究对象，主要阐述此模块的功能特点。
随着WEB技术的开发和应用，传统的中职院校的办公管理方法和方式已经越来越受质疑。如何提高办公效率和管理机制，如何改革是当务之急，因此应用OA系统就应运而生。
1 系统需求分析
考虑本系统的个人桌面模块的功能使用以及功能的详细描述。如图1：
2 OA主要模块功能设计
本院校办公自动化系统功能设计主要包括学校各种事物处理的功能模块。本系统主要包括个人事物、工作流、行政办公、知识管理。
2.1 个人事物
门户就是这样一种将信息高度集中、合理汇总并且提供图形选择的新模式。
2.1.1 电子邮件
电子邮件可以绑定用户的电子邮箱，也可作为 OA 系统内部进行邮件交流的功能，电子邮件是结合了内部邮件和 Internet 邮件功能的内外一体邮件模块，实现邮箱一体化。点击【电子邮件】默认进入邮件箱中的收件箱。
2.1.2 公告通知
“个人事务”下的“公告通知 ”模块可以查看公告通知，分为全体通知和部 门通知两种，发布公告通知的方法详见“行政办公”下的“公告通知管理”。进入公告通知查看页面，可直接以公告通知的类型或者发布时间为条件进行查询，或直接点击转到别的页码。收到通知时，在个人桌面上会看到一个新通知的提示，点击后进入公告通知。
2.1.3日程安排
“日程安排 ”位于 “个人事务”下，记录个人的日程安排情况，包括日程、周期性事务、任务等。用事务提醒、手机提醒进行提醒，不用担心忘记日程安排。
2.1.4 工作日志
工作日志，是一个非常实用的记事工具，日志采用 Html 编辑器，可以进行文字、表格、图形的混排排版。日志可以用模板新建，也可以快速查询，并且日 志可以实现人员之间的共享和点评。新建工作日志是工作日志的主体，从个人桌面或个人事务菜单中进入工作日志模块，工作日志界面。除了在查看全文界面能够对日志进行编辑外，在工作日志主界面中，在相应 的日志后面，也可以点击编辑来对相应的日志进行编辑，编辑功能基本与新建时相同，编辑界面。
工作日志模块中，除了能新建、查看自己的工作日志外，还能查看其他员工 共享给您的日志，在工作日志主界面左列可以点击被共享的日志进行查看，查看 共享日志界面。
在工作日志模块中，查询也是一个重要的组成部分。查询可分为快速查询、个人日志查询及共享查询。
2.1.5 通讯簿
通讯簿，是一种利用互 联网或实现通讯簿网络 存储和备份的应用 / 服务，方便用户间的联系。
通讯簿主要分为五大模块：联系人分组、按姓氏分组、共享通讯录、查询和管理分组。 联系人分组用户进入通讯簿模块后，直接进入该模块的主界面。
2.2 工作流
随着学校管理信息化进程的不断深入，协同应用软件的概念已深入人心，而工作流系统正是协同应用软件的核心。通过应用 IT 技术来规范工作流程、提高工作的执行效率和准确度、使中等职业院校运营更加高效、规范、稳健，是工作流系统主要解决的问题。
Office Anywhere 内置的工作流系统，适用于各行各业，实现中等职业院校的申请、审批、会签、登记、操作等环节的管理，将协同工作的过程进行详细记录，便于日后审核与查询，并实现业务数据的规范化录入、查询、统计、打印和存档等。
通达OA图形化的工作流程设计，灵活强大的表单设计及控件功能，强大的工作流查询统计报表，并支持流程监控、委托、手写签章、保密字段、智能分支、子流程等功能。随着中等职业院校管理信息化进程的不断深入，协同应用软件的概念已深入人心，而工作流系统正是协同应用软件的核心。通过应用IT 技术来规范工作流程、提高工作的执行效率和准确度，是工作流系统主要解决的问题。可实现业务或公文的申请、审批、会签、登记、操作等环节的管理，可将协同工作过程的记录，便于日后审核与查询。并实现业务数据的规范化录入、查询、统计和存档。
简单来说，工作流就是把一项工作化解为多个步骤，由多人协同来完成。这里所指的工作是形形色色的，在办公室里进行的很多不同类型的工作，都可以用工作流系统来表达，Office Anywhere 的工作流由表单和流程这两个重要因素构成。表单：在工作流系统中，与工作相关的数据都可以通过“表单”来体现，“表单”是数据的载体，相当于现实工作中的各类纸制或WORD 工作单;在表单以外，还可以通过附件文件来传递数据与信息。流程：在工作流系统中，工作过程都可以通过“流程”的定义来体现，“流程”是工作过程和环节的描述，代表了一种制度或规范。
表单：表单是与工作相关的数据的载体，相当于现实工作中的纸质工作单，工作单上的手写数据通过表单上的各类控件得以体现;在表单以外，我们还可以通过附件传递一些数据和信息，以便更好的完成工作流程。
流程：流程是工作过程和环节的描述，流程由工作的多个步骤组成，每一步由指定的经办人填写指定的表单控件，谁都不能跨越权限，体现了一种制度和规范。
2.1 工作流审批示例
每天一上班打开电脑，所有需要审批的工作，都在网上审批，再也不用拿着文件，在各部门间跑来跑去，即使领导在外地出差，也可以审批各种工作，再也不会出现领导出差工作延误的情况，也不会出现领导一回来，在办公室外面许多人排队等着签批文件的情景;外地公司的审批也不用传真、电话、快递审批了，这才是真正的网络化办公。
