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基于EXCEL的年度考核系统开发与设计

2015-09-18 13:46 来源:学术参考网 作者:未知

摘 要:阐述了基于Excel的员工年度考核系统开发与设计思想,以及应用Excel的数据合并计算功能实现多表的数据汇总与统计分析,利用Index函数实现多表间数据查询、Rank函数对数据进行排名及利用设置条件格式对报表格式化处理。

关键词:Excel;年度考核系统;数据合并;Index函数;Rank函数;格式化报表
Microsoft Excel是一款广泛地应用在社会的各个领域,拥有大量用户的优秀电子表格软件(以下简称Excel)。可以用它来制作各类报表、利用其强大的数据处理功能,可完成许多复杂的数据运算。本文针对员工年度考核系统,就利用Excel的强大处理功能,创建季度考核表、出勤量统计表、绩效考核报表、计算季度总成绩及汇总计算年度考核表,提高报表处理的效率和准确性等方面阐述系统开发思路与实践,下面对此予以介绍。
  1. 系统设计目标
  基于EXCEL的年度考核系统应当具备这样的功能:对从单位各部门收集到的季度考核表、出勤量统计表、绩效表等,通过Index函数能方便地汇总成员工的季度考核表,计算员工季度考核总成绩;通过数据的合并计算功能,汇总出员工的年度考核表,计算年度考核总成绩;对计算年度考核总成绩进行排名和对报表进行自动格式化处理;具有对数据进行时时更新的功能。
  2. 系统设计思想
  基于EXCEL的年度考核系统,实质上是在多个工作表中进行数据关联访问。在Excel平台上,通过Offset、HLookup、VLookup、Index、Match等函数应用,可发方便的在多表中实现数据的访问。利用合并计算功能可方便地对多表数据进行求和、计算平均值等多表数据操作。通过Rank函数对最终数据进行排名操作,以方便决策者进行决策。而且数据更新、维护和管理可在不同的数据表中实现,利于系统数据的收集与管理。
  3. 系统总体结构和功能
  按照模块化的设计思想,我们设计出了系统的总体框架,系统由出勤量统计表、绩效考核报表两个基本表,通过这两个基本表,由Index函数得出4个季度考核表,然后,由这4个表格通过合并计算,汇总为员工年度考核结果。
  
  4. 系统的设计细节
  基于EXCEL的年度考核系统的设计,需要经过以下几个阶段:
  (1)设计出勤量统计表
  (2)设计绩效考核表
  (3)设计与计算第一季度考核表、第二季度考核表、第三季度考核表、第四季度考核表
  (4)设计与汇总年度考核表。
  整个系统在同一工作薄中完成,由于在Excel中一个工作簿中系统默认的工作表只有3张,因此需要再插入4张工作表。方法:单击"插入-工作表"即可完成,并为七个工作表重命名。
4.1  建立出勤量统计表
  "出勤量统计表"包括员工编号、员工姓名以及4个季度的出勤量,输入文本。
4.2 建立绩效表
  "绩效表"是纪录员工的工作态度和工作能力的表格,它主要包括员工编号、员工姓名和各个季度工作态度和工作能力的得分。在文档中输入文本文字,然后进行格式化设置。
4.3 建立季度考核表
  年度考核表为四季度,内容包括员工编号、员工姓名、出勤量、工作态度、工作能力、季度总成绩,在文档中输入文本文字,再进行格式化设置。
  (1)由于员工的出勤量在出勤统计中,因此可以利用INDEX函数从出勤统计表中引用员工的出勤量数据。使用INDEX函数引用"出勤量"的具体方法如下:
  选中单元格C3,单击"插入→函数"菜单项选中"查找与引用",在"选择函数"中选择"INDEX"选项,单击"确定"打开"选定参数",然后在"参数"框中选择"array,row_num,column_num"选项,单击"确定",打开"函数参数",然后在"Array"文本框中输入"出勤量统计表!C2:F20",在"row_num"中输入"2",在"column_num"中输入"1",单击"确定",此时在单元格C3中即显示出相应的引用数据结果。
(2)计算季度总成绩:季度总成绩的计算可使用下面的公式:
  季度总成绩=出勤量*20%+工作态度*30%+工作能力*50%
  方法:选中单元格F3,然后输入公式,按下确定键,单元格就会显示计算结果,然后箭头下拉,得到其它单元格的数据。
利用同样的方法创建其余3个季度的考核表
  4.4 创建年度考核表
  (1)建立基本年度考核表:员工年度基本考核包括员工编号、员工姓名、出勤量、工作态度、工作能力、年度总成绩和排名等,输入文本文字,然后对工作表进行格式化设置。
  (2)考核数据的合并计算:当计算出每一个季度的员工考核成绩后,则可利用合并计算的功能在"年度考核表"中对每一个季度的考核数据内容进行求平均值的运算。方法如下:
  在"年度考核表"中选中单元格C3,然后单击"数据→合并计算",随即打开"合并计算",然后在函数列表中选择"平均值"选项。
  单击"引用位置"文本框右侧的按钮切换到"第一季度考核表"中,然后用鼠标拖动选取单元格区域"C3:E20。
单击"合并计算-引用位置"对话框右侧的按钮切换返回"合并计算",这时选取的引用位置就会添加到"引用位置"文本框中,单击"添加",这时在"所有引用位置"列表框中就会显示选取的引用位置。
     用同样的方法将其余3个季度考核表中的单元格区域"C3:E20"作为引用区域,此时,在"年度考核表"中就会显示出合并计算的结果。
  (3)计算年度总成绩:年度总成绩的计算可使用下面的公式:
  年总成绩=出勤量*20%+工作态度*30%+工作能力*50%
  方法:选中单元格F3,然后输入公式,按下确定键,单元格就会显示计算结果,然后箭头下拉,得到其它单元格的数据。
  (4)设置条件格式:计算出员工的年度总成绩后,为了将不同成绩段的员工的分数显示的更加明显,还可以设置条件格式。把总成绩80-90和90-100的分数加以区别,进行文本字体及文本文字颜色的设置。方法:选中单元格"F3:F20",单击"格式→条件格式",在条件一"介于"输入数值"90"和"100",在格式中设定字体和颜色,然后点击添加,添加条件二,在条件二的"介于"输入数值"80"和"90",然后设定字体和颜色。
 (5)计算成绩排名:使用RANK函数计算年度总成绩排名的具体方法:选中单元格G3,单击"插入→函数"菜单项下拉选中"统计"选项,在"选择函数"中选择"RANK",单击"确定"打开"函数参数",在"Number"框中输入"F3",在"Ref"中输入"$F$3:$F$20"。
  单击确定,F3会出现计算结果,进行菜单下拉,就可以得出总成绩的排序,得到年度考核表制作的最终效果。
5. 结论
本文所介绍的基于EXCEL的年度考核系统,实质上是一个简 单的数据库系统。它在数据采集、数据更新、数据处理等方面具有很大优势,在使用、管理等方面也有得天独厚的优良特征。因而,所开发的基于EXCEL的年度考核系统具有很强的现实意义,对于促进企业管理向科学化、无纸化的轨道迈进具有重大作用,有很好应用价值。
参考文献:
 
[1]欧阳电平.会计电算化[M]武汉:武汉大学出版社,2003.
[2]戴德明,林钢,赵西卜财务会计学[M].北京;中国人民大学出版社,2002.

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