摘要：由于工程项目前期文件具有形成时间跨度大、保存较分散和管理滞后等特点，对其进行管理是行业内的一个难点。为了更好地适应信息化环境，笔者所在的一家大型国企通过分析自身工程项目前期文件管理中存在的问题，结合信息技术的发展，采取制度和流程保障措施，提出了按盒管理的新模式，显著提升了该大型国企工程项目前期文件的管理质量和效率。
关键词：工程项目按盒管理档案管理
一、引言
笔者所在单位是一家大型国企，重视档案工作是该单位的一贯传统。1978年12月，在成立之初，该大型国企就设立了专门的档案资料工作机构。1986年6月，该大型国企形成了布局全面、分层合理的档案管理网络。经过三十年的实践发展，该大型国企在档案管理方面形成了一套比较全面成熟的模式，尤其是工程项目档案管理，一直处于行业领先水平。这家大型国企实行工程项目技术资料和档案一体化管理，使得形成的档案可溯、可控和可靠。工程项目前期文件的管理是工程项目档案管理的基础，做好工程项目前期文件管理工作，是保障工程项目顺利开展的前提。工程项目档案管理中前期文件的管理一直是行业内的一个难点。由于前期文件形成时间跨度大、保存较分散、管理滞后等原因，其管理质量和效率一直难以保证。近期，该大型国企在前期文件的管理实践探索中，有了新的突破，提出了全新的“按盒归档”的管理模式，有效提高了前期文件的管理质量和效率。
二、工程项目前期文件研究综述
本文的工程项目前期文件不仅指项目开工前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件，还包括项目竣工验收文件。工程项目前期文件主要包括12大类：立项报批文件，建设用地、征地、拆迁文件，工程建设许可备案文件、开工审批文件，合同及招投标文件，勘察、测绘、设计基础文件，设计文件，建设工程竣工备案文件，专项竣工验收文件，生产技术准备及试生产文件，结算、决算文件，总结、后评估报告、竣工验收会议等文件和房地产权证。
在中国期刊全文数据库中以“前期文件”为主题进行检索，共检出51篇文章，剔除内容重复和弱相关文章，得到17篇文章。这些文章主要内容涉及前期文件的四个方面：形成、定义及内容、管理和控制。
一是，从前期文件的形成来看，具有形成不确定性、[1，2]文件来源分散性、[3，4]时间跨度大[5]和双重性[6]等特点。双重性是指前期文件具有文书档案和科技档案双重属性。前期文件的形成特点是导致其管理困难的主要原因。
二是，从前期文件的定义及内容来看，前期文件的定义目前主要参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）中的定义，即指项目开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。姚兰和高宇华界定前期文件的主要内容包括立项报批文件，建设用地、征地、拆迁文件，工程建设许可、备案文件、开工审批文件，合同及招投标文件，勘察、测绘、设计文件，以及财务审计文件等。[7，8]
三是，从前期文件的管理来看，任红提出，前期文件的管理存在重项目建设、轻文件管理，文件管理漏洞多，文件收集与项目建设不同步等问题，[9]包括按“件”管理和按“卷”管理两种方式。徐继铭也提出，应将项目前期文件、项目管理文件和项目竣工验收文件等材料，以“件”为整理单位，其好处在于简化了整理环节、提高了归档质量；保持了档案原貌、延长了档案寿命；弥补了工作中可能出现的归档遗漏问题；提高了工作效率，档案利用更加安全方便等。[10]这种管理模式是基于前期文件的双重属性，具有一定的合理性，但是成套性是科技档案区别于文书档案的主要属性，如若对前期文件实行按件管理，不利于保持工程项目档案的完整性和成套性。
四是，从前期文件的控制来看，丛巧克指出，前期文件控制存在档案意识不高、文件控制不足等问题。[11]王金荣认为，应通过建立文档管理制度、建设信息管理平台、文档部门积极参与项目各阶段建设等方式来加强控制。[12]加强对前期文件的控制能力是解决其管理问题的关键。
综上可知，当前对工程项目前期文件的研究侧重于基础性问题研究，比如形成特点、定义及内容、管理等，缺少解决问题方法等方面的应用研究。本文提出按“盒”管理的解决对策，弥补了前人研究的不足，具有一定的积极作用，有力地推动了工程項目前期文件的规范化管理。
三、大型国企工程项目前期文件现有管理模式分析
在按盒管理模式提出之前，该大型国企工程项目前期文件采用按“卷”管理的方式，其工程项目前期文件主要由投资管理部负责归档，投资管理部将其形成的项目文件分为经济类和技术类，分别由内设的两个部门负责整理归档。档案室设专门负责人对接投资管理部，定期接收投资管理部形成的项目文件，再按照项目对应的区块进行分发，由相应的档案整编人员按要求立卷归档。在立卷管理时期，形成的项目文件以纸质文件为主。这种管理模式理论上能够遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管利用，但是在实际应用中逐渐暴露出以下问题。
