主题词与关键词最大的区别就是主题词经过了规范化处理。 主题词是规范化的检索语言,它对文献中出现的同义词、近义词、多义词以及同一概念的不同书写形式等进行严格的控制和规范,使每个主题词都含义明确,以便准确检索,防止误检、漏检。主题词表是对主题词进行规范化处理的依据,也是文献处理者和检索者共同参照的依据。 而关键词是属于自然语言的范畴,未经规范化处理,也不受主题词表的控制。
进入20世纪80年代,计算机技术在办公领域得到普遍应用,推动了各类机关办公的现代化。为了适应办公现代化的要求,便于计算机检索和公文的管理,公文“主题词”应运而生。主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。它是办公现代化的产物。 主题词分正式主题词和非正式主题词,正式主题词用来标引和检索文献,非正式主题词是查找正式主题词的引导词,它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。
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