档案属于特种文献其价值和作用有

档案定义及其分析　　所谓定义，是揭示概念所反映的事物本质的较为简短而明确的命题。在具体操作上，给某一事物下定 义，则是对于事物的本质特征或一个概念的内涵和外延作出的确切而简要的说明。定义的规则有：（1）应 相称，即定义概念和被定义概念的外延相等；（2）不应循环；（3）一般不应是否定判断；（4）应清楚确 切。对于档案的定义，有一个认识不断深入的过程，随着研究的深入，档案的定义将越来越接近于其本质 ，表述也将越来越简洁而明确。　　我们在对档案的基本特性进行分析后，可对档案定义如下：　　档案是将社会活动中直接产生形成的记录材料，经挑选并集中保存起来作为历史记载、知识积累，以 备查考的记忆工具。　　1、档案的形成主体。　　档案是人类社会活动的产物，档案的形成主体应该是社会中的个人和组织。人的档案行为是人与自然 界其他生物相区别的一个重要标志，它是人类脱离完全野蛮状态而发展起来的特征，是人类文明的表现， 也是人的社会化的一个重要标志。只有人类具有将活动中产生和形成的各种原始记录材料积聚起来以备查 考的能力。人是社会性的动物，其社会性的表现之一，是人从一出生便生活在档案之中，如人出生时会产 生出生证明，据此上户口，形成户籍档案，上学后，会产生和形成学籍档案，工作后会形成人事档案，成 家后会有家庭档案，在工作中会形成个人档案和工作档案，同样，社会中的组织也是如此。“认真说起来 ，没有文字记载，就没有历史，也就没有文明”。（摩尔根：《古代社会》上册，商务印书馆1977年版， 第30页）没有档案，社会中的人和组织不仅会失去了身份和归宿，被社会边缘化，游离于人类的社会生活 之外，更由于缺乏对前人经验教训的研究总结，也失去了文明进步的动力，只能在周而复始的生活中轮回 。因此，档案应是人类的一种普遍行为。这是因为“案卷的保存适合于一个人类生而固有的需要，这种需 要虽然为无知者所轻视，但是永远不能把它压制下去。”（转引自布伦内克《档案学》卷首语）当然，造 物主也会留下一些原始记录物，可以帮助我们读出一些历史信息，如动物的化石、树木的年轮等，但这些 不是人类活动的产物，而不能被视之为档案。　　2、档案的形成领域。　　档案是人的活动的产物，必然产生于人的活动领域之内，而人是社会性的动物，档案的产生和形成的 领域只能是社会生活领域。梁启超先生曾曰：“人类为生存而活动，亦为活动而生存。活动休止，则人道 或几乎息矣。凡活动，以能活动者为体，以所活动者为相。史也者，综合彼此参与活动这种种体与其活动 所表现之种种相，而成一有结构的叙述者也。是故非活动的事项，例如天象、地形等属于自然界现象者， 皆非史的范围。”（梁启超：《中国历史研究法》，华东师范大学出版社1995年版，第1页）在社会生活中 ，每个人都生活在一定社会的社会环境和文化环境中，无时无刻都在接受一定社会文化的教化和薰陶，因 此他们的思想、感情、性格、行为等，总是带有一定社会文化的模式特征。人的许多活动不能仅仅被看着 是个人的活动，而是人类社会活动的具体表象。单个的人和组织在活动中所产生和形成的原始记录材料都 有可能具有社会意义，而成为具有保存价值的档案。　　3、档案具有保存价值　　所谓保存价值，是对人类社会具有进步意义。人或社会组织在社会活动中会产生许多原始记录材料， 但并非都具有保存价值，而被作为档案保存。档案的留存是以知识积累为前提的，不具备人类知识增殖的 原始记录材料，均不被视为档案。即梁启超先生所言：“史者何？记述人类社会赓续活动之体相，校其总 成绩，求得因果关系，以为现代一般人活动之资鉴者也。”（同上）他还说：“史迹也者，无论为一个人 独力所造，或一般人协力所造，要之必以社会为范围，必其活动力之运用贯注能影响及于全社会，最少亦 及于社会之一部，然后足以当史之成分。质言之，则史也者，人类全体或大多数之共业所构成，故其性质 非单独的而社会的也。”（第2页）在人类社会活动中也会产生和形成大量在空间上表现为孤立、局部，在 时间上表现为偶然、断灭的原始记录材料，则不具备档案的保存价值。档案的保存价值，具体地说，应该 在空际上具有周遍性，在时际上具有连续性。是以时间为经，以空间为纬，而构成的社会记忆网络。　　4、档案是动态的复合概念　　人类社会生活是一条川流不息的长河，档案就是这条长河中激起的浪花，只要人类社会生活不停止， 档案就会不断的产生和形成，并长久地发挥作用。同时，档案是对某一社会群体活动材料的汇集，实际上 是将个体的、零乱的经验和知识有意识地汇集成“集体的记忆”，档案因此具有群体的属性。

