项目管理是当下比较热门的话题，对于我国经济发展过程中起到了重要作用，随着经济建设的快步发展，项目管理工作正在逐步走向正规和成熟。在项目管理工作中，采购工作贯穿项目的始终，采购成本控制已是项目管理工作中的重中之重，直接影响到项目的成败。笔者仅对投资建设方项目管理中如何有效的控制采购成本，保证效益的最大化进行初步分析与探讨。
引言
在当前国际、国内经济环境不景气的大背景下，采购成本控制变得尤为重要，在保证各类材料、设备质量前提下，努力降低采购成本，才能达到提高采购整体效益的目的。基于这一认识，我们应认识到成本控制在采购过程中的重要作用，应结合采购过程的成本控制，提升采购成本管理效益。为此，我们应正确分析采购过程的成本控制存在的问题，从市场调研、供应商寻访、采购成本预算制度的建立以及招投标措施有效应用，切实提高采购过程的成本控制工作。
一、材料、设备等内容采购成本高的原因分析
1、企业的经营观念尚未彻底转变
长期以来，一些企业领导一味地抓生产、抓产值，抓进度，忽视了对材料、设备等内容的价格管理和控制，更没有把它提到企业的议事日程上来加以研究和部署，使材料采购管理出现了一定程度的“真空”。
2、对市场缺乏研究，未能把握市场动态
在目前买方市场条件下，部分材料、设备的价格仍然一路走高。其原因不外乎企业没有建立自己的价格信息系统，对市场了解不够。不了解国际市场对国内市场和行业市场、国内市场对区域市场和小市场的影响，以及这些市场对企业所需材料价格的影响。对市场的了解肤浅，造成企业的供应商单一，没有形成竞争机制，制约了成本的有效控制。
3、材料采购的内部控制制度不健全
目前，大部分企业都设置了物资管理部门、技术检查部门、审计部门、财务部门。这样的机构设置从表面上看很合理，但是在一些环节上还存在诸多弊端。如物资管理部门既管计划，又管采购，还管价格，造成计划、采购、价格决策没有相互独立，也没有形成制约机制。而形成由一个部门说了算的局面，甚至出现不同程度的腐败现象，反而增加了项目成本。而在不能系统了解市场价格的情况下，审计部门也只能进行事后审计甚至抽查，起不到真正的监督作用。
二、项目采购成本的影响因素分析
项目采购成本是项目采购活动的总消耗,受到内部条件和外部环境的强烈影响,同时两种因素彼此相互作用。只有了解是什么在影响采购成本,才能更好地控制成本。项目采购人员的素质,企业内部的采购机制与项目采购制度之间的结合,采购信息的保存、利用、分析等内部制度以及人员和信息,都将对项目成本控制活动产生影响。采购也被称为外购,是一种企业对外行为,所以采购成本受到供应商、价格、地域、行业和淡旺季等外部因素的决定性影响。外部环境对项目采购成本的影响是多方面的,一方面促进了项目目标的实现,另一方面又制约着项目的发展,给项目范围、进度、目标的实现带来了风险。
三、工程项目管理中的采购成本控制
1、建立行之有效的采购程序制度
投资建设项目实施前应建立规范的采购制度，对参与采购的人员、部门设置、审批制度、市场调研制度、招标管理制度、采购计划编制、采购风险评价、采购成本控制奖惩制度等方面进行全面的分析，建立一整套行之有效的管理制度，在实施过程中要靠制度管人，而不是靠行政手段，同时要统一思想，目标明确，在成本控制方面全员参与。另外还要建立行之有效的采购制约机制，防止腐败现象产生。
笔者参与和主持过了本公司多项投资建设管理工作，特将上述成本控制工作中的几个重要环节把握提出了来供大家探讨。
任何项目涉及的材料、设备、分包等方面，种类繁多且各不相同，属于建设方管理方面的成本控制主要是材料设备的暂估价控制、分包项目的完全价控制。在上述项目的采购中，我们首先制定起了一整套材料设备采购调研制度，因为对暂估价材料而言，意味着投资方要根据市场行情和一系列招标工作，对项目招标时确定的暂估价材料根据实际采购价进行调整，这些价格的调整会直接影响到项目的最终成本。所以在正式采购前首先要进行多方面的调研，安排不同人员，各有分工，通过网络、市场走访、国家地方造价部门发布的月度材料造价信息等渠道进行调研，在规定时间内完成上述第一步工作后，将信息进行有效的整合，通过召开采购专题会，将上述信息进行比较、分析，最终确定材料、设备采购招标入围的供应商，会后形成调研采购工作报告，形成文字材料，各参与人员签字后存档。需要注意的是：参与上述工作的人员在调研、走访、参观过程中要有意识的积累相片资料，通过图片对上述过程进行记录，最终与调研报告形成一份完整的材料。第二步就是正式招标工作，首先要编制能体现招标人意图的招标文件，对入围的潜在投标人，进行邀请招标。注意：招标文件要规范，一是要对拟招标的材料、设备的技术参数、设计要求、最高限价等方面进行明确的表述，二是在招标文件中必须明确评标规则，三是规定材料到场后的验收制度，如采取提前封样制度等方法。四是在招标文件中一定要有合同内容。以上几个方面有些投资方就很容易疏忽，造成招标后不必要的麻烦(如扯皮、投诉、采购工作不能及时落实等)。
