高校教材外包模式初探

摘　要：高校教材供应业务属于服务业的范畴,随着高校的扩招和发展，服务业的市场化发展与成熟，高校教材供应业务外包业务将得以广泛的发展和推广。本文通过回顾服务外包理论、分析我国高校教材外包模式的发展现状，得出其产生的内在原因，提出其具体的实施策略,并对我国未来高校教材供应业务外包模式进行了展望。

关键词：高校；教材管理；外包
　　业务外包（outsourcing）,源自西方发达国家工业企业的一种比较先进的经营管理模式，并在企业中得到较为广泛的推崇与应用，经济效益明显。简单的说就是一个机构为降低成本，发展生产力，提高竞争优势，将本应由其内部处理的业务功能以合约的方式委托给机构外的厂商或代理机构代为办理[1]。通过业务外包，可以集中精力更高效的完成本机构的核心业务和目标。而高校教材供应业务外包则是将教材的征订、发放、结算等面向学生的主要业务发包给图书教材供应的专业机构或出版社的发行部门直接办理，而教材部门的主要职责转变为指导、跟踪、监督外包机构的执行情况，为此可以腾出更多的精力围绕教材选订、建设等更有利提高学校整体教学质量的主要业务开展工作。教材管理人员一方面应突破教材管理原有的界限，积极开展外包业务，引入社会化管理，但同时也应积极应对其带来新的挑战，做好对承包机构的指导、服务跟踪和实时监督等工作。笔者认为高校教材供应业务外包模式是未来高校教材管理部门的改革方向，因此有必要对此展开深入的研究和探索。
　　高校教材供应业务外包的相关研究及发展现状
　　服务外包是指一个机构为了将有限资源专注于其核心业务，以信息技术为依托，利用外部专业服务商的知识劳动力，来完成原来由机构内部完成的工作，从而达到降低成本、提高效率、提升机构对市场环境迅速应变能力并优化机构核心竞争力的一种服务模式。按内容分为业流程外包（BPO）、信息技术外包（ITO）和知识流程外包（KPO），高校教材供应业务外包属于BPO。
　　随着高等教育教学模式、管理体制不断改革，知识结构不断更新调整，高校教材供应模式近年来也悄然发生了变化。最原始的是完全计划型供应模式，由教材部门依照教学计划，统一预订、购买、供应、收款、发放，此模式具有很强的计划性，缺乏灵活性，但有利于教学秩序的稳定，适合专科性高校，目前该模式已基本处于淘汰边缘；之后演变为混合型供应模式，以计划供应和市场供应相结合为原则，如对于刚入校的新生采取集体统一发放，老生可根据自己的专业和选修课程自由购买，目前国内大部分高校均运用该模式；近几年又出现了完全市场化供应模式，教材以商品形式供应给学生，学生是否购买教材、购买何种教材、购买数量完全由学生自主决定，学校不作任何干预，整个供应过程完全由市场机制完成。对于学校，无论采取的是混合型的教材供应模式，还是完全市场化的教材供应模式其背后都有一支强大的专业教材供应商团队，供应商承担了如教材的征订、运输、发放、结算、数据的汇总等教材供应的大部分工作。其实这类供应商已部分或完全扮演了高校教材供应外包业务的接包商角色，只是目前还没有给出一个统一的名称和定义。
　　高校教材供应业务外包模式是高校改革发展的产物
　　教材供应业务外包是高校教材供应社会化的一种具体形式。在许多高校教材供应已经向社会服务化功能转化，已将部分或全部的教材职能从学校机关剥离，由社会上的教材出版供应企业来承担。目前，高校教材供应的外包业务虽未形成一整套成熟的运行机制，但其运作模式或雏形实际早已存在，许多高校其实已部分或完全将教材的供应业务外包给外部专业的供应商。但真正将它纳为教材管理工作的一种发展趋势和方向来进行研究、探讨，并整理归纳将其上升为理论层面还极少。实践证明，业务外包模式更加适合于高校教材发行部门的发展，随着国内图书教材供应市场的日益成熟，以及大型出版社和图书教材代理机构的专业化提升，高校教材供应业务外包模式将成为教材发行部门改革的必然趋势。
　　高校收费项目和制度改革的深入是教材服务业务实现外包成为可能。教育部已明令禁止学校以各种形式多收取学生教材费。学生教材费作为一项代管经费要求学校以招标的价格直接出售、让利给学生，并负担教材发放过程的一定损耗，严禁从中赚取差价。在制度的保障下，经学校的组织和协调使得由外包商直接与学生交易、结算成为可能，教材的外包业务得以实现和推广。
　　高校教材供应业务外包的实施策略
　　选择合理的教材外包服务商的是教材外包业务得以实现的关键。学校可以采用对外公开招标的形式选择外包服务商，这样有利于通过比较和竞争选到综合条件好、适合本校个性化需求的外包服务商。外包服务商的综合业务实力是外包质量的关键，应选择资金雄厚、教材供应实力强、服务质量好、资质信誉好的外包服务商承担本校的教材外包供应业务。在决策、定标时还应对外包服务商的历史、业务特长、成功案例、人力资源等情况进行深入的调研，到实施教材外包的高校实地查看其整个外包业务流程，控制与监管状况，调查和听取直接经办老师对外包商的评价和意见。
　　签订一份合理、完整、有效的教材外包服务合作协议书是整个外包服务实施与运作之根本。因该协议是双方合作的基础；是双方共同遵守及管理的依据；是学校监督和约束对方唯一有效的法律文书。协议的内容应包含:合同标的物、服务对象、服务范畴、运作流程及方式、权责归属、预期效果、协议期限、修改与终止、付款方式、违约责任、履约保证金等。
　　加强对外包服务商的跟踪与监管工作是整个教材供应外包流程顺利运作的重要保障。收集和发布各类教材的信息；向学生了解教材的发放、供应、结算等等环节的服务质量；协调或解决供应过程中出现的各种问题；实施对外包服务商的跟踪和监管均为教材管理部门的主要工作和职责。教材管理部门的监管手段是密切注意外包服务商针对该协议的各项活动，如何时购入教材，教材是否入库到位，各批次教材的质量等问题。此外还应向学生提供及时反馈外包服务商服务质量的意见箱、电子公告栏、留言板等平台。
　　建立良好的沟通机制能达到事半功倍的效果。教材为知识的载体是教学的基本工具，教材管理工作不容有误。与外包服务商建立一个良好的沟通机制，是整个教学秩序的稳定有序

