[摘要]本文通过分析目前物质管理现状,就如何有效地进行信息收集、整理和分析,更好更快地为科研生产服务,为企业决策提供依据,提出了方案。
[关键词]物资管理 管理信息化 内部网络
企业的物资管理,是指对企业生产经营活动所需要各种物资的采购、运输、验收、供应、保管、发放、合理使用、节约使用和综合利用等一系列计划、组织、控制等管理工作的总称。物资管理是企业管理的一个重要组成部分,加强物资管理是促进企业生产经营活动发展的保证,是改善企业技术指标取得最佳经济效果的一个重要环节。对物资进行规范、高效、科学的监督管理,是减少资金占用,降低生产成本,提升产品和企业竞争力的关键因素。
随着物资管理作用的日趋重要,对物资管理工作所提出的要求也越来越高。随着工作任务的加重,工作中产生的信息量也越来越多。如何有效地对这些信息进行收集、整理和分析,就成为物资管理工作的一个新的课题。显然,传统的手工作业已经远远不能满足工作需求。因此,利用现有的内部网络,实现物资管理信息化已经势在必行。
一、我国目前物资管理中存在的问题
1.大部分文件都是手工编制,影响管理质量
在物资管理过程中,会产生大量的单据和文件,如合同、复验单等。这些都是与我所质量管理程序密切相关的,在质量内审、外审中为物资采购的控制提供依据。现阶段,所有的质量文件都是手工编目归档。我们只是利用excel表格将采购物资所对应的一系列单据和文件的编号保存起来,需要时通过excel的查询功能找到编号,再从文件盒中找出归档的相应文件。WWW.133229.CoM例如一年的复验单就有上千张,要从中找出一张来就比较麻烦。
2.缺乏数据库管理软件,加大了工作量
入库单和发料单全部都是手工登录,不仅工作量大,而且库存的实时性得不到保证,导致实物会计手中的账本库存数和仓库不一致,影响了库存查询的准确性。而且一年下来厚厚的几十本,要查找凭证也很困难。特别是填报各种报表,常常需要几天,费时费力不说,还容易出错。
3.资源不能共享,造成了大量的重复劳动
在工作过程中存在大量的重复劳动。例如采购申请,申请部门要填写一份,采购员要在计算机中输入一份以方便执行,计划管理人员也要在计算机中输入一份以记录计划执行过程中产生的质量文件编号等信息。重复劳动的存在必然导致资源的浪费和效率的低下。
二、实现物资管理信息化的意义
1.对信息进行有效控制和统计,实现数据资源共享
实现物资管理信息化,让信息按标准的物资采购程序流动,既规范了物资采购流程,又实现了数据资源的共享,还可以对信息进行有效的控制和统计。这样一来,各申请采购部门可以随时查看仓库库存情况和采购申请的执行情况;主管领导可以随时了解分管部门的工作进展。我们还可以通过发布消息的形式通知申请人到仓库领取到货的物资,定期发布停产、更新换代等信息,使我们的工作更加有序化、透明化、人性化。
2.加快信息流通,实现数据的实时性
现阶段,信息处理完成后,是通过人与人的传递来实现信息的流通,流通时间相对较长。如果通过网络传递,信息处理的结果就可以马上显示出来。例如,当入库或发料信息到达仓库,只要仓库保管员一确认,库存情况就会马上更新,现阶段存在的库存查询问题,将得到完全解决。
3.无纸化办公,同时减少人的劳动量