从调研到最终招标完成，再到材料进场验收，要建立完善的审批决策制度。要按照项目实施前制定的管理制度和程序进行，如材料、设备调研报告审批、供应商的入围、招标文件的审核、合同的审核审批等工作，各参与人员要责权明确，同时要有制约。
对于分包项目的完全价控制方法，参照上述方法执行。
2、编制采购计划。
采购计划是采购前应该提前完成的一项工作，采购计划的编制要以项目招标时确定的暂估价材料和完全价材料进行编制，不要漏项。编制时还要参考当时当地的市场大概行情，同时预估所采购的材料、设备在采购阶段使用时的市场情况。
采购计划的编制要遵循经过审定批准的采购计划编制流程，编制年度计划、季度计划和月计划，编制好的采购计划必须要经过主管部门和相关领导审批后，方可实施。
3、供应商管理
根据以往合作的供应商建立可查询档案，对各供应商的资质、业绩、口碑、信誉等方面进行明确的标注。便于今后采购活动中进行择优取舍。
如何对供应商进行管理，首先对供应商的认识要用辩证的方法，供应商不是越大越好，技术在世界上越先进越好，要根据项目自身的定位要求而定，根据企业对项目设定的目标而定，包括质量目标和成本目标。
(1)门当户对原则：采购产品的规模、档次要和供应商相当。如果你所购买的产品数量上与供应商的生产能力相比所占比重非常小，而这家供应商的大量产品同时还供给其他采购方，那么你所采购的产品就会产生供货保障风险。小公司产品在规模、质量、供货时间等方面如都能保障，通过对供应商的有效管理，供应商对所采购的产品会非常重视，最终成为最配合的供应商。
(2)供应商的数量：对于主要供应商相对于客户来说，同类物料的供应商应不少于2-3家，这样可以保证供应的稳定性，供应商进行主次划分，在每次采购时可降低管理成本，更好、有效的进行管理，避免了因某一供应商因各种原因延迟或停止供货，临时再找又来不及的尴尬局面。
(3)完善供货合同：供货合同最好由采购方起草，这一点对采购方而言是最易忽视的问题，往往会因为你的一时偷懒，由供应商起草合同，在某些条款上留下对采购方不利的隐患，在履行合同时产生被动。所以，采购方起草合同首先具有主动性，然后会按照采购方的意愿编制相关条款，如产品的质量参数具体要求、交货时间地点的要求、款项支付结算的要求、违约条款、纠纷解决方式(起诉或仲裁的选择方面)以及其他补充条款等均具有主动性。总之，合同首先要主动起草，其次要尽量完善合同条款，避免在合同履行中不必要的纠纷。这一点对各方都有利。
采购环境的利用：充分利用采购环境的一个重要内容就是熟悉市场情况、了解市场行情、掌握有关工程项目所需要的货物及服务的多方面市场信息。比如，结合所采购货物或服务的种类、性能参数、质量、数量、价格的要求等，了解熟悉国内、国际市场的价格及供求信息，所购物品的供求来源、外汇市场情况、国际贸易支付办法、保险合同等有关国内、国际贸易知识和商务方面的情报和信息。这就要求工程项目组织建立有关的市场信息机制，以达到有效利用采购环境的目的。
良好的市场机制包括：建立同一类货物的价格目录，以便采购者能进行比较和选择，充分利用竞争的办法来获得价格上的利益。对市场情况进行分析和研究，做出市场变化的预测，使采购者在制定采购计划、决定如何发包及采取何种采购方式时，能有可靠而有效的依据作为参考。只有建立了良好的市场信息机制，才能在工程项目采购中做到“知己知彼”，并对采购环境有充分的了解和把握，这使得采购者能处于供需双方的有利地位，获得价格上的优势，不仅取得高质量的货物或服务，也能取得成本上的利益。
结束语
在当前采购过程中，成本控制是重要的工作内容，只有在保证供货质量的同时不断降低成本，才能达到提高采购整体效益的目的。项目管理中采购成本的控制，要贯穿于采购的全过程，同时对采购的全过程实施动态的监控，从而达到整个项目管理中总成本的控制和降低，所以在项目管理过程中要建立全流程的成本概念，从而在采购过程中发掘无处不在的降低成本的机会。
作者：孙国强 来源：城市建设理论研究 2014年7期