2.2新建工作
进入工作流 - 新建工作，选择需要的流程即可新建。如果用户没有流程第一 步的经办权限，那么用户在新建界面看不到这个流程;相应的，如果用户没有流 程分类所有流程的经办权限，那么用户在新建界面就看不到这个流程分类。 所以固定流程注意设置第一步的经办权限，自由流程注意设置流程的新建权限。
办理中：是指上一步骤转交给我而我还没有办理完毕(还没有转交给下一个流程步骤)的工作。
对于未接受和办理中的工作主办人可以委托给他人办理，可以挂起，有管理/ 监控权限的还可以删除
已办结：是指所有我办结的工作，不论整个流程是否结束。工作可以导 出，有管理 / 监控权限的用户可以删除，对于已经转交而下一步还没有开始办理 的工作，本步骤主办人有收回工作的权限，收回后可以继续办理。
已挂起：显示所有已经手动挂起的工作。
全部工作：所有以上工作的并集。
2.3 行政办公
2.3.1 公告通知管理
“ 公告通知管理 ”位于主菜单 “ 行政办公” 下，公告通知主要实现单位内部公共告示的作用，是单位内部不可缺少的信息发布与共享的功能。
进入公告通知管理界面显示的公告通知为用户自己发布，或用户具备的 “管理范围”内的部门公告。
新建公告通知的时候有多种选择，首先就是格式。目前可供选择的格式有 “普通格式”、 “MHT格式”和超级链接三种， MHT 格式和超级链接无需输入，只要在附件区上传“.mht”格式的文件或输入网络链接即可，公告通知查看时就能直接显示该格式的文件，新建公告通知时，根据选择的公告类型是否需要审批进行发布。
公告通知的类型，这个 类型是在“系统管理/系统代码设置”中“公告通知 类型”中添加的，可以由系统管理员自行定义，用户只要在此选择相应的类型即可。不同类型在发布的公告通知的标题开头处有不同提示。
公告通知的发布范围有三种选择，分别为：部门、角色和人员。按照三种不 同的方式选择，可以将公告通知发布精确至个人。如果按照部门发布，则只有被选择的部门人员才能看到发布的公告通知，相应的角色和人员也是一样。公告通知可以选择相应的有效期限，利用日期控件可以选择生效日期和失效日期。公告在达到失效日期以后自动转为失效状态。
同时，公告通知的发布可以选择是否用内部短信和手机短信发送。
公告通知的附件是可以在发布的时候直接在线编辑的，如果上传的附件为 office 文档，则可以直接点击编辑进行修改。如果上传为“ .mht”格式的附件，在查看时可以直接显示。发布公告通知的时候要选择此公告的附件是否是可以被人下载和打印的，软件默认可以下载。点击“ 修改 ”进入修改公告通知界面，可以对公告通知的各项内容进行修改，如果所带的附件是 Office 文档，还可以对 Office 文档进行在线编辑。
2.3.2 公告通知审批
当管理员在 “ 系统管理 / 行政办公设置 / 公告通知设置 ” 下，将 “ 发布公告是否需要审批”这一选项设置为需要审批时，公告通知的发布就需要经过审批程序。公告通知发布时，选定审批人，在该审批人的“公告通知审批 ”模块中即可见到如下图所示的待批公告列表，审批人点击 “批准”或 “不批准”完成审批。点击“标题”即可进入公告详细内容。点 “不批准”时，出现的页面中审批人可在 “审批意见”一栏中输入意见，并点击“不批准”完成审批，系统即刻发送短信至公告通知发布人短信箱中。在收到的短信通知中， 明确列出审批人关于该公告未能通过的审批意见详情。审批人在已审批公告中可以查看公告的查阅情况。
2.4知识管理
2.4.1 公共文件柜
“公共文件柜”位于主菜单“知识管理”下，用于管理一定范围内的用户的共享文档。开放范围可以设为对某部门或指定人员开放，也可以设置为对全体开放。
首先，在“公共文件柜设置”中定义文件夹的详细权限，包括“访问权限”、“新建权限”、“下载和打印权限”、“编辑权限”、“删除权限”和“所有者”，“批量设置”详情见“公共文件柜设置”。用户也可单独设置查看签阅权限。点击“设置权限”，即可设置“访问权限”、“新建权限”、“下载和打印权限”、“编辑权限”、“删除权限”和“所有者”，“批量设置”权限。
2.4.2 网络硬盘
网络硬盘是存储文件的重要功能之一，类似于文件柜，又区别于文件柜。网 络硬盘的存储是将 OA 服务器上的某个物理存在的文件夹，设置为网络硬盘，换 言之，是将文件存储于服务器上特定文件夹中，并通过授权的方式在网页中进行 访问和管理。
3 结束语
通过OA 管理员进行合理的工作流程设置，以及对教工进行基本的操作培训，熟悉并掌握好这个强大的工具，可对我们的日常办公和学校管理提供极大的便利，可以使得学校运营更加高效、规范、稳健，事半功倍。本系统，依据通用化设计原则，经历多年的发展与完善，将国际通行的工作流理论模型与中国学校用户的实践完美结合，充分适应中国国情。
作者：涂相文 来源：科学与财富 2015年33期