的保证之一；而没有交流、信息不畅的合作，可能导致教学秩序的紊乱，甚至发生教学事故。学校教材管理部门作为外包服务商和学生之间的中间人主要起组织、协调和监督的作用，而具体教材的发放、供应、结算等工作均由外包服务商直接面向学生。教材管理部门与外包服务商是互相依靠、互利双赢的关系,在双方充分的沟通与理解基础上加强合作与协调，确保整个教材外包服务流程的顺利进行。
　　高校教材供应业务外包模式的利弊分析
　　该模式可以大大的降低成本,提高服务的质量和效率。学校选定的外包企业往往具有专业化程度高、具有相当规模和高效的教材材供应或出版机构。通过他们直接向学生供应教材，缩短了流程,减少成本支出，在价格上可取得较大的优惠。另外还大幅度的减少教材管理部门的人员编制。以教材的结算业务为例,传统的教材供应模式为：教材的选定、征订、发放、结算和建设等主要业务。然而一个不争的事实是学校的教材部门的人员素质总体偏低，其中教材的征订、结算业务只会采用电子表格甚至是手工方式，没有上专业的教材管理软件，为此教材的征订、结算占据其绝大部分的工作，使得工作人员干的很苦、很累，可实际工作效率很低，每人只能疲于应付日常工作，根本无暇顾及关系到教学质量的教材建设、选订等更重要的工作。据了解，采取了教材供应外包模式的杭州某高校，在校生达40000多，但其教材管理部门的人员编制仅2人，主要工作是负责教材的征订、建设和外包商的沟通联系。而采用传统的教材供应模式的我校，在校生35000人，可人员编制达7人，可见效率之差距。
　　教材供应业务外包模式可降低教材采购领域腐败的发生机会。近年，全国关于高校教材的腐败案件也层出不穷，高校领域昔日的象牙塔早已不复存在。让外包商直接向学生供应教材，向学生收费，按招标的扣率结算，少去了学校这道关。有人会问外包商的准入虽通过公开竞标多多少少还不是存有学校的影子？不错，本人认为，少道过程就会少些漏洞，少些漏洞就会减少腐败分子的可乘之机，既减少腐败的发生机会。是“减少”并非“杜绝”，因在全世界还没有一种方法或制度可杜绝腐败的发生。
　　教材供应业务外包模式降低了学校对教材供应环节的可控性。在传统的模式下教材一旦验收入库，其质量、数量、发放日期等一切均在掌握之中，无后顾之忧。而外包模式下其教材的供应质量、数量、发放日期是否均有所保证？虽这些问题可事先与外包商沟通、询问、现场查看等手段予以核实。若遭遇一个不诚信的外包商，允诺没问题，实际没做到；到对方仓库看到是质量好的教材，而学生拿到手的质量不过关的教材。当然学校可以对外包商采取惩罚性的手段，但可能已造成教学上的事故。教材供应业务的外包模式也是高校改革方面之一，既然是改革就可能遇到各种问题。这不应成为改革的拦路虎，动摇继续改革之路；而应视为改革的内在动力，更是我们继续做好工作的出发点。
　　高校教材供应业务外包模式的展望
　　随着高校的扩招，在校生的急增，教材版本的不断更新，许多高校正在转变观念，积极探索教材管理模式的的新思路。在了解目前我国高校教材外包模式的发展状况下，应积极看待该模式的优越性，严肃、认真对待和克服其不足之处，严格遵照其具体实施策略，转变教材管理人员的工作重心，将教材搬运、发放、收费、结算等机械、繁琐的工作统统由外包商承担，转而专注于教材的选订、建设等事关教学质量提高的工作之上。教材供应业务外包模式不仅促进教材部门从节省成本及提升效率等方面进行重新思考，同时也是教材管理部门思考改变其作业流程，重新设置岗位的一次更好的尝试 ,也是科学发展的具体实践，在由教学型大学向教学研究型大学转变的重大转变过程中发挥重要的作用。