外贸函电写作原则毕业论文

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写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。 1、口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。 2、语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 3、礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。 4、简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 5、回复迅速及时 给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。 6、标题 这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。 7、精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 8、针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

商务信函写作遵循7C原则，即清晰(Clearness)、简洁（Conciseness）、准确（Correctness)、具体（concreteness）、周到（Consideration）、礼貌(Courtesy)以及完整(Completeness)。下面将对这七大写作原则逐一进行详细说明：清晰(Clearness)这一写作原则要求写信人必须清楚写信的目的，确保收信人能够完全理解写作者所要表达的意思，不会产生误解。语言表达力求清楚简练，切忌使用复杂的短语及句式。简洁（Conciseness）用最少的语言表达最丰富完整的内容。在行文过程中尽量选用简单常用、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子，提高沟通效率。准确（Correctness)准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。因此，在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。具体（concreteness）具体原则是指信函中涉及的内容、信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。商务信函写作中要注意避免类似：soon, good, nearly 等含混不清的表达方法。错误示例：I will send the samples to you soon. 正确示例： I will send the samples to you next Monday.周到（Consideration）写信人要有读者意识，也就是能站在对方的立场全面考虑问题，理解并照顾对方的愿望，需求和感受，正面、肯定的谈问题，尽量避免重否定角度谈。在商务信函的写作过程中，应从对方的角度考虑问题，考虑对方的处境，并预测对方接收到信函的反应，即写作时采用you-attitude而不是we-attitude.礼貌(Courtesy)礼貌原则不仅仅体现在使用 Please, thanks you 等这些常规词汇上面，在书写过程中需注意把握行文思路。要遵守国际商务往来惯例；尊重对方风俗习惯；语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气；多用友好、肯定的语气，批评建议时尽量用委婉语气，回复信件要及时。完整(Completeness)商务信函应该提供所有必要的信息，使所有相关事件得到阐明和论述，相关问题得到答复和解释。

外贸英语函电写作技巧

外贸英语函电是指在对外贸易交往过程中，凭以交换信息的英语信函、电报、电传、传真及电子邮件等。下面是我分享的外贸英语函电写作技巧，欢迎大家阅读！

一、外贸英语函电的特点

1.语言规范化。随着对外贸易的日益频繁，外贸函电的语言越来越规范化，不仅要求用词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎习惯，而且用于约束各种商务活动的法律、法规和惯例的使用，也更为明确。

2.内容简明化。外贸函电要写得生动、具体和明确，特别是要求对方作出明确反映的信函，或是答复对方提出的要求和问题的信函，或是报盘、承诺，都要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，使收信人看后不会误解写信人所要表达的意思，用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。

3.态度礼貌化。写信要有理有节，注意礼貌，不要盛气凌人，避免命令和粗鲁。做到不卑不亢、得体脱俗，既尊重国际贸易的习惯，又维护本国利益，同时还要体谅对方，要顾及对方的要求、愿望和感情等，着重正面地、肯定地谈问题，尽量避免否定地谈问题。

4.格式“习惯”化。外贸在长期的发展中，逐步形成了许多约定俗成的国际惯例。外贸函电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句式和缩写形成了独特的函电文体，具有强烈的商业色彩。其生命力在于与实际商务活动联系在一起，其语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务，用词用语约定俗成，符合国际惯例，为世界各国商务人员所公认与接受。

二、外贸英语函电的写作技巧

众所周知，写好外贸英语函电必须遵循4项原则，即4个C：简洁（conciseness）、明确（clarity）、准确（correctness）、得体（courtesy）。这也是和外贸函电的特点相吻合的，具体来讲：

1.把握简洁原则。在国际贸易竞争愈加激烈的当今世界，简洁在外贸函电写作中显得尤为重要，要用尽量少的词来表达完整的意思，同时内容要完整、准确，语气礼貌。

（1）适当使用缩略语。在长期的发展中，外贸行业逐步形成了许多既定的专业缩略语，准确使用缩略语可减少信件的篇幅，节省读者的阅读时间。如：

A.国际经济贸易组织缩略语。如：WTO（世界贸易组织），EEC（欧洲经济共同体），等等。

B.常用外贸英语缩略语。如：A/S（见票后或见票），（离岸价），a/c（帐户），等等。

C.常用信函缩略语。如：Re（regard关于），Enc（随附），等等。

（2）句子结构应该简洁，用单词替换词组和定语从句。如：①We require furniture which is of the new type.②We require new type furniture.②句讲究简洁，①句显得烦冗累赘。

（3）内容简明化，也就是说英语函电的内容应简洁明了。函电的主题应当开门见山地提出，无需罗列一些繁琐的客套，让人感觉转弯抹角。例如，给国外客户去函抱怨货物短量，这时可首先直截了当地告诉对方写此信的目的，然后列举重要事实、数字证明，最后在信中阐明你希望收信人为你做些什么。

2.把握准确的原则。在经贸易往来中，交易各方处于不同的国家和地区，由于语言文化的差异，极易产生误解，而根据国际贸易惯例和法规，交易双方往来的函电是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要行文严谨，措辞准确无误。书写外贸函电，在词汇选择上，要遵循选择词义相对单一的词来替代词义灵活丰富的词这一原则。如：用tariff而不是tax，initiate而不是start，acquaint而不是be familiar，constitute而不是include等。

3.得体的原则。外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交际工具，除了词汇、语法上需准确无误外，还要注意表达恰当、得体。

（1）重视文化背景。在跨文化的实际商务活动中，由于各国的政治、经济环境及传统习俗的不同，人们的商业价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异，不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往，涉及到不同的文化心理和风俗习惯。这些细节在书写外贸英语函电中要加以注意。

（2）注意写作的对象。写外贸信函时，除了注意对方的.文化背景外，还要留意对方是潜在客户、新客户还是老客户，根据环境、对象，选用最恰当的言语体式，以营造和谐的言语氛围，取得最佳的交际效果。

4.礼貌原则。明智的外贸函电写作者会尊敬贸易伙伴，会从对方的角度看问题，理解对方的困难。在尊敬对方感情和利益的同时，获得对方的好感，促进交易的成功。即使双方在贸易中产生分歧，甚至提出索赔，在外贸函电中也要有礼貌，为今后合作打下基础。

（1）尽量少用否定句。否定往往产生消极的后果。在面对面的商务谈判中，尚有解释余地。但在写信时，我们就必须逐字逐句，认真对待。因此，我们在写信过程中，要尽量使语气积极肯定，避免消极否定。如，Your letter is not clear at can’t understand it.应避免使用“I can’t understand.”这样的否定语气，因为“不了解”有责怪对方表达不清的含意，最好改成：“If I understand your letter correctly…”此句既为对方保全了面子，又借机表明了己方观点，一举两得。

（2）使用祈使句和疑问句表达礼貌的语气。写信人在表达自己的观点或向对方提建议时，常有三种选择：即陈述句、带please的祈使句和疑问句。其中，陈述句过于直白、生硬而不宜使用，带please的祈使句语气比较礼貌。疑问句的语气最客气、委婉，并给对方留有余地。因此，在语气的使用上尽量使对方感受到尊重，这样才能赢得对方的尊重，营造良好的交际氛围。

综上所述，我们在书写外贸英语函电时，一定要把握好外贸函电的特点规律，遵循外贸英语函电的写作原则，只有这样，我们才能书写出完美的外贸英语函电，从而促进交易的顺利进行。

外贸函电写作原则文献综述 （第一稿）