摘 要：毕业生档案非常重要，由于高职学院学生数量大，历年累计毕业学生数量更大，已无法用传统纸质学籍卡的方法进行管理。本文简要介绍毕业生档案管理系统的功能以及设计过程。
关键词：毕业生档案；管理信息系统；系统设计
档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多企业、部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前，针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求，众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面：
（1）价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小单位来说还是难以接受的，也因此而制约其向更广范围的基层推广。
（2）技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识，用户遇到问题很难自行解决，对开发商的依赖性很大。
（3）片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格，采用了“以大充好”的办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际使用当中，一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。
高职学院毕业生信息管理是学院档案管理中的一个重要组成部分。在过去计算机技术还不发达的年代，主要是靠纸质的学籍卡来保存毕业生信息，这种方式非常原始，其弊端不言而喻。随着计算机技术和管理信息系统的发展，档案管理由电子管理模式替代了传统的纸质管理模式。使用毕业生档案管理系统来管理毕业生信息，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高学生毕业生信息的管理效率。该系统使用B/S模式Web服务器端的开发环境，它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的应用程序。本系统对档案管理系统的体系结构、模块功能进行了分析与设计，系统在ASP的开发环境下，使用SQL server 数据库，实现了学校毕业生毕业生信息的录入、查询、修改、删除、还原等功能。本系统从需求分析、系统的设计、具体功能的实现都严格遵循了软件设计工程的思想。
下面简要介绍毕业生档案管理系统的设计。
1、需求分析
为了提高毕业生档案管理的水平，信息管理员需要对学生信息进行录入、修改、查询、删除以及还原等操作；档案管理系统的主要目的就是利用软件实现学生信息的录入、查询、修改、删除的流程，使管理人员对毕业生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入毕业学生信息要求准确、完全；管理员还要对录入的基本信息随时作更新修改，使管理员能够得到学生的最新信息；为了确保信息安全和准确，为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。
2、用户身份级别要求
根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同，从权限大小大致可以分为：高级管理员和一般用户，系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。
系统管理员：使用本系统的信息管理员，是权限最大的用户，拥有管理系统的所有权限。主要负责对毕业生信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。
一般用户：本系统的一般用户，能够对毕业生信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改，但无录入和删除毕业生信息的权限。
3、系统功能模块设置
具体操作：对毕业生信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。
（1）毕业生信息的录入：管理员对人事信息的添加
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：信息管理员可以在档案库里新加毕业生信息，需按毕业生实际信息录入；
（2）毕业生信息的修改：管理员和一般用户修改录入的人事信息
操作对象：管理员和一般用户
浏览对象：管理员和一般用户
具体功能：用户和管理员在毕业生信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改，使毕业生信息随时更新，便于管理员的管理，能及时得到最新的毕业生信息；
（3）毕业生信息的查询：管理员和一般用户查看录入的人事信息
操作对象：管理员和一般用户
浏览对象：管理员和一般用户
具体功能：用户和管理员可以查询已录入的毕业生信息，系统提供了多种查询方式，模糊查询和常规查询，如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询；
（4）毕业生信息的删除：管理员删除录入的人事信息
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：管理员可以将库中多余的、辞退毕业生毕业生信息移出，可以对其信息永久性的删除，也可以将其暂时性的删除到回收站中，在回收站中可以将需要的信息还原，也可以将其永久性的删除；
（5）毕业生信息的打印：管理员和一般用户打印录入的人事信息
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的毕业生信息，便可以直接通过Word文档对毕业生信息进行打印。为方便管理统计毕业生信息，也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有毕业生列表，对其毕业生列表进行打印。
（6）管理用户的设置：管理员对其用户名、密码和用户权限的设置
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：系统由高级管理员和一般用户，一般用户的权限是由高级用户指定的，高级管理员可以对管理员用户进行修改、添加、删除，及用户密码的设置和修改，高级管理员拥有整个系统的全部功能，一般用户就能对毕业生信息的修改、查询、打印的功能。
3、系统开发的其他方面
在系统的开发过程中可以使用快速原型法，在短时间先开发出
一个比较简单的管理系统。让几个管理员先试用，然后提出各种修改意见。对这些意见进行筛选和论证，之后对系统进行修改、测试、检查、直到系统性能达到用户需求为止。原型法的主要优点在于它是一种支持用户的方法，使得用户在系统生存周期的设计阶段起到积极的作用。经过一段时间的不断补充、完善，这套管理系统功能基本符合学校要求，能够完成全校学生信息的输入、统计以及打印，并提供完整的系统维护功能和相关的权限管理机制。同时也考虑到了系统数据冗余的问题，对于数据的一致性的问题也通过程序进行了有效的解决，极大地方便了管理人员，使其工作既快又好地开展。
参考文献：
李彦,韩光林,李玉波, SQL Server完全自学手册,2007.1
