摘 要： 当前随着Internet的普及，越来越多的企业利用网络进行电子商务交易，而电子商务作为一种快速有效的商业模式更能适应时代发展的要求。电子商务给传统会计理论带来了新的发展，而会计理论的发展也必然会带来实务的变化。在此时代背景下，原有封闭的、自成体系的会计电算化也开始以网络的形式实施，会计网络化、电算化已经成为一种发展趋势。会计电算化是指在会计工作中应用电子计算机技术的简称.具体地说是用计算机代替手工记账,算账,报账,用账以及代替部分人脑辅助管理的过程。本文试对会计电算化工作做一概括性的总论，并对会计电算化工作中的档案管理工作作了分析，最后提出了若干建议与对策。
关键词：会计电算化；会计电算化；财务ASP
一、会计电算化工作的组织
会计电算化是会计进入信息化的基础，是今后企业决策的重要依据，是会计体制改革的突破口从总的情况看，经过多年的实践和改进，会计电算化的形势和基础比较好，基本完成手工会计记账向电脑会计记账的转变。随着新的会计电算化软件的应用，会计电算化正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变，形成以会计软件为核心，融合管理、计划、分析为一体的会计电算化管理信息系统。
会计电算化工作是一项复杂的系统工程，它不仅要满足财务部门的需要，还涉及供应，生产和销售等其它部门.因而应从企业管理的总体目标出发，制定科学的实施计划，保证会计电算化工作顺利，健康的发展.由于企业的规模，管理体制和环境条件等不同，会计电算化工作计划的内容也不尽相同。会计电算化工作的管理和组织机构的设置，不仅影响会计电算化工作的开展，而且也涉及到整个单位计算机的发展.各单位应根据各自的环境和要求，建立相应的管理体制和组织机构，主要有以下几种组织方式：
（一）集中管理
会计电算化工作由计算中心负责，包括管理，软件开发和使用维护等，财务部门不设专门的数据处理机构，不安装计算机设备，其数据定期向计算机中心提供，由计算中心负责处理。
（二）集中管理下的分散组织
这种方式是集中管理形式的发展.这种组织决定财务部门内部组织机构需要作一定的调整.，即相关财务部门具体内部组织机构对本部门管辖的内容进行统筹安排，并集中上报的工作流程。
（三）分散管理
分散管理是目前会计电算化管理最普遍的形式。这种方式能够调动财会部门的积极性，根据财会部门的需要确定开发步骤和项目，开发的软件实用性强。
二、会计电算化中的档案管理工作
（一）电算化会计系统档案管理的任务
电算化会计系统的档案主要是指，打印输出的各种账簿，报表，凭证，存储会计数据和程序的存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料.电算化会计系统的档案管理在整个会计电算化工作中起着重要的作用. 电算化会计系统档案管理的任务主要包括：
1、监督，保证按要求生成各种档案
按要求生成各种档案是档案管理的基本任务.一般来说，各种开发文档应由开发人员编制，会计部门应监督开发人员提供完整，符合要求的文档；各种会计报表与凭证应按国家的要求打印输出；各种会计数据应定期备份，重要的数据应强制备份；计算机源程序应有多个备份.
2、保证各种档案的安全与保密
会计信息是加强经济管理，处理各方面经济关系的重要依据，绝不允许随意泄漏，破坏和遗失.各种会计信息资料的丢失与破坏自然会影响到会计信息的安全与初级会计电算化保密；各种开发文档及程序的丢失与破坏都会危及运行的系统，从而危及到系统中会计信息的安全与完整.所以，各种档案的安全与保密是与会计信息的安全密切相关的，我们应加强档案管理，保证各种档案的安全与保密.
3、保证各种档案得到合理，有效的利用
档案中的会计信息资料是了解企业经济情况，进行分析决策的依据；各种开发文档是系统维护的保障；各种会计信息资料及系统程序，是系统出现故障时，恢复系统，保证系统连续运行的保证。
（二）电算化会计系统档案管理的方法
计算机代替手工记账后，会计档案除手工编制的凭证，账簿和会计报表外，还包括计算机打印输出会计的凭证，会计账簿，会计报表，存有会计信息的磁性介质及其他介质，电算化会计系统开发的全套文档资料.对手工形成的会计凭证，会计账簿和会计报表等会计档案，在此不再论述，可参见《会计档案管理办法》（1998年8月21日，财政部，国家档案局发布），这里的主要论述对象是指后者.
（1） 关于记账凭证的生成与管理
计算机代替手工记账单位的记账凭证有两种方式:
① 由原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出.在这种情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章（录入员的姓名也可由计算机按进入录入系统前登入的录入员姓名打印生成），稽核人员的签名或盖章（在计算机上进行稽核的，也可由计算机按进入录入系统前登入的稽核人员姓名打印生成），会计主管人员的签名或盖章.收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章（由出纳人员直接上机操作生成的收付款记账凭证，也可由计算机按进入录入系统前登入的姓名打印生成）.打印生成的记账凭证应视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》，《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管.
② 手工事先作好记账凭证，计算机录入记账凭证然后进行处理.在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可，如保存手工记账凭证，其处理与保管办法可按《会计人员工作规则》，《会计档案管理办法》的有关规定进行处理与保管；如保存机制记账凭证，其处理与保管办法与由计算机生成记账凭证的处理与保管办法相同.需强调的是，在计算机记账后发现记账凭证录入错时，保存手工记账凭证的，需同时保存为进行冲账处理而编制的手工记账凭证；保存机制记账凭证的，需同时保存进行冲账处理的机制记账凭证.
（2） 关于会计账簿，报表的生成与管理
已由计算机全部或部分代替手工记账的，其会计账簿，报表以计算机打印的书面形式保存.这主要是考虑到当前磁性或其他存储介质的可靠性不很强和保存条件要求较高等情况而定的.其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理.但财政部的规定同时考虑到计算机打印的特殊情况，在会计资料生成方面作了一些灵活规定，除要求日记账每天打印外，一般账
簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季，按年打印；发生业务少的账簿，可满页打印.现金，银行存款账可采用计算机打印输出的活页账页装订。
（3） 关于磁性介质及其他介质的管理
存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本.一般来说，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至其中会计信息完全过时为止.
（4） 关于电算化会计系统开发的文档资料的管理
电算化会计系统开发的全套文档资料，视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的三年.
三、结语
当前的当务之急是要加大对“复合型”会计电算化人才的培养力度，特别是对电算化管理人员的培训工作要经常进行，并结合经验交流，使培训收到实效。只有普及型的速成人才培训，难以提高会计电算化的水平。在吸纳高校会计电算化毕业新生的同时，还应选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干到高校进修计算机专业。这样新老结合，高中低结合的会计电算化人才队伍就会形成，必将推动会计电算化工作的进一步提高。
参考文献：
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