第一条 为加强会计管理,特制定本管理办法。 第二条 企业的会计档案包括:会计凭证、会计帐簿、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件,如合同、章程、董事会计等各种会计资料。 第三条 会计档案的保存。 财务部应有专人负责保存会计档案,定期将财务部归档的会计资料,按顺序立卷登记有效。 会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类,具体和保管年限详见附表。 会计档案保管期满需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,经部门经理审查,总经理批准,报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册,销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加,并在销毁单上签名或盖章。 第四条 会计档案的借用。 财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续。 集团内各单位若因公需要查阅会计档案时,必须经本单位领导批准证明,经财务经理同意,方能由档案管理人员接待查阅。 外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位介绍信,经财务经理同意后,方能由档案管理人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。 会计档案一般不得带出室外,如有特殊情况,需带出室外复制时,必须经财务部经理批准,并限期归还。 第五条 由于会计人员的变动或会计机构的改变等,会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。 第六条 本办法适用于公司总部、下属全资及控股企业。 会计档案保管期限 档案名称 保管期限 (一)会计凭证类 原始凭证、记帐凭证 15年 其中:涉及外来和对私改造的会计凭证 永久 银行存款余额调节表 3年 (二)会计帐簿类: 日记帐 15年 其中:现金和银行存款日记帐 25年 明细帐、总帐、辅助帐 15年 涉及外来和对私改造的会计帐簿 永久 (三)会计报表类: 主要财务指标报表 3年 月、季度会报表 15年 年度会计报表 永久 (四)其它类: 会计档案保管清册及销毁清册 25年 财务成本计划 3年 主要财务会计文件、合同、协议 永久 ----------------------------------------------第三条 公司办公室设立专门的档案工作,受上级部门档案处的业务指导、监督和检查,负责管理公司的文书、科技(部分)档案,其任务是: 1.收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案; 2.积极开展档案的提供利用工作; 3.进行档案鉴定; 4.进行档案统计; 5.保管部分科技档案; 6.认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。 第四条 归档 归档的文书包括: 1.公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 2.公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。 3.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 4.公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 5.国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 6.公司各部门的发文。 7.其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 8.外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条 归档要求 1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统地排列。 3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。 4.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。 第六条 档案借阅 1.借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅,不能带出,必须带出档案室查阅的,要经过办公室主任批准。 2.借阅时间,一般档案最长不超过十天,密级档案最长不超过一周。 3.借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、 画线和涂改,未经批准不得复印档案。 4.借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需经办公室主任批准。 档案名称 保管期限 (一)会计凭证类 原始凭证、记帐凭证 15年 其中:涉及外来和对私改造的会计凭证 永久 银行存款余额调节表 3年 (二)会计帐簿类: 日记帐 15年 其中:现金和银行存款日记帐 25年 明细帐、总帐、辅助帐 15年 涉及外来和对私改造的会计帐簿 永久 (三)会计报表类: 主要财务指标报表 3年 月、季度会报表 15年 年度会计报表 永久 (四)其它类: 会计档案保管清册及销毁清册 25年 财务成本计划 3年 主要财务会计文件、合同、协议 永久