（一）归档滞后
由于前期文件形成时间跨度长，投资管理部归档时间严重滞后，导致前期文件管理滞后。前期文件中，通常最后形成的是项目后评价报告，是在项目竣工后，对其进行整体总结评价，这份文件与项目立项时间相比一般会有3-5年的时间差。投资管理部在项目后评价报告形成后，才对全部前期文件归档，移交档案室整编，容易产生遗失等问题。
（二）归档质量较差
投资管理部根据部门资料管理规范，将需归档的前期文件分为经济类和技术类两大类，其中经济类主要有四项：项目内部审批文件、施工招投标及合同、建安费用结算管理和项目总投资决算管理。这与档案室前期文件立卷分类标准并不一致，导致档案室接收文件后，需要对文件重新分类组卷，花费很多时间。与此同时，投资管理部将经济类和技术类文件分开归档，归档时间大多不一致，内容重复率高。
（三）归档效率较低
由于投资管理部并未严格按照档案部门的归档目录进行文件的初步整理，管理规范模糊，导致许多归档文件找不到对应的案卷，立卷内容因管理人员的理解差异而产生不同。前期文件整理不规范，影响了归档文件的质量和效率。
由上可知，该大型国企工程项目前期文件按卷管理模式存在归档滞后、质量较差和效率偏低等问题。为了解决这些问题，该大型国企档案室在实践中不断摸索改进，顺应信息技术不断发展的趋势，探索出了更高效的管理方式——按盒管理。
四、大型国企工程项目前期文件按盒管理模式的应用
所谓按盒管理，是指归档文件根据盒号归档，一盒内包含多个案卷，每个案卷作为盒内的一份独立文件。盒内文件目录只打印案卷目录，不需打印案卷内文件目录，每份案卷以在首份文件右上角粘贴二维码的方式识别。这种管理方式综合了按“件”管理和立卷管理的优点，不但保持了文件在更大范围内的内在联系，还增强了文件管理的灵活性。按盒管理模式需要制度、流程和技术三方面的保障。
（一）制定归档目录清单
在制度保障上，该大型国企档案室积极与职能部门沟通，双方就前期文件归档范围进行了深入沟通和交流，最终根据双方的工作需求，制定了统一的精确到文件级的归档目录清单。该清单明确了文件类别、文件名称以及案卷题名。该归档清单将前期文件分为立项、设计、建安采购、后评价、投资、财务和施工等七大类，并在每一大类下列出所有文件以及文件对应的案卷，从制度上保证了归档文件的完整性、准确性和系统性，从源头上加强了对归档文件的控制。
（二）参与前端控制管理
在流程保障上，该大型国企档案室真正参与到项目工程档案前期文件的形成过程中。在项目立项时提出文件材料的归档要求；在检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况；积极参与合同谈判，规范文件材料的形成；参与工程项目档案验收工作，实现对前期文件的全过程管理和前端控制，保障前期文件在流程上真正可控。
（三）实现在线流转归档
在技术保障上，该大型国企工程项目前期文件归档目录清单在制定之初，就是以在线方式存在的，它是档案管理信息系统的一个基础管理模块，对接前端各业务OA端口。文件经各业务系统流转到投资管理部，投资管理部根据项目各阶段文件积累情况，在OA端直接分类打包到档案管理系统。这种模式打通了各相关沟通渠道，提高了文件处理速度和文件管理效率。
五、工程项目前期文件按盒管理的优点
该大型国企档案室推行的按盒管理模式，与按“件”管理和按“卷”管理相比，具有明显优势，如上表所示。
从按盒管理的优点来看，归档目录清单重新梳理了文件之间的关系，确保案卷中都是强关联的文件。所有文件随到随做，更加方便灵活。一般来说，一个案卷内不超过五份文件，新立卷的文件体量小，案卷的划分更加具体。同时，在实际整编过程中，一个工程项目档案的前期文件基本可以放在同一盒内，打破了前期文件分类的概念界限，立卷的概念相对弱化，强化了盒在前期文件归档中的地位。此外，按盒管理简化了管理环节，节约了管理资源。按盒归档，也有助于提供利用。不足之处是对文件略有损伤，这一点主要是对纸质文件而言。从长远来看，按盒管理妥善解决了目前前期文件管理存在的问题，具有更广泛的适用性。
总体看来，工程项目前期文件按盒管理，是在信息化环境下对项目文件管理模式的一种积极尝试。它对于解决行业内前期文件存在已久的归檔滞后、可控性差以及管理效率低等问题具有显著效果，补齐了工程项目前期文件管理的短板，有助于提升业内工程项目档案管理的综合水平，为工程项目的顺利开展和竣工保驾护航。
作者：郝春红
参考文献：
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