文献档案资料数字化工作导则

文档一体化原则：各单位应坚持文档一体化原则，规划建设本单位的数字档案室，实现办公信息的顺畅交流。统筹规划原则：数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。确保安全原则：各单位应健全各种设施，加强管理，确保档案数据的安全。扩展资料：档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：一、提高经济效益过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。二、提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。三、增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。参考资料：百度百科-档案数字化

档案数字化流程大概是怎样的1）档案数字化加工前，需要将档案分类、整理完成，才可进行后面的档案数字化加工流程，这就如同房子的地基，打好了后面的工作才不会乱。2）档案数字化加工时，必须根据档案纸质的情况，选用适合的扫描设备，否则不仅损伤档案纸质原件，还无法完成扫描质量。3）档案数字化加工时，请选择正规的档案数字化管理系统，一方面保证档案扫描后的图像加工操作，另一方面为后续档案查询/借阅等工作提升效率。4）在档案数字化加工流程中，虽然已获取了电子版档案，但同样要注意纸质原件的安全保护，防止非法人员钻空子。

通过各类软硬件技术将传统纸质档案转化为电子化档案数据，辅以人工校对，最终将合格的档案数据存储到档案管理系统平台，方便档案管理人员快速调取阅览。基本操作流程为：档案前整理、档案扫描、图像处理、图像质检、文字校录（条目著录）、图像OCR（合成PDF并文字识别）、数据存储备份。需要各类数字化流程加工软件的

档案数字化加工流程前期档案整理　　档案借出　　从档案室接件，填写档案移交清册，一式两份。拿到档案后，开始核对档案数量，数量核对无误后签字确认，将档案拿回加工现场。　　目录数据准备　　按照各类档案整理规定的要求，在档案管理系统著录目录数据。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、日期、起止页号等，应进行修改。　　拆除装订　　在不去除装订物情况下，会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。　　页面修整　　破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，褶皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。　　档案扫描　　扫描方式　　（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描。　　（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案，可采用高速扫描方式以提高工作效率。　　扫描色彩模式　　（1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。　　（2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。　　（3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。　　（4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描。　　扫描分辨率　　（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。　　（2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般应设为200-300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。　　图像处理　　图像数据质量检查　　（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。　　（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。　　（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。　　（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。　　纠偏、去污、图像拼接、裁边处理　　（1）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。　　（2）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。　　（3）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。　　（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。　　图像存储　　存储格式　　（1）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用PDF格式存储。　　（2）采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用PDF格式存储。　　图像文件命名　　（1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。如图像文件较大，不便于网络浏览，可拆分为多个图像文件，文件名后增加A、B、C等区别。　　（2）分别建立文件夹，以文件档号命名，并存储对应图像文件。　　数据挂接　　将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号的文件夹后，认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中文件的总页数是否相同等。通过每一份图像文件所在文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

纸质档案的数字化流程一般分为档案出库——档案整理——扫描——图片处理——图片格式转换——质量检查——数据挂接——总检——档案入库还卷

简述档案数字化遵循哪些原则？答：档案数字化是档案现代管理的一部分，在具体实施过程中，牵涉到服务、规范、机制、资源、安全等各种因素，必须遵循一定的原则，才能保证档案数字化的建设健康有序地进行。①用户至上的原则；②标准规范的原则；③机制保障的原则；④资源共享的原则；⑤安全保密的原则。

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