回答 档案的作用主要有以下5个方面： 1、养老金领取： 办理养老金领取时要经过档案的审核，工龄和工资、待遇和职务以及社保受保时间等都是以个人档案的记录为依据的。比如退休时需要依据档案认定个人出生时间，从而确定退休时间；需要确定个人参加工作时间，从而确定开始缴费或视同缴费的时间，以计算养老金金额，等一系列有关事项。除了养老金外，其他社会保险，如领取失业金等，也与个人档案相关。在工作中，经常会碰到因个人档案管理不当，无法顺利地办理领取养老金的事情，所以，未雨绸缪，大学毕业后，无论工作的情况如何，要先把个人档案的事情处理好； 2、档案影响转正定级和计算工龄，从而影响养老金的数额： 有很多毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的有关手续，几年后仍是学生身份，从而影响转正定级和工龄及退休金的计算； 3、影响评职称和工作调动： 大学毕业后，学生档案需要经过转正定级后，才能成为干部档案，才能正常调动，才能在未

目前，在一部分毕业生中还存在一些错误认识：“觉得现在都是聘用制了，档案有什么用啊？我们去面试的几家企业都没有要求要档案，不也一样找到工作了！”这种说法是错误的。档案是个人历史忠实完整的记录，作用很重要。档案中记录了个人经历等内容文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用。刚毕业学生的档案一般包括高等学校招生材料、毕业生登记表、学籍表、就业通知书、奖惩材料、党团组织工作中形成的有关材料等。档案在人事分配、调动、职称申报、办理社会保险、出国政审等情况下都会用到。你不可能一辈子打工，以后可能会参加公务员或事业单位的考录，这项工作的一个重要环节，就是“政审”即“审查档案”，没有档案是不能办理相关手续的。因此，档案对个人来说十分重要。　　更有人说：“我毕业几年了一直没有找到正式工作，档案现在在哪儿我也不清楚。”你一定要找到你的原始档案，因为档案是不可复制的历史记录，无可替代，必须及时找到，时间越久，人事部门人员更换多了后就更难查找。一般来讲，个人的档案是从高中开始建立的，是真实记录个人成长过程的原始资料，真正能证明你学习经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料。这些都是原始材料，不可复制，一定要重视自己的档案。如果出现断档，或者成为弃档，那将来会十分麻烦，有些档案过期就没有办法再补充。比如评定职称，或办理社会保险，这些都涉及到工龄的计算。有的同学可能要从事专业技术工作，这就不可避免地要晋升专业技术职称，你的档案就是依据。

特种文献是指出版发行和获取途径都比较特殊的科技文献。特种文献一般包括会议文献、科技报告、专利文献、标准文献、科技档案、政府出版物、学位论文七大类，主要前六种。 特种文献特色鲜明、内容广泛、数量庞大、参考价值高，是非常重要的信息源,在医学文献检索中占有重要地位。

一、凭证作用:　　作为我们每一位公民而言，档案的凭证作用尤为显得重要。比如说现在办理社保，就需要你本人的工龄证明。在我国六、七十年代有一个著名的“知识青年上山下乡”运动，后来按规定知青下乡是要计算工龄的，但是有些同志由于这样那样的原因，找不到当知青的证明了，办社保时明显就要“吃亏”。　　没有人事档案，劳动关系无法转入新的工作单位；没有病历档案，在解决医患纠纷中就失去了凭证；没有购物凭据，在处理消费纠纷中就很难维护自身权益。　　二、参考作用：　　比如某地要修地铁，在规划之初就需要查阅大量的各种档案，包括：地质水文、地下管网、沿线建筑基础、区域人口密度及流量等，以便确定材料及工艺的选择、地铁的线路走向、站点的选择等方案。否则，地铁的安全就难以得到保证，施工中就有可能出现破坏地下管网的情况，造成无法估量的损失。　　档案的参考作用还广泛的体现在学术研究、文学创作、编史修志、政策制定等各方面。　　其实，档案的作用历来被人们所重视。无论是古代的帝王，还是现代的总统元首，都十分重视档案的收集利用。比如从前的老子，就是相当于国家的图书馆和档案馆的馆长，后来连孔子都要向他求教有关于古圣贤的礼仪言论和做法。因为他自己没有这方面的档案和资料。　　作为你个人，我觉得应该重视档案，因为他记录了你人生各阶段的点点滴滴，以后如果办理工作和住房以及养老还有医疗的手续时，都会有参考和凭证作用。不要怕麻烦。